3.售楼软件系统管理制度(2)

1、13. 售楼软件系统管理制度1 目的和范围： 为了科学、准确及时记录、反应销售信息，减少因人为过失及 监管漏洞而给公司带来的损失，提高公司的工作效率，标准使用售楼远程管 理系统及明确使用软件的工作职责和操作程序，特制定本制度。2 职责：2.1 系统管理员财务部2.1.1 负责建立新工程、用户帐户及权限设置，屏蔽工程初始资料2.1.2 负责变更操作：按批件变更工程资料2.1.3 负责系统监控操作2.1.4 负责系统的维护、更新和完善2.2 经营销售部2.2.1 负责按批件进行特殊预留操作2.2.2 负责初始资料及核定产权面积的录入2.2.3 负责楼盘和预留楼盘的定购工作、定购的变更操作2.2.4

2、 负责催收定金，并向财务部报送解除定购协议客户清单2.2.5 负责办理签约手续并提供相关优惠批件，负责未签约客户的跟 踪及反应，办理延迟签约批准单2.2.6 负责合同审核操作， 已审核合同的更改操作及审核， 退房操作及 退房款的报批。2.2.7 负责合同监证、按揭收件送审并进行电脑登记。2.2.8 负责发送交房通知书并进行电脑登记，负责接楼申请及审核操 作，通知财务接楼应收相关费用， 特殊接楼通知书的送审和尾款的 催收。2.2.9 负责发送办理产权通知书并进行电脑登记， 通知财务办理产权应 收相关费用，并签定补充合同。2.2.10 负责会员积分申请的录入。2.3 财务计统部2.3.1 负责工程

3、初始资料的审核2.3.2 负责恶意预留的通报，反应未及时签约情况2.3.3 收取楼款、相关费用及相关变更款并开具相应票据2.3.4 负责合同及变更合同的复核， 票据的换发工作， 退款的审核及支 付2.3.5 负责确定按揭送审银行及协调、跟踪工作2.3.6 负责复核办理接楼、产权相关费用，收取接楼尾款2.3.7 负责接楼确认单复核，负责发出特殊接楼催款通知书给经营部2.3.8 负责核定面积增减款的复核、 补充合同的审核， 开具购房发票并进行电脑登记2.3.9 负责会员积分兑换审核负责违约客户楼款的催收，将恶意违约客户清单送总经室律师处 理。2.4 总经室2.4.1 负责合同、变更合同、补充合同的

4、审核操作，盖章2.4.2 负责恶意违约客户的法律处理2.5各部门及人员负责正确使用软件及保密工作。3 程序3.1初始设置管理3.1.1 新工程开盘前3天内，经营部应通知系统管理员新建一个楼盘项目,同时提供一份经营部操作人员名单，由系统管理员建立用户账号。3.1.2 经营部根据楼号、层次、单元、建筑面积等建立新工程楼盘详细资料：将公司已批准的工程销售价目表、正常折扣标准等有关要素录入售楼软件；3.1.3 经营部录入公司评审通过的商品房买卖合同套打样本。3.1.4 财务部根据批准后的销售价目表原件进行核对，核实无误后，即由系统管理员进行屏蔽初始资料，只允许查看。3.1.5 因设计施工变更或公司销售

5、策略变更需要调整楼盘销售资料和销售价格时，由经营销售部填写申请单报经批准后，系统管理员根据批准单日期调整原价目表，批准之后成交的楼盘以调整后新价目 表为准。3.1.6 权限管理各操作员按总经理批准后的权限、工作职责范围进行操作，各操作 员权限一览表如下：部 门操作人员预 留疋 购疋 购 更 改签 约签 约 更 改签约 审核盖早按揭 收件按揭 复核监 证接 楼接 楼 复 核产 权产 权 复 核收 款对 账复 核票 票 据总经室总经理V副总经理V盖章经办V经营销售部销售经理VVVV销售副经理VVVV销售主任VVVVVVVV销售业务员VVV按揭经办V监证经办V产权经办V接楼经办V财务计统部财务总监V

6、VVV销售会计主任VVVVVVV销售会计VVV收款员V所有操作权限人均有查询权限，通过查询环节进行操作3.2预留管理预留是指由有权限的相关人员按口令录入，电脑根据设定的预留天数进行保存，暂不对外销售，超过预留天数后，电脑将自动取消预留登记， 转作未售楼盘，供自由销售。3.2.1 因特殊需要或公司销售政策安排需预留较长时间的，应形成书面 文件报经总经理同意，批准后由经营部进行特别预留操作。3.2.2 因公司关系需要或销售现场需要，应进行临时预留的，由相关权限人员直接按照各自口令录入预留客户姓名、联系 。预留时限如下列图：权限人总经理副总经理财务总监销售经理销售副经理销售主任预留天数3020775

7、13.2.3 相关权限人员及销售主任应催促客户及时办理正式认购手续，预留楼盘的认购工作由销售主任操作，当实际成交对象与预留登记不符时，销售主任应先告知相关预留权限人员，征得同意后才能变更。3.2.4 工程开盘第一周，预留统一由销售经理操作。3.3定购管理331 录入定购协议：与客户签订定购协议时，置业参谋应将相关信息 及时录入到售楼软件中。3.3.2 交纳定金：置业参谋持定购协议文本，带客户到收款员处交纳定 金，经收款员确认后，才完成定购操作。3.3.3 对于已定购但未按协议规定交纳定金的客户，电脑在 12小时内 自动取消定购，转作未售楼盘。3.3.4 根据已定购未交足定金的客户清单，置业参谋

8、应及时调查，认为需保存协议的应有书面说明原因并催促客户及时补足定金，需解除协议或退房的，及时报送清单给财务部，进行取消定购没收定金操作。3.3.5 更名：在规定签约时限之前，客户提出更名或换房申请要求的，由销售主任进行更名或换房操作，同时置业参谋持客户申请书、新 旧定购协议书、原楼款收据带客户到收款员处换发收据，收款员根据电脑通知更名清单，办理客户换发收据的手续，才完成更名操作。3.3.6 定购退房申请：在规定签约时限之前，客户提出退房申请要求，由销售主任按照协议规定允许退房的条款进行退房操作，并填写退 房款申请单上报财务总监批准，销售会计根据批准单和电脑通知退 房清单办理客户退款手续，才完成

9、退房操作。3.4签约管理工程具备签约条件时，置业参谋应及时催促已交定金未签约的客户办理 签约手续。3.4.1 正常签约的普通客户：置业参谋详细录入合同条款要素及客户信 息。3.4.2 优惠客户签约：属于公司关系户的，申请人应及时填写“购房优 惠批示单，详细填写优惠折扣、优惠原因等，并按规定程序送公 司审批。置业参谋根据已批准的“购房优惠批示单详细录入优惠单内容、合同条款要素及客户信息。购房优惠批示单原件应送交财 务部存档。3.4.3 未及时签约的客户：销售主任根据电脑未签约清单进行调查， 属于特殊关系需延长签约时间的客户，销售部应将延迟签约超过1个月客户清单报经公司总经理批准，批准单送财务部存

10、档。3.5合同审核管理合同的审核由经营部销售主任及经理对签约合同及时进行审核，再由财务销售主任及总监进行复核，并完成电脑签字确认工作。完成审核完成复核销售主任及经理会计主任及总监完成电脑签个工作日内个工作日内属于优惠折扣合同，收到优惠批示单原件 1 天内，财务完成复核3.5.1 所有审核通过的合同电脑将自动列入已审核清单， 经营销售部在1 个工作日内将合同送往总经室秘书盖章， 以便及时办理合同监证。3.5.2 合同更改： 对于已审核的合同客户又提出申请更名、 换房等其他 合同条款， 由置业参谋提出合同更改并详细填写更改内容， 电脑将 其自动转入再更改未审核清单， 经合同审核、复核人员同意更改后

11、， 完成电脑签字确认， 电脑自动列入已审核清单代替原合同。 如合同 审核、复核人员不同意更改，不做电脑签字确认，电脑仍以已审核 原合同为准。3.5.3 申请退房： 对于已审核的合同客户又提出退房申请， 置业参谋填 写退房申请单报经公司批准， 批准后由销售主任进行退房操作， 财 务部根据退房批准单和电脑通知退房清单办理客户退房手续。3.6 盖章监证管理3.6.1 公司公章管理人员根据销售合同与电脑上列入已审核清单合同 内容进行核对， 确认无误前方能盖章， 同时对已盖章合同电脑签字 确认。3.6.2 经营部监证经办人员应在合同盖章及收到现金交款单后 2 天内 将合同送到交易中心办理合同监证，并将送

12、交时间进行电脑登记； 对于已监证好的合同， 应将合同监证时间、 登记编号进行电脑登记。3.7 按揭管理3.7.1 对于选择按揭付款方式的客户， 电脑将自动列入申请按揭客户清 单，置业参谋按合同规定时间及时收取按揭材料、 出具材料收取证 明单，并进行电脑登记。3.7.2 销售按揭经办对置业参谋送交的客户按揭材料进行复核， 并在电 脑上进行登记。 如果送交的材料不齐全或不符合规定， 按揭经办将 不做审核。直到资料齐全为止。3.7.3 由按揭经办根据已审核材料及已监证合同的清单作出送审银行 决定，按揭经办根据财务部安排， 及时将贷款申请材料送交银行审 核并进行电脑登记，并及时跟踪了解。3.7.4 对

13、于银行已通过审核的客户，按揭经办及时通知客户前往签字， 并将合同送交易所办理抵押监证， 办妥抵押监证后， 在电脑上进行 登记。3.7.5 对于已完成抵押登记的贷款合同，财务部应负责催促银行放款， 财务部对银行放款的楼房单元应及时进行电脑登记。3.8 接楼管理3.8.1 工程具备接楼条件时，财务经办根据所有已签约清单结清尾款、 违约金利息等各类款项后， 进行电脑确认后， 电脑自动列入可正常 接楼清单；未交清楼款提前接楼的楼盘，财务部根据批准单确认， 电脑自动列入可可提前接楼清单。3.8.2 经营部接楼经办根据可正常接楼清单、 可提前接楼清单与客户办 理接楼手续，并录入通知接楼日期、实际接楼日期，经营部主任复 核并进行电脑确认，电脑自动列入已接楼清单和已提前接楼清单。3.9 产权管理3.9.1 公司通过产权总登记后， 经营部经办根据产权处核定的建筑面积 录入到产权面积表中， 由经营部主任复核， 电脑自动计算客户应增 减面积楼款。3.9.2 经营销售部根据核定面积及其他各项扣减金额调整原合同价， 并 提供产权处核定面积表单给财务部， 财务部复核无误后生成新合同 价，经营部与客户签订补充合同。3.9.3 财务部根据新合同价与客户进行结算， 所有款项收清后， 销售会 计开出购房发票， 财务主任审核确认后， 会计与客户办理换取购房 发票手续，会计录入发票号码，客人领走时间，并进行电