公文写作与行政管理PPT课件

1、第一节 公文概述一、公文的定义 公务文书简称公文，它是党政机关、人民团体、企事业单位在管公务文书简称公文，它是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。 企业公文是企业在生产经营管理过程中形成的具有法定效力和规企业公文是企业在生产经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。范体式的公务文书。第1页/共33页 20002000年年8 8月月2424日国务院发布的国家行政机关公文处理办法规定，日国务院发布的国家行政机关公文处理办法规定，我国现行行政公文有：我国现行行政公文有：命令命令( (令令) )、

2、决定、公告、通告、通知、通报、议案、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共共1313种。种。 二、公文的种类第2页/共33页三、语言特点 准确性、鲜明性、生动性准确性、鲜明性、生动性-文风文风 规范、简洁、逻辑性强规范、简洁、逻辑性强-表达表达政策性、实用性、时效性政策性、实用性、时效性-定位定位第3页/共33页第二节 企业常用公文 企业企业常用公文有：常用公文有：请示、报告、通知、通报、请示、报告、通知、通报、会议纪要、批复、函、工作总结、调查报告会议纪要、批复、函、工作总结、调查报告等。等。第4页/共33页一、请 示请

3、示是一种呈批性的上行文。请示是一种呈批性的上行文。适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。(一) 请示的含义第5页/共33页(二) 请示的分类 1 1、请求指示的请示、请求指示的请示 遇到新情况、新问题，在有关的方针、政策、规章以及上级的指遇到新情况、新问题，在有关的方针、政策、规章以及上级的指示中，都找不到相应的处理依据，无章可循，因而没有对策，需要上示中，都找不到相应的处理依据，无章可循，因而没有对策，需要上级机关给以指示。级机关给以指示。 对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解释

4、和说明。级机关给予解释和说明。 与友邻机关或协作单位在较重要的问题上出现意见分歧，需要上与友邻机关或协作单位在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决。级机关裁决。 2 2、请求批准的请示、请求批准的请示 请求批准有关规定、方案、规划请求批准有关规定、方案、规划 请求审批某些项目、指标请求审批某些项目、指标 请求批转有关办法、措施请求批转有关办法、措施第6页/共33页 下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循而没有对策或没有把握，下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循而没有对策或没有把握，需要上级机关给以指示的时候，要用请示；需要上级机关给以指示的时候，要用请示； 下级机关在处理较为重要的事

5、件和问题时，因涉及有关方针政策必须下级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针政策必须慎重对待，需要报请上级机关批准时，要用请示；慎重对待，需要报请上级机关批准时，要用请示； 下级机关在工作中遇到问题，虽然有解决的办法，但由于职权、条件下级机关在工作中遇到问题，虽然有解决的办法，但由于职权、条件的限制，没有权力或没有能力实施这些办法，需要上级帮助解决的时候，的限制，没有权力或没有能力实施这些办法，需要上级帮助解决的时候，要用请示；要用请示； 下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答时，要用

6、请示；要上级机关给予解答时，要用请示； 下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决时，下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决时，需要请示。需要请示。(三) 请示的应用范围第三节 企业常用公文第7页/共33页必须是一文一事，不能一文数事材料真实性必须事先请示，不能先斩后奏不要写成请示报告理由充分要求明确语气平和恳切向主管部门请示，不能越级请示(四) 请示的注意事项第8页/共33页二、报 告 向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。的询问。 也可以用于转送文件物品。也可以用于

7、转送文件物品。 上行文、陈述性。上行文、陈述性。(一) 报告的含义第9页/共33页(二) 报告的特点 （1 1）单向性：）单向性： 不要上级机关给予答复，这和请示不同发出报告并不意不要上级机关给予答复，这和请示不同发出报告并不意味着会得到答复；味着会得到答复； （2 2）事后性：）事后性： 事前请示，事后汇报，报告产生于工作开展一段时间以事前请示，事后汇报，报告产生于工作开展一段时间以后或完成以后、情况发生以后。建议性报告应当超前，但它后或完成以后、情况发生以后。建议性报告应当超前，但它也产生于先期工作基础上；也产生于先期工作基础上； （3 3）陈述性：）陈述性： 内容和语言都是陈述性的，时间

8、、地点、人物、事件、内容和语言都是陈述性的，时间、地点、人物、事件、数据、原因、结果等要素叙述清楚，建议性报告也要在此基数据、原因、结果等要素叙述清楚，建议性报告也要在此基础上提出建议。础上提出建议。 第10页/共33页(三) 报告的分类 工作报告：工作报告：工作情况、进展、成果、问题、经验、综合专工作情况、进展、成果、问题、经验、综合专题。题。 情况报告：情况报告：正常情况工作秩序之外的情况，多为事故、问正常情况工作秩序之外的情况，多为事故、问题或突发、新生的新动向新趋势。题或突发、新生的新动向新趋势。 建议报告：建议报告：对职权范围内某方面工作有深思熟虑、切实可对职权范围内某方面工作有深思

9、熟虑、切实可行的设想，将其归纳为意见、办法、方案，上报给上级，希行的设想，将其归纳为意见、办法、方案，上报给上级，希望采纳。上级可以采纳也可以不采纳。望采纳。上级可以采纳也可以不采纳。 答复报告：答复报告：回答上级机关询问，要求针对性强，不能答非回答上级机关询问，要求针对性强，不能答非所问。所问。 报送报告：报送报告：向上级报送文件、物品。写作简单向上级报送文件、物品。写作简单“现将现将报上，请注意查收。报上，请注意查收。” 第11页/共33页相同之相同之处处：写给上级的上行文，都有陈述意见，反映情况的内容不同之不同之处处请请 示示报报 告告行文目的不同1、向上级反映情况，要求上级作明确的答复

10、。解决工作中的具体问题，要求上级指示和批准而写1、向上级反映情况，不要求答复。是为让上级了解下情，沟通和加强上下级之间的联系而写2、必须要求上级表明态度，作出明确答复2、报告只是“告知”，绝大多数的报告是不要求上级表态和答复的行文时间不同是事前行文，上级批准之后才可以实施可以在事前、事中、事后行文内容、构成不同一文一事可以一文多事由请示事项和理由，解决意见和建议、请示要求构成由前言、内容、结束语言构成请示与报告的区别第12页/共33页三、通 知(一) 通知的含义 通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文；或执行

11、的公文； 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。事项。第13页/共33页(二) 通知的特点 使用范围广。在各种法定公文中，通知的使用范围最广。使用范围广。在各种法定公文中，通知的使用范围最广。 使用频率高。使用频率高。 时效性强。通知对时效性具有严格要求，它所传达的事项，往往要求时效性强。通知对时效性具有严格要求，它所传达的事项，往往要求受文者及时知晓或迅速办理。受文者及时知晓或迅速办理。 第14页/共33页(三)

12、通知的分类 根据适用范围的不同，可以分为六大类：根据适用范围的不同，可以分为六大类： 1. 1.发布性通知：发布性通知：用于发布行政规章制度及公司内规章制度。用于发布行政规章制度及公司内规章制度。 2.2.批转性通知：批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文，给所属用于上级机关批转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行。人员，让他们周知或执行。 3.3.转发性通知：转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员，让他们周知或执行。给所属人员，让他们周知或执行。 4.4.指示性通知：指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。用于

13、上级机关指示下级机关如何开展工作。 5.5.任免性通知：任免性通知：用于任免和聘用干部。用于任免和聘用干部。 6.6.事务性通知：事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或员工。有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或员工。 第15页/共33页四、通 报 通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。是上级把有关的人和事告知下级的公文。 通报的运用范围很广，它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报的运用范围很广，它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各

14、单位知道的事项。其目通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、员工，推动工作的进一步开展。的是交流经验，吸取教训，教育干部、员工，推动工作的进一步开展。 (一) 通报的含义第16页/共33页(二) 通报的写作注意事项真实性：真实性：无论表扬还是批评，都要以严谨慎重、实事求是的态度认无论表扬还是批评，都要以严谨慎重、实事求是的态度认真核准。文字表达要恰当准确，防止任何夸大、缩小或扭曲事实的真核准。文字表达要恰当准确，防止任何夸大、缩小或扭曲事实的现象发生；现象发生；观点要鲜明：观点要鲜明：是非分明，切忌含糊其辞；是非分明，切忌含糊其辞；

15、典型要选准：典型要选准：无论是通报正面典型还是反面典型，例子都要有代表无论是通报正面典型还是反面典型，例子都要有代表性，典型性，要有说服力，让人从中受到教育、得到启示；性，典型性，要有说服力，让人从中受到教育、得到启示；文风要朴实：文风要朴实：文字表达要简洁明快掌握分寸；文字表达要简洁明快掌握分寸；详略要得当：详略要得当：要注意把握重点，突出发文机关的态度和意见。对主要注意把握重点，突出发文机关的态度和意见。对主要的事实和重要精神要表达清楚，具体细节可以省略。对大家需要要的事实和重要精神要表达清楚，具体细节可以省略。对大家需要学习的精神或经验要鲜明、准确地加以提炼和概括。学习的精神或经验要鲜明

16、、准确地加以提炼和概括。第17页/共33页五、会议纪要(一) 会议纪要的含义会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。 它是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工它是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文。公文。 第18页/共33页(二) 会议纪要的特点 会议纪要是指会议的后期或会议结束后，根据会议记录、会议文件及其他会议纪要是指会议的后期或会议结束后，根据会议记录、会议文件及其他有关的资料加工整理而写的概括性较强的书面文件。要求语言简洁，准确反

17、有关的资料加工整理而写的概括性较强的书面文件。要求语言简洁，准确反映会议的基本情况，主要内容，以达到交流情况，指导工作的目的。映会议的基本情况，主要内容，以达到交流情况，指导工作的目的。纪实性。纪实性。 1约束性。约束性。 2概括性。概括性。 3三个主要特点：三个主要特点： 第19页/共33页(三) 会议纪要的总体要求12 第20页/共33页六、批 复适用于答复下级机关请示事项的公务。适用于答复下级机关请示事项的公务。(一) 批复的含义第21页/共33页1 1、认真研究，掌握请示主要内容。、认真研究，掌握请示主要内容。2 2、批复的态度鲜明，条理清楚。、批复的态度鲜明，条理清楚。3 3、语言精

18、炼，篇幅短小。、语言精炼，篇幅短小。4 4、对下级请求需要批复的公文应一一答复、对下级请求需要批复的公文应一一答复 。(二) 使用批复的注意事项第22页/共33页七、函 函是公文中惟一的平行文，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询函是公文中惟一的平行文，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 函的含义第23页/共33页八、工作总结. .综合性总结综合性总结. .专题性总结专题性总结. .个人总结个人总结 标 题、四项式标题、四项式标题（单位名称（单位名称+ +时间时间+ +事由事由+ +文种）文种）、公文式标题、公文式标题、

19、新闻式标题、新闻式标题(1)(1)单标题单标题(2)(2)双标题双标题(一) 工作总结的分类(二) 工作总结的写法第24页/共33页 正文 、前言、前言 、主体、主体 （1 1）基本情况）基本情况 做了哪些工作做了哪些工作 （2 2）主要工作和成绩）主要工作和成绩 采取了怎样的措施、方法和步骤采取了怎样的措施、方法和步骤 （3 3）经验或体会）经验或体会 取得了哪些成绩取得了哪些成绩 （4 4）存在的问题）存在的问题 有什么经验和体会有什么经验和体会 （5 5）今后的设想或努力的方向）今后的设想或努力的方向第25页/共33页九、调查报告、反映情况的调查报告、反映情况的调查报告 、典型经验的调查

20、报告、典型经验的调查报告、揭露问题的调查报告、揭露问题的调查报告（一）标题调查机关调查机关+ +事由事由+ +文种文种、文章式标题、文章式标题（1 1）单标题）单标题（2 2）双标题）双标题(一) 调查报告的分类(二) 调查报告的写法第26页/共33页（二）正文、前言（导语）、前言（导语）（1 1）说明调查工作的概况）说明调查工作的概况（2 2）概述调查对象的情况）概述调查对象的情况（3 3）提出调查结论）提出调查结论、主体、主体（1 1）调查到的事实情况（事情产生的前因后果、发展经过、具体做法等）调查到的事实情况（事情产生的前因后果、发展经过、具体做法等）（2 2）研究这些事实材料所得出的具

21、体认识和经验教训）研究这些事实材料所得出的具体认识和经验教训、结尾、结尾（1 1）概括全文，点明主题）概括全文，点明主题（2 2）展示前景，号召建议）展示前景，号召建议 （3 3）办法措施，建议意见）办法措施，建议意见第27页/共33页行政管理行政管理是管理学的范畴，指运用国家权力对社会事务的一种管理活动，也可是管理学的范畴，指运用国家权力对社会事务的一种管理活动，也可以泛指一切企业、事业单位的行政事务管理工作。以泛指一切企业、事业单位的行政事务管理工作。 企业行政管理要讲究管理的效能和效率。通过计划、组织、协调、控制等方式，企业行政管理要讲究管理的效能和效率。通过计划、组织、协调、控制等方式

22、，最优地实现预定的目标任务，实际上涵盖了企业管理的全部内容。最优地实现预定的目标任务，实际上涵盖了企业管理的全部内容。 今天我讲的行政管理，主要指企业今天我讲的行政管理，主要指企业行政事务管理行政事务管理，指的是狭义的行政管理，主，指的是狭义的行政管理，主要包括商务接待、会议组织、档案管理、后勤管理、外事管理等内容。要包括商务接待、会议组织、档案管理、后勤管理、外事管理等内容。第四节 企业行政管理第28页/共33页一、商务接待 商务接待一般建立在商业谈判或者商业合作上，它的礼仪规格比较高。商务接待一般建立在商业谈判或者商业合作上，它的礼仪规格比较高。 了解清楚来宾的基本情况，确定接待规格，制定接待方案。了解清楚来宾的基本情况，确定接待规格，制定接待方案。 宴请安排宴请安排 商务会谈安排商务会谈安排 商务接待礼仪商务接待礼仪第四节 企业行政管理第29页/共33页二、会议组织 会议是解决问题的手段之一，是领导工作的一种重要方式。会议不可不开，也会议是解决问题的手段之一，是领导工作的一种重要方式。会议不可不开，也不可多开，要开会就要认真准备、精心组织，提高会议质量和效益。不可多开，要开会就要认真准备、精心组织，提高会议质量和效益。 1、会前准备：确定会议名称、时间、地点、参会人员