项目文件收集与整理实施细则(终结版)

1、神华福能福建雁石发电有限责任公司企业标准SHFN-YD-GC018-2014脱硫脱硝技术改造项目文件收集与整理实施细则2014-12-30发布2014-12-30实施神华福能福建雁石发电有限责任公司发布 脱硫脱硝项目文件收集与整理实施细则制度控制表版本编号签发日期下次复核日期编写人互审人初审人复审人批准人有否修订试行修订本标准监督实施及完善负责人本标准监督实施及完善执行人职务：职务：档案管理主管签字：签字：1 范围本实施细则规定了神福雁电脱硫脱硝工程项目文件收集、整理、归档及移交的要求和方法。本实施细则适用于神福雁电脱硫脱硝工程项目档案管理工作。2主要工作依据2.1火电建设项目文件收集及档案整

2、理规范DL/T 241-20122.2科学技术档案案卷构成一般要求GB/T 11822-20082.3国家重大建设项目文件归档要求与档案 整理规范 DA/T28-20022.4 企业档案工作规范DA/T 42-20092.5 电力工程竣工图文件编制规定DL/T 5229-20053术语和定义下列术语和定义适用于本细则3.1 建设项目指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。3.2项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项

3、目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。3.3 项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。3.4 项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。3.5 项目施工文件指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。3.6项目竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.7 项目监理文件指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。3.8 项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。3.9 项目档案指从工程项目的提出、立

4、项、审批、招投标、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）全过程中形成的进过鉴定、整理并归档的项目文件。3.10 项目文件归档建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。3.11档案整理按照一定原则对档案实体进行分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。3.12 原件最初产生的区别于复制件的原始文件。3.13 正本有规范格式和生效标志的正式文本。3.14副本再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关关方面之用。3.15 立卷将若干文件按形成规律和有机联系

5、组成案卷的过程。3.16案卷由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。3.17归档项目竣工后，将在建设过程中形成并办理完毕且具有保存价值的文件，经系统整理后交档案室或档案馆保存的过程。3.18项目档案移交项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。4管理职责与要求4.1 管理职责4.1.1 档案部门是科技档案归口管理部门。负责科技档案收集、整理、 保管、鉴定、统计和利用；并对科学技术文件的形成、积累、整理、 编制、移交与验收全过程进行监督、检查和指导。4.1.2业务部门的兼职档案员（项目负责人）应在档案人员的指导下， 按

6、归档范围（见附录 A）负责本部门（项目）业务范围内形成的科技 文件的收集、整理和移交。4.1.3 生产技术部门，应对在脱硫脱硝技改科技活动中形成的归档文件负有审核职责。4.1.4 脱硫脱硝技改项目外委承包单位档案员应在生产单位档案人员的指导下，按归档范围（见附录 A）负责本项目 业务范围内形成的科技文件的收集、整理和移交；生产技术部门对归档文件负有审核职责。4.2 管理要求4.2.1招投标部门 实行招投标的项目，应将档案工作纳入招投标管理，把项目竣工文件（含竣工图）归档范围、归档原则、竣工档案编制依据等内容，编入 招标文件。4.2.2 合同部门在制定合同时，应按合同法规定将文件归档要求，交付日

7、期、份数、质量和验收等要求以及违约责任，列入合同专门条款。4.2.3 项目管理部门 应建立项目开工登记制，由项目责任部门（项目负责人）在开工时，到档案部门登记备案，并明确各责任人的归档职责。（见附录A）4.3 管理措施4. 3.1 档案工作纳入项目法人负责制，建立领导责任制。4. 3.2 档案工作实行“三纳入”、“四同步”、“五参加”管理。其根本目的就是要加强档案的收集工作，把握住各个关键环节，确保项目档案能够完整、准确、系统地收集到档案部门，便于日后为工程各项工作提供服务。4. 3.3 档案工作纳入合同管理制，依法管理档案。合同是一切项目管理的基础，因此要求合同的条文内容要全面，把有关档案的

8、归档工作纳入到合同中，充分发挥合同的法律作用。在签订合同时，对档案的形成要求、移交范围、质量标准、整编要求、移交套数、移交期限和档案载体（含电子版）等要有明确的要求。4.3.4 档案工作纳入工程技术管理。为确保工程建设项目档案的质量，建设管理单位技术部门要对工程资料的完整、系统、准确情况进行审查，工程技术部门须配合档案部门，认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好工程档案工作，工程技术管理是保证工程档案质量的关键。4.3.5 档案工作纳入工程监理制。工程档案的整理质量，是衡量工程各项工作质量的重要内容，因此监理工程师对此应予以足够的重视。承包商在按档案管理相关要求进行档案编制和审查后，监理工程师

9、应对项目文件形成质量和竣工档案的完整、系统、准确性进行审核把关，并在审核后履行签字手续，充分发挥监理的控制手段作用。4.3.6 档案工作纳入工程验收程序。工程档案验收不合格不能进行建设项目的整体验收。4.3.7 档案工作纳入合同工程结算和质量保证金程序。为保证工程档案的完整、准确、系统和及时、规范，建设管理单位应建立档案归档结算费用支付体系，在工程款项结算审核程序中，设立档案部门签署意见，财务部门须在见到档案部门的签字后方可办理与参建单位的资金结算和费用支付。对不按要求移交档案的合同工程，视为合同违约，并按相关规定及合同条款予以处罚。工程质量保证金对工程档案具有同样的质保作用。因为工程档案的整

10、理质量是衡量工程建设各阶段，包括勘察、设计、施工、监理等工作质量的重要内容。如果档案整理不合格，说明工程某一方面的工作质量存在问题，其质量保证金不能返还。4.4管理职责4.4.1勘察、设计单位管理职责（一）应按合同约定，收集、提供项目前期勘察活动中形成的工程地质、地形测量、水文、气象等设计基础文件移交建设单位归档。（二）应按合同约定，负责收集、整理项目设计活动中形成的下列文件向建设单位移交归档。.项目可行性研究阶段、项目初步设计阶段形成的文件；.设计优化、施工图总图阶段形成的文件；.施工图；.现场服务形成的设计更改文件、竣工图。.应按国家、行业有关规定，负责收集、整理在项目设计活动中形成的文件

11、，经项目设计总负责人审核后向本单位档案部门移交归档。.设计单位项目文件管理流程：594.4.5监理单位管理职责（一）应按电力建设工程监理规范DL/T 5434有关规定，将设计、施工、调试单位形成文件质量和案卷质量纳入工程质量监控范围，对参建单位整理和移交的竣工档案质量情况进行审核，并签署审核意见。（二）应按项目档案管理要求和合同约定，设有专人对监理在项目监理活动中形成的文件进行收集、整理向建设单位移交。将需移交城建档案馆保存的监理文件按照本规范要求进行收集、整理，经项目总监理工程师审查合格后移交建设单位，并由建设单位汇总移交城建档案馆。（三）设备监造单位应按合同约定，收集、整理在设备监造活动中

12、形成的文件，在设备投运后，向建设单位移交。（四）应按国家、行业有关规定，收集、整理监理在项目建设活动中形成的档案，经项目总监审核后向本单位档案部门移交归档。（五）监理单位项目文件管理流程：4.4.6施工、调试单位管理职责（一）按合同约定，收集、整理各自承建范围内形成的施工、调试项目文件，经监理审核后向建设单位移交。（二）凡有工程分包时，应对分包单位形成的项目文件进行审核确认，履行签章手续，并对移交归档的项目文件质量负责。（三）项目文件管理，应以单位工程为单元，建立文件包管理制度，对施工过程形成的项目文件实施质量管理。（四）施工、调试单位应按电力工程竣工图文件编制规定DL/T 5229规定收集、

13、确认施工中已实施的设计更改文件作为竣工图编制依据。（五）按国家、行业有关规定，收集、整理合同范围内施工、调试中形成的档案，经项目技术负责人审核后向本单位档案部门移交归档。（六）施工单位项目文件管理流程:4.4.7质量监督站职责（一）负责编制、收集、整理、提交工程质量工作中形成的各类质量监督文件（质监计划、评价报告、纪要、总结的结论意见等，对工程参建单位不合格项的纠正措施、闭环文件情况）。（二）按本标准第七章的整理要求进行整理、装盒。编制移交清册后，在工程竣工(包括单项工程及分阶段进行)后一个月内移交档案室4.4.7设备厂家职责（一）编制并移交设备清单.在设备开箱验收前移交有限公司档案室。（二）

14、在设备到货时，必须同时按照合同要求提供产品合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录等文件材料及合同要求份数的设备安装图纸。4.4.8物资代理、监造工作管理职责（一）负责提交物资代理管理及监造规划、细则，监造实施计划、监造协议等。（二）负责提交设备制造的检验计划的检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表。（三）负责提交原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告。（四）负责提交监造工作监理文件：监理通知单、联系单、监理月报（日志）等（五）负责提交设备材料验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件。（六）负责提交物资代理、监造工作简报、监造工作总结。（七）负责提交相关的声像材料（八）按

15、本标准要求进行整理、装盒。编制移交清册后，并将所有的竣工文件输入神福雁电清华紫光档案管理程序内，同时提交二套竣工文件及相对应的电子档案版,（要求所有文本为word格式，图纸为dwg格式并将字库一同提供）移交神华福建雁石发电有限责任公司档案管理部门。5归档要求5.1 归档范围5.1.1 各业务部门和相关单位应以本企业生产技术及其管理活动全过程中形成的所有文字、图表以及音像等各种载体形式的文件为收集 对象，将具有保存价值的文件纳入归档范围，详见附录A。5.2 质量要求5.2.1归档文件必须完整、准确、系统、有效，签章手续完备；其内容真实、可靠与实际相符合。5.2.2归档文件应为原件，因故无原件归档

16、的合法性、依据性、凭证 性等永久保存的文件，提供单位应在复制件上加盖公章。5.2.3 归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，其载体、书写及印制成材料应符合档案保护要求。5.2.4 易褪色材料（热敏纸）形成的并属永久或长期保存的文件，应 附复印件一同归档，复印件不独立计算页码。5.2.5 竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，能真实反映项 目竣工验收时的实际情况，做到图实相符、技术数据可靠、签字手续 完备、书写材料耐久、应无覆盖现象，符合档案管理的规范。5.2.6 技改、修理项目及设备变更形成的竣工图，若是本企业新绘制的，应采用新图标（见图1）；若是利用原图复制并在复制图上进行 修改形成的

17、竣工图，应加盖有签署的竣工章（见图2）。技改、修理 项目若聘请施工监理单位的，监理单位应对竣工图进行审查，加盖竣工图审核章，由监理工程师签署。竣工图的折叠应符合GB/T 10609.3 的要求，按A4 图纸大小折叠手风琴式，折叠图纸时注意图幅向里，图标栏应外露。(图1)（图2）5.2.7 用于记录的专业施工与验收表格式文件，应符合现行电力行业 标准的格式，没有填写内容的空白格应用划线或加盖“以下空白”章， 以示闭环。5.2.8非纸质文件归档时，应与其文字说明一起归档。5.3 归档时间5.3.1 在竣工后三个月内移交归档。5.3.2 需要进行后评估的项目，后评估报告完成后及时归档。5.4 归档份

18、数归档文件一般一式一份，重要文件及利用频繁的文件应一式两份。归档纸质文件的同时，应同时归档电子文件光盘两套。5.5 移交手续 生产技术文件归档时，应由职能部门兼职档案员（项目负责人）编制科技文件移交目录（见图 3），经档案人员验收合格后，双方办理 签字手续，各留存一份以备查考。（图3）6整理要求6.1 组卷原则 组卷要遵循科技文件材料形成规律。保持案卷内文件的有机联系，分类科学，便于档案的保管和利用。6.2 组卷方法6.2.2 技改（修理）项目、机组 A、B、C 级检修、临修、抢修及小型 基建项目形成的文件材料应按项目组卷。针对具体项目的管理性文件 应归入相应的项目案卷里，引进项目的成套文件可

19、不拆散组卷。6.2.4 竣工图变更或设备（零部件）更换，应在原案卷与新组案卷中 将变更前后图纸在登记表中建立有机联系，填写卷内文件变更登记表 见图 4，作为卷内文件的最后一件归入原案卷内，并将变更项目名称 及实施日期录入档案系统。6.3 分类方法6.3.1 生产单位科技档案分类按不同职能、文件的来源和形成阶段、 分专业性质、特点按下列要求设置。6.3.2 一级类目设置：6 大类为电力生产类。6.3.3 二级及以下类目设置：6 大类电力生产类应按生产职能部门、 文件性质设置。 6.4 档号组成第 6 大类电力生产类年度分类号案卷流水号。7案卷和卷内文件的排列7.1 技改（修理）项目文件7.1.1

20、 技改（修理）项目文件应按立项文件、管理性文件、施工记录 文件、原材料证明文件、竣工文件（竣工图）、监理文件顺序排列、 后评估报告（重大项目）。 项目档案案卷排列7.1.2 项目档案案卷应按分类表类目顺序依次排列。卷内文件应按文件的形成规律、问题、时间（阶段）或重要程度排列。7.2.3 项目前期、项目管理、项目竣工阶段形成的文件，卷内文件应批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；审批文件在前，报审文件在后；原件在前，复制件在后；文字在前，图纸在后排列。7.2.4 单位工程文件，应按单位工程综合管理文件、施工记录及相关试验报告、质量验收文件顺序排列。7.2.4.1 单位工程管

21、理文件，应按审查签字页、开工审批、施工方案/措施/作业指导书及技术交底、设计更改及材料代用通知单登记表、设备、材料出厂试验报告及质量证明文件登记表、所用计量器具登记表、竣工验收报告依次排列。审查签字页格式见附表2。7.2.4.2 施工记录，应按施工工序（程序）排列。强制性条文执行记录可排列在相应的施工记录之后。 7.2.4.3 施工质量验收文件，应按单位工程质量验收划分表、单位工程分部工程、分项工程、检验批质量验收排列。质量验收记录的报验单、验收表在前，与之相应的支撑性记录附后。7.2.4.4 原材料质量证明文件，卷内应按跟踪记录、材料报验单、出厂质量证明文件及复试报告顺序排列。7.2.4.5

22、 设计变更文件应按汇总表等说明性文件、变更单、执行记录的顺序排列。7.2.4.6 竣工图、施工图，应分专业按卷册号顺序排列；卷内文件按图号顺序排列。7.2.4.7设备文件，应按质量证明、开箱验收、随机图样、安装调试和运行等顺序排列。卷内应遵循文字在前，图纸在后的规律排列。7.2.4.8一份文件内容涉及多个文件时，可放在其中一卷，其它涉及的案卷可存放复印件，但应在卷内目录（见附表3）备注栏注明“复印件”，并在备考表中注明文件原件的存放档号，或建立互见号。7.2.4.9 设备变更文件应按设备变更申请表、质量控制文件、设备变更执行报告形成顺序排列。7.2.4.10 招投标文件，应按招标文件、投标文件

23、、评标文件（招标邀请函、 专家打分表、答疑澄清等）、评标报告、中标通知书顺序排列。7.2.4.11 合同文件，应按合同（合同会签单、授权委托书）、技术协议、 补充协议、备忘录顺序排列。7.2.4.12 监理文件，应按管理性文件、监理月报、监理日志、监理记录、 监理会议文件、监理总结顺序排列。卷内文件按专业、时间排列。7.2.4.13 卷内文件总体应按文字在前，图样在后；外文资料译文在前，原文在后的规定排列。7.3 接收与核查 7.3.1档案部门在接收各参建单位及本单位各有关部门移交的竣工档案和项目文件后，应对案卷及文件的完整、齐全以及有效性进行核对 与检查，发现问题及时纠错、补缺。 对照移交目

24、录，清点卷册。然后按卷册核查卷内文件与卷内目、录是否一一对应，题名编写是否正确，编号是否有缺号、漏号，录入条目信息是否详细。7.3.2 检查卷内文件的完整情况。看审批文件、施工文件以及依据性文件是否缺附件，即正文与附件是否齐全。7.3.3 检查卷内文件的有效性。文件是否是原件，印章手续是否完备、 有效。7.3.4 检查文件的闭环情况。检查整改通知单等需要闭环的文件是否闭环；检查施工记录表式是否闭环。7.3.5 检查文件书写材料、纸张、案卷格式、案卷题名等是否符合档 案管理规范要求。7.3 编目 归档文件的编目应符合国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T 28 标准和科学技术档案案卷

25、构成一般要求GB/T11822 标准规定。7.4 文件页号文件有书写内容的页面均应编写页号；页号的位置：单面的在文件右下角；双面的，正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编写 在图标栏外右下角。若是采用整卷装订的案卷，页号则应连续编写；若是采取单份文件装订的案卷，每份文件都应从“001”编页号。成套图册或印刷成册的文件，可利用原有的页号，不必重新编写；案卷之间页号不得连续。7.5 卷内目录卷内目录是用来登录卷内文件题名及其特征并固定文件排列次序的表格，应排列在卷内文件首页之前，不编写页号。内容包括序号文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注。序号，应用阿拉伯数字每卷从“001”开始，依次标

26、注文件在 卷内的排列顺序，各案卷之间序号不得连续，每卷必须从“001”编 序号。文件编号，应填写文件的文号或编号、图样的图号等。责任者，应填写文件形成单位的全称或规范的简称，合同、 协议等文件应填写甲乙双方名称，多方责任者的应填写主要责任方， 报验文件应填写报验责任单位。文件题名，应填写文件标题的全称。其中竣工文件应填写， 单位工程名称文件标题的全称。文件题名一般应照实著录，不能随 意更改或简化，没有题名或原文件题名不能揭示文件内容的，由立卷 人根据文件内容拟写题名，并加“”标明日期，应填写文件形成的日期，即文件流转结束最终责任人 签署的日期。页数（号），按装订形式分别填写。采用装订成卷的，应

27、填 写每份文件首页的页号，最后一个文件填写起止页号；采用按件装订 的，按件填写每份文件的页数。备注，填写与本条目文件有关需要说明的信息。7.6 案卷封面（见表4） 案卷封面统一规定采用内封面，封面内容包括：档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。案卷题名，是由立卷人拟写的，应简明、准确揭示卷内文件 的内容。案卷题名中须加入项目名称。A 若按问题或按专业组卷的，题名应由：项目名称问题（或专 业)名称文种组成；B 若按单位工程组卷的，题名应由：项目名称（机组）单位工程名称卷内主要文件内容文种组成；C 若是单位工程分包给二个或二个以上单位施工的，且按承包标 段组卷的。题名则应由：项目名称

28、（机组）单位工程名称承包标段项目名称卷内文件主要内容文种组成。项目名称应与国家发改委项目核准名称保持一致，也可以填写简称，但简称要做统一规定。归档的外文文件应把题名译成中文，录入 时外文、中文一并录入。立卷单位，应填写案卷整理单位的全称。起止日期，应填写卷内最早形成文件的日期与最终形成文件的日期。保管期限，应依据火电建设项目文件收集及档案整理规范 DL/T 241 标准划定的保管期限填写。同一案卷内文件保管期限不同的，应从长。密级，应依据档案保密划密规定按卷内最高密级文件的级别填写。7.7 备考表（见表5） 备考表应填写案卷内文件的件数、页数以及在组卷和案卷提供利用中需要说明的问题。内容包括“

29、说明、立卷人及日期、检查人及日期、互见号”，应排列在卷内文件之后，不编写页号。说明，应填写案卷内文件的总件数、总页数以及在组卷和案 卷提供利用中需要说明的问题。立卷人及日期，应由整编本案卷的责任人签名，并填写完成立卷的日期。检查人及日期，应由案卷质量审核人签名，并填写审核日期。 立卷人和检查人应为本人亲笔签名，不得使用私章或打印代替。互见号，应填写反映同一内容而载体不同或与其紧密相关且 另行保管的档案档号，并使用括号注明其载体形式。7.8 案卷脊背（见表6） 案卷脊背应填写保管期限、档号、案卷题名、正副本内容。7.9案卷装订7.9.1 案卷装订应结实、整齐，采用三孔一线方式装订。7.9.2 文

30、字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸可以采用不装订方式。7.9.3 单份文件装订时，应在案卷内每份文件的首页右上方加盖并填写档号章。档号章内容有：档号、文件序号（件号）。7.9.4 对有破损的文件，应先修补后装订；对非标准 A4纸文件，应粘贴或折叠后装订；外文资料应保持原来的装订形式。7.10 纸张、档案盒、卷内表格规格和制成材料7.10.1 项目文件用纸应符合档案耐久保存的要求，打印纸张不低于 70g。7.10.2案卷外包装宜采用 220g 以上的单层无酸牛皮纸版双裱压制的档案盒。厚度规格有 10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm 几种， 应根据卷内文件形成的

31、多少而定。7.10.3 档案盒制成材料、卷内表格规格应符合档案规范管理要求。7.11 编制检索工具7.11.1 建设项目文件整理完毕，应将案卷和卷内文件题名等信息逐条录入数据库，编制机读目录。7.11.2 建设单位应编制案卷目录（见表7），提供查询。8项目文件编制8.1参建单位编制的项目文件的字体、格式和内容都要符合重要文件归档要求。8.2 参建单位应按DA/T 28规定编制竣工文件，监理单位负责审查。8.3 需整改闭环或回复的项目文件，执行单位应在完工后按质量管理要求编制相对应的闭环文件。8.4 原材料质量证明文件，应分门别类按原材料的品种、型号等特征及原材料管理台帐编制原材料质量跟踪记录。

32、8.5设计更改文件，应按专业编制设计更改执行情况汇总表，格式见附表8。8.6 对单位工程中按专业集中整理的设计更改文件、设备与原材料质量证明文件、计量器具文件，立卷单位应按DL/T 5210规定填写登记表，在表中应填写文件所在卷册的档号，建立索引。登记表格式见附表9、表10、表11。8.7 非纸质载体文件归档时，应由整理单位编制文字说明与载体一起移交，并应在备考表填写互见号。8.8 竣工图编制要求参照DL/T 5229规定， 应齐全、完整，修改到位，签章手续完备，并应与项目竣工验收时实际情况相符。8.9参建单位使用的工程管理表单编制要求参照神福雁电脱硫脱硝工程管理表单有关规定。照片档案收集与整

33、理1 主要工作依据 1.1 照片档案管理规范GB/T 11821-2002 1.2 数码照片归档与管理规范（征求意见稿 2012） 2 管理职责2.1 档案部门是照片档案集中管理部门，负责监督、指导照片的积累、收集、整理、移交工作，负责编制档号、编目、保管、提供利用及统计工作。2.2 相关业务部门（基建包括设计、施工、监理等参建单位）的兼职档案员，应按归档范围（见照片档案分类、归档范围及保管期限详表），负责本企业（项目）业务范围内形成的照片收集、整理和移交工作。3 归档要求3.1 归档范围(具体内容见表12)4 质量要求4.1 归档照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、保持原貌未加修饰剪裁。4.

34、2 归档照片应编写照片说明，说明要素应齐全（题名、人物、时间、地点、摄影者、互见号等），能正确反映照片主题内容和人物等信息。4.3 同一个事件归档的照片，应能全面反映事件过程的全貌，突出主题。反应同一场景的数码照片一般只归档一张。如主会场、参加人员、主要领导等。4.4 用数码相机（胶片相机）拍摄的照片，应做到电子影像（底片影像）与纸质照片一致。4.5 数码照片的存储格式：应为JPEG或TIFF格式。其它格式的数码照片应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式。4.6 数码照片，除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，不能进行修改。

35、经过添加、合成挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。4.7 数码照片应转换出一套纸质照片归档。4.8 归档数码照片时，应对数据照片进行真实、完整、可用、安全方面鉴定、检测。5 归档时间5.2应与纸质竣工档案同时移交归档。6 归档份数6.1 胶片相机拍摄的照片、底片及照片扫描电子文件（光盘）各一份。6.2 数码照片归档纸质一份，由数码照片制成的光盘归档一式二份，一套封存保管，一套供查阅利用。7 移交程序7.1 移交人在档案管理系统中录入照片的相关信息条目， 档案人员核查照片信息的完整、有效性；7.2 通过档案管理系统打印照片档案移交目录（表13）一式二份，双方签字后各存一份以备查考。8 整理

36、与归档8.1 整理排列8.1.1 采用年度（项目代号）内、按不同的保管期限、分组整理，按张归档。8.1.2 组号的排列：管理类照片在同一年度同一保管期限内，依据时间排列组号。基建项目照片在项目保管期限内，依据时间排列组号。反映同一内容的多组照片按时间先后排列。8.1.3 组内照片按时间排列。8.2 编目档号，管理类照片按“年度-保管期限-ZP 组号-张号”编制（ZP 为载体类型代码），基建项目照片按“项目代号-保管期限-ZP 组号-张号”编制。如“2013-1-ZP001-001”、“0102-1-ZP001-001”。保管期限，照片所划定的保管期限，数码照片保管期限为永久、定期30 年保管，

37、分别用“1”、“2”代码表示。年度，年度指照片形成的年度，以四位数标注公元纪年。跨年度的一组照片，可按结束年度整理排列。项目代号，由工期号加机组号组成。工期为2 位，机组为2位，公用部分用“00”标识。如：一期公用代码是“0100”，一期2号机组代码是“0102”。部门，移交部门，采用部门全称或规范化简称，并保持相对一致。组号，为3 位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“001”开始顺序编号。张号，为3 位阿拉伯数字，同一照片组内的照片从“001”开始顺序编号。分类号，管理类照片分至1 级类目，生产及科研分至1 级类目，基建分至二级类目。具体分类号为：0-党群工作，1-行政管理，2-经营管理，3

38、-生产管理，4-财务审计，5-人力资源，6-生产，7-科研，80-项目立项，81-项目设计82-项目准备，83-项目管理，84-土建，85-设备及管线安装，86-工程监理，87-调整与试验，88-竣工验收互见号，是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。摄影者，照片的拍摄者。非本单位人员应注明所在单位。时间，照片拍摄的时间，采用8 位阿拉伯数字，如：“20130104”。题名，应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。同一事件（主题）多张照片归档时，照片的主题应相同，具体画面内容不同。可采用格式:主题名称加主要场景，如：“神华国华台电2013 年度工作会主

39、会场”。文字说明，本张照片的说明，综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片所反映的全部信息，或对题名等信息未及内容补充说明。其它需要说明的事项亦可在此表述。一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写照片组说明，放在本组第一张照片内。采用照片组说明的照片，其单张照片说明可以从简。照片组说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。应在照片组说明中指出所含照片的起止张号和数量。数码照片的存储文件名，档号作为本张照片的电子文件名。如：2013-1-ZP001-001.jpg册号，照片册按年度排流水号册内张号，册内页码流水号照片类型，数码照片或胶片照片、

40、底片8.3 数码照片的存储8.3.1 数码照片存储可采用建立文件夹的形式，建立“数码照片档案”总文件夹。在总文件夹内按不同的年度（或工期机组）建立分文件夹，以该组组号加数码照片主要内容或事由命名件夹。组号与内容或事由之间加一个空格。如：D：数码照片档案 2013永久ZP001 XX 工作会议，D：数码照片档案 0100永久ZP001XX 工程XX 单位工程施工现场。8.3.2存储载体：数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，如：只读或一次写光盘，不能用软磁盘、移动硬盘作为数码照片档案长期保存的载体。8.3.3数码照片可用光盘按年度备份，备份光盘按光盘档案规范归档保管。8.4 装册按照片档号顺序装

41、入照片册，照片册芯页格式参考示例（表14）。原则上不跨年度装册，同一组照片不跨册。跨年度的装入结束年度中。基建项目照片按项目代号单独装册。8.4.1 每册都应打印照片文件目录（表15）和册内备考表（表16）。8.4.2 备考表中的立册时间是指照片整理完毕装册的日期；本册情况说明应填写册内照片缺损、修改、补充、移出和销毁等情况。8.5照片册脊背册脊应有单位全称（或规范简称）、年度、项目代号、保管期限、起止组号、册号等内容，其中起止组号中间用“-”连接（见表17）。9 入库排架照片档案整理完毕入库，库房排架可采用按年度排架。10 编制检索工具检索工具采用两种方式：机读检索目录和手工检索目录。10.

42、1 机读检索目录可按关键字进行查找。10.2手工检索目录即照片档案目录（表18），按年度、保管期限、项目代号等相关信息检索查阅。电子文件整理规范1 主要工作依据1.1 电子文件归档与管理规范GB/T 1889420021.2 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 38-20081.3 神华集团公司音像档案管理办法（试行） 神华办201361号2 基本术语2.1 电子文件指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。2.2 归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。2.3 背

43、景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。2.4 元数据指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据2.5 电子档案直接形成的,具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。2.6 真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。2.7 完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。2.8 有效性指电子文件应具各的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。3 管理职责与要求3.1

44、 档案部门是电子文件的归口管理部门。3.1.1 档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用；负责监督、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。3.1.2 企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工作。3.2 管理要求3.2.1 电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等（以下电子文件存储载体以光盘为例）。3.2.2 档案部门应按

45、规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性、完整性。3.2.3 信息部门，应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份，把经过鉴定符合归档条件的电文件，按档案管理要求的格式将其存储（刻录）到符合保管期限条件的光盘上，按规定填写电子文件登记表（见表19、20），向档案部门移交。3.2.4 电子文件归档光盘的形成部门，应填写电子文件登记表（见表19、20），向档案部门移交。4 归档要求4.1 归档范围电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。记录本

46、单位主要职能活动和重要工作成果等内容的具有保存价值的电子文件均属归档范围。4.1.1 领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的音像资料（光盘存储方式）。4.1.2 本企业在重大事件、重大事故、重大自然灾害等事件中形成的音像资料（光盘存储方式）。4.1.3 为工程创优、企业评级等工作编辑的工程概况、企业概况介绍等专题音像资料（光盘存储方式）。4.1.4 生产管理系统形成的运行记录、设备情况等电子文件刻录的光盘。4.1.5 建设项目形成的竣工档案移交的电子文件光盘（含竣工图）等。4.1.6 厂家提供的设备或系统安装调试光盘。4.1.7 本企业所应用的各种管理软件系统的数据备份光盘。4.1.

47、8 其他工作形成的应归档的光盘。4.2 归档时间4.2.1 经过编辑整理过的电子文件光盘，应在工作结束后由责任部门（单位）及时移交归档。4.2.2 建设项目形成的电子档案，归档时间应与纸质档案移交时间相同。4.2.3 生产管理系统形成的运行记录、设备情况电子文件应与生产档案归档时间相同。4.2.4 厂家提供的设备或系统光盘，应在设备或系统安装调试完毕后，由责任部门与项目竣工纸质档案一同移交归档。4.2.5 本企业应用的各管理软件系统应由信息部门定期做数据备份光盘，及时向档案部门进行移交。4.2.6 本企业办公自动化（OA）形成的电子文件，应与档案管理系统有接口，实时进行逻辑归档，逻辑归档的电子

48、文件随纸质档案的定期移交，整理后再行物理归档。4.3 归档份数4.3.1 电子文件材料可归档2 份，需异地保存时归档3 份。一份封存保管（A），一份提供利用（B），一份异地保存（C）。4.3.1.1 本企业信息中心有专业的存储系统时，系统数据备份光盘归档两份，一份封存保管，一份异地保存。4.3.1.2 厂家提供的设备或系统光盘按实际移交数量归档（最多三份）。5 质量要求5.1 归档的光盘应清洁，无病毒、无划痕，归档信息填写清楚（版本、设备环境、记录格式等）。5.2 归档的电子文件以及数据备份所采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等。5.3 归档载体上的文件必须是可读

49、文件。5.4 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。5.5 归档后的电子文件载体应设置成“禁止写”操作状态。6 整理与归档6.1 收集与移交6.1.1 形成电子文件的业务部门应按归档范围要求，收集本部门（单位）形成的归档电子文件，在规定时间内移交到档案部门。6.2 移交手续6.2.1 电子文件归档时，应由形成部门按要求填写相关表格，经档案人员检测、核查、验收后，双方办理移交签字手续，各留存一份以备查考。6.2.2 电子文件移交流程图：6.2.3 电子文件形成部门整理与归档程序第一步：电子文件登记，归档电子文件应以盘为单位填写归档电子文件登记表首页，以件为单位填写续页（见表2

50、0），并作为该载体机读目录存入光盘内，与电子文件一同保存。填写电子文件登记表时应注意文件编号与相应的电子文件名称相对应。文件编号：载体内电子文件的序号。题名：电子文件题名。电子文件稿本代码：M-草稿性电子文件；U-非正式电子文件；F-正式电子文件；电子文件类别代码：T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；O-超媒体链接文件；P-程序文件；D-数据文件第二步：文件形成单位应按照归档的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，检验和审核结果填入归档电子文件移交、接收检验登记表（见表21），并签字。档案部门接收程序：第一步：接收时应核对归档电子文件登记表即表19的

51、内容。第二步：应对每套载体及其技术环境进行检验，并将检验结果填入归档电子文件移交、接收检验登记表（见表23）的接收单位栏目中，应由移交和接收双方完成该表的填写并签字。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。6.3 核查与接收档案部门在接收电子文件光盘后，应对移交光盘的真实性、完整性、有效性进行检查，并应在光盘表面上用记号笔标明内容，并填写相应表格。6.3.1 对照移交目录核对移交的数量。6.3.2 检查机读目录是否与电子文件内容相一致，是否可读。6.3.3 归档说明及按规定填写的电子文件管理登记表的信息是否正确。6.3.4 检查提交的光盘是否有病毒、有划痕等有损坏情况，及使

52、用的光盘是否符合归档要求。6.4 整理6.4.1 归档光盘应按年度、类型、张号（排流水号）整理。其它归档载体参照归档光盘执行。类型代码分别用：光盘GP、录像LX、录音LY、磁盘CP来标识。6.4.2 归档的光盘应按“张”整理，装“盒”。6.4.3 归档光盘上应用记号笔标注光盘档号（注：如有对应的互见号也应标注上）。6.4.4 归档光盘禁止使用粘贴标签。6.4.5 光盘档案的保管期限应根据实际情况设定，软件系统和电子文件光盘一般保管期限设为长期。6.4.4 本企业各应用系统数据备份（数据累加型的）保管期限一般设为5年。6.5 编目电子文件编目采用盘和盘内文件两级编制目录。6.5.1 盘录入卡片设

53、置有：项目代号、年度、载体类型、张号、档号、载体介质、题名、分类、保管期限、归档份数、归档日期、起止日期、存放地点、电子文件总数、设备环境、归档说明、互见号、备注等。档号，采用“年度（项目代号）载体类型张号”表示。类型，指载体类型，用代码表示，如光盘代码为“GP”。载体介质，指光盘是DVD/VCD/CD，磁盘的型号等。题名，揭示盘内电子文件的主要内容，参照案卷题名的拟写要求。分类，按企业档案0-9 大类进行分类，具体分类参照照片档案8.2。起止日期，指盘内电子文件最早日期至最晚日期。电子文件总数，存储介质（盘中）含电子文件总个数。设备环境，指读取存储介质所需要运行的软硬件环境。归档说明，特殊载

54、体的归档说明应概括揭示盘内的全部信息。互见号，指与该盘内容相同的其他载体档案号。项目代号，指项目建设类档案、设备仪器类档案对应的电子光盘所属项目代号（工程机组代号）。电子文件容量，一般以B（字节）为单位。档案部门数字化统计年报中以GB 为单位，精确到小数点后2 位。注：光盘容量的换算方法，即1TB=1024GB（吉字节） ，1GB 1024MB(兆字节)，1MB 1024KB（千字节） ，1KB=1024B(字节）。为方便计算可将上面公式里的1024 都换成1000，24 可以忽略不计。6.5.2 盘内文件录入卡片设置有：所属卷号、盘内序号、文件档号、题名、责任者、电子文件数、日期、电子文件名

55、、起始时间、终止时间、互见号、备注等项目。文件档号，由所属卷号加盘内文件序号构成。题名，电子文件的具体名称。责任者，电子文件形成的部门或单位名称（全称或规范简称）。电子文件数，指该文件档号挂接的电子文件个数。起始时间，专指录音、录像盘内电子文件形成的最早时间。终止时间，专指录音、录像盘内电子文件形成的最晚时间。互见号，与特殊载体档案内容相同的其他载体归档文件档号。7 保存与管理7.1 保存存储在脱机载体上的电子文件保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。环境温度选定范围：1424，日变化幅度不超过2 ；相对湿度选定范围：4560，日变化幅度不超过5% 。7.2 管理7.2.1 存储电子文件的磁性载体每隔（满）2 年、光盘每隔（满）4年应进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10，如发现问题应及时采取恢复措施。7.2.2 对磁性载体上的电子文件，应每4 年转存一次。原载体同时保留，时间不少于