让Excel自动计算数据

1、让 Excel 自动计算数据让 Excel 2000 自动计算数据 但凡提到会计核算问题，很多人动辄就会想到要用财务软件。 然而杀鸡焉用牛刀，其实有时候不必请动这个巨无霸，用 Excel 足矣。 作为当前最流行的办公自动化软件， Excel 绝非 浪得虚名，其灵活的自动计算和数据校验功能，使得它在工 资和财务报表的编制方面大有作为。在工资和财务中，要到 对大量的数据进行汇总计算，通常要在计算之前对某些特定 的列进行判断，根据判断结果来校验数据的正确性，最后决 定要采用那种方式进行计算。还要具有一定的容错性，能够 自动捕获一些不符合要求的输入，并给出相应的出错信息， 以便操作者能够及时加以纠正。

2、以上这些功能，专门的财务 软件自然可以胜任，但未免有一种大炮打蚊子的感觉。而对 Excel ，只需稍加挖掘其潜力， 虽然是小米加步枪， 也能强过 飞机大炮。好，闲话少说，下面以工资报表编制为实例，向 大家介绍如何运用 Excel2000 强大的计算与数据校验功能。 一、报表样式： 首先我们创建一个工资统计报表，该表分成两部分，第一部 分是工资主表部分，它反映工资表的各项内容（如图1）；第二部分是该工资表的基础数据部分，这里称为基础表（如图 2）。这两部分合在一张工作表中完成。图1 图2二、实现步骤：1、创建如图 1 所示的工资报表样式和如图 2 所示的工资报 表基础资料部分的样式。2、修改手工

3、录入列的字段名：显然最后做好的工作表要用 密码加以保护，以防泄密，加密固然需要，但也不能误伤好 人，应该既有集中、又有民主。有些字段应该允许操作人员 进行实时修改（像姓名、性别、出生年月、工作年月、岗位 代码、技术职务代码等） ，应该对这些字段网开一面。非常 简单，鼠标单击这些字段所在列的顶端字母栏，选中它，再 单击击鼠标右键，在弹出菜单中选择 设置单元格格 式 ，切换至 保护 选项卡，确保 锁定 复选框清空（如图 3）。图33、设置自动计算列的背景色：为了让自动计算各列以更加 醒目显示出来，提示操作人员，这些列不用修改，我们可以 修改这些列的背景色。单击这些列的顶端字母栏，选中它， 再单击击

4、鼠标右键，在弹出菜单中选择 设置单元格 格式 ，切换至 图案 选项卡，将单元 格底纹设置为蓝色 （当然也可以是其它颜色） （ 如图 4）所示：图44、创建基础表：一些字段（如岗位名称、技术职务、岗位 等级、岗位系列、岗位工资、年功能津贴、专业技术职等级 津贴）是从图 2 中所示的基础部分取得数据或是经计算得出， 因此不需要操作人员进行手工输入。我们在同一张工作表的 右边创建如图 2 所示的表格，并输入必要的内容。5、好，现在要讲到精华部分了一一利用 Excel函数设置自动 填充数据列的计算公式， Excel 提供了大量的应用函数，可 谓十八般武器样样俱全。随便拿出一种足以制胜。就举一个 查找函

5、数 LOOKUP 的例子吧。 拿到一样武器，总得熟悉一下它的性能，函数 LOOKUP 可 以在单行区域或单列区域（向量）中查找数值，然后返回第 二个单行区域或单列区域中相同位置的数值（详细说明请参 见有关帮助文档） 。（1 ）设置 岗位名称 F 列的自动填充公式： 选中岗位名称这一列的单元格 F6，在工具 栏下的公式输入框中输入如下公式： =IF（E6=,LOOKUP（T（E6）,R$6:R$16,S$6:S$16） （如图 5）所示：图5 这个公式所表达的意思是， F6 单元格的内容是根据前一个单 元 岗位代码 E6 单元格中内容，完成自动的 填充，如果 E6 为空时，则 F6 为空，否则从

6、 R 列的 6-16 行 中查找 E6 单元格中的值， 如果找到则将 S 列中 6-16 行与之 对应行的值填充到 F6 中。如我们在 E6 中输入了 1401 ，则 F6 中自动显示出 县局局 长及相当职务 。同样，我们可以将此公式复制到 F 列的所有 F6 以下的行中，使所有 F 列所有单元都具有自动 填充功能。完成： 岗位名称 列 (2 )以同样的方法，我们可以设置以下各列的公式：技术职务( H 列)： =IF(G6=,LOOKUP(T(G6),W$5:W$16,X$5:X$16) 岗位等级( I 列)： =IF(E6=,LOOKUP(T(E6),R$6:R$16,U$6:U$16) 岗位系列( J 列)： =IF(