Office使用技巧讲稿

1、office2007 使用技巧office2007 使用技巧1、发挥自定义快速访问工具栏作用（以 word 为例说明，其他程序参照此步骤）：依次点击 office 按钮word 选项，在 word 选项对话框中，依次点击“自定义”将“在功能区下方显示快速工具访问栏”前边打勾，就可调出快速访问栏。在快速访问栏预设了常用的一些操作，如新建、保存等一些常用操作，只需将它前面选项打勾，就可出现在快速访问栏。如果右边下拉选项“其他命令”来根据需要增加。2、关闭功能区：很显然 office 的功能区占去了屏幕很大一部分，我们可能通过“自定义快速访问工具栏”右边下拉选项中的功能区最小化让功能区给编辑区腾出一

2、些地方。3、显示开发工具：依次点击 office 按钮word 选项，在 word 选项对话框中，依次点击“常用”将“在功能区下方显示开发工具”前边打勾，4、使用快捷键在 word 2007 中，只要一按下 alt 键，菜单栏之上的按钮或菜单项就会显示各自的快捷方式像“文件”、“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”、“审阅”、“视图”等还有分支(项)的，可以根据图示按下对应的字母或字母+数字键显示相应的快捷键。比如想要显示“开始”菜单下各分支的快捷键，先后按下 alt、y 及数字 1 键即可，之后再根据需要选择相应的按键。其它项可以依此类推。5、快速启动 microsoft of

3、fice 2007 组件程序其实只要按下 win+r 键，输入:winword(或 excel、infopath、outlook、powerpnt)可分别快速启动对应的 word(excel、infopath、outlook、powerpoint)。6、自定制用户界面打开“word 选项个性化设置”窗口，在“配色方案”下拉列表框中手工指定 office 2007 所使用的配色方案即可，当然你也可以在其他组件中进行类似的设置，一次设置即可在所有组件中生效。7、快速返回黙认格式office2007 的“开始”标签页下的工具栏中出现了许多过去被用户所忽略的功能按钮，例如 word 2007 中的下标

4、、上标、更改大小写、带圈字符、清除格式、拼音指南、字符加框等，这些按钮虽然在以前的版本中通过手工添加也可以使其出现在工具栏中，而现在直接单击就可以使用，绝对是更为方便了。8、保持兼容性以 word 2007 为例，切换到“word 选项一保存”标签页，在“将文件保存为此格式”下拉列表框中选择“word97-2003 文档(*doc)”即可，其他组件例如 excel、powerpoint 可以进行类似的设置。9、从图标可以看出秘密只要将查看方式设置为除了“列表”和“详细方式”以外的选项，就可以从图标上看出其中的秘密可以看到 office2003 格式的文档(*doc)会在图标中显示“2003”的

5、字样，而 office 2007 格式的文档(*docx)则没有这个“2003”。10、实时预览文档格式“word 选项个性化设置”标签页下勾选“启用实时预览”复选框，确认后即可生效。11、word 也能写博客首先在 word 中完成博客日志的相关内容，然后单击 office 开始按钮，从“发布”菜单下选择“博客”命令，程序首先会提示注册博客并进行登录，完成编辑工作后，如果没有什么错误的话，就可以发布到博客站点。12、输出为 pdf 格式打开任何一个 office2007 组件，都可以单击开始按钮，然后在“另存为”菜单下选择“发布为 pdf 或 xps”命令，按照程序提示操作即可，单击“选项”

6、按钮还可以对范围、发布选项、非打印信息进行更广泛的设置，而且所输出的pdf 文档可以在 adobeacro-batreader 等软件中正常浏览。13、专业的条件格式化excel 2007 新增加了功能更强大的条件性格式化功能(，在“条件格式”下拉菜单中增加了“图标集”的功能，在这里可以找到许多非常形象化的图标，例如将某些不符合条件的单元格设置为红灯或小红旗，看起来分外醒目。14、图片快速生成幻灯片在 powerpoint2007 的“插入”标签页下，我们可以找到一个名为“相册”的功能按钮，相信大多数朋友应该会知道它的功能，在下拉菜单中选择“新建相册”，将指定的图片添加到相册列表中，然后单击窗

7、口右下角的“创建”按钮，很快就可以快速生成幻灯片进行展示，这个功能可以说是相当的实用。15、在 outlook 中制订完美计划在默认设置下，我们在 outlook2007 中看到的三栏式界面，最显著的变化是右侧增加了一个日历窗格，上面一栏显示的是当前的日期(有日、周、月等 3种不同的显示模式)，下面一栏则集中了当天的所有约会、任务、事件，看起来非常直观，对商务用户来说，如果你每天的事务非常繁忙，那么仅仅借助outlook2007 就可以完成。16、订阅 rss现在，我们可以在 outlook2007 中直接订阅 rss 新闻。选中左侧导航栏下文件夹中的 rss 源，右击选择“添加新 rss 源

8、”，此时会弹出一个“新建 rss源”的小小对话框，在这里将 rss 源的页面地址复制进去，确认后即可生效。17、onenote2007 截屏功能：是 window 图标按钮加 s 健，在图形截取和网页截取中非常实用。18、word2007 编辑更加人性化：word 中，在输入一连串的文字上鼠标选中后稍作停顿，在文字上方会出现文字常用编辑按钮，而不需要将鼠标再移到上面去点工具按钮19、更直观地比较文档内容office word 2007 增强的“比较”文档功能，可以更加直观的浏览文档修订前、后的不同。首先，单击功能区中的“审阅”标签，然后单击“比较”选项组中的“比较”按钮，并在其下拉菜单中执行“

9、比较”命令，打开“比较文档”对话框。选择所要比较的“原文档”和“修订的文档”。20、轻松解决语言障碍在 office word 2007 中提供了强大的语言支持功能，可以更有效的帮助用户无障碍地阅读文档。比如：当我们遇到不熟悉的单词或短语时，可以在该文档内容上单击鼠标右键，执行“翻译”命令，打开相应的翻译屏幕提示。将鼠标移动的单词或短语的上方，就可以即时看到翻译的结果。word 常用小技巧1、去除默认的输入法：打开选项窗口，点击其中的“编辑”选项卡，去除最下面的“输入法控制处于活动状态”前的对号，点击确定。重新启动 word 后，就会发现微软拼音不会一起启动了。2、翻译文字：先要安装好字典库，

10、连线上网，通过网上资源翻译。选择准备翻译的文字，然后点选 word 菜单栏“工具”“信息检索”；界面右边将出现“信息检索”版面。在“搜索”栏选择“翻译”，再在“翻译”栏选择“将”哪国语言“翻译为”哪国语言，结果马上就会显示出来。要快速翻译下一个词，可以按住 alt键不放，然后点选生词。3、快速显示文档中的图片：如果一篇 word 文档中有好多图片，打开后显示比较慢。但我们打开文档时，快速点击“打印预览”按钮，图片就会立刻清晰的显示出来，然后关闭打印预览窗口，所有插入的图片都会快速显示出来了。4、给图片注解文字：选定要添加说明的图片，单击鼠标右键，在快捷功能菜单中选“题注”，以打开题注窗口；然后

11、在“标签”栏选择“公式”、“表格”或“图表”；最后在“题注”栏输入注解文字，再点“确定”按钮结束。此时，注解文字会自动显示在图片下方。注解文字可以随时更改，如改变字体大小，或者删除等等。5、制作水印：word2003 具有添加文字和图片两种类型水印的功能，而且能够随意设置大小、位置等等。在 word 菜单栏点击“格式”“背景”“水印”。在“水印”对话框中选择“文字水印”，然后在“文字”栏选择合适的字句，或另外输入文字;或在“水印”对话框中选择“图片水印”，然后找到要作为水印图案的图片。最后按“确定”，水印就会出现在文字后面。6、自动更正错误词组：可以通过 word2003 自动更正写错的词组。

12、比如“为虎作伥”容易写成“为虎做伥”，依次点击“工具自动更正选项”菜单，在弹出的“自动更正”窗口中选择“自动更正”标签项，在下面的替换文本框中输入“为虎做伥”，然后在替换为文本框中输入“为虎作伥”，点击确定。这样以后如果在文章中再次输入“为虎做伥”的时候，word 就会自动更正为“为虎作伥”。用同样的办法我们可以把容易混淆的一些词组或是成语添加到自动更正中，让你的 word识别词组能力更强、更智能化。7、轻松统计文档字数：打开 word 文档，然后依次点击“工具字数统计”菜单，就可以清楚的看到这篇文档的统计信息，也可以通过打开文档属性窗口，接着选择“摘要”标签，然后点击“高级”按钮，这时也可以

13、看到该文档的详细统计信息。但是需要统计多篇文档的总字数，这样一篇篇的统计，也就太慢了，效率也很低。可以先打开其中任意一篇文档，然后依次点击“插入文件”菜单，然后把其它文档全部插入进来，合并成一篇文档，然后再点击“字数统计”菜单项，就可以轻松的查看所有文档的总字数了。8、一版多页显示：先按“预览打印”图标，或点击“文件”“打印预览”，word 将处于“预览”模式；在工具栏上单击鼠标右键，选择“常用”。这时，word 的菜单栏下一排会出现“常用”工具栏。再在工具栏上右击鼠标，选择“自定义”，进入自定义设置状态；现在，将“打印预览”工具栏上的“多页”按钮拖到“常用”工具栏上。关闭“自定义”窗口，再关

14、闭“预览”模式；以后，点击 word“常用”工具栏上的“多页”按钮，就可以选择一页显示多少个版面了。9、加载稿纸：到微软网站上下载稿纸加载项，安装后在 word2003 的“格式”菜单下就可以看到“稿纸设置”命令，选择后在设置对话框“启用稿纸隔线”，然后我们设定每格的尺寸、网格样式、网格颜色、纸张大小等，确定后 word 中的就自动应用稿纸样式，文字被放到稿纸的每个格子上。挽救未保存的 word 文档办公人员可能经常遇到这样的不幸：辛辛苦苦打了半天的 word 文档，因为电脑当机，或者断电等原因，那文档就丢失了。这种情况是最让人头疼的事情了，这里我就教大家一个方法，可以找回你未保存而丢失的文档

15、。当电脑开机时，word 中来不及存档的档案，系统会将他会暂时存放在 c:windowsapplication datamicrosoftword 的隐藏文件夹里，所以重开机时只要到上述的地方 ，找到文件名为 .asd 之类的这就是你刚辛苦打的文件了，再把副档名改为.doc ，就可以找回刚刚原来辛苦打的文件了。word 中多级项目符号的用法所谓“项目符号”，就是放在文本前面的圆点或其他符号，它一般是列出文章的重点，不但能起到强调的作用，使得文章条理更清晰，还可以达到美化版面的作用。比如通过这篇文章，我们将学习到以下内容：* 在 word 中通过样式快速使用项目符号* 如何修改 word 默认的

16、项目符号设置* 使用项目符号的其他特殊技巧这就是项目符号的一个简单示例。大多数人都是选中文字后，直接单击工具栏上的“项目符号”按钮，这样得到的是 word 默认设置的样式，可能与想要的效果差很多，而通过修改项目符号样式设置，我们就可以随心所欲改变项目符号的样式并快速应用它。step1在 word 2002 或 word 2003 中，单击菜单栏“格式样式和格式”，屏幕右侧将打开任务窗格，它的下面有一个“显示”项，单击这一项右侧的箭头，选择“所有样式”。step2在样式窗格中，右击“列表项目符号”，选择“修改格式”（见图 1）。在弹出的修改样式对话框中，单击“格式编号”。step3在“多级符号”

17、选项卡中，点选第一行最右侧的样板，再单击“自定义”，打开自定义多级符号列表。1在左侧选中级别 1，再将它的“编号样式”改成自己想要的项目符号（这里我设置的是圆点符号）。2单击“高级”展开对话框，“将级别链接到样式”设置为“列表项目符号”；“编号之后”设置为“制表符”。3符号与文字位置的设置，如图 2 所示。项目符位置对齐位置：项目符号离页面左边的距离。文字位置制作位位置：第一行文本开始处离页面左边的距离（注意：如果这个数字小于“项目符位置对齐位置”，或者项目符号太大，word 将会忽略你的选择）。文字位置缩进位置：文本第二行的开始处离左边的距离（如果想让文本其他的行都与第一行对齐，可将此处的值

18、与制表位位置设为相同大小）。图 2：如果想让“demonstrates”与“this paragraph”对齐，可分别设置成 2 厘米、3 厘米、3 厘米点击“字体”按钮，还可以设置项目符号的大小及颜色等，让它变得更好看。step4按照上面的方法，依次设置级别 2级别 5，可以选择不同的项目符号，逐渐增大左边距的距离，并依次将级别 2级别 5 链接到对应的“列表项目符 2”“列表项目符 5”样式上。5 层样式基本上已经够用了，所以级别 6级别 9，可将项目符号设置为“无”。step5现在我们就有了具备 5 个级别的列表项目符号样式了，下面来试试它的效果。随便输入几段文字，全选它们，再按 ctrl+shift+l 键，这几段文字都被加上了一级项目符号。注意：如果你按快捷键后，项目符号没有任何反应（或不是你需要的效果），那可能是因为你在“项目符号和编号”的“多级符号”选项卡中，没有选中前面所自定义的样板（一定要高亮显示它）。将光标移到第二段文字上，然后按 alt+shift+右箭头键（或者 tab 键），可以看到这段文字向右缩进并加上了二级项目符号。同样方法可将第三段文字设置成三级项目符，不过要连按两次右箭头键（或者 tab 键）。以此类推，效果如图 3 所示。按 alt+shfit