从一个报表学习excel

1、从一张报表入手 学做Excel表格（1）（连载）2008-09-08 01:09一、 准备工作：新建工作簿，设置常用工具栏1. 新建工作簿在电脑的某一目录下，新建一个Excel文件，取名为“材料购入耗用结存月报表.xls”：双击打开该工作簿。 修改工作表标签名称：双击表格区域下方的Sheet1 标签，使其处于编辑状态，将其改名为“月报”：2. 设置常用工具栏 在Excel的工具栏中，有很多快捷的工具图标，制作表格时，可以直接点击这些图标，而不用到菜单栏中查找。但是，这些工具图标也有很多不常用的，致使工具栏分成了2排甚至3到4排，不但缩小了表格区域，而且不易快速找到想要的工具：为此，我们可以自定

2、义这些工具栏，保留常用的工具图标，删除不常用的，以扩大表格区域，方便更好的制作表格。基础知识 自定义工具栏方法有二：1) 点击工具栏中第一个图标，在下拉菜单中选择“添加或删除按钮”，分别选择“常用”和“格式”，按如下图所示勾选相应项目：2) 右键点击工具栏的任意空白处，在弹出菜单中选择“自定义”，之后用右键点击工具栏上相应的工具图标，在弹出菜单中点击“删除”，把不常用的图标逐个删除。 最终工具栏上保留的图标如下图所示： 另外还有几个常用的快捷键，方便对表格进行编辑：基础知识 快捷键剪切：Ctrl+X；复制：Ctrl+C；粘贴：Ctrl+V；撤销：Ctrl+Z；恢复：Ctrl+Y；全选：Ctrl

3、+A；保存：Ctrl+S;复制上方单元格：Ctrl+D；复制左方单元格：Ctrl+R；设置单元格格式：Ctrl+1；手动换行：Alt+Enter；查找：Ctrl+F；替换：Ctrl+H；打印：Ctrl+P；另存为：F12。等等。从一张报表入手 学做Excel表格（2）（连载）2008-09-09 01:04二、 制作表头一般情况下，要设计一张表格或者根据表样制作一张表格，首先要对其主体结构进行分析，设计出表格的主体框架，然后再输入具体内容。千万不可开始就把所有数据一股脑都输进去。对于本报表，拿到表样后，可以先从表头入手。具体制作步骤为：1. 输入表头的关键内容如下图所示：在录入过程中，尽量不要

4、对表格格式进行调整（不要调整字体，不要急着给表格加上边框，不要合并表格标题的单元格等），这样可以加快录入速度，不易打断思路，而且只有在输入完这些文字后，才能对表格有一个整体的把握，避免工作的重复性。当然可以对几个小地方的单元格进行合并。例如表1级列标题中的“本月购买”，包括2级标题“合计”、“甲供”，“自购”，每个2级标题又包含“数量”、“金额”两个3级标题，这时，可以把1级标题的几个单元格合并，以使其包含到3级标题所占的几个列。小提示：在编辑表格过程中，一定要每隔几分钟保存一次，以免发生意外将所编辑内容丢失。2. 调整单元格格式包括：合并单元格，调整字体，给表格加上边框等。达到如下图所示的效

5、果：1) 基础知识 给表格加上边框选择要添加边框的的单元格区域，然后单击工具栏上的边框图标。注意：表格中原有的暗灰色网格线是为了方便观看而设置的，这些网格线并不在打印中出现。2) 基础知识 合并单元格选择要合并的单元格区域，然后单击工具栏上的合并单元格图标。效果如图所示：基础知识 格式刷表中若要制作若干相同的格式，可以先设置好一个后，用格式刷将其他单元格刷成同样的格式。例如，表格的2级标题“合计”、“甲供”、“自购”等，均为将两个单元格合并成1个，这时，可先把第一个“合计”所在的两个单元格合并，然后点击工具栏上的格式刷，再选择其他要合并的单元格，此时，每两个单元格就合并到了一起，如图所示： 小

6、技巧 双击格式刷如果要进行格式刷的多个单元格并不在一起，可以双击格式刷，此时鼠标就一直处于格式刷状态，可以对不同位置的单元格进行格式刷，全部完成后，按Esc键退出格式刷状态。3) 基础知识 调整字体并居中快捷方法：因为表格的大部分内容的格式均为：字体大小：10号，对齐方式：水平居中、垂直居中等，只有表格标题字体较大。所以，可先把整张表格设置成与大部分表格相同的格式，然后修改个别单元格的格式。具体方法为：全选工作表，将字体大小设置为10号，并点击工具栏的居中图标，同时为了表格更加美观，可以设置垂直居中。然后对个别单元格进行调整：选中表格标题单元格，将字体设置为粗体，并设置大小为16号；选择“单位

7、：”单元格，将其设置为左对齐；选择报表日期所在单元格，将其设置为右对齐。等等。快捷键：全选表格：Ctrl+A；或者点工作表区域的左上方：4) 基础知识 设置垂直居中选择要设置的单元格区域，然后在选择区域内点击鼠标右键（这是一个常识问题，凡是对单元格或单元格区域进行右键操作时，均必须在所选择区域的范围之内点击右键），在弹出菜单中选择“设置单元格格式”：切换到“对齐”选项卡，将“垂直对齐”设置为“居中”，如下图所示：（在本文以后的描述中，该过程简化为：选择要设置的单元格区域，右键/设置单元格格式/对齐，将“垂直对齐”设置为“居中”，确定。）快捷键：调出“设置单元格格式”窗口：Ctrl+1。5) 基

8、础知识 设置竖排文字报表表头中，“单据号”为竖向排列的文字。其具体做法有两种：a、 选择该单元格，右键/设置单元格格式/对齐，在“方向”中选择竖向文本的图标，确定。如下图所示：b、双击该单元格，使其处于编辑状态，然后按Alt+Enter 键，即可实现在单元格内文本换行。本单元格中，分别在“单”和“据”字后面按Alt+Enter 键，就实现了竖向排列。从一张报表入手 学做Excel表格（3）（连载）2008-09-09 16:05三、 输入基本数据1. 输入基本数据基本数据主要有：日期、单据号、名称、规格型号、单位、单价、上月结存数量、本月购买数量（甲供/自购等）、本月结存数量。为了以后方便分类

9、汇总，在表格中多加了一列数据：材料类别。这些数据可以人工输入，也可以从材料软件中导出，然后复制过来。当然，也可以在软件导出的数据基础上进行表头的调整。这里假设数据已经获取，并输入到表格中，如下图所示：其他空白的数据可以通过函数与公式获得。2. 调整行高、列宽在输入数据的过程中，会发现许多单元格不够宽，导致其中的数据跑到单元格外面，或者被右面的单元格数据所覆盖，或者直接变成一排#号：这时，就要对列宽进行调整。基础知识 选中整列或多列整列将鼠标放于要选择列的列标上，当鼠标指针变成 时，单击鼠标左键，即可选择整列。将鼠标放于一列的列标上，当鼠标指针变成时，按住鼠标左键不放，向左或向右拖动鼠标，即可选

10、中自该列开始向左或向右的几整列。基础知识 调整行高、列宽调整的方法有以下几种：a、 鼠标拖动调整单列：将鼠标放于表格两列标之间的边界上，此时鼠标变成左右箭头，按住左键不放，左右拖动鼠标，即可调整列宽。多列：如果想把相邻的几列调整成相同的宽度， 可以同时选中这几列，然后将鼠标放于选中的几列中的任意两列标之间的边界上，按住鼠标左键不放拖动之。b、 鼠标双击调整单列：将鼠标指向此列列标右边界线，待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击，可得到最适合的列宽，即列宽刚好容纳此单元格内最长的内容。多列：同样，如果想把相邻的几列调整合适的宽度， 可以同时选中这几列，然后将鼠标放于选中的几列中的任意两列标之间的边界

11、上，待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击。c、 输入具体列宽值调整单列：鼠标右键点击某列列标，在弹出菜单中选择“列宽”，在弹出对话框中输入列宽值，确定。多列：选中多列，然后进行相同的操作，即可同时将多列调整成相同的列宽。调整行高的方法与调整列宽的方法类似，不再累述。实际操作中，可根据具体情况，选择一种或多种方法相搭配进行行高或列宽的调整。在后面的制表过程中，如果发现列宽太窄或太宽，也可以随时调整列宽。3. 自动换行如果某一列中个别单元格数据太长，若单纯调整列宽，将会使得表格太大，打印时不能容于一张纸上，此时就要对其进行自动换行设置。基础知识 自动换行在此单元格上点击右键/设置单元格格式/对齐，勾

12、选自动换行，确定。然后配合调整行高，使数据完全显示在单元格内。另外，也可以将单元格格式设置为“缩小字体填充”，以显示完整单元格内容。 也可以用在前面讲解“设置竖排文字”时所用到的手动换行方式：Alt+Enter键，来实现换行的目的。4. 冻结窗格当表中填记录很多时，向下滚动屏幕才能继续查看、编辑数据。而列标题也随之滚动出屏幕之外，需要不断的上下翻动屏幕，才能正确填写对应项目的数据，操作十分麻烦。这是就需要用到冻结窗格。基础知识 冻结窗格选择冻结窗格后，被冻结的行和列将保持在表格得上方和左方不动。在本报表中，我想让“单价”及其以左的列（A到H列）不动，所有列标题及其以上的行（第1到5行）不动，则

13、选中H列和第5行交叉的右下方第一个单元格（即单元格I6），点击菜单栏上的窗口/冻结窗格。选择冻结窗格后，被冻结的行和列将保持在表格得上方和左方不动。从一张报表入手 学做Excel表格（4）（连载）2008-09-09 16:51四、 函数与公式(一)函数和公式是excel的灵魂，Excel表格之所以强大并如此受欢迎，函数与公式功不可没，没有了它们，Excel恐怕只剩下了一副空壳，所以，要想学会Excel，就必须掌握函数与公式，以及它们之间的相互搭配组合。函数和公式可以大大提高工作效率，降低错误率，甚至能够做到人工不能做到的事情。单纯的一个函数或公式只能实现Excel最基本的计算与统计功能，如加

14、减乘除、SUM（求和）、PRODUCT（求积）、AVERAGE（求平均）、IF（条件）等。而多个函数之间的灵活组合，才能发挥出Excel更强大的功能。当然， 如此繁多复杂的函数，绝不是简单的一两篇文章所能讲述清楚的。而对于这份报表，简单的几个基本函数就可以胜任。所以，本文仅仅介绍本报表中所能用到的函数。1. 加减乘除在本报表 “本月购买”中，“合计”的数量（K6）是由甲供和自购的数量（M6与O6）相加得到的：具体操作方法为：在K6中输入 = ，然后用鼠标点击M6单元格，再输入 + ，再点击O6单元格，即可得到公式：=M6+O6，这就是两者之和两者之和。用同样的方法可得到多个单元格数据之和，如

15、=M6+O6+P6+N8 等等。“本月耗用”中的合计数量（Q6）也可以如此得到：=S6+U6。如果是两数据相减，把 + 变成 即可。例如，“本月耗用”中的工程数量（U6）是由上月结存数量（I6），加上本月购买数量（K6），减去本月临建耗用数量（S6），再减去本月结存数量（W6）得到的，则在U6中输入公式：=I6+K6-S6-W6。如果是两数相乘，则把 + 变成 * （乘号）。例如，“上月结存”中的金额（J6）等于单价（H6）乘以上月结存数量（I6），则在J6输入公式：=H6*I6。同样，其他的金额也可以如此得到。两数相除，则用到除号“/”。例如：=B1/C1 。注意：这些公式必须在英文状态或关

16、闭输入法的状态下进行，否则将导致出错公式技巧 相对与绝对引用单元格在本报表中，所有的金额公式均为数量（其左方相邻的单元格）乘以单价（单元格H6）。每次的金额都这样一个一个的输入公式，也是十分麻烦的。绝对引用符：“$”。加上了 “$”的列标和行号为绝对地址，在公式向旁边复制时不会发生变化，没有加上“$”的列标和行号为相对地址，在公式向旁边复制时会跟着发生变化。混合引用时部分地址发生变化。例如：1) 相对引用，复制公式时地址跟着发生变化，如： C1单元格有公式：=A1+B1 当将公式复制到C2单元格时变为：=A2+B2 当将公式复制到D1单元格时变为：=B1+C1 2) 绝对引用，复制公式时地址不

17、会跟着发生变化，如：C1单元格有公式：=$A$1+$B$1 当将公式复制到C2单元格时仍为：=$A$1+$B$1 当将公式复制到D1单元格时仍为：=$A$1+$B$1 3) 混合引用，复制公式时地址的部分内容跟着发生变化，如：C1单元格有公式：=$A1+B$1 当将公式复制到C2单元格时变为：=$A2+B$1 当将公式复制到D1单元格时变为：=$A1+C$1在本报表中，所有同一行中的金额公式都是单价乘以数量，而单价一直固定在H列不变，所以，可以在单价的列号前加上绝对引用，以保证其所在的列保持不变。在“上月结存”的“金额”（J6）中输入公式：=$H6*I6。然后将该单元格（注意是处于非编辑状态下

18、）复制到其他金额所对应的单元格中，就会发现，所有的金额均为其左方相邻的单元格乘以单价。从一张报表入手 学做Excel表格（5）（连载）四、 函数与公式(二)2. 保留指定小数位数：Round函数一般情况下，金额的最小单位是“分”，也就是说，“金额”要保留2位小数。如果通过设置单元格格式，将数据显示为两位小数，那么在金额合计中，其仍然按照实际小数位数进行计算，这样，查看报表的人将莫名其妙合计中那些多出的1分2分是从何处而来。这时，就要用到Round函数将数据四舍五入保留两位小数。基本公式 保留指定小数位数：Round函数语法：ROUND(number, num_digits)ROUND 函数语法

19、具有以下参数：number 必需。要四舍五入的数字。num_digits 必需。位数，按此位数对 number 参数进行四舍五入。例如： =round(23.456,2) ，将数据23.456四舍五入保留两位小数，结果为 23.46。在本报表中，本月结存的金额单元格（J6）中，输入公式：=ROUND($H6*I6,2)，然后复制该单元格到复制到其他金额所对应的单元格。3. 批量复制公式经过上一步骤，我们就得到了数据区域中第一行的所有数据：下面，将把第一行用公式得到的所有数据复制到其下的行中。基础知识 批量复制公式主要方法有3种：1) 拖拽复制以上月结存中的金额（J6）为例，选中J6单元格，鼠标

20、放于该单元格的右下角，鼠标指针变成黑色十字，按住鼠标左键不放向下拖动之，其经过单元格就会自动填充由J6得到的公式： 如果相邻两单元格数据均需要批量向下复制，则可选中这两个单元格，用同样的方法拖拽复制。2) 双击复制该方法的前提条件是：该列的相邻列(左或右列)已有数据或文字，且相邻列中没有空白单元格。例如本报表中上月结存金额（J6），其左方已有数据（数量），则选中J6，鼠标放于该单元格的右下角，鼠标指针变成黑色十字，双击之，数据就会自动向下填充，直到遇到相邻列里有空白单元格为止，如图所示。3) 选择区域复制仍以上月结存金额（J6）为例。复制J6单元格（快捷键：复制：Ctrl+C），然后选择其下的

21、所有单元格（如果该列单元格太多，可以先选中J7，然后鼠标移动到最后一个单元格（如J80），按住Shift键，同时按下鼠标左键选择之，这样可以选择从J7到J80所经过的所有单元格），之后粘贴（快捷键：粘贴：Ctrl+V），这样，J6的公式就粘贴到所选择的单元格中了。用同样的方法，可以把其它列也进行复制，最终结果如图：从一张报表入手 学做Excel表格（6）（连载）2008-09-09 16:57四、 函数与公式(三)知识引申 拖拽复制Excel里的拖拽复制情况比较复杂，这里仅简单介绍几种较为常用的情况。根据单元格的多少，可分为1个单元格的拖拽复制，和多个单元格的拖拽复制。1) 一个单元格的复制根

22、据单元格中的内容大体可以分为：数字型、文本型、公式型等。a、公式型的复制上文已经讲到，即公式中绝对引用的单元格不随复制而改变，而相对引用的，将随着所复制到目标单元格的改变而改变。b、文本类型的数据，如果文本中不含数字，则直接复制原内容。如果含有数字，则将文本中最后一个数字依次自动向下加1。例如：A1单元格中内容为：a1b1.1c，则向下拖拽后变为：如果不想让单元格内的数字有变化，则可按住Ctrl键的同时进行拖拽复制：需要注意的是，如果单元格内容是单纯的数字，但是单元格格式是文本类型的，也符合此规则。b、 数字型的数据，简单的拖动复制将不会改变单元格内容：但是如果按住Ctrl键后拖拽，则数值自动

23、依次向下加1，如：2) 多个单元格的复制a、 等差序列例如A1单元格内容为1，A2里为3，选择A1和A2后，按住选中区域右下角的句柄向下拖动复制后，其所经过的单元格将以A2-A1的差值（3-1=2）进行等差序列填充：选中区域：，拖拽复制： b、等比序列例如A1单元格内容为3，A2里为9，选择A1和A2后，用右键按住选中区域右下角的句柄向下拖动，松开右键后，会弹出一个菜单，选择“等比序列”，其所经过的单元格将以A2-A1的比值（9/3=3）进行等比序列填充：=c、 不改变内容复制按住Ctrl键同时拖拽，则可保持数据不变：=从一张报表入手 学做Excel表格（7）（连载）2008-09-09 16

24、:59四、 函数与公式(四)拖拽复制应用举例：填充报表中的序号如果报表中要求填写序号，如下图所示：表中有上百条记录，如果把1、2、3、4一个一个输上去，将浪费不少时间。这里有几种方法可以快速填充序号：保证D列单元格的格式为“常规”。1) 在D6单元格内输入数字1，选择该单元格，按住Ctrl键，同时鼠标点住选择框右下角的句柄，向下拖动复制到报表的末尾，即可填充好序号。2) 在D6单元格内输入数字1，D7单元格内输入2，选中D6和D7单元格，同时鼠标点住选择框右下角的句柄，向下拖动复制到报表的末尾，即可填充好序号。3) 以上两种方法均有一个缺陷，填充完序号后，如果在表中再加入一行，或改变行的顺序，

25、序号就会被打乱，需要重新填充： 这里介绍一种公式：row()。基本公式 返回引用的行号 row()语法 row(reference)Reference：为需要得到其行号的单元格或单元格区域。如果省略 reference，则假定是对函数 ROW 所在单元格的引用。如果 reference 为一个单元格区域，并且函数 ROW 作为垂直数组输入，则函数 ROW 将以垂直数组的形式返回 reference 的行号。在这里，公式中省略Reference参数。在D6单元格输入公式：=row()-5，将返回D6单元格所在的行号6，并减去数字5，结果为1：将该单元格向下拖拽复制，即可填充序列号。而且即使行打乱

26、顺序，该列序号也不会改变。如果从中间插入1行，只需要将其他行的序号公式复制到该行对应的空白单元格，又得到了排好序的序号。插入空白行：打乱行次序：知识引申 选择性粘贴在单元格复制中，如果单元格内容是公式，其复制的结果将会因公式中所引用的单元格区域内容不同而不同，例如，在A6中有求和公式：=SUM(A1:A5)，其将对A1到A5中的数据求和。如果只想在B6里得到A6的结果（即15），简单的把A6单元格复制到B6是不行的（公式变成了=SUM(B1:B5)）。这时就要用到选择性粘贴。复制A6单元格，选择B6单元格，右键/选择性粘贴，选择“数值”，确定，即可得到数字15。另外，“选择性粘贴”窗口中，还有

27、其他很多选项，大家可以参考Excel的帮助文件（快捷键F1）进行进一步的研究。4. 单价、金额设置为2位小数，并右对齐单价、金额这些货币性质的数字，如果设置为2位小数（精确到分），并右对齐到单元格，将会十分方便观看。选中这些数据区域，点击工具栏上的右对齐图标。仍旧保持这些区域被选中，右键/设置单元格格式/数字，在分类中选择“数值”，小数位数设置为2位，“负数：”选择“-1234.10”，确定。如图所示：从一张报表入手 学做Excel表格（8）（连载）2008-09-11 15:37五、 排序初始数据的数据，材料类别、购买日期、材料名称均是乱的，没有任何次序可言，不方便统计，也不方便查看。为此，

28、要对报表按照一定的关键字进行排序。这里，按材料类别作为主关键字排序，在同一材料类别下，按材料名称排序；相同材料名称的，按规格型号排序；以上均相同的，按采购日期排序。基础知识 排序如果用的是Excel 2007，操作起来比较简单：选择要排序的数据区域。这里可以选择除表头以外的所有数据区域。然后选择菜单栏的开始/排序和筛选/自定义排序，在弹出窗口中，去掉“数据包含标题”（如果勾选该选项，则排序时将把选中区域的第一行作为标题行），连续添加5个条件，分别选择材料类别、材料名称、规格型号、日期/月，日期/日所在的5列：列A、列E、列F、列B、列C，确定。这样，整个表格就排序完毕。而在excel2003及

29、其以下版本中，自定义排序最多只能设置3个关键字，而我们排序要求有5个关键字，此时就需要把它们分成两组，列A、E、F为第一组，列B、C为第二组，排序时则要把这两组先后顺序颠倒过来，先以第二组为关键字排序，再以第一组为关键字排序，如图所示：从一张报表入手 学做Excel表格（9）（连载）六、 分类统计(一)报表要求对同一类别的材料进行金额小计，并于最后进行金额合计。具体有两种方法：1. 分类汇总中级知识 分类汇总选择包括标题行在内的所有数据：选择菜单栏/数据/分类汇总，此时会弹出一个对话框：点击确定，进入分类汇总窗口：因为我们要按材料类别对所有金额进行分类合计，所以，分类字段选择“材料类别”，汇总

30、方式选择“求和”，选定汇总项勾选所有代表“金额”的列标：列J、列L、列N、列P、列R、列T、列V、列X。勾选最下方得“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”。选择完毕后点击确定。这时可以看到表格中多处若干汇总项，并且在最后有“总计”项。之后调整一下个别单元格的对齐方式，使之完全显示，本张表格就做好了。另外如果做好分类汇总后，想删除之，只需要调出本窗口，点击“全部删除”按钮。中级公式 分类汇总：Subtotal分类汇总完成后，可以看到有“* 汇总”的行中，所有统计金额的公式均为Subtotal，例如J15单元格，其公式为：=SUBTOTAL(9,J6:J14)。Subtotal公式可以很

31、方便的用于带有小计和合计（即分类汇总）的列数据，小计时，对其公式中包含的数据区域进行求和，然后在合计中，自动过滤掉小计数据，对其他所有数据求和，并去除所有小计数据。这样，可以保证合计数据不重复计算。例如下图所示数据：可以在每个小计中写入如下公式：其具体用法和求和公式类似。然后在最后的合计中输入Subtotal公式，要注意的是，该公式的数据区域要包含其上的所有数据，即B2:B12。公式：=SUBTOTAL(9,B2:B12)，最后得到的结果为36。由此可见，最后的合计数为该列除了“小计”之外的所有数据之和。Subtotal语法解释：SUBTOTAL(111的数字，要进行运算的数据区域)111的数

32、字：表示对数据进行何种运算，例如1代表求平均值，4代表求最大值，9代表求和。说明：如果在“要进行运算的数据区域”中有其他的分类汇总（嵌套分类汇总），将忽略这些嵌套分类汇总，以避免重复计算。此时做好的带有分类汇总的报表，在其最左方有分类标志：这些标志对于那些不太熟悉报表的人看起来比较费解，所以，要把它们去掉。选择所有数据（Ctrl+A），复制之（Ctrl+C）然后到一张新建的Excel工作表中，选择第一个单元格，粘贴复制过来的数据（Ctrl+V）。然后对工作表进行行宽、列高得调整，到原工作表中用格式刷把格式刷过来。六、 分类统计(二)2. 手工汇总手工汇总比较麻烦，这里介绍之的主要目的是了解Ex

33、cel几个常用的基本操作和基本公式。在每个材料分类结束的下一整行（鼠标点击该行的行标即为选中一整行），右键/插入，这样就插入了一空白行：以对硅酸盐类材料的小计为例，在插入的空白行里做如下操作：1) 基本公式 引用其他单元格内容在名称栏（E15）内输入公式：=A14&小计 ，这样，E15单元格里就直接引用了A14单元格里的内容，并在其后添加了“小计”二字，结果显示为：硅酸盐小计.2) 基本公式 求和 Sum( )对所有硅酸盐类别的材料金额项进行合计，就用到求和函数sum。以上月结存的金额为例，在J15输入：=sum( ，然后用鼠标选择求和范围：J6到J14单元格，这时公式内会自动加上“J6:J1

34、4”内容，然后补上右括号，以完成公式。快捷键 求和：Alt + =选择J15单元格，然后按快捷键Alt + 等号，其就会自动在该单元格内形成求和公式：=SUM(J6:J14)，求和区域为本列中自本单元格向上的所有连续的数字单元格，直到遇到空白单元格或非数字单元格为止。因为这里到J6向上开始出现非数字单元格（J5里的内容为“金额”），所以不再统计范围之内。3) 复制公式到其他列复制J15单元格，然后粘贴到本行中其他金额所在的列，或者：选择I15和J15单元格，然后将它们向右拖拽复制，相应的金额列亦会自动填充求和公式。为表示小计与材料详细信息的区别，可以将小计所在的行填充为较浅的颜色，如浅黄色。最

35、终该行效果如图所示：其它类别的材料金额小计也按相同的方法操作。报表的最后裔行要进行合计。如果还是简单的用求和函数（sum函数），就将材料明晰金额与小计金额重复计算了1遍，得出的结果是实际值的2倍，所以最终结果还要除以2，如：=SUM(J6:J111)/2。表尾效果如下图：基础知识 隐藏行或列报表中，“材料类别”一列（A列）是为了方便制表，加入的辅助列。表格做完后，为保持与样表一致，要把该行隐藏，不在打印中出现（最好不要删除该列，因为这是一行重要的数据，能够方便以后对表格进行数据分析等）。选择该整列（点击该列列标），右键/隐藏，即可隐藏该列。隐藏实际上并不是删除该列，而是相当于把该列列宽设置成了

36、0。如果以后还用到该列，可以把它取消隐藏。取消隐藏：选择要显示的列两边的相邻整列，右键/取消隐藏。如果要取消隐藏的是第1列，则可以选择最左边未被隐藏的一列（列B），按住鼠标左键不放，向左移动，直到超出列标的边界线一部分，松开鼠标，然后点击右键/取消隐藏。从一张报表入手 学做Excel表格（11）（连载）2008-09-11 16:29七、 页面设置(一)表格做好后，我们要调整纸张方向、页边距，以及表格的列宽，以使所有列都容纳于A4纸范围之内。1. 打印预览做好的表格到底有多大，如何调整才能在A4纸里打印出来，这些都需要有一个大体的印象。此时就用到打印预览。基础知识 打印预览点击工具栏上的打印预

37、览图标 ，在预览视图中，通过放大缩小视图、翻页等，对如何调整表格有一个大体的把握。预览完毕后，可以按“关闭”按钮或Esc键退出预览。打印预览要在后面的表格调整过程中频繁使用，以使表格达到最佳的打印效果。退出预览后，表格区域会出现标示分页界限的十字交叉虚线，这些虚线也可以作为页面调整的参考：2. 设置纸张方向本报表横向内容很多，宜将纸张方向设置为横向。基础知识 设置纸张方向点击菜单栏/页面设置/页面，“方向”选择为“横向”，确定。如果表格的宽度还不足以显示在整张A4纸上，可以试着调整表格的列宽，以及字体大小、是否自动换行等。3. 设置页边距如果表格列宽已经调整的不能再小，可以设置页边距。基础知识

38、 设置页边距点击菜单栏/文件/页面设置/页边距，修改上下左右页面距：为保证报表左右对称，最好将左右边距设置成相同的大小，并将“居中方式”的“水平”勾选上。以上几步相互配合，经过多次调整，最终使表格的横向完全容纳于整张A4纸上。从一张报表入手 学做Excel表格（12）（连载）2008-09-11 16:32七、 页面设置(二)4. 设置页脚实际打印出来的报表可能有好几页，给页面加上页码，会使报表不易被打乱顺序。基础知识 设置页脚调出页面设置窗口，切换到“页眉/页脚”标签页，在页脚中选择“第1页 共？页”，或者根据需要选择其它项目，确定。5. 设置打印标题如果表中所填记录超过1页，打印出来的报表

39、第1页之后将没有报表标题和列标题，破坏了报表的完整性和美观性,查看起来也十分不方便。可以通过设置打印标题，使得多页报表的每页都有报表标题和列标题：基础知识 设置打印标题点击菜单栏中的文件，选择“页面设置”，弹出“页面设置”窗口：切换到“工作表”标签页，鼠标点到“顶端标题行”的右面编辑框中（图8红色方框所示），输入 $1:$5 ，或者在工作表中按住鼠标左键选择第1到第5行，或者点击编辑框右侧的图标，到工作表中选择第1到第5行，确定。之后再预览报表，就会发现，每一页都加上了表头：至此，整份报表就制作完成，可以到有打印机的电脑上打印输出了。从一张报表入手 学做Excel表格（13）（连载）2008-09-11 16:40八、 制作“材料购入耗用结存月报汇总表”1. 制作表头在“材料购入耗用结存月报表”的同一工作簿中，将另一空白工作表Sheet2更名为“汇总”。在该工作表中，按本文上面所介绍的方法制作出汇总表的框架部分：在“材料类别”列中，输入材料软件中出现的所有材料类别名称，且要注意这些类别名称必须与月报表中材料类别名称完全一致，否则将会出现统计错误。2. 统计