参考资料-招标采购管理流程万科集团公司企业管理流程

1、 信和集团管理流程招标采购管理流程1、招标管理流程 2、工程供应商采购管理流程3、材料设备供应商采购管理流程4、材料设备验收作业指引招标管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1. 目的确保招标选择合格的供应商（包括工程、材料设备、设计、营销类供应商），使公司各种招标活动在统一平台上进行。2.3.4.4.1适用范围适用于公司通过招标方式采购的各种供应商。定义无。职责业务部门（工程部、设计部、营销部等）4.1.14.1.24.1.34.1.44.1.54.1.64.1.74.24.2.14.2.24.2.34.2.44.2.54.2.64.34.3.14.

2、3.2负责编制招标计划；负责组织招标要点或招标文件的编制；负责推荐入围单位；参加投标人资格预审；参加现场踏勘或答疑，并进行相关记录；（必要时）安排相关人员配合工程部采购工程师组织招标活动，包括资格预审、踏勘答疑、发标、收标、评标；负责业务会签单的发起。工程部采购工程师负责组织投标人资格预审；组织相关部门和投标方进行现场踏勘或答疑。（必要时）负责组织招标过程活动，包括发标、收标、组织评标和汇总评标结果；负责评标结果的报批；负责发出中标通知书；工程、材料招标时，工程部负责工程、材料设备质量技术要求的提供和审核。成本管理部工程类招标时，负责编制工程量清单和拦标价；参与审核招标文件。设计部4.3.34

3、.3.44.3.54.3.64.44.4.14.4.24.54.5.14.64.6.14.6.24.6.34.6.4工程、材料设备招标时，负责招标图纸的提供；工程、材料设备招标时，负责提供材料设备的品牌要求；参与工程、材料设备招标文件的审核；参与工程、材料设备招标答疑。项目部参与工程、材料设备、设计等招标文件的审核；参与工程、材料设备现场踏勘或答疑。风险控制部参与招标文件的审核。招投标小组（成员见下表）负责供应商资格的审核；负责审核招标文件；负责评标工作，对评标汇总结果进行确认；组织与投标方进行商务谈判。招投标小组成员构成招标类型招投标小组组长招投标小组成员工程类副总裁（分管成本、设计等）工程

4、总监、工程部经理、成本管理部经理、项目部经理材料设备类副总裁（分管成本、设计等）工程总监、工程部经理、成本管理部经理、项目部经理设计类副总裁（分管成本、设计等）设计总监、总工、成本管理部经理营销类副总裁（分管营销、招商等）营销部经理、商业发展部经理(注：上述招投标小组成员，根据实际情况可能会变化。) 4.74.7.1业务部门分管领导负责审批招标计划。4.84.8.14.8.24.8.34.8.455.15.1.15.25.2.1总裁负责资格预审合格单位的审批；负责审批招标文件；负责在招投标小组评标形成结论后，进行初审，给出基本意见；负责中标单位的确定。工作流程项目总体招标计划的制定工程部采购工

5、程师收集各部门的供应商采购方式建议表，根据项目开发总控计划（一级计划）、各专业计划（二级计划）和部门的工作计划，编制项目总体招标计划。单项招标计划编制工程招标计划的编制1) 工程部依据批准的项目开发总控计划、项目工程采购总体计划，结合工程供应商采购方式建议表编制项目工程招标计划，提交工程总监审批后作为招标工作组织实施的依据。5.2.2材料设备招标计划的编制1) 工程部依据批准的项目开发总控计划、项目材料设备采购总体计划，结合材料设备供应商采购方式建议表编制项目材料/设备招标计划，提交工程总监审批后作为材料设备招标工作组织实施的依据。5.2.3设计招标计划的编制1) 设计部依据批准的设计计划（二

6、级计划）、设计部门计划，结合设计供应商采购方式建议表编制项目设计招标计划，提交设计分管副总审批后作为设计招标工作组织实施的依据。（此计划由设计部负责编制，工程部配合，审批后报工程部备案）5.2.4营销招标计划的编制1) 营销部依据批准的营销推广计划（二级计划）、营销部门计划，结合营销供应商采购方式建议表编制项目营销招标计划，提交营销分管副总审批后作为招标工作组织实施的依据。（此计划由营销部负责编制，工程部配合，审批后报工程部备案）5.2.5、其他类招标计划的编制1) 其他类招标计划由业务部门根据项目开发总控计划、部门计划，编制招标计划，提交分管副总审批后作为招标工作组织实施的依据。（此计划由业

7、务部门负责编制，工程部配合，审批后报工程部备案）5.35.3.1招标要点或招标文件编制业务部门组织编制招标要点或招标文件（有些简单的招标，只需要编制招标要点即可），招标要点或招标文件经公司相关部门会签后提交招投标小组审核，最后报总裁审批；工程、材料设备、设计、营销类招标文件的编制分别如下：5.3.2工程招标文件的编制1) 工程部（或项目部）组织编写招标要点确认表（注：总包、监理单位的招标要点由工程部发起编制，其他分包工程由项目部发起编制）或招标文件（包括评标办法）；工程部组织确定招标文件技术要求，设计部负责提供图纸条件和质量技术要求；工程部组织确定分包范围和甲供材料范围，一般采取会议形式由总裁

8、确定，必要时设计部和项目部参加会议；工程部组织设计部、成本管理部共同提供材料设备品牌和价格建议；成本管理部负责委托造价咨询机构确定工程量清单；（包括材料清单）2) 工程部汇总编制招标文件和评标办法，编制完成后，组织公司设计部、项目部、成本管理部、风险控制部等相关部门对招标文件进行审核会签；3) 工程部将招标文件和评标办法提交招投标小组审核，总裁审批。4) 工程招标文件内容视工程实际情况不同，一般应包括下列：投标邀请书；投标须知；投标保证金；投标书；合同文件；工程规范及技术要求；工程量计算规则及单价说明；工程量清单；招标用图纸；其它应当说明事项；履约保证金（如有必要）。5) 投标保证金的数额视具

9、体工程确定，如果招标文件中没有约定履约保函或履约保证金，则中标人的投标保证金在中标合同签订后，领取第一笔工程进度款时一次性无息返还；未中标人的投标保证金在中标合同签订后 3 天内一次性无息返还。5.3.3材料设备招标文件的编制1) 工程部组织编制招标要点（材料设备招标要点由项目部发起编制）或招标文件（包括评标办法），设计部提供所需品牌要求，工程部（或项目部）提出质量技术参数要求，成本管理部提供总体数量，项目部提供每次数量；（注：项目部编制招标要点确认表，工程部根据招标要点确认表编制招标文件）2) 招标文件编制完成后，工程部组织公司设计部、项目部、成本管理部、风险控制部等相关部门对招标文件进行审

10、核会签；3) 会签完成后，招标文件报招投标小组审核，总裁审批；4) 招标文件内容参考工程类招标文件。5.3.4设计招标文件的编制1) 设计部组织编制招标要点确认表或招标文件；2) 招标文件编制完成后，设计部组织公司工程部、项目部、成本管理部、风险控制部等相关部门对招标文件进行审核会签；3) 会签完成后，招标文件报招投标小组审核，总裁审批；4) 招标文件内容参考工程类招标文件。5.3.5营销招标文件的编制1) 营销部组织编制招标要点确认表或招标文件；2) 招标要点确认表或招标文件编制完成后，营销部组织公司成本管理部、风险控制部等相关部门对招标文件进行审核会签；3) 会签完成后，招标文件报招投标小

11、组审核，总裁审批；4) 招标文件内容参考工程类招标文件。5.3.6其他类招标文件的1) 其他类招标（如：秘书处电脑、耗材硬件招标；客户服务部维修队伍招标等），由业务部门编制招标招标要点或招标文件，公司成本管理部、风险控制部等部门审核会签；2) 会签完成后，招标文件报招投标小组审核，总裁审批；3) 招标文件内容可参考工程类招标文件。5.45.4.15.4.25.4.35.4.45.55.5.15.5.25.5.35.6资格预审对于公司各种招标，业务部门和公司相关部门和单位推荐入围单位，统一由工程部采购工程师发布招标公告或邀请书；工程部采购工程师组织收集投标单位填报的资格文件，组织招投标小组进行资

12、格预审；必要时组织公司相关部门对初审合格单位进行现场考察，考察小组负责人负责编制考察报告，报公司招投标小组审议，确定资格合格单位；业务部门配合工程部采购工程师完成上述工作；招投标小组确定资格合格单位后，报总裁审批；发标、现场踏勘或答疑工程部采购工程师负责组织发标，必要时通知入围单位和相关部门参加现场踏勘或答疑；工程部采购工程师组织现场踏勘或答疑，业务部门和公司相关部门参加，同时业务部门作好答疑记录；业务部门配合工程部采购工程师完成上述工作。收标工程部采购工程师负责收回供应商编制的标书。5.75.7.15.7.25.7.35.7.4开标、评标和定标工程部采购工程师按照招标文件规定的时间组织招投标

13、小组进行开标和评标，业务部门配合；招投标小组根据评标办法进行评标，形成评标记录；工程部采购工程师汇总评标结果，并经招投标小组确认后提交总裁进初步审核，由总裁提出基本意见，并指定相关人员与初选单位议价约谈；如无特别指定，则由招投标小组组长负责；约谈负责人根据总裁意见组织相关单位进行洽谈，最终以价位合理、综合能力强者选定为中标候选单位呈报总裁定标。5.7.55.7.6总裁定标后，工程部采购工程师发送中标通知书，通知未中标单位；弃标及废标的处理出现多个投标人放弃投标情况，达不到法定投标人数时，重新组织招标；出现按招标文件规定的废标行为时，招投标小组宣布该投标人为废标。5.7.75.85.8.1业务部

14、门配合工程部采购工程师将相关资料向秘书处存档。合同签订阶段业务部门根据批准后的招标结果按照合同管理流程与中标供应商签订合同，并按照合同审批权限进行会签报审；5.8.26收标阶段无意向合作投标单位，则需重新组织招标。支持性文件无7相关记录7.17.27.37.47.57.67.77.87.9单项招标计划投标人资格审批表招标要点确认表招标文件审批表答疑会记录开标记录表评标记录表中标通知书材料设备品牌价格建议 XINHE-QR- CG- 24_XINHE-QR-CG-02XINHE-QR-CG-17XINHE-QR-CG-18XINHE-QR-CG-19XINHE-QR-CG-20XINHE-QR-

15、CG-21XINHE-QR-CG-22XINHE-QR- CG- 23 单项招标计划 XINHE-QR-CG-02 招标项目名称： 项目实施时间（合同签定时间）：序号招标步骤名称开始时间结束时间组织人负责人参加人相关资料备注1编制招标计划2推荐入围单位3发布招标公告4资格预审5编制招标文件6发标7踏勘、答疑8收标9评标10约谈11定标12发中标通知书13签署合同编制部门负责人审核业务部门分管领导审批工 程 部确认注：此计划由业务部门负责编制，工程部配合，审批后交工程部门备案。投标人资格审批表XINHE-QR-CG-17项目名称招标项目计划发标时间拟邀请投标人名称资格情况投标人资格审批意见业务部

16、门意见部门负责人： 日期：招投标小组会签组员：副组长：组长：总裁意见备注：注：1、“业务部门”为招标责任部门填写资格审核意见；2、此表由工程部采购工程师组织填写，可后附投标人相关资料。招标要点确认表（工程类）XINHE-QR-CG-18-A招标项目提出部门确认时间确认内容投标造价范围工期范围要求确认内容供方资金实力及建议款项支付方式派驻人员要要求确认内容技术质量要求其它确认内容及说明：项目部设计部成本管理部工程部风险控制部工程总监备注注：1、如工程总包、监理单位招标时，本表由工程部发起填写；2、其他类工程招标由项目部发起填写。招标要点确认表（材料设备类）XINHE-QR-CG-18-B招标项目

17、提出部门确认时间确认内容投标报价范围使用时间要求确认内容建议款项支付方式确认内容品质技术要求其它确认内容及说明：项目部设计部成本管理部工程部风险控制部工程总监备注注：本表由项目部填写；招标要点确认表（设计类）XINHE-QR-CG-18-C招标项目提出部门确认时间确认内容投标报价范围设计周期要求建议款项支付方式设计深度要求设计限额要求其它确认内容及说明：项目部工程部成本管理部设计部风险控制部设计分管副总备注注：本表由设计部填写；招标要点确认表（营销类）XINHE-QR-CG-18-D招标项目提出部门确认时间确认内容投标造价范围时间要求建议款项支付方式方案质量要求其它确认内容及说明：营销部分管副

18、总成本管理部工程部设计部风险控制部备注注：本表由营销部填写；参与确认的部门，可根据实际情况作相应修改。招标文件审批表XINHE-QR-CG-19项目名称招标项目计划发标时间招标文件审批意见工程部项目部设计部营销部其他部门成本管理部风险控制部招投标小组组员：副组长：组长：总裁备注注：1、此表由业务部门组织填写；2、根据具体的招标业务，确定招标文件的审批部门。XINHE-QR-CG-20项目名称：招标项目答疑时间相关问题相关回答（可后附相关资料）答疑人答疑记录开标记录表（工程类）XINHE-QR-CG-21-A招标项目招标部门招标范围招标方式开标时间开标地点参加开标人员拦标价投标基本情况投标人名称

19、投标报价(元)措施费(元)工期(日历天)质量等级法人或委托人签名记录人：唱标人：监标人：项目名称：备注：如确认属于废标，可以不必填写投标报价、措施费、质量等级等项目；此表由工程部采购工程师填写。开标记录表（材料设备类）XINHE-QR-CG-21-B项目名称：招标项目招标部门招标范围招标方式开标时间开标地点参加开标人员拦标价投标基本情况投标人名称投标报价(元)质量等级其他法人或委托人签名记录人：唱标人：监标人：备注：1、如确认属于废标，可以不必填写投标报价、质量等级等项目；此表由工程部采购工程师填写；2、如材料设备规格品种较多时，可附各供方报价清单（需盖公章）。开标记录表（设计类）XINHE-

20、QR-CG-21-C项目名称：招标项目招标部门招标范围招标方式开标时间开标地点参加开标人员投标基本情况投标人名称投标报价(元)技术方案其他法人或委托人签名记录人：唱标人：监标人：备注：1、如确认属于废标，可以不必填写投标报价、技术方案等项目；2、此表由设计部配合工程部采购工程师填写。开标记录表（营销类）XINHE-QR-CG-21-D项目名称：招标项目招标部门招标范围招标方式开标时间开标地点参加开标人员投标基本情况投标人名称投标报价(元)技术方案其他法人或委托人签名记录人：唱标人：监标人：备注：1、如确认属于废标，可以不必填写投标报价、技术方案等项目；2、此表由营销部配合工程部采购工程师填写。

21、评标记录表（工程类）XINHE-QR-CG-22-A项目名称：备注：1、本表由工程部采购工程师负责汇总，经招投标小组确认后，报总裁初审；各项评分记录可后附；2、约谈人根据总裁的意见组织约谈，将中标侯选单位呈送总裁定标。招标项目招标部门招标范围开标时间评标时间评标地点招标形式公开招标 邀请招标 议标 直接委托投标单位技术得分投标报价得分措施费得分综合单价得分材料单价得分总得分名次招投标小组意见总裁初审意见总裁： 日期：约谈意见约谈人： 日期：定标情况总裁： 日期：评标记录表（材料设备类）XINHE-QR-CG-22-B项目名称：招标项目招标部门招标范围开标时间评标时间评标地点招标形式公开招标 邀

22、请招标 议标 直接委托投标单位投标报价得分质量得分其他得分总得分名次招投标小组意见总裁初审意见总裁： 日期：约谈意见约谈人： 日期：定标情况总裁： 日期：备注：1、本表由工程部采购工程师负责汇总，经招投标小组确认后，报总裁初审；各项评分记录可后附；2、约谈人根据总裁的意见组织约谈，将中标侯选单位呈送总裁定标。评标记录表（设计类）XINHE-QR-CG-22-C项目名称：备注：1、本表由工程部采购工程师负责汇总，经招投标小组确认后，报总裁初审；各项评分记录可后附；2、约谈人根据总裁的意见组织约谈，将中标侯选单位呈送总裁定标。招标项目招标部门招标范围开标时间评标时间评标地点招标形式公开招标 邀请招

23、标 议标 直接委托投标单位投标报价得分技术方案得分其他得分总得分名次招投标小组意见总裁初审意见总裁： 日期：约谈意见约谈人： 日期：定标情况总裁： 日期：评标记录表（营销类）XINHE-QR-CG-22-D项目名称：备注：1、本表由工程部采购工程师负责汇总，经招投标小组确认后，报总裁初审；各项评分记录可后附；2、约谈人根据总裁的意见组织约谈，将中标侯选单位呈送总裁定标。招标项目招标部门招标范围开标时间评标时间评标地点招标形式公开招标 邀请招标 议标 直接委托投标单位投标报价得分技术方案得分其他得分总得分名次招投标小组意见总裁初审意见总裁： 日期：约谈意见总裁： 日期：定标情况总裁： 日期：中标

24、通知书XINHE-QR-CG-23致单位： 贵单位提交的投标书经过招投标小组评定，确定你单位为项目的中标单位。特此通知！XX 公司年月日材料设备品牌价格建议单XINHE-QR-CG-24工程名称移交时间：年月日单位工程材料名称规格型号单位参考价参考时效土建暖通给排水强、弱电工程部采购工程师部门经理（签字盖章）设计部成本管理部工程总监分管副总注：1、此表可扩展。2、本表一式三份，工程部、成本管理部各一份，存档一份。工程供应商采购管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1. 目的确保项目总包及主要分包工程供应商按照合理的方式进行采购。2. 适用范围施工图设计

25、后确定项目总包和主要分包工程采购方式开始，按照相应方式进行工程供应商采购，签署合同；并进行工程供应商评价。3.术语和定义无。4. 职责4.1工程部4.1.1 负责工程供应商调研、信息收集；4.1.2 建立维护供应商信息库；4.1.3 负责组织提出项目工程供应商采购方式建议表；4.1.4 负责编制工程采购总体计划；4.1.5 负责组织开展工程供应商的采购工作；4.1.6 负责组织开展供应商评价。4.24.2.14.2.24.34.3.14.3.24.3.34.3.44.4设计部负责提供图纸资料；配合确定分包范围和要求。项目部组织工程分项、分段验收；办理工程进度款结算手续；负责工程结算和付款审核；

26、提供供应商评价信息。成本管理部4.4.1 负责工程结算和付款审核。4.5财务部4.5.1 负责付款审核。4.64.6.14.6.2工程总监审核工程部确定的项目工程供应商采购方式建议表；审批工程采购总体计划；4.6.3 按照资金费用审批权限表审核/审批工程款。4.74.7.1总裁审批工程部确定的项目工程供应商采购方式建议表；4.7.2 按照资金费用审批权限表审核/审批工程款。5 工作流程5.1提出项目工程供应商采购方式建议表5.1.1 施工图设计完成后，工程部根据公司确定的项目开发总控计划（一级计划）、项目施工计划（二级计划）和采购方式分类表，组织提出项目工程供应商采购方式建议表，设计部和项目部

27、参与提出总包和分包范围和方式建议，同时参与审议；5.1.2 项目工程供应商采购方式建议表经工程部报工程总监审核、总裁审批，确定采购方式和时间要求。5.1.3 工程部采购工程师将招标的项目纳入总体招标计划。5.2编制工程采购总体计划5.2.1 工程部根据确定的项目开发总控计划（一级计划）和项目施工计划（二级计划），编制项目工程采购总体计划。5.2.2 此计划须报工程总监审批，并在秘书处备案。5.35.3.1工程采购实施工程部根据项目开发总控计划、项目工程采购总体计划，结合项目工程供应商采购方式建议表，进行工程供应商的招标采购、直接采购工作；5.3.2 对于采用招标方式进行的，则由工程部按招标管理

28、流程组织实施；5.3.3 对于直接采购，由工程部直接与供应商进行商洽，并按责权手册工程采购的权限规定进行审批。5.3.4 在采购过程中，工程部提供工程技术质量要求，成本管理部提供工程量清单、项目部提供项目工程计划。5.3.5 对于非招标零星工程项目的工程采购，工程部以非招标项目移交单的形式，确定工程内容、工期、质量、材料供应方式、付款、结算办法等事项，报部门经理审核、分管领导审批，进行合同报批。5.4合同履行5.4.1 工程供应商合同签署完成之后，供应商开始工程施工，由项目部组织相关验收，根据验收情况办理工程进度款结算手续；5.5进度款审核5.5.1 根据合同规定，符合进度款支付条件时，施工单

29、位提出进度款支付申请，监理单位和项目部审核形象进度，成本管理部根据合同和验收情况进行工程进度款审核、财务部进行财务审核， 并按责权手册-资金费用报总裁进行审核批准；5.5.2 批准后，财务根据施工单位提供的凭证进行付款，财务付款信息（应付/实付）由财务部及时知会成本管理部备案。5.6结算款审核5.6.1 工程竣工结算后，施工单位提交结算款支付申请，经项目部审核后，提交成本管理部根据结算结果和合同进行工程结算款审核、财务部进行财务审核， 并按责权手册-资金费用报总裁进行审核批准；5.6.2 批准后，财务根据施工单位提供的发票进行付款，财务付款信息（应付/实付）由财务部及时知会成本管理部备案。5.

30、7质保金审核5.7.1 保修期满后，施工单位提交尾款支付申请，项目部和客户服务部进行审核，包括扣除金额确认(项目部不存在,则由工程部)；成本管理部根据结算结果和合同进行尾款审核、财务部进行财务审核， 并按责权手册-资金费用报总裁进行审核批准；5.7.2 批准后，财务部根据施工单位提供的发票进行付款，财务付款信息（应付/实付）由财务部及时知会成本管理部备案。5.8供应商评价5.8.1 工程结束后，工程部组织客户服务部、项目部对工程供应商评价打分；5.8.2 工程部每年汇总工程供应商评价结果，提出处理意见，经工程总监审核、总裁审批后调整合格供应商名录。6支持性文件6.1招标管理流程 XINHEYG

31、QPCG0037、相关记录 7.1供应商采购方式建议表 XINHEQR GC017.2工程供应商信息登记表 XINHEQRCG037.3工程供应商考察记录表 XINHEQRCG047.4工程合格供应商名单 XINHEQCCG057.5工程试用供应商名单 XINHEQRCG067.6工程不合格供应商名单表XINHEQRCG077.7工程供应商评价表 XINHEQRCG087.8非招标项目移交表 XINHEQRCG09 供应商采购方式建议表XINHE-QR-CG-01序号采购项目名称采购方式采购目标成本要求项目实施时间预计采购时间跟进责任人备注编制：部门责任人意见：分管领导意见：总裁意见：注：本表

32、在制定项目开发总控计划后，由设计、营销、工程等部门分别就各系统采购事项进行编制，经审批后提交工程部备案。工程供应商信息登记表XINHE-QR-CG-03类别：总承包商监理公司 专业分包商 公司名称公司地址工程承包范围业务负责人、联系电话及传真、电子邮件公司信息公司网址企业性质国营 集体 私营 合资 外资法人代表及电话企业成立时间注册资金企业资质等级（附材料）通过 ISO 认证（附材料）是 否人员状况项目经理人专业工程师人主要机械设备近两年的样板工程获奖情况及颁奖部门其他登记人：年月日注：另附企业营业执照、资质证书和获奖证明，以供我司进行合格供应商认证）。工程供应商考察记录表（A 评分表） XINHE-QR-CG-04-A工程项目名称： 供应商名称考察日期考察部门工程部 项目部 设计部 成本管理部 其他 考察情况记录考察人评分施工经验（20 分）近3年施工项目工程质量（20 分）实体质量内控标准节点安排工程进度（20 分）按计划施工提前完工甲方评价（20 分）配合程