通达合同组件操作手册(doc46页)

1、通达合同组件操作手册（doc 46页）最后编辑于2016年5月10日目录1 .合同管理系统简介：错误!未定义书签。1.1 简述：错误!未定义书签。1.2 流程图错误!未定义书签。1.1 3功能简述12合同初始设置22.1 新建角色21.2 2设置菜单权限21.3 设定合同类型41.4 设置合同编号52-5设定合同权限52.6 设置客商信息92.7 设置合同流程92.8 8合同提醒设置143合同其他设置163.1 设置自定义字段163.2 设置合同代码184工作台（桌面）195客商管理216合同的新建227合同关联信息248合同查询269合同导入2711工作办理3012合同工作查询3113合同收

2、付款3214合同统计3415.1归档合同4015. 2归档管理4115. 3借阅档案4215. 4借阅管理4316系统注册错误!未定义书签。1.合同管理系统简介:1.1简述:合同管理有七大模块，分别是:合同录入合同工作流审批合同查询合同统计合同收付款管理合同客商管理合同归档1.2流程图图L 2.1合同流程图起2诟 灰F收款合同模版统计报表A付款新建合同合同管理查阅人合同变更岂合同进度借阅管理交货i跟我的借阅我的归档归档查询图L2.2合同管理导航图（工作台合同管理）1.3功能简述合同系统主要解决单位/公司内的合同管理的难题，提供合同录入、工作流 审批、收付款、统计、归档的功能，使合同管理起来方便

3、快捷。合同的录入和 合同的工作流审批是分开的，新建合同可以是一人，把合同带到工作流中可以 指定专门的人，在合同工作流中，也指定了可操作的人员权限，并且合同的部 分表单内容在流程中可以进行人为的控制，使得流程操作人员对表单可写，或 者不可见表单敏感的信息（比如合同金额等信息）。这样无形中加强了合同的安 全性。合同收付款，可以帮助你管理合同的收付款问题，使得合同的款项收付 一目了然。可以设置定时间的收付款提醒，来加强公司的办公效率，提升公司 整个的工作效率。合同统计可以帮助查看指定类型合同或者指定人员的合同的 总体情况，对来款付款的情况一清二楚，合同归档对已经完成的合同进行归档 处理，记录实际合同

4、归档的信息，并提供了借阅的功能，使用户可以借阅合同 的电子档也可以借阅存放在库室的纸质合同。在使用合同管理之前，你必须要先进行如下的操作（前提是你已经安装了北 京通达公司的通达O A办公系统，并且已经设置好了组织机构等）：2合同初始设置个人韦芬 K同宫泡基地设置二合同类型合同流程% 自定义字段合同模版-%- 合同编号合同管理合同权限客商管理合同提醒图2合同初始化导航图（系统管理员工作台基础设置）2.1新建角色合同归档需要由专人负责，可以新建角色（档案管理员）来专门管理合同归 档。（此为可选操作）2.2设置菜单权限安装合同管理以后，只有。A管理员有全部的合同管理的菜单权限，所有你 必须为需要的角

5、色设定必须的角色.这里给出菜单设置的分配建议，如表2. 2。表2. 2菜单设置建议序 号合同菜单菜单简述菜单权限分配建议1客商管理客户 信息新建客户分配给需要新建客户的职 员2客商管理客户 回收误删除、恶意客户回收建议分配给管理员3客商管理供应 商信息新建供应商分配给需要新建供应商的 职员4客商管理供应商回收误删除、恶意供应商回收建议分配给管理员5客商管理其他 对方信息新建供其他对方分配给需要新建其他对方 的职员6客商管理其他 对方回收误删除、恶意其他对方回收建议分配给管理员7我的合同新建 合同依照不同合同类型新建合 同分配给需要新建合同的职 员8我的合同合同查询根据权限查询合同如果有新建合同

6、的权限，一 般也建议分配此权限9我的合同合同 导入批导入旧合同建议分配给管理员10我的工作当前合同工作流转交到的 工作如果在合同流程中需要审 批，必须分配此菜单权限11工作查询查询所有的工作流进展情 况一般分配给管理员12合同收付款合 同收款合同收款的添加计划，审 核，流程建议分配给收付款相关职 员，包括收款人和合同创建者13合同收付款合 同付款合同付款的添加计划，审 核，流程建议分配给收付款相关职 员，包括收款人和合同创建者14合同统计对合同的统计，包括合同 数量，金额等信息普通职员只可以查看到自 己合同的统计，部门主管可 以查看部门所有合同的统 计，管理员可以查看到所有 合同的统计。15合

7、同流程设计合同工作流分配给OA管理员16合同设置往来 单位合同往来单位的添加，维护分配给专人，管理员，行政 人员17合同设置合同 类型合同的类型的建立和维护建议分配给管理员18合同设置合同编方合同自定义编号的设置建议分配给管理员19合同设置合同 模板查看、添加合同模板普通员工只可以查看模板， 有管理员权限的可以新建， 修改，删除模板20合同设置合同 自定义字段设置合同自定义字段建议分配给管理员21合同设置合同 类型设置合同类型建议分配给管理员22合同设置相关 法律查看、添加合同相关法律普通员工只可以查看法律， 有管理员权限的可以新建， 修改，删除法律23合同设置合同 代码设置合同系统代码建议分

8、配给管理员24合同设置合同 权限设置合同操作权限建议分配给管理员25合同设置合同 提醒设置设置合同到期、收付款到 期提醒的间隔时间和开关建议分配给管理员26合同设置缓存 清理清理系统运行中的缓存建议分配给管理员27系统注册系统注册以及更新分配给管理员28合同归档我的 借阅合同登录用户当前正在借 阅的归档合同档案和历史 借阅分配给需要借阅合同的用 户29合同归档我的 归档合同归档用户所归档的档 案分配给专门的档案管理员30合同归档借阅 管理合同归档用户管理的档案 借阅情况分配给专门的档案管理员31合同归档归档 查询查询所有归档的信心分配给需要查询归档档案 的用户2.3设定合同类型D垢住合向类型用

9、。A管理员账号登陆系统，进入合同设置一合同类型中，添加合同类型。 其中权限部门是指可以建立此合同类型的合同的部门，如果设置了某一个权限 部门，则在此权限部门的用户才可以新建合同，如图2. 3.1。. 23合同类型类县描述仅5喀门相关质置1 询言订车定义合同弱彳承造骨弓含导左2 与这版务:二合同靠遍设普无咫 设号弓言小字性3 谈合日一，_合同片号 谩置至坦 谩矍言T5工字金4 技术合同定义言同蛆怎孟，皇发登口六乂字占5 工程含同定J目同由三一岂需左一建9fgM字片6 IT合同总经办定义合同宜王 旗旌 注三6.字段合同装型：I: X图2. 3. 1合同类型设置2.4设置合同编号合同编号说明：合同编

10、号是合同的唯一标识，对合同进行编号，良好的合同编号有助于合同 的分类和查找。本系统的合同编号可以按照多种形式来自由组合。编号回收功 能默认开启，在该模式下被删除的编号将自动回收并重新分配给新的合同。如 图2.4. K操作方法：进入合同设置一合同编号中，填写需要设置的编号格式。范例:如果要设置编号类似为“器材销售_2016_001”，则填写编号格式: 器材销售_丫丫_1a07( 000 )将另而用：合月执仃过程中,勿他意改动格式i#明：部门编号格式：田：隼份 WJ：月，却：目，时，口4 分也小 秒 i4uto-i C EornaC ) I ：自 dlS 长 I 如：autb；C00(X)i 5)

11、(15 ： CO 19 002,iauto-i-dC fornaf);自动增长，格式;至-aultri,与之不同：aut “定时任务管理”-”间隔执行任务”中设置“合同提 醒定时任务”选项，系统默认是每个60分钟检测一次看是否有需要提醒的信息, 不要设置的间隔太小，设置太小会加大服务器处理，可以不改动默认设置。如 下图2.15：仔芬名称任努插讲就行间隔份耕）状念霞作领建点程根据:东程规卯li殳青圭81桧萱是否零若在起领的谎程10编辑立艮啦行工作流用才傕办根据笳程规则设置定检查工作办理超时情况1S一编辑立艮的行精萱新传耳定时检查是否有新传茸10一编辑立行更新在线人员定E寸更新在妓人员列诔2y编辑

12、立员啦行检直新短信定时检直日程安排等是否有款短信需要提醒3噫编辑立仗油行同步域用户定时同步域用户为M比户20X编辑恢复挂起任务按聘勺间恢复挂起的任务10编辑立艮跳行棺宜总部到提展定E卷登总劄是否有亲f的事物提限，若有即假取存至1本单位20X一朝合同提醒定时仁务用于合同到期、收付芨到期提醒80一编辑立艮明行图2.15合同定时任务图2.16设置合同定时提醒任务执行间隔2.合同提醒时间间隔设置合同安装成功之后在“合同管理”-“合同设置”-合同提醒设置“中可 以设置合同提醒的提前多少天提醒，提醒频率（注意：此频率必须比定时任务 处设置的频率要大），提醒方式，是否开启提醒，其中提醒方式有按份数提醒和 单

13、个提醒，按份数提醒发送的消息提醒会少一点，而按单个提醒发送的消息提 醒比较多，但是较精确，建议设置为按份数提醒。操作如图2. 17所示：提醒突整提前频率提照方式合同到期；提前10天提醒每隔1小时提醒一次?找份教提醒口收款到期：提前3天推醒与隔1小日报醒一次国按份额提醒二I付款到期：提前3天提醒每隔1小日报够一次口按份款提醒二单个提醒单个提醒升启(保存I半个提腥叼图2.17合同提醒设置到此，合同管理的所有必备设置已经完成。你还可以去设置合同模板，相关法 律，添加合同带代码。3合同其他设置3.1 设置自定义字段自定义字段说明：自定义字段可以满足你对当前合同表单项的不足而设计的，你可以为某个特 定的

14、合同类型设置自定义字段，将不会影响其他类型的合同。从而满足各个行 业对合同系统的需求。操作方法：当你新建合同后，可能觉得合同的基本字段满足不了你的需求，你可以新建 自定义字段。进入合同设置-合同自定义字段，点击新建字段，如图3.1。登 合同表单字段管理八言后磅经字段快速杳询所属合同类型.-选择所属合同类型一 -戈择所有表单一 新建字段 字段排序选择合同类型，字段内部名称就是字段名，此名称必须要验证通过，如果不 通过，必须换一个其他名称（必须是英文，建议用大写英文），创建时显示此字 段，如果此字段是流程中需要的，不需要在创建时出现，就选择不显示,如果 你需要在创建合同的时候出现，可以填写，那就选

15、择显示。标签类型，必须要 选择，可以选择单行文本输入框，或者多行文本输入框。ID, NAME, CLASS一般 默认就可以。学院团住斫原台月类里00。仁欢开发引斫闻先中0合同表单F字以井百口（）1珀5圣效岭）字段内部名称卜）1字原中文名称 1创渊寸显示比字段W不显示臼字帙话注标芸底性标缪浊文本也2;文本F文本衽1D立本掴的唯一：的汨）戏衽15M1R本框的CAM质性）文本衽CLASS8igl 叩 ut立本报的cl.”居住）文本衽STYLE仪本他的样式国性，一般不W姿填写）文本在RIDTK60戊本枢的克自，以（P）计勤文本衽HEIGHT25Ef框的高信以计邕J图3.1新建自定义字段自定义字段排序，

16、是对一个类型下的合同并且该类型下的一个表单做排序， 自定义字段全部新建好后，对同一类型的字段进行排序。点击下图3.2的字段 排序按钮，必须先要选择合同类型和表单。!：软件服务合同; 合同表单 二新建字段字段排序图3. 2字段排序字段排序，选中字段，点击排序按钮，保存，可以实现字段的排序。可选字段字段顺序诿章申请软件原价软件折扪价行政黑空本部门主观意见 把他主管总兄 总标理意见排序正顶 上移 下移式底全选保存并返回取消并返回图3. 3自定义字段排序注意，自定义字段全部设定好后，如果是流程中需要用到的，必须要到对应的 流程中把字段加到可写字段或者保密字段中去。3.2 设置合同代码合同代码说明：合同

17、代码是合同系统的代码库，一些数据的集合在这里设置，包括收付款方 式、收付类型、信誉度、法律分类等，可以根据需要添加子项如图3. 9,系统初 始的代码不可以删除，用户新建的代码可以自由删除、编辑。H代但在之至熨直g 代码项设置增加代码主分类收付款方式编辑下一级合同结清标志编辑下一级巷案保合同结清林志）扁辑下一级收付类理编辑下一级信誉度编辑下一级竞争力编辑下一级单位账期编辑下一级信用额度编辑下一级法律分类编辑下一级合同结清标志增加代码项PP1未结清编辑”2结清编辑”3可认为结清编辑PP4结盾但有问题编辑PP5未收清编辑”6收育编辑PP7可认为收清编辑”8收育但有问题编辑”9无需收付款编辑图3. 9

18、合同代码4工作台（桌面）工作台说明：工作台分为：个人事务、合同管理、基础设置三个模块，如图4.1。除了系 统管理员用户外，大部分用户能使用前两个模块功能。个人事务包含：工作办理、工作委托、工作查询、内部短信四个快捷菜单， 还包含合同相关的提醒与收付款提醒功能。拥有一个月收付款统计折现统计图。 如图4. 2。合同相关收付欷早出中的收衣C3J我淋的世衣【】c工作办理短信手磔官月121己行博丝丹11布和的句ks】图4. 1工作台一个人事务合同管理包含：合同模块、新建合同、查阅人、统计报表、合同管理、合同 变更、收款、付款、合同进度、借阅管理、归档查询、发票、交货记录、我的 借阅、我的归档十五个快捷菜

19、单。个人事务&收款a合同模版统计报表新建合同合同管理n邕合同进度交货】喙a查阅人a借阅管理合同变更我的借词崎我的归档基础设置包含:a归档查询图4. 2工作台-合同管理合同类型、合同流程、合同编号、自定义字段、合同管理,合同模版、合同权限、合同提醒八个快捷菜单。个人事务I合同管理 MfitSS自定义字段合同模版飞）飞.蛤合同类型合同流程 合同编号合同管理合同权限A B客商管理合同提醛图4. 3工作台-基础设置权限：快捷菜单的权限与用户菜单权限一致。图4. 4与4. 5展现了去掉新建 合同菜单后的合同管理工作台情况。（菜单设置在，系统管理组织机构设置 角色与权限管理设置权限中进行设置）o中个人事务

20、B赴客商管理口组合同管理团j工作办理画部客户信息B新建合同E b工作查询国3客户回收国却合同查询口 J工作委托国区口供应商信息0 3合同导入图4. 4去掉新建合同菜单合同管理基础设置b.1 J图4. 5无操作权限5客商管理客商管理说明：客商管理用来管理合同系统中的客户、供应商、其他对方，可以方便查询所 有有业务往来的客户、供应商、其他对方，接近于一个小型的客户管理系统。 客商信息可以由多个用户来建立，除了在此处建立外，还可以在新建合同时， 在选择用户单位插件中新增单位也可以新建客商信息，一般来说每个用户新建 的用户自己可以编辑、删除，其他用户除了管理员以及拥有全部数据操作权限 的人员外都不可以

21、编辑、删除。管理员角色用户可以编辑、删除、管理所有的 客商信息。如图5.1。M名体户*0023所 flhrii ）：-niifiii：信髭最-J的力：取多人： &军力X用KhS 段在奇：Fl停地址：匚电孑总停：电会UE：nzv 2013-0E-11合同起始日期:2013-05-10 = 2013-0S-U台硝期日期：2013-05-10 = 2013-05-11合同内容首述：=徜善合同S3备注：= 销匡合回CO3图7. 3合同变更-变更记录详情资金统计：合同相关的资金状态统计。子合同：合同下面补充协议、补充合同等东西。合同查阅人：给指定的人员分配当前合同的查阅权限。8合同查询合同查询说明：合同

22、查询根据登录用户的可查看权限来查询自己可查看的所有合同，可以根 据条件来进行查询，默认是简单的查询，也可以通过高级查询中更多的条件来 进行查询，也有通过自定义字段来查询。在条件下方有有五个按钮分别是将到 期、已过期、导出、重置、查询如图8.1。查询条件合同名称：合同编号:合同状态：收付类型：合同对方：+选择将到期（0） I wa期底|-fa|重置I登询图8.1合同查询条件将到期和已过期按钮上可以看到将到期和已过期的数目，点击显示的是将到 期和已过期的合同的列表。导出可以导出查询到的所有的合同到excel并下载到本地。自定义字段来查询合同如下图8.2:自定义字炭：软件版本自定义字成：-请选择自定

23、义字段一T 自定义字残：一请选择自定义字段一萱询值:直得值:萱询值:添加直询学段删除该字成 删除该字段图 82 自定义杳询条件查询出来的合同列表中操作根据合同曲里的权限来判定的，如果合同还没 有进到流程中审批，那合同的拟稿人员可以对合同修改和删除。一旦进入了流 程就不可以修改和删除。合同操作有【修改】，【删除】，【提交审批】，【提交履 约审批】，【合同关闭】，【归档合同【查看流程】。合同查询默认不查询状态为合同完成和归档完成的合同，如有需要查询这两 类的合同，则需要设置查询条件为合同完成或者归档完成。如需要进行归档时, 就要查询出合同完成的合同。9合同导入合同导入说明：合同导入为了批置导入在合

24、同系统之前的旧合同。无需经过一系列的审批操 作，直接把合同录入到合同系统中进行管理。需要下载导入模板，按照导入模 板上的格式把合同信息输入上去，再提交实现批导入，如图6.1。合用守久构板下栽迭拜一人文件:选送黄件未选择文件写入女件格式事为心;格式，“左z2tOT的is转化为斯小防导入说明:1 .台（口号毁”不至受贿，琉自动生成如建造7傅魅硼写的乐导人！2 .台曜理、台同用方、合向乙方、收向娄3!、主办那门、场目员击入、E5能办人、台日至il狂理、胺药方式、包 1设人必须在系统中 存在，如果g的项不存在，贝树应的自刖跳过。3 .日蜂劈0自限订年（B必须为4位年份，右日愁订日明、合同班始日期、合同

25、结束日期、白月力度日期格式郃费加7m-d监 式。4 .如策盂设中已由！变导入的含网漏号，则系矮旗过蛇台向记案。享久图9.1合同批导入操作方法：首先下载合同导入模板，打开合同导入模板，填写合同导入信息，合同导入 信息如下合同编号：合同编号一般不填写，由系统自动生成合同名称：填写适合的合同名称合同类型：合同类型名称必须在系统中已经设置，否则会添加失败合同对方：合同对方必须在系统中已经添加，否则会添加失败合同简称：直接填写收付类型：必须按照单元格的下拉框选择主办部门：此部门名称必须在系统中存在项目负责人：此负责人必须在系统中存在合同经办人：必须在系统存在合同部门经理：必须在系统存在合同签订年度：4位

26、年度，如2012合同签订日期：必须格式为YYYY-mm-dd如2012-07-12合同起始日期：必须格式为YYYY-mm-dd如2012-07-12合同结束日期：必须格式为YYYY-mm-dd如2012-07-12收付款方式：必须按照单元格的下拉框选择收付款期数：必须为整数合同金额：必须为数字如10000或者10000.5合同状态：必须按照单元格的下拉框选择正确填写好模板后，上传模板，提交，系统会显示成功提交的数目，和错误 的数目以及错误的原因。如果填写了合同编号，并且系统中已经存在了此合同 编号，则系统默认会跳过此合同。10合同审批审批说明：合同看批是合同系统的核心之处，通过工作流审批，完成

27、合同从草稿到完成 的工作，工作流流程自由化，可以根据不同的需求来设置工作步骤。操作方法：进入到合同查询目录中，合同列表中选择需要审批的合同，点击提交审批链 按（必须有提交审批的权限的人员才可以操作、看到此链接）。合同状态收付类型操作草稿 收款 提交审批 修改 删除图10. 1合同操作点击提交审批后，页面跳转到表单界面，可以对合同表单内容进行进一步修 改,，如下图10.2,可以查看流程中之前步骤提交的附件和意见以及办理的流程 图。图10. 2合同表单意见和流程图点击保存则会保存表单，点击转交下一步，则会到转交界面，当该步骤设置 了有回退权限，才可以看到回退按钮，可以回退给上一步骤。回退界面如图1

28、0.3 所示，填写回退意见，可以上传回退附件，提交即完成了回退，转交界面如图 10.4所示。添加附件工作回退填既回退理由+添加附件图10. 3工作回退转交选择下一步步骤，如果有结束流程和其他流程，优先选择“非结束流程” 的流程，选择主办人，如果在流程设置中设置了自动选人，则可以自动选择主 办人，并可以填写转交意见和上传附件。图10. 4图中的背景色为灰色的步骤是 当前表单不满足总经理审核的条件，虽然当前的步骤有这3个步骤，但是总经 理审核步骤不能选择，可以选择第一个和第二个步骤执行。斗UA软件销售-审批二转交下一步骤。檄件俏售-审批当前步骤为第2步部门主管审核，史红旗加理中5选择下一步流程：国

29、财给主管审核结束流程总经理审核H承办人办理主办人：逐海云X送操人员 安清主向以下人员发送李芬提醒：下一步骤：r图 发起人:图提醒内容：合同流程转交提醒：由 孙美口肖售一部】发起的合同工作执行到此I转交意见默认字体嘎摄。图10.4工作转交确认转交后，流程会进行到被转交人处，被转交人登录OA系统，打开合同 管理-我的工作，开始办理转交给他的流程工作，把流程再转交下去。直到最后 结束流程。11工作办理工作办理说明：工作办理是办理工作流中的工作，当某个审批流转到我，那么打开我的工作 菜单，可以查看未接收、办理中、已办结的工作，需要及时办理转到的工作。 操作方法：进入菜单我的工作，可以查看到当前流入到你

30、这边的工作。分为未办理，办 理中，已办结。只要点击了主办，但是未转交，则工作状态为“办理中”的状 态。懑郅3 Q办理中国已办结3我的工作涿号流程类型合同名称11。瞰件消磨一审枇华东大学UA购买合同图11.1我的工作点击未接收和办理中的操作中的办理链接来进行办理工作。在步骤列表中, 我们可以查看流程中设定的步骤和当前实际走的步骤。如图1L2, 1L3所示。步骤名讣下一步骤1台月弟直叁2部门主省审核3,4,。，3财为主管市垓4M4总经理审核6昌实际流程国亮程步图1L2流程步骤用实际藻程序号步骤名称详细意见两件彻步序号1；合同审查讣漪主办已办结已转交至下一步那开始于；2012-OT-12 17:15

31、:02结束于：2012-OT-32 17:15:25发生坨发生地曾合同门档详细设 计 docx (62. 55KB)第2步序号2:部门主管审核史红旗主办【已办结】已转交至下一步骡 开始于：2012-07-12 17:15:42结束于：Z01Z-OT-12 17：26：45太答敖见发有国件第3步洋邑3：财苦主管审极壁自主委【未开启】求既夜见炭两用衿图1L3实际流程12合同工作查询工作查询说明：查询所有正在执行和已经执行完成的工作，此菜单应分配给管理员。操作说明：进入工作查询中，可以查看所有的合同流程的进展情况，并且可以点击步骤 查看流程的实时步骤，当前的操作人员，流程的工作状态。如果工作在办理中, 则可以点击催办，发送催办信息让办理人员