信息技术的发展与档案工作

1、宁波市档案局 第二讲第二讲 电子文件概述电子文件概述 第三讲第三讲 电子文件管理工作概述电子文件管理工作概述 目录提纲 第四讲第四讲 电子文件的积累、鉴定与归档电子文件的积累、鉴定与归档 第一讲第一讲 信息技术的发展与档案工作信息技术的发展与档案工作 一、计算机发展简史一、计算机发展简史 1946年，美国科学家研制成功了世界上第一台数字 式电子计算机 “埃尼阿克埃尼阿克（ENIAE） ” 该机用了 18000只电子管、 1500只继电器、 重量达30吨，运 算速度为每秒 5000次。 计算机的发展阶段，从硬件发展来说可以用“代”来 表示，从1946年算起，至今已经经历了四代。 1、第一代计算机

2、： 第一代是电子管计算机 时代，运算速度慢，内存 容量小，使用机器语言和 汇编语言编写程序。主要 用于军事和科研部门的科 学计算。 第一代电子管计算机（ENIAC) 一、计算机发展简史一、计算机发展简史 2、第二代计算机： 第二代是晶体管计算机 时代，其主要特征是采用 晶体管作为开关元件，使 计算机的可靠性得到提高， 而且体积大大缩小，运算 速度加快，其外部设备和 软件也越来越多，并且高 级程序设计语言应运而生。 第二代晶体管计算机IBM360 一、计算机发展简史一、计算机发展简史 3、第三代计算机： 第三代计算机是中、小规 模集成电路计算机时代，它 是以集成电路作为基础元件， 这是微电子与计

3、算机技术相 结合的一大突破，并且有了 操作系统。 第 三 代 计 算 机 一、计算机发展简史一、计算机发展简史 4、第四代计算机： 第四代计算机是大规模集 成电路(Large Scale Integration)和超大规模集成 电路(VLSI)时代，软件方面 发展了数据库系统，分布式 操作系统，网络软件等 。 第四代计算机) 二、计算机的发展趋势二、计算机的发展趋势 1、巨型化 巨型机的研制水平可 以衡量一个国家的科技能 力、工业发展水平、和国 家中和实力。我国研制巨 型机的水平已经列入世界 先进行列。先后有银河I号、 银河号、神威I号、曙光 等大型机。 “银河号” 2、微型化 微型化是指由于

4、微电 子技术和超大规模集成 电路技术的迅猛发展， 使计算机体积微型化。 我国的微型计算机产业 正方兴未艾，生产了 “长城”“联想”“方 正”等系列微型计算机。 无盘工作站 二、计算机的发展趋势二、计算机的发展趋势 3、多媒体 化 多媒体技术赋予计算 机综合处理声音、图像、 动画、文字、视频和音 频信号的功能，是20世 纪90年代计算机的时代 特征。 4、智能化 智能化指使计算机具有类似人类的部分智能。例 如定理证明、学习系统，使计算机具有推理、学习 能力。 三、计算机的应用领域三、计算机的应用领域 科学计算(数值计算) 自动控制系统 数据处理 CADCAMCAI 人工智能 以上也是电子文件产生

5、的源泉 2计算机网络的发展历程计算机网络的发展历程 19世纪世纪40年代年代20世纪世纪30年代年代 电磁技术广泛用于通信电磁技术广泛用于通信 20世纪世纪30年代年代60年代年代 电子技术广泛用于通信电子技术广泛用于通信 20世纪世纪60年代年代80年代年代 计算机技术和通信技术相结合计算机技术和通信技术相结合 1计算机网络的定义计算机网络的定义 二、计算机网络的分类二、计算机网络的分类 按地理覆盖范围来划分，网络可以分为三类：按地理覆盖范围来划分，网络可以分为三类： 1. 局域网局域网LAN（Local Area Network） (1)地理覆盖范围的直径大约在几公里之内地理覆盖范围的直径

6、大约在几公里之内 (2)信息传输的速率高信息传输的速率高 (3)信息和传播一般采用广播的方式信息和传播一般采用广播的方式 (4)网络属一个单位所有网络属一个单位所有 2. 广域网广域网WAN（Wide Area Network） (1)地理覆盖范围大，可以从几公里到上千或上万公里地理覆盖范围大，可以从几公里到上千或上万公里 (2)信息传输速度较低信息传输速度较低 (3)信息传输采用点到点的方式信息传输采用点到点的方式 (4)网络属于多个单位所共有网络属于多个单位所共有 3. 城域网城域网MAN（Metropolitan Area Network） 1 什么是什么是Internet Intern

7、et又称国际互联网，是将世界各地的局域网，广域网通又称国际互联网，是将世界各地的局域网，广域网通 过电话线，光缆，微波或卫星连接在一起，共同遵守过电话线，光缆，微波或卫星连接在一起，共同遵守TCP/IP 协议，从而构成的一个网际网或称网络的集合。协议，从而构成的一个网际网或称网络的集合。 欧洲 及其 他地 区 FIX-ESprint Link NASASI ESNET FIX-W NSFNET 亚洲 太平 洋地 区 CIX GIX 地区网 校园网 地区网地区网 用户 2 Internet的起源和发展的起源和发展 ARPANET网网 ARPANET与与MILNET合合 并形成并形成Interne

8、t的早期主干网的早期主干网(1982) NSFNET Internet 1987年，我国中科院高能物理所，通过低速的年，我国中科院高能物理所，通过低速的 X.25专线实现了国际远程联网。专线实现了国际远程联网。1988年实现与欧洲、年实现与欧洲、 北美地区的北美地区的Email通信。通信。1994年正式加入全球年正式加入全球 Internet互联网络。互联网络。 1997年，中国互联网络信息中心年，中国互联网络信息中心(CNNIC)在北京成立。在北京成立。 3 Internet的主要服务的主要服务 1. 电子邮件服务电子邮件服务(E-mail) 2. 文件传送服务文件传送服务(FTP) 3.

9、WWW信息浏览服务信息浏览服务(WWW) 4. 网络新闻服务网络新闻服务(USENET和和 BBS) 5. 远程登录服务远程登录服务(TELNET) 6. 文件名查询服务文件名查询服务(ARCHIE) 7. 信息查找服务信息查找服务(GOPHER) 8. 广域信息服务广域信息服务(WAIS) 电子文件的产生 个人生活 电子商务 电子政务 办公领域 设计领域 生产领域 电子文件 电子政务与政府职能转变电子政务与政府职能转变 高效率政府高效率政府 阳光型政府阳光型政府 敏捷政府敏捷政府 工作效率工作效率 监管能力监管能力 勤政廉政勤政廉政 政务公开政务公开 危机管理危机管理 应急响应应急响应 电子

10、政务 电子政务基本模式电子政务基本模式 （1）G2G电子政务模式电子政务模式-政府与政府之间政府与政府之间 （2）G2B电子政务模式电子政务模式-政府与企业之间政府与企业之间 （3）G2C电子政务模式电子政务模式-政府与公众之间政府与公众之间 （4）IEE内部效率效能模式内部效率效能模式-政府与公务员间政府与公务员间 （1）G2G电子政务模式电子政务模式-政府与政府之间政府与政府之间 （政务网）（政务网） 1）电子公文流转）电子公文流转 2）电子司法档案）电子司法档案 3）电子财政管理）电子财政管理 4）电子统计）电子统计 5）视频会议）视频会议 （2）G2B电子政务模式电子政务模式-政府与企

11、业之间政府与企业之间 1）电子采购与招标）电子采购与招标 2）电子税务）电子税务 3）电子工商）电子工商 4）电子信用）电子信用 5）信息咨询服务）信息咨询服务 6）中小企业服务）中小企业服务 （3）G2C电子政务模式电子政务模式-政府与公众之间政府与公众之间 1）教育培训服务）教育培训服务 2）公众就业服务）公众就业服务 3）远程医疗服务）远程医疗服务 4）社会保险服务）社会保险服务 5）公众信息服务）公众信息服务 6）交通管理服务）交通管理服务 7）公众税务服务）公众税务服务 8）电子政件服务）电子政件服务 设计领域生产领域 计算机辅助设计（Computer Aided Design, 简

12、称CAD）和计算机辅助制造（Computer Aided Manufacturing,简称CAM）,常称为 CAD/CAM。CAD/CAM技术是产品设计人 员和组织产品制造的工艺设计人员在CAD和 CAM系统的辅助之下，根据产品的设计和制 造程序进行设计和制造的一项新技术，是人 的智慧和创造力与计算机系统功能的巧妙组 合。 CAD/CAM技术的应用 机械制造工业中的应用 航天航空、造船、机床制造、工模具 电子工业中的应用 电子印刷板、集成电路、电子产品等 其他方面的应用 建筑工程、纺织服装 电子商务 电子商务的运行过程电子商务的运行过程 电子商务中涉及的参与者相当多，商家（企业）和用户电子商务

13、中涉及的参与者相当多，商家（企业）和用户 （个人）是最基本的参与者。（个人）是最基本的参与者。 电子商务虚拟环境电子商务虚拟环境 电子支付平台电子支付平台 物流服务平台物流服务平台 商务交易平台商务交易平台 认证监督平台认证监督平台 认证机构认证机构 快速物流企业快速物流企业 网络银行网络银行 商务平台公司商务平台公司 商品供应商商品供应商 网上消费者网上消费者 客观实际 客观实际 客观实际 客观实际 客观实际 客观实际 因特网际因特网际 信息服务平台信息服务平台 电子警察平台电子警察平台 网络监察机构网络监察机构 信用服务企业信用服务企业 围绕商务交易，由专业实体在因特网上组围绕商务交易，由

14、专业实体在因特网上组 建各种专业平台，形成电子商务虚拟社区建各种专业平台，形成电子商务虚拟社区 信用服务平台信用服务平台 信息门户公司信息门户公司 电子商务的发展历程（中国）电子商务的发展历程（中国） 以互联网行业本身的起落为线索进行划分：以互联网行业本身的起落为线索进行划分： 第一阶段第一阶段萌芽到初步成型（萌芽到初步成型（1995年年1月以前）月以前） 第二阶段第二阶段第一次高峰（第一次高峰（1995年初年初2000年中期）年中期） 第三阶段第三阶段发展低谷（发展低谷（2000年中期年中期2003年底）年底） 第四阶段第四阶段第二次高峰（第二次高峰（2003年底年底今）今） 其中：其中：

15、2004年是我国互联网企业新一轮上市热潮；年是我国互联网企业新一轮上市热潮； 2005年是我国互联网进行并购重组的一年。年是我国互联网进行并购重组的一年。 领域领域 国际排名国际排名国内排名国内排名 123123 通信服务通信服务 企业名称企业名称VERIZSON DEUTSCHE TELEKOM FRANCE TELECOM 中国电信中国电信中国移动中国移动中国联通中国联通 营业总额营业总额72406.071987.658651.019465.819210.08190.0 硬件制造硬件制造 企业名称企业名称IBMDELLCISCO联想集团联想集团浪潮电子浪潮电子方正科技方正科技 营业总额营业

16、总额97026.051051.024146.0 软件生产软件生产 企业名称企业名称MICROSOFTORACLESAP神州数码神州数码东软软件东软软件中创软件中创软件 营业总额营业总额38919.010997.09674.7 互联网应用互联网应用 企业名称企业名称YAHOO!GOOGLEVERISIGN淘宝网淘宝网阿里巴巴阿里巴巴易趣网易趣网 营业总额营业总额3990.53794.11338.3 信息化改造信息化改造 企业名称企业名称沃尔玛沃尔玛英国石油英国石油通用汽车通用汽车宝山钢铁宝山钢铁上海通用上海通用一汽大众一汽大众 营业总额营业总额287989.0285059.0193517.0 资

17、料来源：资料来源：商业周刊商业周刊2005年度全球信息技术公司百强排行榜；年度全球信息技术公司百强排行榜；财富财富2005年度世界五百强；年度世界五百强；福布斯福布斯2005年全年全 球球2000大企业排名榜；大企业排名榜；世界经理人世界经理人2004年度中国企业信息化年度中国企业信息化500强；强；中关村在线中关村在线2005年中国电脑商强榜名单；年中国电脑商强榜名单； “中国站长中国站长”电子商务排行（电子商务排行（http:/ 电子商务应用电子商务应用5个领域典型企业个领域典型企业 市值单位：百万美元 v一、历史的必然一、历史的必然 v二、电子文件的发展二、电子文件的发展 历程历程 v三

18、、电子文档在我国三、电子文档在我国 发展的现状发展的现状 v一、电子文件名称与含义的演变一、电子文件名称与含义的演变 v1机读文件与机读档案 v2电子文件电子档案 v二、电子文件的概念二、电子文件的概念 v电子文件定义为： 指在数字设备及环境中生成，以指在数字设备及环境中生成，以 数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计 算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传 送的文件。送的文件。 v上述定义有两条要点： v一是生成环境，即计算机和其他数码设备。 v二是可处理的数码文件。 v第一，文件与档案原本就

19、是同一事物。 v第二，文件与档案之间已不再具有非常明 显的时间过程与空间异域的区分 v第三，电子文件与电子档案概念的一体化， 有利于文档管理的一体化。 v第四，“档案”是一个历史性的概念，当 历史翻过去了的时候，这个概念也应回归 历史。 v1 1电子文件按载体划分，主要有两大类电子文件按载体划分，主要有两大类 v2 2按照电子文件产生的领域，可以把它划分为按照电子文件产生的领域，可以把它划分为 三大类三大类 v3 3按电子文件的格式划分类别按电子文件的格式划分类别 v数字文本(Digital Text)文件 v数字影像(Digital Image)文件 v数字图形(Digital Graphi

20、c)文件 v数字语音(Digital Voice)文件 v数字视频(Digital Video)文件 v4 4按电子文件的组成方式可将其划分为按电子文件的组成方式可将其划分为 三大类三大类 v(1)简单文件 v(2)复合文件 v(3)复杂文件 一、 信息的非人工直接识读性信息的非人工直接识读性 1 1人与信息之间关系发展的三个阶段人与信息之间关系发展的三个阶段 ( (口口相传、信信相传、机电相传口口相传、信信相传、机电相传) ) 2 2科学地客观地认识科学地客观地认识“非人工直接识读性非人工直接识读性” v三、三、 文件信息的自由移动性文件信息的自由移动性 v1. 1. 凝固的历史凝固的历史

21、v2. 2. 被解放的文件信息移动被解放的文件信息移动 v第一，文件信息在某一保管单位（无论是一个 软盘、一个光盘还是一个文件夹）内的自由逻 辑组合。 v第二，文件信息在不同载体间通过物理与逻辑 方式（介质与网络）进行的自由迁移。 四、信息存储的高密度性四、信息存储的高密度性 五、多种信息媒体的集成性五、多种信息媒体的集成性 六、文件形成与更改的可操作性六、文件形成与更改的可操作性 v1 1随心所欲的文件制作随心所欲的文件制作 v2 2会会“变脸变脸”的比特的比特 v一、电子文件管理体制的基本原则一、电子文件管理体制的基本原则集中统一集中统一 v具体内容主要包括三个方面： v1国家电子文件与电

22、子档案也应按规定分别由各 级、各类档案保管机构集中管理 v2全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级 档案行政管理机构统一、分级、分专业管理。 v3对党政电子文件工作实行统一管理 v1 1机构内部电子文件管理的组织体制机构内部电子文件管理的组织体制 v2 2机构内部电子文档管理的技术机制机构内部电子文档管理的技术机制 三、电子文件管理有关法规与标准三、电子文件管理有关法规与标准 中华人民共和国电子签名法 国家标准：电子文件归档与管理规范 GBT 188942002 电子公文归档管理暂行办法 国家档 案局第6号令 公务电子邮件归档与管理规则 中华人民共和国电子签名法 信息化领域第一部法律 200

23、5年4月1日施行 国家标准：电子文件归档与管理规范 GBT 188942002 引用了两个标准： DA/T 18 档案著录规则 DA/T 22 归档文件整理规则 v管理者的重要性 v管理者必备的知识技能 v档案管理基础知识 v电子计算机应用及自然科学基础知识 v一定的外语能力 第三节电子文件的管理者第三节电子文件的管理者 v一、电子文件的收集积累的范围一、电子文件的收集积累的范围 v二、电子文件收集积累的要求二、电子文件收集积累的要求 v三、电子文件的登记三、电子文件的登记 v四、文件的确认与采集四、文件的确认与采集 v背景信息背景信息 v元数据元数据 v五、整理 电子文件收集积累的要求 真实

24、性：电子文件的内容、背景信息 是否与形成时一致。可通过安全措施、 元数据认定。 完整性：电子文件的内容、结构、背 景信息等是否完整。 有效性：电子文件能否被使用和理解。 电子文件的收集和积累方式 文字、表格文字、表格 图像图像 声音、视频声音、视频 数据库数据库 图形图形 DB 输入、自动生输入、自动生 成、成、OCR CAD、CAM、 自动生成自动生成 扫描、数码相扫描、数码相 机、转换、自机、转换、自 动生成动生成 数码摄像机、数码摄像机、 视频和动画设视频和动画设 计、转换计、转换 电子邮件电子邮件 （多媒体）（多媒体） 电子文件的收集和积累途径 OAOA系统系统 收文、发文、其他需收文

25、、发文、其他需 归档的电子文件归档的电子文件 模拟信息数字化模拟信息数字化 扫描、转录、条目扫描、转录、条目 录入录入 外部邮件外部邮件 公务邮件和与公务有公务邮件和与公务有 关的私人邮件关的私人邮件 信息发布系统信息发布系统 动态网页和信息动态网页和信息 业务处理系统业务处理系统 数据库、电子文件数据库、电子文件 其他系统其他系统 工艺流程图、基建设工艺流程图、基建设 计图、计图、CADCAD制图、图制图、图 表生成系统等表生成系统等 归档文归档文 件库件库 各类电子文件的收集要求 文本型电子文件 推荐推荐XMLXML、RTFRTF、TXTTXT格式；格式； 在登记表上注明文字处理工具及在登

26、记表上注明文字处理工具及 版本信息；版本信息； 因保真、保密需要，可采用因保真、保密需要，可采用PDFPDF 、DOCDOC等流行专利格式。等流行专利格式。 采用其他格式时，应在归档时转采用其他格式时，应在归档时转 换成以上格式，如无法转换，应换成以上格式，如无法转换，应 归档相关软件及环境参数。归档相关软件及环境参数。 通用电子通用电子 文件文件 转换转换 非非通用通用文档文档 各类电子文件的收集要求 图像型电子文件 推荐JPEG、TIFF格式 采用其他格式时，应在归档时转换成以上格式 图像格式转换或压缩时，尽量不要丢失原有精度。 GIF PNGPIC JPEG TIFF WMF ICO S

27、VG 各类电子文件的收集要求 视频型电子文件 推荐推荐MPEGMPEG、AVIAVI格式；格式； 对非通用格式，应同时收集解对非通用格式，应同时收集解 码器及播放软件；码器及播放软件； 各类电子文件的收集要求 音频型电子文件 推荐推荐MP3MP3、WAVWAV格式；格式； 同时收集相关采样率等参数同时收集相关采样率等参数； 电子文件的收集、归档流程 转换转换 原始电子原始电子 文件文件 标准电子标准电子 文件文件 移交移交 暂存暂存 存储器存储器 电子文件电子文件 登记表登记表 备备 份份 备份备份 库库 自动登记自动登记 归档电子文归档电子文 件登记表件登记表 归档电归档电 子文件子文件 逻

28、辑逻辑 归档归档 脱机下载脱机下载 物理物理 归档归档 扫描扫描 拟稿拟稿 接收接收 三、电子文件的登记 电子文件登记表应与电子文件一 道流转、归档； 要求系统自动生成和填写登记表的大 部分信息； 在流转中应不断补充信息，并最终生 成归档电子文件登记表； 登记表建议采用RTF或XML格式。 RTFRTF样例样例 XMLXML样例样例 电子文件的登记 电子文件的稿本代码 M-草稿性电子文件 U-非正式电子文件 F-正式电子文件 电子文件的登记 电子文件的类别代码 T-文本文件 I-图像文件 G-图形文件 V-影像文件 A-声音文件 O-超媒体链接文件 P-程序文件 D-数据文件 光盘编号：61-2006.Y- -002表示: 61全宗,2006年度永久性文本电子文件，光盘序号为 002。 v一、依法归档一、依法归档 v1明确档案室和档案馆在电子文件管理中 的地位，赋予档案室、