公文管理与公文写作常见问题解析

1、公文管理与公文写作常见问题解析 总经办 曾洁 2015.8.25 国标 党政机关公文处理工作条例（中办发201214号） 党政机关公文格式（GB/T97042012） 公司 泸州老窖股份有限公司公文管理办法（试行） No.1 公文 No.2 公文的分类 No.3 公文的格式 No.4 公文写作 No.5 公文写作常见问题案例剖析 公文是党政机关、人民团体、企事业单位实施领导、履行 职能、处理公务的过程中所形成的、按照规定程序办理，并 在法定的范围内使用的、具有特定效力和规范体式的文书， 是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规、规章或管理规 章，施行行政措施和领导管理职能，指导、布置和商洽工作，

2、 请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要手段和工 具。 No.1 公文 No.2 公文的分类 No.3 公文的格式 No.4 公文写作 No.5 公文写作常见问题案例剖析 一、从不同角度分类，常见的如下 （一）按照发文机关的行文方向，可分为：上行文、下行文、平 行文 （二）按照公文内容涉及秘密的程度，可分为：公开件、限制件、 秘密件、机密件、绝密件 （三）按照公文处理时限的要求，可分为：平件、加急件、特急 件 （四）按照公文的来源，可分为：收文、发文 （五）按照处理方式，可分为：阅件、办件 二、通用公文分类，常见的如下 （一）党政机关主要公文（法定公文）：15种，公司只有13种 1.领导

3、指导性公文：决议、决定、命令（令）、通知、通报、批 复、纪要 2.呈报性公文：报告、请示、议案 3.公布性公文：公报、公告、通告 4.商洽性公文：函 5.兼容性公文：意见 （二）法规、规章和管理规章 条例、规定、办法、守则、规则、准则、细则、章程、规范、规 程、制度、公约 （三）会议公文 开幕词与闭幕词、会议工作报告、专题讲话、提案、会议记录 （四）计划、决策与反馈公文 可行性分析（研究）报告、计划、总结、答复 （五）公务信息公文 调查报告、简报、信息快报、信访分析报告 No.1 公文 No.2 公文的分类 No.3 公文的格式 No.4 公文写作 No.5 公文写作常见问题案例剖析 一、版面

4、要求 （一）页边与版心尺寸 1.上边距3.17厘米，下边距2.75厘米，左边距2.65厘米，右边距 2.75厘米 一、版面要求 （一）页边与版心尺寸 2.页眉距边界约1.5厘米，页脚距边界约2.5厘米 一、版面要求 （二）字体和字号：详见后面内容 （三）文字颜色：无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 二、公文格式各要素编排规则 （一）公文格式各要素的划分 版头 主体 版记 1.份号：涉密公文应当标注份号。用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上 角第一行。 2.密级和保密期限：涉密公文应当标注“绝密”“机密”“秘密”和保密 期限。用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；在密级之后标注“”，

5、然 后标注保密期限；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 3.紧急程度：根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电 报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 用3号黑体字，顶格编排 在版心左上角。 如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、 紧急程度的顺序自上而下分行排列。 4.发文机关标志：俗称“公文名称”“红头子”。两种形式： （1）发文机关全称或规范简称+“文件”，俗称“文件版头”（大版头），主要 用于向上级机关报告、请示工作，颁布行政规章，发布决定或通知，印发重要会 议纪要等。 （2）发文机关全称或规范简称，俗称“函件版头”（小版头），主要

6、用于印发函 件及处理一般事项的通知、批复等下行文。 5.发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺 序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号 不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。如“泸 州老窖股发201534号”。 注意：上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行， 如左图。平行文、下行文发文字号位于发文机关标志下空两行位置居中编排，如 右图。 6.签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编 排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用 3号楷

7、体字。 7.分隔线：发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线（在 word文字处理系统中推荐高度为2.25 磅，宽度15.33 厘米）。 1.标题：发文机关 +（关于）事由 +（的）文种 （1）除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （2）一般用2号方正小标宋简体，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多 行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题 排列应当使用梯形或菱形。 2.主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一 个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时， 应当将主送机关名称移至版记。 3

8、.正文：公文首页必须显示正文。一般用3号方正仿宋简体，编排于主送机关名 称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用 “一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；第一层用黑体字、第二层一般 用方正楷体简体字、第三层和第四层一般用方正仿宋简体字标注。 4.附件说明： （1）如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附 件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行 附件名称的首字对齐。如左图所示。 （2）附件应当另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字

9、及附件顺序号用3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，不加标点符号。附件标题居中编排在版 心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同 正文。如右图所示。 5.发文机关署名、成文日期和印章： （1）成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日 不编虚位（即1不编为01）。 （2）成文日期一般右空四字编排。 6.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 n特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时， 可以采取调整行距、字距的措施解决。（不得“此页无正文”） 1.抄送机关： （1）如有抄送机关，一般用4

10、号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左 右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后 的首字对齐。同一系统内同级机关之间用“、”分隔，不同系统机关之间用“，” 分隔，最后一个抄送机关名称后标“。”。 （2）如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同 抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一 行，之间不加分隔线。 2.印发机关和印发日期： 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空 一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、 日不编虚位（即1不编为01

11、），后加“印发”二字。 3.页码： 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条 一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。奇数页居右空一字，偶数页居左空一字。 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文 一起装订时，页码应当连续编排。 三、特定格式之纪要格式 详见图示。除在标题下注明 会议情况外，其余要素与前 述公文各要素编排规则一致。 会议情况 No.1 公文 No.2 公文的分类 No.3 公文的格式 No.4 公文写作 No.5 公文写作常见问题案例剖析 一、公文的逻辑结构 （一）格式：版头、主体、版记 （二）正文：开头、主体、结尾

12、目的式：用表示目的的介词“为”、“为了”等领起下文。 根据式：用介词“根据”、“遵照”、“按照”、“依 照”等领起下文。 缘由式：缘由式也叫原因式，即通过情况的介绍、问题的提出或意 义的明确，使受文者了解行文的缘由，从而引起受文者对公文内容的重视。 公文正文的主体部分是公文的核心，公文的主要事项或基本内容都是 在这一部分中被表述的。公文的主体部分写作要求是：内容充实，中心突出， 表意明确，条理清楚。 黄金结构：“三个三” 习惯式 归结式 说明式 申明式 祈请式 期望式 二、公文写作的基本规律（程序） 确定主旨选择材料理清思路安排结构编写提纲 填充材料 编写提纲非常重要！ 三、常用公文写作 （一

13、）常见分类 1.工作通知：上级对下级就某项工作发出指示、提出要求、做出安排。 2.会议通知：以下行为主，也可平行。 3.批转、转发有关文件的通知：上级转发下级文件，可用批转性通知； 下级照转上级文件、同级或不相隶属单位间照转文件，均可用转发性 通知。 4.发布性通知：用于发布规章和规章制度。 5.任免通知：用于任免、聘用有关人员。 （二）基本结构和写法 1.标题： 关于 的通知。根据工作需要和行文目的，有时可写明 是“紧急通知”“重要通知”“补充通知”。 2.主送机关：指受文单位名称。 3.正文：要交代清楚发文的原因、意图和目的，通知的什么事情，有哪些具 体要求和意见，受文单位应如何处理。语言

14、精练。 4.结束语：“特此通知。” 5.落款：注明发文机关和成文日期。 以上是撰写通知必须涵盖的内容，不能有疏漏。 （一）常见分类 1.表彰性通报 用于在一定范围内表彰先进。 2.批评性通报 用于在一定范围内批评错误，纠正不良倾向。 3.情况通报 多用于向有关方面知照应该掌握和了解的重要精神或重要情况，以作为工作 的参考。 （二）基本结构和写法 1.标题： 关于 的通报 2.主送机关：指受文单位名称 3.正文：各类通报写法上的差异体现在正文中，但要求写进正文的材料和事 件，必须真实、准确，典型而有普遍意义。 （1）表彰性通报：正文一般包括先进事迹、先进事迹评价、表彰决定、希 望和要求四个部分。

15、 （2）批评性通报：正文一般包括错误事实、错误原因和教训、处理决定、 希望和要求四个部分。 4.落款：注明发文机关和成文日期。 （一）含义及作用 报告是用以向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问的一种上行文。 （二）一般结构与写作要求 1.标题： 关于 的报告 2.主送机关：力求单一 3.正文：（1）报告缘由：简明扼要地说明为什么写报告。（2）报告内容：可按 事情的发展变化脉络（时间顺序）写，也可按情况、经验、教训或问题写。 4.结束语：“特此报告。” 5.落款：注明发文机关和成文日期。 案例 （一）含义及作用 请示是用以向上级单位请求批准或指示的一种上行文。 （二）一般结构与写作要求

16、 1.标题： 关于 的请示 尤其注意：不能把文种“请示”误为“请示报告”“报告”“申请”。标题不宜写 “关于请求（申请） 的请示”。 2.主送机关：只写一个主送机关 3.正文：（1）请示原因：简明扼要又充分地陈述请示的原因。（2）请示内容： 内容要具体，所提建议和要求要切实可行。一般写“拟”怎么办，而不能写“决定” 怎么办。 4.结束语：“妥否，请批复。”“特此请示，请予审批。”“请批准”等惯用语。 不要用“可否（妥否、当否），请批准“之类不合逻辑的结语。 5.落款：注明发文机关和成文日期。 6.附注：注明联系人及联系方式。 案例 （三）参考模板 XXXX（发文单位）关于XXXX 的请示 XX

17、XX（主送机关）： 为了XXXX（目的主旨），根据（依据），我单位拟XXXXXX（意 图主旨）（概述工作背景或基本情况，简要提出要求解决的问题）。现将有关 情况和我们的意见请示如下（请示原由、事项，内容多可以分条列项） 一、（基本情况）。 二、（请示的必要性和可行性及其意义）。 三、 （具体方案和请示事项）。 妥否，请批复 。（结语） 发文机关 日期 （联系人、电话） 区别的逻辑起点 文种 行文目的、作用主送机关行文时间 内容重点 篇幅 处理方式 请示 请求批准、指示 （有求于上级）， 需要上级批复 逐级、单一事前请示事项 较短办件 报告 汇报工作、反映 情况（无求于上 级），无需上级 答复

18、有时可多级、 多头 事后情况稍长阅件 （一）含义及作用 函是不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项所使 用的一种公文。函属平行文，主要用于平行单位之间或不相隶属的单位之间。特殊 情况下，也可用于上下级单位之间对一些事务性的具体问题的联系。 （二）分类 1.商洽函 2.请批函 3.询问答复函 另：按照行文方向，可分为去函与复函。 （三）一般结构与写作要求 1.标题： 去函： 关于 的函 复函： 关于 的复函 2.主送机关： 3.正文：复函注意，要先在开头写明“某月某日关于某个问题的来函收悉”之类 4.结语：（1）去函：“特此函告”“请即函复”“请予支持（协助）”+“为

19、感”“为荷”“为盼”，后加句号。（2）复函：“特此函复。” 5.落款：注明发文机关和成文日期。 （四）参考模板 商洽联系函 关于商请问题的函 : 我单位是（自我情况简介）。为了（目的主旨），我们 拟。现就问题请求你们的同意（协助、支持、谅解）（意图主 旨）。具体情况是：（以下分旨可以分条列项）。 以上意见当否，请函复。（结语强化行文意图） 落款 成文日期 （联系人、电话） （四）参考模板 请批函 关于申请（请求）的函 : 为了（目的主旨），根据（依据），我们拟申请（意图主 旨）。现将有关情况和我们的意见函告如下：（以下分旨可以分条列项）。 一、（基本情况）。 二、（必要性、可行性及其意义）。 三、（我们的意见）。 现将有关材料报送你们，请予审批。（结语强调行文意图） 落款 成文日 期 （联系人、电话） （四