关于对总部仓库的内部审计的审计报告

1、关于对总部仓库的内部审计的审计报告编号: 根据董事会要求及对2015-2016年内审工作开展的思路计划，公司内审部于2015年12月28日至2015年12月30日对公司总部仓库进行了一次常规的内部审计，现将审计结果报告如下: 一、 审计概况 本次审计主要依据公司董事会的要求和刚成立的公司内审部的2015年至2016工作思路计划开展。目的是对仓库制度的完整性、健全和有效性、业务流程的清晰与否以及主要内部控制环节是否存在、是否有实际控制力度等问题做出客观评价，提出合理建议。 审计范围是从2015年1月至2015年12月的仓库工作开展情况，内容包括总部仓库管理的规章制度，操作手册，仓库管理中的职责区

2、分，职务制约;总部仓库的出入库流程手续;总部仓库的存放管理与盘点情况;总部仓库存货的处置管理等。 审计的重点是仓库实际管理使用的规章制度，操作手册，职责划分和现场规划。 二、 审计方法及审计说明 本次审计由于时间及审计小组人员的限制，主要采用现场观察，询问，实地操作， 抽样，统计分析等方法，由于需审计仓库多，审计人员经验不足等原因，所以取得的 审计成果存在理论上的局限性，可能对最终的审计发现即审计建议和判断产生影响。 此种影响会在后续审计过程中加以完善，尽量减少影响范围。 三、总体结论 对于此次仓库审计，内审部认为总体上仓库部门制度不完整，不健全，部分业务流程不清晰，部分重要的控制节点失控。但

3、是，从副总经理到制造总监实际已发现仓库管理的不足，也在整理针对仓库管理的对策和措施，只是这些措施实施以后的效果仍待观察。 四、具体的审计发现与建议 问题1:仓库部门组织架构不合理 审计发现: 经现场询问及资料查询，发现公司总部仓库组织架构情况为9月前仓库没有形成独立的部门，与物流部门合署为储运部，9月后从储运部列出，但是没有在组织架构图中改正，且由制造中心总监代理仓库管理部门主管，下属直接为仓库管理员，没有针对仓库的中层管理人员。 原因分析: 组织架构的作用体现不足，对应用组织架构管理事务的认识不足。 造成影响 9月前状态有极大可能导致储运部为掩盖发货问题的舞弊的发生，此种状态前期经财务审核时

4、发现过。9月后的状态会导致总监管理心有余而力不足，不利仓库的健康建设。审计建议2016年组织架构单独设置仓储部门，设置中层管理人员辅助总监进行治理。 业务部门反馈: 总监反馈对此问题无异议，同时说明在接手仓库管理后与高层商讨过人手设置问题， 最终决定2015 年先保持现有状态不变，主要任务是梳理仓库现在的状态，以备后续改 变做基础。2016 年开始设置仓库主管，专职管理仓库。 问题2:公司仓库管理制度及流程文件不健全 审计发现: 经搜集包括仓库部门在内的多部门的关于仓库管理的制度，列表统计分析后发现搜集的11 项制度文件中仓库管理部门制定5 项，其他部门制定6 项，适用公司现状的制 度文件共6

5、 项，其中5 项为非仓库部门制定，且此 项大多为模糊的概括性规定，不具有实际操作意义。最终可使用的制度文件只有项有实际意义。制度文件大多没有经过授权审批下发，仓管员对制度文件了解也远远不足。 原因分析: 前期对仓库管理制度及流程文件，即对体系文件的建设的关注度不足。 造成影响: 对仓库的管理缺乏实际有用的依据，管理难度加大。 审计建议: 2016年中层人员到位后协助总监进行制度流程，操作表单的建设。整合其他部门的已有资料，结合自身实际进行制定。 业务部门反馈: 总监对此问题无异议，2016年将有涉及制造中心各个方面的新的体系文件建立执行使用，主要由?负责。同时后期也要做到制度体系的梳理，维护和

6、更新。 问题3:仓库无明确的岗位职责，对仓库管理员的考核无依据及验证 审计发现: 发现在仓库管理部门没有仓管员的岗位职责，人力资源前期交予外部审计的文件也是笼统的格式化的文件，没有形成与公司实际符合的岗位职责。且人力资源对于仓库 管理员的考核表与实际工作表现差异较大。 原因分析:前期对仓管员的考核流于形式，没有实际指导意义。现有的人力资源对仓库的考核也缺乏依据。 造成影响:没有考核或者考核不符实际，会导致被考核人对考核产生厌倦，降低工作积极性。职责和操作方法不明确，会导致管理混乱，进而导致仓库其他问题的出现。 审计建议: 按照岗位责任制，制定各岗位的职责权限，并与人事管理部门协商重新制定仓库管

7、理部门的考核内容和项目。 业务部门反馈: 总监对此问题无异议，同时反馈9 月份与前任仓库主管交接时基本没有相应资料的交接，接手后主要任务也是梳理现实状态，没有对此方面过多的投入精力。导致此问题出现也有体系文件运行方面的问题，2016年1月体系建设完成同时结合体系文件重新制定考核方式和办法。 问题4:未经授权人员和外部人员能够随意进出仓库 审计发现: 发现在配件1仓库，?电器供应商直接进入仓库，在品质和采购不在场的情况下 与仓管员和车间生产人员沟通问题。调查其他仓库，发现模块 仓库存货与自动线生产线之间没有隔开，生产人员可以随时进入仓库移动库存。其他仓库基本无门禁。同 时发现仓库没有关于进出仓库

8、人员的门禁管理办法和硬件设施。不符合存货管理制 度中严格限制未经授权人员接触存货的规定。 原因分析: 仓库现有的区域格局和门禁不能有效控制无关人员进出仓库。仓库管理人员对供应商进入仓库没有认为是不正常状态，防范意识不到位。没有具体的仓库门禁管理办法。 造成影响: 有存货丢失或移动位置的风险，有供应商取得公司内部消息的风险。 审计建议: 调查评估现状，改善仓库门禁硬件管理，制定严格的门禁管理办法，限制无授权人 员进出仓库。加强对仓库管理人员防范意识的教育。 业务部门反馈: 总监对此问题无异议。同时反馈主要原因是仓管职责不明确，直接管理人员精力不 足等造成，次要原因是公司仓库管理员个人文化素质等不

9、足也有影响，如果有直接对 接的中层窗口会更好。 问题5:不良品处置、报废处置控制不严格，易出现舞弊情形 审计发现: 抽取了10%的1-12 月份公司其他出库单的报废处置单据，列表分析发现60%以上单据没有品质和仓库主管的签字确认，一般只有仓库和一线检验员的签字。且单据基本没有报废原因的填写。 原因分析: 前期关于报废单据的签字批准没有明确的流程规定，关于不良品处置和报废没有明确的管理办法和制度。 造成影响: 易导致仓库和一线检验员协同调整库存，易导致舞弊的发生。 审计建议: 制定针对公司材料和成品的不良品的处置和报废制定严格的管理办法和相关表单。 业务部门反馈: 总监对此问题无异议。同时反馈主

10、要还是仓库的操作流程不清晰，如何相互制约不 明确导致，在新制定的体系文件中会对此有专门的流程梳理。 问题6:模块仓库1 和模块仓库2 现场管理不力，易出现各种错误。 审计发现: A、模块仓库无卡帐，台账，不符合产品防护控制程序和产品发货控制程序规 定的“仓库按数量及名称、规格型号等建立各种物料卡片、台账; B、两个模块仓库内部分区域无明确的用以识别各种区域，存货内容的标志和指示 性标牌，部分区域有类似标牌但是不明确或已不符实际。现状不符合产品防护控制程 序4.1.3 和4.2.6 及4.2.7 的规定，(具体内容见产品防护控制程序和产品发货控制 程序)。C、发现现场存货放置存在两个模块仓库存货

11、交叉放置的情形，且没有明显的区分标示。 D、发现立式货架现场存货收发无法做到先入先出，不符合存货管理的先入先出的 原则及各种制度规定。 E、发现模块成品(2)仓库部分直接外购的存货，从收入至仓库库存标签至发出存货 标签一直是供应商的存货标签，与公司存货名称，规格等不符。 原因分析: 立式货架从立项开始即未考虑先入先出原则。同时对立式货架的管理和后续改善措 施不明确。仓库现场管理不力。 造成影响: 立式货架的问题反映出公司对于此类决策并未严格审批和把控。现场管理混乱易导 致成品发货的错误和盘点的困难。外购存货标签问题易导致经销商的投诉，也不便于 现场管理。 审计建议: A、严格按照产品防护控制程

12、序规定设立卡帐或台账。设立明显的仓库区域和存货 放置的标示。严格区分两个仓库存放区域。 B、制定立式货架后续改善措施及推进步骤。 C、加强对外购的直接用以销售的存货的管理，制定公司存货标签覆盖供应商标签。 业务部门反馈: 总监对此两个仓库问题无异议，同时反馈有一个仓库场地控制系统正在建设中，需要较强的电脑控制能力，现在状况没有达到要求，这两个仓库的改善是个持续较长的 过程，因为问题多且重要，所以改变起来困难度不小。我们会据此次审计要求列示问题清单，制定改善推进计划表，持续推进改善。 问题7:仓库、采购、品质对不良品处理不及时，导致不良品的堆积 审计发现: 发现五金仓库在正品库存中有一批订单 S

13、CDD14090178 的板材来料的不良品，系统中已开单出库进行剪板生产，生产完毕挑板时发现大量不良，不再挑板。但是未入不 良品仓库，未退供应商，在正品库存中堆放近3 个月没有进行处理。 原因分析: 仓库对不良品入库不良品仓库不及时，品质及采购处理不及时。仓库没有明确的不良品区域标示。 造成影响: 易导致不良品的大量堆积，处理不及时不明确易导致舞弊的发生。 审计建议: A、仓库在品质判定不良无法继续生产时即应入不良品仓库进行账务处理。 B、各仓库应将不良品放置不良品区域，采购定期退货供应商。 业务部门反馈: 总监对此问题无异议，同时反馈为杜绝此情况的再次出现，会对开生产工单人员进 行教育对工单

14、进行跟踪，总监对跟踪情况进行抽查跟踪，并结合体系的建立明确各仓 库的目视化要求。 问题8:产线不良品的调次处理流程不符公司要求，易导致舞弊发生。 审计发现: 发现公司外发?电器的半成品产生的不良品在仓库实际操作如下:车间生产发现 的不良品退入仓库，仓库如有良品库存，则将良品调出，但是仓库此时不在系统中制 单，如良品不足，且车间不再补充生产，则多退的不良品以材料出库单红字形式入正 品仓库。?电器下次送货时仓库直接从东海的送货中调换不良品，在送货中扣减不 良品的数量，不良品退?电器。此操作不符仓库岗位操作手册规定的车间换货流程。 此类操作涉及各个配件仓库。 原因分析: 此类操作仓库、采购采用了实际

15、方便的操作，且一直以来形成了习惯，无人提出过异议。 造成影响: A、公司仓库直接与供应商交涉换货，减少了采购与品质与供应商的交涉分量。 B、无法对供方来料的不良程度进行总体评定。 C、无法按订单衡量订单所用材料耗用情况。 D、系统中正品库存中会含有不良品，对生产制单不利。 审计建议: A、严格按照操作手册进行操作。 B、仓管部门需对各仓库管理员的各项业务的操作流程进行梳理，形成成文的规定。 C、制定公司不良品管理办法，明确各环节之不良品处理流程及管理措施。 业务部门反馈: 总监对此问题无异议，同时反馈对仓管员的操作培训可即时开展，但是对于培训的 结果的验证更加重要。后期会结合体系的建立，明确各环节的流程。 五、后续跟踪根据报告中【具体的审计发现与建议】的内容，与业务部门达成共识，制定改进计划如下，我们将在春节假期后(最后一项改善措施执行时间)对仓库部门实施后续审计。序号问题描述改进措施责任人预计改善时间1仓库部门组织架构不合理建立仓库组织架构，实施 仓库独立管理2公司仓库管理制度及流程文件不健全建立仓库出入库管理要领 及相关操作表单3仓库无明确的岗位职责，对仓库管理员的考核无依据及验证制定各岗位岗位职责及考核项目4未经授权人