浅谈在EXCEL中财务票据“套打”模板的制作

1、浅谈在excel中财务票据“套打”模板的制作摘要: 根据当前财务电算化的使用情况,为提高财务工作效率，以实例制作，灵活应用设计技巧， 设计出套打印模板， 不仅消除了手工填写费时费力易出错等弊端，而且提高了工作效率。关键词: excel 套打模板 制作在会计电算化高度发展的今天，会计原始凭证的手工填制越来越显得繁琐，手工凭证不仅难以实现整齐化、标准化、规范化管理，而且填制麻烦，差错率高。部分会计从业人员希望有一套方便适用的程序解决凭证套打问题，这只是一个美好的愿望，实际上根本不可能实现。因为原始凭证种类多种多样、层出不穷，没有一套程序能预知后来的凭证格式；再者，已有的凭证也格式不一，同一类凭证也

2、存在因印刷的原因导致边距位置的偏差， 如果开发出一个套打程序，操作者也势必面临根据凭证边距偏差手工多次调整纸张位置的问题，因此程序根本没办法全部解决工作中精确打印的问题。其实，相信大家对excel都比较熟悉，只要挖掘excel的潜在功能且，而运用得当，是可做到准确定位输出的。笔者经过多次试验，摸索出成功定位的方法，可以在几乎不用试打的情况下，很容易地在印刷的财务票据上打印出需要填写的数据。本文以设计现金支票套打模板为例，在excel2003上详细讲解套打模板实施步骤，以期给广大同行提供一种设计思路。一、利用图像扫描技术，取得财务票据图片将凭证放入扫描仪，最好在凭证背面放上色差较大的普通彩色垫板

3、，以便于将来进行图象编辑。将扫描仪的扫描模式设为“杂志类”、“彩色24位”，分辨率选择自定义，设为9498dpi（视扫描仪型号不同而有所变化，笔者所用清华紫光扫描仪设为96 dpi）。设置完毕后进行扫描，取得凭证图象。随后将取得的图象导入acdsee 4.0 powerpack中的编辑器中进行编辑。扫描所得的图象中凭证与背景有强烈色差，利于剪裁。利用编辑器直接将凭证剪裁出来，另存为新文件。由于扫描仪扫描出来的文件通常都是bmp或tft格式的，通常还要进行格式转换，将其转换为jpg格式以减少文件体积，acdsee 4.0 powerpack提供的格式转换功能很容易实现。最后，获得的图象文件就是我

4、们所需要的票据图片。如图一所示：（图一）二、分析票据格式，取得需套打的元素在设计财务票据套打模板时，要详细分析票据中需要套打的内容，比如哪些内容要人工输入，哪些可以通过电脑自动计算生成。以现金支票为例，要套打的内容主要有时期大写和小写年、月、日，收款人，付款行名称，出票人账号，金额有大写、小写、小写分位填写，用途及附加信息等。通过分析，要每次手工输入的项目有收款人、金额、用途及附加信息；时期大写和小写、金额大写和小写分位可通过电脑计算生成；相对固定的是付款行名称和出票人账号。三、利用excel数据处理功能，处理好需要套打的基础数据在excel中建立二个工作表，分别命名为“数据录入”、“基础数据

5、”。1、“数据录入”工作表制作。数据录入工作表是为将原始数据录入集中到一个指定位置，让系统自动读取。在现金支票套打中，要输入的信息有：收款人、金额、用途、附加信息、付款行名、出票人账号，出票日期由电脑自动取系统时间，简要设计如下（见图二）， （图二）2、“基础数据”工作表的制作。基础数据工作是为了制作打印模板取数方便而制作的，以现金支票打印分析的情况，制作基础数据表如下（见图三），表中数据来源于“数据录入”工作表，取数方法和有关利用excel函数计算方式，下面分别说明建立过程如下：（图三）在表示“金额”的单元格b3中输入“=数据录入!b4”；在表示“大写金额”的单元格b4中输入“=if(ise

6、rror(find(.,b3),numberstring(int(b3),2)&圆整,if(iserror(numberstring(mid(b3,find(.,b3)+2,1),2),numberstring(int(b3),2)&元&numberstring(mid(b3,find(.,b3)+1,1),2)&角整,numberstring(int(b3),2)&元&numberstring(mid(b3,find(.,b3)+1,1),2)&角&numberstring(mid(b3,find(.,b3)+2,1),2)&分)”；在表示“收款人”的单元格b6中输入“=数据录入!b3”；在

7、表示“付款人账号”的单元格b8中输入“=数据录入!b9”；在表示“付款人开户行”的单元格b9中输入“=数据录入!b8”；在表示“年”的单元格b11中输入“=year(today()”；在表示“月”的单元格b12中输入“=month(today()”；在表示“日”的单元格b13中输入“=day(today()”；在表示“年（大写）”的单元格b14中输入“=text(mid(b11,1,1),dbnum2)&text(mid(b11,2,1),dbnum2)&text(mid(b11,3,1),dbnum2)&text(mid(b11,4,1),dbnum2)”在表示“月（大写）”的单元格b14中

8、输入“=if(b1210,text(b12,dbnum2),零&text(b12,dbnum2)”；在表示“日（大写）”的单元格b14中输入“=if(and(b1320,b1310),text(b13,dbnum2),零&text(b13,dbnum2)”； 在表示“用途”的单元格b18中输入“=数据录入!b5”；在表示“附加信息”的单元格b19中输入“=数据录入!b6”；在表示“分列小写金额”的“亿”至“分”的单元格d4至n4中分别输入“=if(or(len($b$3*100)14-column(),$b$3=),if(len($b$3*100)=14-column(),￥,mid($b$3

9、*100,(column()-14+len($b$3*100),1)”。通过这些公式的输入，现金支票套打的所有项目准备就绪了，公式的解析不是本文重点，就不再赘述。四、利用扫描的票据图片，实现精准的票据套打在excel中增加一个工作表，命名为“打印模板”，在表上利用票据图片为基准，将要套打的要素对准相应的位置，通过打印区域、页边距设置，实行精确套打。实施步骤如下：1、执行菜单上：“插入-图片-来自文件”，选取扫描和制作后的票据图片，并鼠标右键执行“叠放次序-置于底层”，将图片放置最低层；2、执行菜单上：“视图-工具档-绘图”，出现绘图工具，点击文本框，将要套打的要素用文本框按图片相应位置，并调节

10、大小叠加在票据图片之上。下面具体说明一个要素。添加一个文本框，将文本框移动至附加信息处，设置文本框格式，将颜色与线条设置为“无填充颜色“和“无线条颜色”，并在上面有后面输入“=”后，用鼠标选择“基础数据”工作表对应的单元格后，按回车键完成公式输入（见图四）。（图四）现金支票套打要素有26个，用上述方法逐一添加。添加完成后，为了方便以后的微调，可以分别将小写和大写日期的年、月、日三个文本框组合，将分列显示的小写金额的几个文本框组合，方法是：比如大写日期先选取大写日期的“年”框，按住ctrl键再用鼠标左键点“月”和“日”文本框，松开ctrl键，点鼠标右键，执行“组合-组合”就将三个文本框组合成一个

11、了。在设置完各打印元素后，要设置票据图片的格式，将图片的“打印对象”前的小“”取消，以防止在打印时打印出图片，方法是：用鼠标点击票据图片，右键“设置图片格式”，选“属性”，取消打打印对象（见图五）。（图五）五、利用excel的隐藏和加密保护功能，确保系统的稳定和安全.用户在表格中录入信息时，难免会因为操作失误而改动表格结构，修改损坏运算公式，从 而破坏系统。利用e xc e l的表格隐藏和加密保护功能，可限定用户在指定单元格按规定操作，从而确保系统的稳定性。在现金支票套打模板设计中，为保证“数据录入”工作表，防止录入信息时，无意损坏工作表中的有关单元格数据，我们选取那些要输入数据的单元格，打鼠

12、标右键，选“设置单元格格式”，将选择页保护中的锁定前的“”去掉后点确定（见图六），然后在菜单操作“工具-保护-保护工作表”，通过这些设置后，工作表就只能在设置单元格格式的地方录入数据。“基础数据”工作表，可以隐藏，方法是：选取该工作表，执行菜单上“格式-工作表-隐藏”。“打印模板”工作表，可以执行“工具-保护-保护工作表”，保证不能被修改。（图六）六、设置excel打印参数，完成套打系统设计在完成了“打印模板”工作表的建立后，就需对工作表进行页面设置，设置打印区域，方法是：在系统菜单上执行“文件-页面设置”，选多选框“工作表”在内面填写“b2：l15”作为打印区域（见图七），再调整页边距等，就可以