材料管理体系

1、材料管理体系设备、物资、配件材料采购方案及供应管理体系前 言为了加强公司全面生 产成本管理，规范公司采购业务，保证设备使用质量，达到公司规定的设备使用率、完好率，费 用率的标准。更为 了降低生产成本，提高生产效益，确保公司生产经营的持续稳定发展，将公司做大做强。依据相关法律法规和公司项目有关制度，特制定本方案及管理体系。一、公司物资采购管理组织机构图：总经理项目经理财务总监物资供应部长财务部长采购员库管员二、项目部物资采购管理组织机构图：总经理项目经理财务总监材料供应部长财务部长材料供应科长财务科长采购员库管员2三、岗位职责说明：（一）、材料信息主管岗位职责岗位名称：材料信息主管直接上级：总经

2、理职责范围：1、依据材料管理体系及公司的规章制度，根据项目部及设备部门提供的实际需求，制定采购计划，根据项目部的实际需要，联系生产厂家，形成系统的采购信息档案。2、做好材料部员 工管理工作及工作 计划和月、年总结报 表并与项目部供应科积极沟通，了解项目部在设备配件、技术 方面的需求，配件采购做到货比三家，保证质量和供应，同厂家协调为项 目部提供技 术支持。3、根据公司、项 目部的实际需要对生产厂家、配件供应 商进行考察，选择质优、价廉、售后服务 好的供应商，签订书面采购合同，建立长期合作关系，保证项目部供应科的工作效益化、库 房和财务部门的工作规范化。4、对项目部采购物品使用、库存、报废、回收

3、情况进行监督，对项目部采购季度报表、月报表、临时报 表进行审核，确保无误情况集中 购买 ，减少费用、减少库存。5、在原有的供应 基础上不断搜集、整理、联系新的信息供 应资料，并整理成书面材料供总经理参考、决策。6、积极配合项目部，加强同项目部之间的联系，对项目部采购信息有全面的掌握，确保项目部的工作正常 进行。7、完成总经 理临时布置的其他方面的工作。3（二）、材料信息员岗位职责：岗位名称：材料信息员直接上级：材料信息主管职责范围：公司、项目部材料信息收集、整理工作1、了解公司设备 配件的规格、型号，并对项 目采购订单的要求、交期进 行掌控。2、负责工程材料、设备 市场的资料信息收集，市场动态

4、的调查，提供最佳采购方案。3、熟悉设备、配件的市场价格及来源，每月提交设备、配件价格跟踪情况表及市场调查报告。4、保持对行业的关注，建立供应商档案，协助上级领导对 主要供应商进行资信调查，建立完善的信息档案。5、协助部门主管优化工作流程，开发、建立科学的材料数据库。积极同项目部采购科联系沟通，优化采购流程。6、加强与供应商的沟通、维护 ，建立长期良好的合作关系。7、完成领导 交办其他方面的工作。（三）、采购员岗位职责岗位名称：材料信息员直接上级：材料信息主管1、产品供给：根据市场的需求，采购产品与维修配件，并保证及时供给；2、供应商信息反馈：对供应商的价格、品质、交期、交量等作出信息反馈；3、

5、采购成本控制：把握公司所采购产品的主要物料的市 场价格起伏状况，4了解市场走势，加以分析并控制成本，寻找核心配件的供 给来源，对核心配件的供货渠道加以调查和把握；4、合同治理：建立完备 的采购合同，降低企业经营风险 ；5、订单治理：做好采购订单的制定、发放、跟进、保存，并且根据采购合同与采购订单做好货款的请款与付款工作；6、库存治理：呆料与废料的预防与处理；7、发票治理：做好发票的跟催、保管、核对工作；8、新供应商的开发：保持对行业的密切关注，寻找、开发 更加优秀的供给商，建立供应商的资料；9、做到以公司利益为 重，不索取回扣，馈赠钱物上缴公司，遵守国家法律，不构成经济犯罪；（四）、库房主管岗

6、位职责1、库房主管必须具备较高的职业道德及管理知 识，热爱本职工作，爱岗敬业及有较强沟通管理能力。2、负责项 目部配件物品的管理供 应工作，熟悉生产和机械设备的物资、配件、材料的需求及使用情况，努力做好项目的配件物品的保管服 务工作，不断提高服务质量和管理水平。3、按照公司材料管理制度的长久性，加强实施库房管理工作，严格执行库房管理制度，各类配件物资的入库要严格验收、上架，在标签 上填写对应的配件名称、图 号及货位号等，及时记账；对出库的配件及物 资要及时下账，做到账目清楚，出、入库 手续齐全，账物相符。4、做好材料统计账务 管理工作，定期向分管 库房的领导或项目经理汇报5配件物品的消耗和 库

7、存情况，及时提出增添和申 购计划。5、努力学习 先进的管理知识的同时做好对员工工作能力的提高培 训工作及员工是否胜任本岗位工作的考 评，做出相关的奖、罚制度。6、日常工作中做好库 房材料配件物 资保管的安全、质量、数量和入库、出库的管理工作。7、库存配件物资的管理应规范化、科学化，做好月度、季度、年度对库房材料盘点，账物相符的财务报表管理工作，做到各种 领放物品的单据、凭证 要装订成册，妥善保管。8、做好对库 存材料的清理，减少库存及淘汰 换代处理设备配件，最大的减少材料库的损失。（五）、材料会计岗位职责1、负责库 房的材料物品的出入 库的账务登记、核对，协助库房管理人 员处理库房的日常工作。

8、2、认真学习、虚心求教，不断提高业务水品和工作能力，收集整理各个方面的材料数据，建档备查。3、做到帐帐 相实。每月结账结 束以后，材料会计要定时和财务部门进行对账，做到材料帐的金额和材料总账完全相符，一分不差。4、材料在和财务对账 的同时，也要和库管进行实物和材料帐上本期库存余额的核对和检查，做到帐物相符。5、熟悉配件物品的规格、型号、性能和用途。整理供应商的价格以及 质量等信息资料。6、了解各种设备 的常用件的使用周期，掌握它的月使用量以及年使用量，6避免出现配件物品的 积压以及缺库现象的发生。同时 也为物价上涨时增加购货提供了数据。7、根据配件物品的使用周期以及月使用量合理填报申购单，申购

9、单上要填清是那种 设备上使用的，配件的名称、规格型号、件号、限定购货时间 （因我公司有很多配件需在厂家 订货，申购的时间要提前，给材料供应留够足够时间），汇总各项材料的需用量要注明需用 时间，建立需用量台帐。8、材料物品的入库 ，要详细检查名称、规格、型号、数量、单价、总价与发票及清单是否相符；合格证、质量证明书等凭据是否 齐全，并与库房联系核对验收情况，只有各项指标验收全部合格、保管员签 字后，方能填制入库单据，报帐付款。9、材料出库 要登记清配件物品的名称、单价、数量、金额；要有用料单位的主管领导、用料设备、领 料人签字，月底进行分类汇总，成本核算到单机、单车和个人。10、帐帐、帐物的相符

10、。每月月底扎帐时和项目财务部进行核对，发现问题及时纠正和合理处理，做到帐帐相符；在和财务对账 的同时，也要和库管进行帐和实物的核对，如有问题出现，查明原因、总结经验 ，协助库房管理人 员合理处理，做到帐物相符；月底根据对账情况向主管 领导写出书面报告。11、完成财务、库 房主管及有 业务往来部门安排的其他 业务工作。（六）、仓库管理员岗位职责1、按时上下班，到岗后巡视仓库，检查是否有可疑 现象，发现情况及时向上级汇报，下班时应检查门 窗是否锁好，所有开关是否关好；2、认真做好仓库的安全、整理工作，经常打扫仓库，整理堆放货物，及时7检查火灾隐患；3、检查安全措施和 卫生措施是否落 实，保证库存物

11、资完好无损。4、负责项 目物资的收、发、存工作，收货时，对入库必须严格根据已审批的请购单按质、按量验 收，并根据发票记录的名称、规格、型号、单位、数量、价格、金额 打印入库单或直拔单，并在货物上标明进货日期。属不符合质 量要求的，坚决退货，严格把好质量关；5、验收后的物 资，必须按类别固定位置堆放，做到整 齐、美观 ；6、发货时 ，一定要严格审核领用手续是否齐全，并要严格验证审批人的签名式样，对于手续欠妥者，一律拒发；7、物品出库 或入库要及时打印出库单或入库单，随时查核，做到入单及时，当日单据当日清理；8、做好月底仓库盘 点工作，及时结出月末库存数报财务科，做好各种单据报表的归档管理工作；四

12、、工作分工和工作流程管理控制（一）具体的工作流程如下：1、在项目的初始运作 阶段，物资供应部（科）根据项目部、生产 部门的具体要求，进行投标的材料报价，从而达到在生产中控制成本、增加效益的目的。2、项目正式运作后，由项目经理、财务 部（科）长、物资供应部（科）长组成联合小组、在第一时间对 所需材料的供 应进行市场考察。生产计 划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求，对供应部下达材料申购单此单 由申请人填写，生产或者项目负责人签字后生效。83、采购部接到材料申购单后，根据所需材料的规格，质量要求，数量，生产地址等实际情况，向其发出材料询 价单。供应商根据要求确 认价格后对我司的材料询 价单签字

13、，盖公章后回传，签字盖章的材料询 价单会做为 以后向供应商付款的依据之一，需妥善保存。物资 供应部、科应 根据几家供 应商的评价结果，参照其供应能力、历史信誉、售后服务、距离远近等。对 比研究后确定其中的一家或者几家供 应商，确定供应商后，项目部与供应商之间签订的确保双方履行 约定的一份法律文件。向其发出材料订购单 ，通知供货 ，同时建立供应商的供货记录台帐，对于签订合同的供应商，要建立完善的供应商信息档案，对于没有合作的供 应商，也要将其信息合理保留，以防不 时之用，通知项目部、生产 部门准备收货。4、供应商根据材料订购单安排生产运输，各项具体要求以与我司 签订的供货合同为准。随货 携带各种

14、合格 证和材质证明书。5、项目部在所需材料到 场后，库管员要负责材料的质量、数量检查 ，检查中必须将供应商的送货单与我司的材料申购单和材料订购单相对 照，质量和数量都准确无 误后才能进行收货，然后填写材料到货单 ，相关责 任人签字后回传采购部。6、采购部根据与供 应商签订的合同条款安排付款。付款时，采购部填写统一的付款申请单或者支票领 用单，同时向财务部递交此批材料的材料订购单和到货 确认单，如有需要，采购 部有义务向财务部提供材料订购单以及各家供 应商签字盖章的材料询 价单。由财务部根据实际情况安排付款额度。7、供应商应于付款前开具出相符的增 值税发票或者普通 发票，财务部在9收到发票后即向

15、供 应商付款。（二）、公司材料信息部和项目部材料供应科的分工及合作1、公司材料信息部负责 供应商信息的搜集、整理以及信息档案的建立；材料供应科对于自己掌握的比 较优秀的供应商资料要报公司材料信息部存档。2、材料信息部负责 市场信息的考察，和供应商随时保持沟通，随时掌握市场行情的变化及时上报公司总经理并通知项目部材料供 应科，及时采取应急处理意见和处理办法。3、对年消耗量大的易 损、易耗配件物品由材料信息部制定采购 方案，选定定点供应商并报总经理批准，和供应商签订长年的供应合同。年终 完成或超过合同量的厂家返点 归公司所有。4、材料信息部和材料供应科共同商定公司各 类设备的定点供应商，写出书面报

16、告，报总经理审批。5、材料供应 科在总经理批复的定点供 应商根据项目部的材料申 购单向发出询价单或电话询价，货比三家后向 质优价廉，供货时间最快的供应商发出订货单，签订供货合同（公司已经签订长年供货合同的除外）进行采购工作。6、材料信息部协 助材料供应科做好在西安的供 应商的提货、发货、对账 ，协助供应科查找紧急求购及定点供 应商缺货的配件物品。五、物资采购、库房管理制度：（一）、物资采购管理1、采购部作为一个职能部门，在项目的具体生 产经营中担负了重要责任。采购工作的好坏，直接影响了工程的 质量、工期、成本。建立高效、实用、完善10的采购工作流程是提高采 购效率，降低成本最有效的方法。在采购

17、 的过程中，必须坚持原则、秉公办事、维护 公司利益；坚持综合考虑质量、价格、供应时效、售后服务四个方面 择优选取。项 目实施的过程中，采购部需要生产、设备、财务、技术等各个部 门的大力支持才能 顺利的完成采 购工作。每个部门 之间的联系需要一个 标准来规划，来提升工作效率，杜绝工作失误，为项目的顺利实施做出各自的 贡献。2、采购核决权限：（1）、采购金额预估在 1 万元以的，由科长核准。（2）、采购金额预估在 1 万元以上 3 万元以下者，由项目部经理核决，采购金额预估在三万元以上者，项目部汇报总公司，由总经理核决。（二）、库房管理1、物资验 收凡入库物资，仓库管理员必须进行认真的检验，经检验

18、合格后在验收单中签字。验收内容包括：（1）、凭证验收：核对入库材料的质保书或合格证，核对无误后认真归类保存，材料发出时随料同行，给用料单位。（2）、数量验 收：对入库物资进行计件，与入库单数量不符时按实收数为准。（3）、质量验收：检查入库物资，包装是否完好，有无生锈、变形，规格是否符合规定要求。（4）、在验收中发现不配套及无合格 证或质保书的物资，必须另行堆放，不得入库，并填报质量反馈单，报告部门负责人及时处理。112、仓储台帐物资验收合格后，保管员根据收料单办理入库手续，并分类建立材料台帐，仓库台帐必须帐物相符。3、物资保管物资验收入库后，要做到堆放整齐、井然有序、不同型号、规 格的物资应明

19、显间隔，并挂有标识，注明材料名称、规 格，易受潮物资要做好防潮防漏工作。4、领料和发料保管员必须凭材料调拨单或领料单发料，做到“先进先发，推陈储新”。领发料时，领、发双方都必须认真核对物资的品种、规格、数量和质 量，并由保管员填写出库验证单 ，经双方查验合格后，签字存档备查。5、物资搬运物资的搬运质量直接关系到工程的 产品质量，因此在物资的搬运过程中须严格注意人员、设备 及被搬运物 资的安全，尽量避免物资在搬运过程中的划伤磕碰。有包装的物品严 格按照包装上 标注的标志作业，保证物品的包装完好无损，以确保物资搬运过程中不受 损坏。6、材料盘点保管员必须按月对材料进行核对、盘点，在盘点过程中发现损坏、短缺时 ，应做好标识、记录 ，上报