办公室5S之整理、整顿、清扫

1、一、整理1、定义：把办公室要与不要的物品分开，要的留下，不要的清理出去。总类划分1.1、 不能用-不用-废弃处理1.2、 不再使用-不用-同 上1.3、 一年内-很少用1.4、 6个月至一年左右可用一次-很少用1.5 、13个月左右用一次-较少使用1.6 、1周用一次-经常用1.7 、1天用一次-频繁使用2、使用周期划分：把办公物品分为一年用、一周用、一天用。3、办公物料分类第一类、文字资料：如公告、通知、各部门文件、活动方案、员工手册等； 第二类、数据资料：如报表、统计表、分析表等跟数据有关的资料；第三类、书籍资料：如产品手册、报刊杂志、宣传资料等；第四类、报表表格：如日志、周报表、月报表；

2、第五类、客户资料：如客户档案、客户销售记录、进货补货记录、投诉意见等； 第六类、笔记本类：如会议记录本、公司通讯录、备忘录等；第七类、办公用具：如办公电话、电脑、文件架、笔、计算器、订书机、便签、涂改液、橡皮擦等；第八类、个人用品：绿色植物、茶杯、手机、提包等；4、存放原则4.1 不用的东西不放在办公现场，坚决清除干净。4.2 不常用的东西放远点(指定专用区)。4.3 偶尔使用的东西，集中放在工作场所指定地点。4.4 经常用的东西放在作业区。5、整理的目的5.1 改善和增加办公及作业面积；5.2 办公室及现场无杂物，行道通畅，提高工作效率；5.3 减少磕碰的机会，保障安全，提高质量；5.4 消

3、除管理上的混放、混料等差错事故；5.5 有利于减少库存量，节约资金；5.6 改变作风，提高工作情绪。二 整顿1、定义：把需要的物品加以定点、定位、定量放置，并保持在需要时能立即取出。2、整顿的“5定”原则：定位、定点、定量、定员、定职定位：划分合理区域定点：放在哪里合适定量：规定合适的数量定员：确定负责人定职：明确职责和时间3、要求：物品摆放要有固定的地点和区域，以便于寻找，消除因混放而造成的差错；物品摆放目视化；物品摆放地点要安全、便捷。 4、文件柜：存放第一类、第三类、第五类；文件柜内资料摆放要求，统一划分，统一标识，分类摆放，要求整齐整洁。防止丢失，混乱。5、文件架：存放第二类、第四类；

4、文件架统一使用蓝色文件夹，文件夹对折位置正中部分必须有该文件夹的类别标贴，统一采用4号宋体字标识，禁止在文件架上乱涂乱画。6、办公桌面：摆放第七类的办公电话、电脑、文件架、计算器、第八类的绿色植物和茶杯，桌面物品要定位；电脑线、网线、电话线有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾干净。7、办公隔栏：张贴公司通讯录，采用标准的A4纸的1/2，每一个区域只允许帖一张录（如四张办公桌组合的区域，单面各一张通讯录），帖于靠近显示器的位置；8、专用柜：可能会再使用，一年内用一两次的；6个月至一年左右可用一次，9、抽屉：13个月左右用一次（除开月报表），放在办公桌文件柜从上往下第三个抽屉；1周用一次（除开周

5、报表），放在办公桌文件柜从上往下第二个抽屉）；1天用一次，频繁使用的；（办公桌文件柜从上往下第一个抽屉）10、 从上往下第四个抽屉可以放一些文件夹、辞典、笔记本、手纸等。 提包柜：存放提包、饭盒、衣服和个人生活用品。 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开办公桌椅子不超过手肘到手掌的距离，离开半个小时以上，椅子应紧靠在办公桌前；11、垃圾篓：垃圾篓罩塑料袋，里面垃圾不能过满，到三分之二时，必须清除，每天下班前必须将垃圾篓里的垃圾清理； 12、办公桌下：下不得堆积杂物；外衣、手袋严禁随意放在办公桌椅上。 电脑主机：A 四张办公桌靠着的区域，每个人的电脑主机必须统一放在右边（特

6、殊情况另外考虑）；B 两张办公桌相对摆放的区域，电脑主机统一摆放在一条线上，（如常静和田景艳的位置，则电脑主机必须统一摆放靠着墙壁 的位置）；C 主机拖柜必须放在办公桌下面，成一条线摆放，不准斜着、横着摆放；电脑主机上面禁止放任何物品。13、显示器：A、 统一摆在办公桌面的靠中间位置，显示器不准斜着、横着摆放；B、显示器上禁止张贴任何东西，必须保持显示器的干净整洁；14、存档：各种文件、报表、方案等都要有电子版并且存档（本部门一份，人事备档一份）。15、 电脑储存：桌面：只能允许出现我的文档、我的电脑、回收站、Inter、网上邻居、办公QQ；C盘放软件；D盘放公司和部门重要文件和半年/一季度才

7、用一次的资料和文件；E盘用于办公盘，一周和一月用的资料和文件；F盘属于个人所用，如图片、学习资料、学习心得等；每周一上午上班，在打开电脑之后立即执行电脑垃圾清理：打开“开始”“运行”“%temp%”命令执行删除。 16、管辖：每个人的办公区域自行负责，自行管辖。 15、整顿的目的办公室内要定置管理，物品的合理摆放有利于提高工作效率和产品质量。三 清扫1、定义：把工作场所打扫干净，将不需要的物品加以清除、丢弃，以保持工作场所干净整齐。2、办公室地面：需清扫干净，要明亮、无异味，不能有任何果皮、纸屑、烟头、明显脚印、积水、灰尘。3、墙面：不得随意图画，乱张贴，无脚印，无污垢。4、办公设备：电脑、传

8、真机、复印机、打印机等要清洁干净，无灰尘，无污垢，办公桌面摆放物料不得零乱，下班后必须按标准摆放整齐。5、报表表单：超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的表单装订送人事部归档。6、办公用品和文件：有破旧的办公用品及无关的文件、设备，（如：不能用的破旧卡片、册子、夹子、报刊、废纸）等全部清扫出去。7、办公区域死角：不留任何纸屑、扎堆物料，保证无明显灰尘、无明显污垢和垃圾，保证一眼看过去，没有任何刺眼的垃圾物料。8、电线、网络线：不要超出桌子外沿，不能凌乱的随意摆在地上，要用胶布固定在一起，电源插头、插座要固定，不能松动和歪斜。9、书籍：统一由人事部保管，借阅书籍时，不得随意折页，涂画，撕扯，卷裹，乱扔。10、饮水机：要擦洗干净，机身和水桶上不能有污垢和灰尘，水槽的水不能超过槽沿，饮水机柜里只能存放一次性杯子，不能存放其他任何东西。用过的杯子要立即清除，不能放在饮水机柜里。11、绿色植物：保持绿色植物的叶子无灰尘、无污垢，盆子内无果皮纸屑口痰，无虫子，无明显积水。12、会议室：桌面不能放任何其他东西，桌布要保持干净整洁，桌布不能折叠，不能歪斜覆盖在桌上，凳子必须仅靠会议桌；保持会议室的空气畅通。13、办公室柱子：不能张贴任何纸张、不能钉钉子、不能图画。14、衣架：所有的衣架必须无污垢、无灰尘、无破损，不能随意丢放，不能将空衣架