办公室日常事务管理.ppt

1、第二章第二章 办公室日常事务管理办公室日常事务管理一、办公环境管理一、办公环境管理二、接打电话二、接打电话三、领导活动的安排三、领导活动的安排四、印信管理四、印信管理五、值班工作五、值班工作一、办公环境管理一、办公环境管理1、办公环境管理的含义与作用、办公环境管理的含义与作用2、办公室环境的布置和管理、办公室环境的布置和管理3、办公室的布局设计、办公室的布局设计封闭式、开放式、封闭式、开放式、公寓式公寓式一般来讲，现代办公空间由如下几个部分组成：一般来讲，现代办公空间由如下几个部分组成：接待区、会议室、总经理办公室、财务室、员接待区、会议室、总经理办公室、财务室、员工办公区、贮藏室、茶水间等等

2、。工办公区、贮藏室、茶水间等等。二、接打电话二、接打电话1、接听电话的技巧与要求、接听电话的技巧与要求（1 1）接听电话必须及时）接听电话必须及时 （2）接听电话首先问候并通报接听电话首先问候并通报（3）做好电话记录做好电话记录（4）正确处理电话的临时中断正确处理电话的临时中断 （5）学会处理不在的同事的电话学会处理不在的同事的电话 （6）学会处理转接电话学会处理转接电话（7）适时结束电话适时结束电话（8）同时处理打进来的多个电话同时处理打进来的多个电话 （9）按听打给上司的电话按听打给上司的电话 2、打电话的技巧与要求、打电话的技巧与要求（1 1）尽量选择合适的时间打电话）尽量选择合适的时间

3、打电话（2 2）打电话前的准备工作）打电话前的准备工作（3 3）准确拨号耐心等待）准确拨号耐心等待（4 4）及时自我通报）及时自我通报 （5 5）要求对方做好电话记录）要求对方做好电话记录（6 6）替上司拨叫电话）替上司拨叫电话（7 7）拨错了号要及时道歉，绝不可一挂了之）拨错了号要及时道歉，绝不可一挂了之（8 8）如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话）如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话（9 9）运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话）运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话注意事项：注意事项：电话语言沟通的电话语言沟通的3大特点是：声音和谐有序、态度大特点是：声音和谐有序、态度和

4、霭可亲，言辞得体准确。和霭可亲，言辞得体准确。要是在通话时想要打喷嚏或咳嗽，应偏过头，掩住要是在通话时想要打喷嚏或咳嗽，应偏过头，掩住话筒，并说声话筒，并说声“对不起对不起”。千万不要边打电话边嚼。千万不要边打电话边嚼口香糖或吃东西。口香糖或吃东西。应避免打电话时和旁边的人交谈。应避免打电话时和旁边的人交谈。注意不要让房间里的背景声音干扰电话交谈。注意不要让房间里的背景声音干扰电话交谈。如果通话中遇到线路出现毛病或串线，应尽快处理，如果通话中遇到线路出现毛病或串线，应尽快处理，并建议对方待会儿再打。这样做，也许会耽误一点并建议对方待会儿再打。这样做，也许会耽误一点时间，但比较礼貌。时间，但比较

5、礼貌。3、领导不接电话的处理领导不接电话的处理（1）领导不在场）领导不在场（2）领导无暇接电话）领导无暇接电话（3）领导拒绝接电话）领导拒绝接电话实务演示：实务演示：接打电话接打电话三、领导活动的安排三、领导活动的安排1、领导活动的预安排、领导活动的预安排 即预先把领导每月、每周、每日的主要活动，在征即预先把领导每月、每周、每日的主要活动，在征求意见的基础上列出表格或要点，经审定后印发给求意见的基础上列出表格或要点，经审定后印发给每个成员和有关部门。（为什么要这么做？）每个成员和有关部门。（为什么要这么做？） 分月安排、周安排、日安排分月安排、周安排、日安排 注意事项：注意事项：（1）服从上级

6、领导和机关的有关活动安排）服从上级领导和机关的有关活动安排（2）要分轻重缓急）要分轻重缓急（3）注意劳逸结合）注意劳逸结合（4）随时补充、调整）随时补充、调整2、一些具体领导活动的安排、一些具体领导活动的安排（1）记者招待会）记者招待会（2）庆典活动）庆典活动（3）表彰颁奖会）表彰颁奖会（4）谈判活动）谈判活动（5）深入基层调研和检查工作）深入基层调研和检查工作了解领导外出的任务、意图、时间和地点，然后根了解领导外出的任务、意图、时间和地点，然后根据具体任务考虑计划和措施据具体任务考虑计划和措施制定领导调查研究或检查工作日程表制定领导调查研究或检查工作日程表准备有关文件资料准备有关文件资料积极

7、配合领导搞好调查研究积极配合领导搞好调查研究四、印信管理四、印信管理1、印章的种类、印章的种类2、印章的刻制和启用、印章的刻制和启用3、印章的使用、印章的使用4、印章的保管、印章的保管5、公章的停用与销毁、公章的停用与销毁6、介绍信的保管和使用、介绍信的保管和使用五、值班工作五、值班工作1、值班的组织形式、值班的组织形式 专职值班室、专兼职值班室、轮流值班专职值班室、专兼职值班室、轮流值班2、值班工作的任务、值班工作的任务承办领导交办的事项承办领导交办的事项 负责信息传递负责信息传递负责工作接待负责工作接待处理突发事件处理突发事件积极主动并汇报积极主动并汇报准确记录、及时反馈准确记录、及时反馈热情接待、酌情处理热情接待、酌情处理先询问清楚事实，立即向领导汇报听先询问清楚事实，立即向领导汇报听取指示，来不及汇报应先采取应急措取指示，来不及汇报应先采取应急措施，事后汇报施，事后汇报掌握领导外出活动行踪掌握领导外出活动行踪做好值班记录做好值班记录 电话记录、接待记录、值班日志电话记录、接待记录、值班日志实例：某