公文写作的误区

1、公文写作的误区作者：德布 单位：*【摘要】在党政机关公文写作中，一些作者经常会陷入文字运用中的误区和语言表达的误区，这些误区主要体现在不恰当的使用关联词语、不正确的使用一些相近词汇、错误的使用标点符号、不清楚阿拉伯数字与汉字的混合使用方式、年月日落款的不规范使用以及在书面语中滥用方言、滥用口语、滥用俗语俚语、滥用外来语、滥用缩略语、误用文言文。这些误区严重的影响了公文的庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范的形象。造成这些误区的主要原因是：一些作者由于没有弄清楚公文的写作特点、文学功底不够扎实、急于求成没有对词句反复推敲，还有一些作者受到平时语言环境和口语的影响，在书面语中滥用口语，更有部分作者在

2、写作时刻意的追求华美、韵味，使得公文失去了其简朴、庄重的特点。本文对当前公文写作中的种种误区从理论与实践的结合上进行剖析, 提出克服语病, 写好公文应 “多阅读、多研究，勤查阅、勤记录，实事求是，反复推敲、认真修改”，以便更充分地发挥公文的作用。【关键词】公文写作 误区 原因 改进办法党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。这使得公文具有法定的权威性、行政的制约性、明确的时效性，在文字上，要求其严谨、准确；在语言运用上要求其庄重、调理清晰

3、、简明并且平实。在实际的工作中，有些作者在日常写作中，不够细致。还有些作者没有掌握公文语音的特点和要求，在公文写作中陷入了误区。一、 公文写作中的误区常见的误区主要是文字运用中的误区和语言表述中的误区。（一） 文字运用中的误区1. 错误的使用关联词语主要有关联词语的残缺、误用、滥用、搭配不当和关联词语的错位。关联词语是复句的重要组成部分，它可以清晰地显示分句之间的意义关系和语法关系，使语意表达得严密而有条理，错误的使用关联词语，严重的影响了公文写作的准确性。例如：虽然我们的工作还赶不上先进单位，我们还是要尽自己的最大努力干出好成绩来。我们在各项工作中，首先要有勤奋苦干的精神，然后要有科学运用的

4、头脑，发扬科学工作的精神。尽管任务多么艰巨，我们也要按时完成。不管任务十分艰巨，但我们也要按时完成。会时，作报告的人一方面要注意语言简洁、内容生动、有吸引力；另一方面听报告的人也要自觉遵守会场纪律，不要闹闹哄哄、进进出出。例句中的第二分句前应填上“但”或者“但是”，与第一分句中的“虽然”构成转折关系。例句中第一分句与第二、三分句之间不是承接关系，而是并列关系，因此应该把“首先然后”改为“既又”。例句和例句属于关联词语的搭配错误用法，关联词语在日常使用已经形成了固定的搭配方式，如“尽管但是”、“如果就”、等等，这两个句子中的管理词语搭配错误，使得句子的意思令人费解。将、中的关联词语对调，改为：“

5、不管任务多么艰巨，我们也要按时完成。尽管任务十分艰巨，但我们也要按时完成。”这样句子就通畅了。例句中后面的分句和前面的分句并不是一个主语，所以“一方面”应该放在“作报告的人”前。2. 一些词语的错误使用常见的使用错误的词语有“做与作”、“需要与须要”、“必须、应当与必需”、“涉及与涉及到”。3. 一些符号的使用误区在这里我只谈谈公文写作中常见的一些标点符号的错误用法，平时写作中的那些错误的标点符号的使用情况，如：逗号，分号，句号的使用方法，我个人认为属于写作中的常识问题。在公文中较为常见的不恰当的标点符号用法主要有：3.1. 书名号使用中的误区某某某镇接到一份文件，题目是转发关于转发内蒙古自治

6、区关于的决定的通知的通知。一般情况下，书名号在套用的时候，我们只使用两层，像上例的这种情况比较少见，当作者遇到类似关于转发内蒙古自治区关于的决定的通知这类文件的时候，很容易写成转发关于转发内蒙古自治区关于的决定的通知的通知。因此建议在实际的使用中，应当尽量避免三层或更多层的引号、书名号的用法，层次多了，读者不容易分清楚。3.2. 用日月简称给事件命名的误区用汉字书写的表示事件、节日和其他意义的日月简称，为了避免月份与日期的混淆不清，涉及一月、十一月、十二月，应当用间隔号将表示月日的数字隔开，并外加引号，以避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号。例如：“一·二八”“一二·九”“

7、九一八”。一般情况下只需要给日月的简称加引号即可，如：“一二·九”运动。如果是为了突出和强调事件，也可以都加上，如：“一二·九运动”。还有部分事件因知名度较高，日月简称就不需要加引号了，例如：“五一劳动节、十一国庆节”中的数字不用加引号。日月简称也可以用阿拉伯数字表示，与汉字不同的是，用阿拉伯数字表示时，需要在用间隔号将日月分开。例如：“9·11”“3·15”。这种用法不适用于传统节日。4. 阿拉伯数字与汉字的混合使用中的误区我发现在各单位的公文中，经常有阿拉伯数字与汉字不规范的使用情况。例如：将“2012年”写成“一二年”或“12年”。年份一般是不用缩

8、写的。具体的数字用法，在中华人民共和国国家标准：出版物上数字用法的规定中已经做了详细的规定。这里我将常出现的几处误区简单的举例指出：物理量 量值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。例：8736.80（8736.80千米）600g(600克) 100150（100千克150千克）12.5（12.5平方米） 外形尺寸是400*200*300（400毫米*200毫米*300毫米） 3439（34摄氏度39摄氏度）。非物理量 一般情况下应使用阿拉伯数字。例：21.35元，45.6万元，48岁，11个月，1480人，4.6万册，600幅，550名。整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中

9、，可以用汉字，但要照顾到上下文，使得局部与整体上的一致。例1：一个人、三本书、四种产品、六条意见、读了十遍、五个百分点；例2：截至1984年9月，我国高等学校有新闻系6个，新闻专业7个，新闻班1个，新闻教育专职教员274人，在校学生1516人。数值巨大的精确数字，为了便于定位读数或移行，作为特例可以同时使用“亿、万”作单位。例：我国1982年人口普查人数为10亿817万5288人；1990年人口普查人数为11亿3368万2501人。相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号“、”隔开。例：二三米，一两个小时，三五天，三四个月，十三四吨。时、分、秒可以用阿拉伯数字

10、和汉字表示。例如：3点37分 、14点40分28秒。也可以用阿拉伯数字表示，并用冒号分隔时、分、秒。运用这一格式时须注意采用24小时计时制，例如：04:00、15:40。其中的冒号要规范书写，不能标在中间，要标在下方。5. 年月日落款的不规范使用这条本应该归属上文第三条的，但是我发现，上至国家各部委下至各级行政机关、企事业单位，公文不规范的年月日的落款已普遍使用。比如：像“二0一三年*月*日”或“二一三年*月*日”这样的落款，还有将“零”用英文字母“O”表示的。这样的落款随处可见。“零一二三四五六七八九”属于汉字的数字写法，而“0123456789”这是阿拉伯的数字写法，“OPQRST”这是大

11、写的英文字母的写法。“二0一三年*月*日”和“二一三年*月*日”这样的落款错在将数字与汉字、英文字母与汉字混淆使用。至于“”这个字在字典中是可以查到的，因为在手写中，这个字容易和“0”和“O”混淆，所以不常用。在如今电脑普及的时代，“”这个字可以不可以使用，需要有关部门规定。在中华人民共和国国家标准：出版物上数字用法的规定中提到，凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字，遇特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持统一。重排古籍、出版文学书刊等，仍依照传统体例。那就是说一般使用正确的年月日落款应是：“2013年*月*日”的。但为了使公文显的庄重，数字运用上的统一，也可以用汉字表示

12、，那也只能是用“二零一三年*月*日”的写法，但“二0一三年”汉字和阿拉伯数字混用或者“二O一二年”汉字和英文字母混用的写法是肯定不能算对的。之所以将落款单独的从数字和汉字的混合使用中拿出来谈，是因为公文的写作更应该注重细节，规范使用汉字。从细节着手，从点滴做起。（二） 语言表述中的误区公文语言，有其独特的特点，可以说是一种循规蹈矩的语言。在词汇上，公文语言严格遵照其词典意义；在造句上，公文语言严格遵循语法规则；在修辞上，公文语言只适当运用比喻、对偶、排比、设问、反诘等常规修辞格，而对夸张、通感、暗示等可使事物有较大变形的或曲折达意的修辞格一般不用。在公文写作中，每一种体式在写作中都有固定的套路

13、，一些固定的模式化语句和语词经常被沿用的现象比较常见，可以说公文的体式就是模式化的，沿用这些固定模式化的语句，方便、简洁、有效。如“来函收悉”、“敬请批复”等惯用语，从古至今一直沿用。但有些作者在写作时故意标新立异，反而使得公文不伦不类。1. 公文中口语化倾向从古至今，书面是公文的唯一形式，不仅当时是“明文”规定，“明令”执行的，事后还要归入档案，以备查考。使用规范的书面语，也是公文风格庄重典雅的因素之一。书面语是在口语基础上提炼加工的结果，相比之下，书面语系统、规整、精密，含义明确，文理通顺，口语就显得零乱、驳杂、粗疏，含义模糊，甚至有的文理不通。公文中口语化倾向主要包括以下几个方面：滥用方

14、言。如鄂尔多斯地区有把“别人”写成“人家”。例：靠南边的三栋楼把后面的楼房倚的，阳婆照不到了。滥用口语。例：“今年的错误要纠正，去年的也不要放过。今后不论超产奖还是什么乱七八糟的这个奖那个奖，统统都得在利润中支付。”滥用俗语俚语。例：有一份批复，文中肯定下级机关增设便民信箱举措时，竟借用这句电影台词：“高，实在是高”。滥用外来语。对一些已通用的外来语，如拖拉机、俱乐部、爱滋病等当然可以适当使用，而对未经规范化处理的外来语，还有网络上流行的一些语言，如“的哥”、“灌水”等词语，原则上不能搬上公文。这些词语，不仅与公文语言规范庄重不符，而且与明晰、朴实的要求相悖。滥用缩略语。对一些尚未约定俗成的缩

15、略语，在公文写作中应慎用，避免发生歧义。如：在一份函中写着商购“黄白芝麻”品种，这里是指黄色和白色的两种芝麻，还是指黄白相间的一种芝麻，只有发函者知道了。类似这样的缩略或简称，原则上应先用全称或作补充说明；而在规范性公文写作中，一般不宜使用。2. 误用文言文如：鉴于土地已被强占, 多次交涉没有结果。我部张副部长亲自莅临开工典礼, 表示祝贺。前程如何，令人担忧。“鉴于”是说觉察到, 考虑到, 常常用于因果复句的前一分句, 这里没有因果关系, 不应使用“鉴于”；“莅临”表示来临, 用于所尊敬的人（贵宾、领导） , 是从接受的角度说的，这里表示发出动作，使用“莅临”显然不够妥当。“前程”是指前面的路

16、程，比喻未来在功业上的成就。大多用于积极意义，例如： 远大前程、美好前程等等。 这里是说将来可能出现很糟的情况, 使用“前程”就很不恰当。二、 公文写作产生误区的原因（一） 文字运用误区产生的原因1. 不注意炼词炼意，缺乏过硬的文字功夫1.1. 不明词义内涵如：上文提到的“做与作”、“需要与须要”、“必须、应当与必需”、“涉及与涉及到”这四组常用错的词语，是典型的不明词义内涵造成。“做”和“作”在有些意义上是相通的，按照使用习惯有所分工，在汉字中，“作”字出现很早，“做”字出现较晚，开始凡写“做”的地方都可写“作”，现在已有分工，不能混用。 习惯上，制作或活动涉及的对象是具体的，一般用“做”；

17、抽象一点的或书面色彩重一点的，一般用“作”；成语里一般用“作”。在这里举两个例子：领导正在台上作报告；做报告是有技巧的，一个做得好的报告不仅内容丰富，还要很有针对性。同样是“zuò报告”这两个字因使用环境的不同就发生了改变，前者因为领导正在讲，这里的“报告”是动词，所以用“作报告”；后一句中“报告”是名词词性，所以用“做”。“需要与须要”简单的说：需要是一种心理需求，一种对事物的欲望和要求，或者说是因某种理由可以要，但是不是必须要。而须要是指的一定要，必须有的意思。如：你需要冷静地思考，这点是你作为领导须要的魄力。可以说“须”是一种主观需求，“需”是一种客观需求。“必须“就是表示主观

18、上一定要，口气比较强烈；“必需”就是表示必须要具备的意思。如：这件工作必须在明天中午完成，我已经帮你准备了开工的必需品。“应当”与“应该”的意思相同，就是照情理说应该怎么做。没有“必须”那样强调行为的必要性。如：孩子应该赡养父母。“应当”还可以用作对某种事物的可能性的估计。如：这次应当没有什么问题。以上这三组词语的使用错误主要是因为对词语词性的不明确造成，而像“涉及与涉及到”这组词语是因为没有弄清楚词语的含义，“涉及”的含义就是牵连到，关联到。经常有人用“涉及到”，那样就成了“关联到到”了。同样的错误还有“凯旋与凯旋归来”。再如:“制定干部下基层劳动的计划”“制定”应改为“制订”。它们都有创制

19、的含义，但比较而言，“制定”强调“确定下来成为定案”，使用的对象大，范围广，如制定法律、法规、章程。而“制订”侧重创制拟定的行为过程，如制订措施、计划等。1.2. 不明词义轻重词义有轻重之别，用词不同，感情色彩就不一样，程度上也不同。如:“不能、不准、禁止、严禁”,它们在程度上是有明显差别的。“部署、布置、安排”这组词，“部署”含庄重色彩，用于重大、特殊的事情，或庄重的场合。在指示、决定这样的下行文中就经常使用这个词。“安排”、“布置”多用于一般场合。1.3. 对一些文言词语的不理解公文中经常使用一些文言词语、文言句式，言简意赅，使得公文语言庄重、凝炼、简洁、明确。但是，使用文言一定要适当，要

20、用那些至今仍有生命力、常常在书面语中出现的文言。过于陈旧、早已被现代汉语书面语所淘汰的文言，如“圣明”、“恩准”、“卑职”、“不佞”等不能再用；就是那些含义明确、能够容入白话当中、典雅和谐的文言成分，也要审慎使用。文言词语用于什么文种，什么文言词语用于公文的某一部分，都是不许乱来的。例如："遵照"多用于上行文，“准予”多用于下行文，“特此通告”、“一体周知”仅用于通告、公告、布告，“此令”用于“命令”，“近查”、“顷据”、“兹有”等等用于公文开头部分，“据此”、“故此”、“为此”等等用于表示承转，“似应”、“拟”、“核准”用于表示态度，“特予”、“此令”、等等用于公文结尾部

21、分。2. 急于求成，心浮气躁在日益高速发展的社会中，人们的生活节奏加快，“速食主义”使得社会上产生了一种心浮气躁、急功近利的病症，作者急于求成，文章中的词语选用没有斟酌，没有反复讨论修改；甚至有些公文拟好就发，连规定的办文程序也取消了。在一些乡镇机关中，由于人才的匮乏，文秘人员的选用没有不太严格，这些文秘人员文学功底较浅。因此，在公文写作时文字运用中有这样的那样的误区。做好文秘工作，除了熟知公文的文种类别、一般格式及行文要求外，还需要有很强的文学功底。一些秘书认为草拟公文只要按照选定的文体格式，把事情交代明白足矣，对公文语言词语的选择与锤炼不重视，没有认识到和弄清楚公文语言具有的特殊性质和要求

22、，因此，对公文的语法、逻辑、遣词造句等方面有所忽略。不明白词义的内涵，不明白词义的轻重，不懂得词语的搭配，甚至不明白部分标点符号的用法。而在实际的写作中，遇到不清楚的词语、不确定的标点符号使用时，不积极主动的查阅，觉得浪费时间，就含糊而过。如，阿拉伯数字和汉字的混合用法，以及年月日落款的正确格式，在出版物上数字用法的规定中做了详细的规定。（二） 语言表述误区产生的原因1. 方言和口语的影响一些作者受周围语言环境的影响，平时交谈的时候就错误的使用一些词语，平时写作时不注意书面语与口语的区分，在公文中滥用方言，滥用口语，滥用俗语俚语，滥用外来语，滥用缩略语。上文中：例,这里的“倚”是遮挡的意思，“

23、阳婆”是指太阳、阳光。方言，在公文写作中除了作为群众语言而少量引用外，一般不能滥用。滥用方言，必然会使语言轻巧虚浮，失去公文语言庄重、规范的特色。例中的“不要放过”、“什么乱七八糟的这个奖那个奖”、“统统”等全是口语，应改用规范的书面语“也要纠正”、“巧立名目的其它奖项”、“一律”等。以下口语词在一般文章中可以使用, 在公文中使用就不合适了, 而应使用与之相对的书面语词。商量- 研究 答应- 批准 发给- 颁发 夸奖- 表彰 见面- 会见吩咐- 命令 打发- 委派 合伙- 共同 马上- 立即 赶快- 迅速2. 语言习惯的不规范有的作者在平时交谈中，在口头上就错误的使用一些词语，关联词语最为常见

24、。例如：虽然半年已经过去了，但是人们出入难、入厕难等问题还没有解决，因此群众意见很大。既然知道做错了，因此就应当赶快纠正。例句受口语的影响，滥用关联词语，使语言啰嗦、生硬。这个句子里的关联词语应该省略。例句中已经有了正确的关联词语“就”，与前面的“既然”想呼应，“就”前的“因此”属于滥用。这些句子，在平时口语中不会引起重视，在写作中就经常出现这类错误。上文例在公文中运用乡谚俗语、歇后语之类语言，近乎油腔滑调，失去了公文严肃庄重的文气，也失去了公文法定权威性的特点。3. 刻意追求华美、韵味有的作者为了取悦与人，误用文言文。文辞华美、有韵味的作品，的确能给我们带来极大的艺术享受和精神愉悦感，但公文

25、的写作不太追求华美、韵味，它的文风相对来说就要朴实一些，它和人们的生活结合得非常紧密，是一种公用文体，是为了实际工作、实际生活而使用，是行使职权处理日常工作的一种工具。因此，写公用文时一定要避免那种不合适的文风。公文的写作应简朴、庄重。三、 公文写作的改进当前, 克服语病, 写好公文, 以便更充分地发挥，公文的作用, 不仅是一个文风的问题, 也是提高办事效率、转变机关作风、密切党和人民群众联系的一个重要方面。我们一定加强学习,勤于实践, 正确掌握公文遣词造句的特点和要求, 从公文写作中的误区中走出来。（一） 夯实基础，提高文字功底1. 多阅读，多研究通过阅读范文学习写作，是一条被证实确有成效的

26、途径。多读公文的范文，可以增加对公文的感性认识。通过阅读熟悉公文，对公文文体、措词的熟悉，写起来就容易多了。1.1. 泛读泛读是指阅读不同内容、不同体裁的书籍和文章，目的在于获取广泛的信息，扩大知识面。1.2. 精读精读主要是指在泛读的基础上重点阅读一些与本职业务和当前主要工作有关，以及有重要参考价值的书籍和材料。比如，法工委的同志精读法学和法律方面的书，财经委的同志攻读经济学和经济政策方面的书，搞外事的同志着重阅读有关国际形势和外交政策方面的书，包括外交文电和调研材料。这都是分内之事，不阅读业务范围内的书，不掌握这方面的知识，就不可能胜任本职工作，遇事就会一筹莫展，无从下手。1.3. 比较鉴赏理论与案例的比较鉴赏，行文、措词的比较鉴赏。2. 勤查阅，勤记录在平时写作中，遇到不懂得词语，或者拿捏不定的词语要迅速的查阅并记录下来。如一些关联词语的用法，一些标点符号的用法。3. 反复推敲，认真修改初稿写出