access2003第5章报表

1、1第第5 5章章 报表报表 报表是报表是access中专门用来查看数据、统计汇总数据中专门用来查看数据、统计汇总数据及及打印数据打印数据的一种工具。本章将介绍创建报表的各种的一种工具。本章将介绍创建报表的各种方法，并以方法，并以“教学管理教学管理”数据库为例详细介绍报表的数据库为例详细介绍报表的设计过程。本章主要内容包括：设计过程。本章主要内容包括：u报表的组成报表的组成u使用自动方式创建报表使用自动方式创建报表u使用向导创建报表使用向导创建报表u使用设计视图创建报表使用设计视图创建报表u报表的进一步设计报表的进一步设计u在报表中添加计算字段进行计算和汇总在报表中添加计算字段进行计算和汇总u报

2、表的预览和打印报表的预览和打印25.1 报表概述报表概述5.2 创建报表创建报表 5.3 在报表中排序与分组在报表中排序与分组5.4 报表的进一步设计报表的进一步设计 5.5 创建主创建主/子报表子报表5.6 报表的预览和打印报表的预览和打印5.7 本章小结本章小结第第5 5章章 报表报表35 5.1.1.1.1 报表的视图报表的视图vaccess2003数据库的报表有数据库的报表有3种视图：设种视图：设计视图、打印预览视图（全部页面）计视图、打印预览视图（全部页面） 、版面、版面预览视图（第一页效果）。报表的不同视图预览视图（第一页效果）。报表的不同视图适合于不同的应用场合。适合于不同的应用

3、场合。45 5.1.2.1.2 报表的组成报表的组成v报表的结构与窗体的结构非常相似，一般也由报表的结构与窗体的结构非常相似，一般也由5个节组成，按照排列顺序依次是：个节组成，按照排列顺序依次是： 报表页眉、报表页眉、 页面页眉、页面页眉、 主体、主体、 页面页脚、页面页脚、 报表页脚。报表页脚。v报表中的每个报表中的每个“节节”都有其特定的功能。都有其特定的功能。55 5.1.2.1.2 报表的组成报表的组成65 5.1.3.1.3 报表的类型报表的类型v在在access中，报表主要可以分为以下几种类中，报表主要可以分为以下几种类型（型（图图5-3图图5-8） 纵栏式报表纵栏式报表 表格式报

4、表表格式报表 明细报表明细报表 汇总报表汇总报表 图表式报表图表式报表 标签式报表标签式报表v很多情况下，一份报表可能包含了表格式报表很多情况下，一份报表可能包含了表格式报表、明细报表、汇总报表等多种形式。、明细报表、汇总报表等多种形式。75.1 报表概述报表概述5.2 创建报表创建报表 5.3 在报表中排序与分组在报表中排序与分组5.4 报表的进一步设计报表的进一步设计 5.5 创建主创建主/子报表子报表5.6 报表的预览和打印报表的预览和打印5.7 本章小结本章小结第第5 5章章 报表报表85 5.2.2 创建报表创建报表 v创建报表与创建窗体的操作有很多相似之处，创建报表与创建窗体的操作

5、有很多相似之处，access2003提供了提供了6种方法创建报表。种方法创建报表。9v 如果对报表格式要求不高，只需要能够看到报表如果对报表格式要求不高，只需要能够看到报表中的数据，则可以采用自动创建报表的方法快速中的数据，则可以采用自动创建报表的方法快速创建一个简单的报表。创建一个简单的报表。v 操作时先选择表或查询作为报表的数据源，然后操作时先选择表或查询作为报表的数据源，然后选择报表类型为纵栏式或表格式，最后系统自动选择报表类型为纵栏式或表格式，最后系统自动生成报表显示数据源的所有字段和记录。生成报表显示数据源的所有字段和记录。v 例例5-1 以以“课程信息表课程信息表”为数据源建立为数

6、据源建立“自动自动创建课程信息表格式报表创建课程信息表格式报表”。(p137)5.2.1 5.2.1 自动创建报表自动创建报表10v 使用向导创建报表的关键是要启动报表向导，使用向导创建报表的关键是要启动报表向导，并逐步在向导的提示下进行下列操作：并逐步在向导的提示下进行下列操作：1. 选择报表使用的数据源选择报表使用的数据源2. 选择报表中使用哪些字段选择报表中使用哪些字段3. 添加分组级别添加分组级别4. 确定排序和汇总信息确定排序和汇总信息5. 选择报表布局选择报表布局6. 选择报表样式选择报表样式7. 指定报表标题指定报表标题8. 预览并保存报表，结束报表的创建。预览并保存报表，结束报

7、表的创建。5.2.2 5.2.2 使用报表向导创建报表使用报表向导创建报表 11v 例例5-2 以以“课程信息表课程信息表”为数据源建立名为为数据源建立名为“向导向导创建课程信息纵栏式报表创建课程信息纵栏式报表”的报表，包含课程代号的报表，包含课程代号、课程名称、类别、考核、学分、学时字段。、课程名称、类别、考核、学分、学时字段。(p138)5.2.2 5.2.2 使用报表向导创建报表使用报表向导创建报表( (续）续） v 例例5-3 以以“教师信息表教师信息表”为数据源建立为数据源建立“向导创建教向导创建教师信息明细师信息明细_分组分组_排序报表排序报表”，包含教师编号、姓名，包含教师编号、

8、姓名、性别、年龄、起始工作时间、学历、职称和电话号、性别、年龄、起始工作时间、学历、职称和电话号码码8个字段，要求该报表的记录按个字段，要求该报表的记录按“性别性别”分组、性分组、性别相同者再按别相同者再按“职称职称”分组，按分组，按“起始工作时间起始工作时间”的的“降序降序”排序，并分组统计教师的平均年龄。排序，并分组统计教师的平均年龄。(p139)125.2.2 5.2.2 使用报表向导创建报表使用报表向导创建报表( (续）续） v 例例5-3* 以多表为数据源创建报表，显示教师编号、以多表为数据源创建报表，显示教师编号、姓名、职称、课程名称、上课时间、地点、班级、课姓名、职称、课程名称、

9、上课时间、地点、班级、课时信息，查看数据方式选择时信息，查看数据方式选择“通过教师信息表通过教师信息表”，并，并统计总课时数。统计总课时数。13v 在图表报表中，数据以图表的形式显示出来在图表报表中，数据以图表的形式显示出来，可以更直观地显示数据之间的关系。，可以更直观地显示数据之间的关系。v access中的图表报表有多种样式，包括线条中的图表报表有多种样式，包括线条图、饼图、面积图等，还有三维图形。图表图、饼图、面积图等，还有三维图形。图表可以是依据所有数据建立的，也可以是依据可以是依据所有数据建立的，也可以是依据某些选定数据建立的。某些选定数据建立的。5.2.3 5.2.3 使用向导创建

10、图表报表使用向导创建图表报表14例例5-4 以以“教师信息表教师信息表”为数据源，建立一个名为为数据源，建立一个名为“教师职称统教师职称统计计图表图表”的图表报表，采用三维柱形图显示各种职称男性教师及女的图表报表，采用三维柱形图显示各种职称男性教师及女性性教师的人数，设计完成后的图表报表如下图所示。教师的人数，设计完成后的图表报表如下图所示。(p141)5.2.3 5.2.3 使用向导创建图表报表使用向导创建图表报表15v标签报表是一种特殊格式的报表，它在名片式的小区域显标签报表是一种特殊格式的报表，它在名片式的小区域显示少量的数据。示少量的数据。v例例5-5 以以“教师信息表教师信息表”为数

11、据源，建立为数据源，建立“教师标签报表教师标签报表”，设计完成后的标签报表如下图所示。，设计完成后的标签报表如下图所示。5.2.4 5.2.4 使用向导创建标签报表使用向导创建标签报表16v 使用自动创建报表的方法和通过报表向导创建报使用自动创建报表的方法和通过报表向导创建报表，可以简单、快捷地创建报表，但创建的报表表，可以简单、快捷地创建报表，但创建的报表格式比较单一，有一定的局限性，有时可能不能格式比较单一，有一定的局限性，有时可能不能满足应用要求。满足应用要求。v 我们可以使用设计视图创建报表，具有更大的主我们可以使用设计视图创建报表，具有更大的主动性和灵活性，可以创建风格独特、美观实用

12、的动性和灵活性，可以创建风格独特、美观实用的报表。报表。5.2.5 5.2.5 使用设计视图创建报表使用设计视图创建报表171. 报表设计工具及格式选项报表设计工具及格式选项v 报表的设计视图与窗体设计视图一样，为报报表的设计视图与窗体设计视图一样，为报表的设计提供了一些工具和格式选项。这些表的设计提供了一些工具和格式选项。这些工具包括：工具包括：v “格式（窗体格式（窗体/报表）报表）”工具栏和工具栏和“报表设报表设计计”工具栏工具栏v 控件控件“工具箱工具箱”v “字段列表字段列表”窗口窗口v “属性属性”窗口。窗口。5.2.5 5.2.5 使用设计视图创建报表使用设计视图创建报表182.

13、 使用设计视图创建报表的步骤使用设计视图创建报表的步骤v使用设计视图创建报表的主要步骤如下：使用设计视图创建报表的主要步骤如下：（1）在）在“数据库数据库”窗口，选择窗口，选择“报表报表”为操作对象，按为操作对象，按“新新建建”按钮。按钮。（2）在）在“新建报表新建报表”对话框中，选择对话框中，选择“设计视图设计视图”。（3）在报表）在报表 “设计视图设计视图”中，为报表指定数据源。中，为报表指定数据源。（4）添加报表页眉和报表页脚。）添加报表页眉和报表页脚。（5）布置控件显示数据、文本和各种统计信息。使用）布置控件显示数据、文本和各种统计信息。使用“字段字段列表列表”或或“工具箱工具箱”向报

14、表添加控件。向报表添加控件。（6）设置报表排序和分组属性。）设置报表排序和分组属性。（7）设置报表和控件的外观格式、大小位置和对齐方式等。）设置报表和控件的外观格式、大小位置和对齐方式等。（8）预览报表并命名保存报表，结束报表的创建。）预览报表并命名保存报表，结束报表的创建。5.2.5 5.2.5 使用设计视图创建报表使用设计视图创建报表19例例5-6 （p145） 以以“课程信息表课程信息表”为数据源，利用设计视图为数据源，利用设计视图建立一个建立一个“手动创建课程信息表格式报表手动创建课程信息表格式报表”，设计完成后的，设计完成后的打印预览效果如下页图所示。打印预览效果如下页图所示。5.2

15、.5 5.2.5 使用设计视图创建报表使用设计视图创建报表20v 报表设计中也可以添加计算控件。利用计算控报表设计中也可以添加计算控件。利用计算控件进行统计计算并输出结果操作主要有以下件进行统计计算并输出结果操作主要有以下3种形式：种形式：（1）在组页眉）在组页眉/组页脚节内添加计算字段进行分组页脚节内添加计算字段进行分组汇总计算组汇总计算（2）在报表页眉）在报表页眉/报表页脚节内添加计算字段进报表页脚节内添加计算字段进行汇总计算（页面页眉行汇总计算（页面页眉/页脚？不可以？）页脚？不可以？）（3）在主体节内添加计算控件）在主体节内添加计算控件5.2.6 5.2.6 在报表中添加计算控件在报表

16、中添加计算控件211. 在报表中进行汇总计算在报表中进行汇总计算v 报表中的汇总计算主要包括求和、求平均值报表中的汇总计算主要包括求和、求平均值、求最大值和求最小值等，可以使用统计函、求最大值和求最小值等，可以使用统计函数数sum（求和）、（求和）、avg（求平均值）、（求平均值）、max（求最大值）和（求最大值）和min（求最小值）来实（求最小值）来实现。现。2.在例在例5-6 基础上添加学时百分比计算，假定基础上添加学时百分比计算，假定计划总学时为计划总学时为300。5.2.6 5.2.6 在报表中添加计算控件在报表中添加计算控件225.1 报表概述报表概述5.2 创建报表创建报表 5.3

17、 在报表中排序与分组在报表中排序与分组5.4 报表的进一步设计报表的进一步设计 5.5 创建主创建主/子报表子报表(*)5.6 报表的预览和打印报表的预览和打印5.7 本章小结本章小结第第5 5章章 报表报表23v 报表的排序与分组有两种方法：报表的排序与分组有两种方法：一是利用报表向导创建排序与分组的报表（如前一是利用报表向导创建排序与分组的报表（如前述例述例5-3所示），此时报表中的数据源可以来自多所示），此时报表中的数据源可以来自多个表或查询；个表或查询；二是利用自定义方式创建排序与分组的报表，即二是利用自定义方式创建排序与分组的报表，即通过通过工具栏中的工具栏中的“排序与分组排序与分组

18、”按钮按钮进行排序与进行排序与分组设置，此时报表中的数据源只能是一个表或分组设置，此时报表中的数据源只能是一个表或一个查询。如果需要涉及多个表或查询中的数据一个查询。如果需要涉及多个表或查询中的数据，必须先利用查询将报表中需要的数据集中到一，必须先利用查询将报表中需要的数据集中到一起，然后以此查询作为报表的数据源。起，然后以此查询作为报表的数据源。5 5.3.3 在报表中排序与分组在报表中排序与分组24例例5-7（p148） 以以“教师信息表教师信息表”为数据源建立为数据源建立“教教师信息明细师信息明细_排序报表排序报表”，包含教师编号、姓名、性，包含教师编号、姓名、性别、年龄、起始工作时间、

19、学历、职称和电话号码别、年龄、起始工作时间、学历、职称和电话号码8个字段，要求该报表的记录按个字段，要求该报表的记录按“性别性别”的的“降序降序”、“职称职称”的的“升序升序”、“起始工作时间起始工作时间”的的“降序降序”排序。排序。 v 本题分两步实现。第一步使用本题分两步实现。第一步使用“报表向导报表向导”快速创建快速创建报表，但不设置任何排序；第二步利用报表，但不设置任何排序；第二步利用“排序与分组排序与分组”对话框来设置排序。对话框来设置排序。5.3.1 报表中记录的排序25例例5-8 （p149）在例在例5-7建立的建立的“教师信息明细教师信息明细_排序报表排序报表”的基础上，建立的

20、基础上，建立“教师信息明细教师信息明细_分组报表分组报表”，并在其中添，并在其中添加分组及汇总信息，具体要求是：加分组及汇总信息，具体要求是：v为报表添加为报表添加“性别性别”分组，在分组，在“性别性别”分组中嵌套分组中嵌套“职称职称”分组；分组；v在在“性别性别”和和“职称职称”组页眉组页眉中分别添加中分别添加“性别性别”和和“职称职称”字段及相关说明文字；字段及相关说明文字；v在在“职称职称”组页脚组页脚中添加求中添加求“年龄年龄”字段平均值的计算控件字段平均值的计算控件，按职称分组求年龄的平均值；，按职称分组求年龄的平均值；v保持按保持按“起始工作时间起始工作时间”的的“降序降序”排序不

21、变。排序不变。可选择排序字段是否设置为组页眉和可选择排序字段是否设置为组页眉和组页脚，组页脚，默认为否默认为否5.3.2 报表中记录的分组265.1 报表概述报表概述5.2 创建报表创建报表 5.3 在报表中排序与分组在报表中排序与分组5.4 报表的进一步设计报表的进一步设计 5.5 创建主创建主/子报表子报表5.6 报表的预览和打印报表的预览和打印5.7 本章小结本章小结第第5 5章章 报表报表27v 5.4.1 在报表中添加分页符和页码（工具箱中在报表中添加分页符和页码（工具箱中“分页符分页符”按钮，按钮，“插入插入”菜单菜单-“页码页码”）v 5.4.2 在报表中添加日期和时间在报表中添

22、加日期和时间 （ “插入插入”菜菜单单-“日期和时间日期和时间 ”）v 5.4.3 在报表中添加背景图片（报表属性在报表中添加背景图片（报表属性-格格式式-图片）图片）v 5.4.4 自动套用格式自动套用格式（ “格式格式”菜单菜单-“自动自动套用格式套用格式”，选择，选择“正式正式”即撤消套用的格式）即撤消套用的格式）v 5.4.5 调整报表的外观调整报表的外观 5 5.4.4 报表的进一步设计报表的进一步设计 285.1 报表概述报表概述5.2 创建报表创建报表 5.3 在报表中排序与分组在报表中排序与分组5.4 报表的进一步设计报表的进一步设计 5.5 创建主创建主/子报表子报表(*)5

23、.6 报表的预览和打印报表的预览和打印5.7 本章小结本章小结第第5 5章章 报表报表29v 子报表是插入在其他报表（亦称为主报表）中的报子报表是插入在其他报表（亦称为主报表）中的报表。合并报表时必须而且只能有一个报表作为主报表。合并报表时必须而且只能有一个报表作为主报表。表。v 主报表中可以包含子报表，也可以包含子窗体。主报表中可以包含子报表，也可以包含子窗体。v 主报表和子报表的数据源建立正确的联系，这样才主报表和子报表的数据源建立正确的联系，这样才能保证在子报表中的记录与主报表中的记录之间有能保证在子报表中的记录与主报表中的记录之间有正确的对应关系。正确的对应关系。5 5.5.5 创建主

24、创建主/ /子报表子报表30v 在已有报表中使用子报表控件创建子报表在已有报表中使用子报表控件创建子报表v例例5-9 先以先以“教师信息表教师信息表”为数据源创建一个为数据源创建一个“教师授课教师授课信息主信息主/子式报表子式报表”，该报表包含教师编号、姓名、性别和，该报表包含教师编号、姓名、性别和起始工作时间起始工作时间4个字段，报表布局方式采用个字段，报表布局方式采用“纵栏式纵栏式”；然；然后在后在“教师授课信息主教师授课信息主/子式报表子式报表”的设计视图中使用的设计视图中使用“子子报表报表”控件直接创建一个子报表，该子报表从控件直接创建一个子报表，该子报表从“课程信息表课程信息表”中选

25、取中选取“课程名称课程名称”字段，再从字段，再从“教师开课表教师开课表”中选取教中选取教师编号、上课班级、上课时间、上课地点、容量师编号、上课班级、上课时间、上课地点、容量5个字段；个字段；子报表命名为子报表命名为“教师授课信息子报表教师授课信息子报表”。v 将已有报表作为子报表拖放到其他报表中将已有报表作为子报表拖放到其他报表中5 5.5.5 创建主创建主/ /子报表子报表315.1 报表概述报表概述5.2 创建报表创建报表 5.3 在报表中排序与分组在报表中排序与分组5.4 报表的进一步设计报表的进一步设计 5.5 创建主创建主/子报表子报表5.6 报表的预览和打印报表的预览和打印5.7

26、本章小结本章小结第第5 5章章 报表报表32v 5.6.1 页面设置（页面设置（“文件文件”菜单菜单-“页面设置页面设置”）v 5.6.2 预览报表（预览报表（“文件文件”菜单菜单-“打印预览打印预览”）v 5.6.3 打印报表（打印报表（“文件文件”菜单菜单-“打印打印”）5 5.6.6 报表的预览和打印报表的预览和打印335.1 报表概述报表概述5.2 创建报表创建报表 5.3 在报表中排序与分组在报表中排序与分组5.4 报表的进一步设计报表的进一步设计 5.5 创建主创建主/子报表子报表5.6 报表的预览和打印报表的预览和打印5.7 本章小结本章小结第第5 5章章 报表报表345 5.

27、.7 7 本章小结本章小结v自动创建报表简单方便，但不够灵活。自动创建报表简单方便，但不够灵活。v使用报表向导创建报表，是创建报表最常用的使用报表向导创建报表，是创建报表最常用的方法。使用报表向导创建报表的过程中，可以方法。使用报表向导创建报表的过程中，可以基于一个或多个表或查询创建报表，可以自行基于一个或多个表或查询创建报表，可以自行选择字段、添加分组级别、确定排序和汇总信选择字段、添加分组级别、确定排序和汇总信息、选择报表的布局及样式。息、选择报表的布局及样式。v当通过当通过“自动创建报表自动创建报表”或或“报表向导报表向导”的方的方法创建报表不能满足应用要求时，可以首先利法创建报表不能满足应用要求时，可以首先利用向导快速创建基本报表，然后切换到设计视用向导快速创建基本报表，然后切换到设计视图进一步修改完善报表的设计。图进一步修改完善报表的设计。355 5. .7 7 本章小结本章小结v除了用报表向导创建报表之外，用其他方式创建报除了用报表向导创建报表之外，用其他方式创建报表时，只能有一个数据源。如果报表所需的数据分表时，只能有一个数据源。如果报表所需的数据分布在多个表中，则