第031章文字表格处理

1、1第第 3 3 章章2【本章内容介绍【本章内容介绍】 本章介绍了办公中文字和表格处理的基本知识本章介绍了办公中文字和表格处理的基本知识 通过一个简单、实用的通过一个简单、实用的“招录公务员通知招录公务员通知”文档为文档为例，讲解了从文本录入、内容编辑、格式排版、页例，讲解了从文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置一直到打印操作、网上发布的文档处理过程面设置一直到打印操作、网上发布的文档处理过程 以制作以制作“通知通知”公文为例介绍了公文向导制作公文公文为例介绍了公文向导制作公文的方法，并介绍了公文处理的基本规范的方法，并介绍了公文处理的基本规范 以制作以制作 “报考简章报考简章”为例，介绍了复

2、杂文档制作为例，介绍了复杂文档制作的相关知识的相关知识 通过制作招录职位表、报名登记表讲解了办公中各通过制作招录职位表、报名登记表讲解了办公中各种表格的制作方法。种表格的制作方法。3【本章主要知识点【本章主要知识点】文档的录入、编辑和排版文档的录入、编辑和排版文档的页面设置与打印操作文档的页面设置与打印操作利用向导制作办公公文利用向导制作办公公文大纲视图的使用大纲视图的使用多级标题符号的设置多级标题符号的设置样式的设置与使用样式的设置与使用规则文字表格的制作规则文字表格的制作复杂文字表格的制作复杂文字表格的制作利用利用excel制作表格制作表格43.1 文字处理工作概述文字处理工作概述3.1.

3、1 文字处理及其文字处理软件文字处理及其文字处理软件下图描述了办公中计算机文字处理的基本工作过下图描述了办公中计算机文字处理的基本工作过程。程。5文字处理软件的主要功能文字处理软件的主要功能1文件存储文件存储2内容编辑内容编辑3简单排版简单排版4输入校验输入校验5输出输出6提供输入输出接口提供输入输出接口7对象的嵌入与链接对象的嵌入与链接63.1.2 文字处理软件的操作流程文字处理软件的操作流程图3-2 文档处理操作流程73.2 本章实例效本章实例效果说明果说明1图图3-3 通知通知公文的正文效公文的正文效果果83.2 本章实例效本章实例效果说明果说明2图图3-4 附件附件1：“报名报名与考录

4、简章与考录简章”页面效果页面效果93.2 本章实例效果说本章实例效果说明明3图图3-5 附件附件2：“录用职位表录用职位表”表格效果表格效果 103.2 本章实例效本章实例效果说明果说明4图图3-6 附件附件3：“报名报名登记表登记表”表格效果表格效果 113.2 本章实例效本章实例效果说明果说明5图图3-7 附件附件4：“报名报名推荐表推荐表”表格效果表格效果123.2 本章实例效果说明本章实例效果说明6图图3-8 附件附件5：“各市报名信息汇总表各市报名信息汇总表”表格效果表格效果133.3 利用一般文档处理流程制作利用一般文档处理流程制作“招录通知招录通知”3.3.1 启动启动word并

5、作相关设置并作相关设置1启动启动word软件软件2工具栏的设置工具栏的设置（1）工具栏简介）工具栏简介（2）将并列的）将并列的“常用常用”工具栏与工具栏与“格式格式”工工具栏分开具栏分开（3）工具栏的显示或隐藏）工具栏的显示或隐藏143.3.2 文字和符号的录入文字和符号的录入153.3.3 文档内容的编辑和保存文档内容的编辑和保存1光标定位光标定位2选定文本选定文本（1）选择内容较少并且不是整段的选）选择内容较少并且不是整段的选取取（2）选择内容多但不是全文时的选取）选择内容多但不是全文时的选取（3）使用看不见的选择栏）使用看不见的选择栏（4）利用快捷键操作选取）利用快捷键操作选取（5）文档

6、内容的扩展选取）文档内容的扩展选取（6）选定的简化）选定的简化163.3.3 文档内容的编辑和保存文档内容的编辑和保存3修改文本技巧修改文本技巧4复制、移动、删除文本复制、移动、删除文本（1）利用快捷键）利用快捷键（2）菜单方法）菜单方法（3）工具栏按钮方法）工具栏按钮方法（4）鼠标拖动方法）鼠标拖动方法5“选择性选择性”粘贴的作用粘贴的作用6撤消和恢复操作撤消和恢复操作173.3.4 字体与段落格式排版字体与段落格式排版183.3.5 文档的页面设置文档的页面设置1设置纸张大小和方向设置纸张大小和方向2 调整页边距调整页边距3设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方

7、式4确定每页中的行数和每行的字符数确定每页中的行数和每行的字符数193.3.6 打印效果的预览打印效果的预览203.3.7 文档的打印输出文档的打印输出1打印操作的基本步骤打印操作的基本步骤2打印操作的其他方式打印操作的其他方式（1）文档的快速打印）文档的快速打印（2）一次连续打印多篇文档）一次连续打印多篇文档（3）“打印打印”对话框中其他常用项目设置对话框中其他常用项目设置3文档打印操作时的相关问题文档打印操作时的相关问题（1）打印功能选项和设置打印机属性设置）打印功能选项和设置打印机属性设置（2）暂停和终止打印）暂停和终止打印213.3.8 文档的网上发布文档的网上发布223.4 办公文字

8、处理规范及其公文向导应办公文字处理规范及其公文向导应用用 2.4.1 办公室文字处理的基本规范办公室文字处理的基本规范1公文种类公文种类2公文格式公文格式3公文用纸公文用纸4公文用字公文用字5公文书写公文书写3.4.2 利用公文向导制作招录通知正文利用公文向导制作招录通知正文233.5 制作制作“报考简章报考简章”复杂文复杂文档档3.5.1 word视图方式简介3.5.2 利用大纲视图输入报考简章的各级标题243.5.3 复杂文档的文字快速录入技巧复杂文档的文字快速录入技巧1借助外部设备借助外部设备2自己定义新词自己定义新词3利用自动图文集利用自动图文集4善于使用自动更正善于使用自动更正5巧妙

9、利用替换功能巧妙利用替换功能6掌握一些汉字输入方法的使用技巧掌握一些汉字输入方法的使用技巧253.5.4 编号和项目符号的设置编号和项目符号的设置263.5.5 样式的应用与管理样式的应用与管理1样式的基本知识样式的基本知识2直接套用样式直接套用样式3新建样式新建样式4使用自己新建的样式使用自己新建的样式5修改样式修改样式6样式的管理样式的管理273.6 电子表格处理概述电子表格处理概述3.6.1 电子表格类型划分和制作软件选取电子表格类型划分和制作软件选取表表3-2 办公用电子表格的常见类型办公用电子表格的常见类型类型类型详细分类详细分类举例举例1文字表格文字表格11 规则的文字表格规则的文

10、字表格日程安排表、假日值班表等日程安排表、假日值班表等12 复杂的文字表复杂的文字表格格求职简历表、项目审批表等求职简历表、项目审批表等2数字表格数字表格21 数字不参与运数字不参与运算算出货单、发货单等出货单、发货单等22 数据统计报表数据统计报表商品销售统计表、损益表等商品销售统计表、损益表等23 数据库格式表数据库格式表格格学生成绩表、公司销售表等学生成绩表、公司销售表等24 数据关联表格数据关联表格有各个月份数据表格组成的年度考勤有各个月份数据表格组成的年度考勤表表28电子表格制作软件选取电子表格制作软件选取1规则的文字表格用规则的文字表格用word中的中的“插入表格插入表格”方法或者

11、直方法或者直接利用接利用excel填表完成。填表完成。2单元格悬殊的复杂文字表格，利用单元格悬殊的复杂文字表格，利用word的的“绘制表格绘制表格”方法制作。方法制作。3形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用的单元格组合而成，适宜于用excel制作，大的单元格可制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后通过选取单元格区域，然后“合并居中合并居中”来实现。来实现。4包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用好使用excel制作。制作。5数据统计报表和数据库表格适

12、合使用数据统计报表和数据库表格适合使用excel制作，其中制作，其中利用利用excel制作数据库表格并进行数据处理将在下一章进制作数据库表格并进行数据处理将在下一章进行详细介绍。行详细介绍。293.6.2 电子表格的常用术语和通用操作电子表格的常用术语和通用操作1表格的创建表格的创建2表格整体的缩放与移动表格整体的缩放与移动3表格行高、列宽的调整与斜线表头设置表格行高、列宽的调整与斜线表头设置4表格中单元格的拆分与合并表格中单元格的拆分与合并5表格边框与底纹背景的设置表格边框与底纹背景的设置6表格中单元格、行、列的编辑表格中单元格、行、列的编辑7表格单元格中文字的对齐方式设置表格单元格中文字的

13、对齐方式设置8表格中的排序与公式计算表格中的排序与公式计算9表格与文本的转换操作表格与文本的转换操作10拆分与合并表格拆分与合并表格303.7 利用利用word的插入表格法制的插入表格法制作规则的录用职位表作规则的录用职位表313.8 利用利用word的绘制表格法制的绘制表格法制作稍复杂的报名登记表作稍复杂的报名登记表1制作表格标题制作表格标题2绘制表格绘制表格3合并与拆分单元格合并与拆分单元格4调整表格的整体形状调整表格的整体形状5表格中文字的编排表格中文字的编排6设置表格外框线的粗线效果设置表格外框线的粗线效果323.9 利用利用excel制作报名汇总表制作报名汇总表3.9.1 表格框架的

14、建立表格框架的建立3.9.2 表格格式的设置表格格式的设置1标题的跨列居中设置标题的跨列居中设置2单元格中文字格式的设置单元格中文字格式的设置3表格边框线的设置表格边框线的设置3.9.3 表格的页面设置表格的页面设置 1“页面页面”选项卡选项卡 2“页边距页边距”选项卡选项卡 3“页眉页脚页眉页脚”选项卡选项卡 4“工作表工作表”选项卡选项卡3.9.4 表格的打印预览表格的打印预览3.9.5 表格的打印输出表格的打印输出33小小 结结 在办公事务中，文字和表格处理是经常进行的两种操作。在办公事务中，文字和表格处理是经常进行的两种操作。 本章通过办公实践中的一个本章通过办公实践中的一个“招录公务

15、员考试招录公务员考试”综合实例，综合实例，详细介绍了办公中文字处理和表格处理的基本知识和具体详细介绍了办公中文字处理和表格处理的基本知识和具体操作方法。主要内容包括：文字处理的工作流程以及办公操作方法。主要内容包括：文字处理的工作流程以及办公公文的规范处理方法；文档处理中的录入、编辑、排版、公文的规范处理方法；文档处理中的录入、编辑、排版、页面设置与打印操作；利用向导制作办公公文；复杂文档页面设置与打印操作；利用向导制作办公公文；复杂文档制作中的大纲视图运用、多级标题符号的设置、样式的使制作中的大纲视图运用、多级标题符号的设置、样式的使用等；规则文字表格的制作，复杂文字表格的制作以及利用等；规

16、则文字表格的制作，复杂文字表格的制作以及利用用excel制作表格的方法。制作表格的方法。 通过本章的学习，读者可以达到能够熟练进行办公业务管通过本章的学习，读者可以达到能够熟练进行办公业务管理中文字处理和表格处理工作，对日常工作中像公告文件、理中文字处理和表格处理工作，对日常工作中像公告文件、工作计划、年度总结、调查报告、科研论文等文档能够进工作计划、年度总结、调查报告、科研论文等文档能够进行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作；对于各种工作日行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作；对于各种工作日程表、节假日值班表、报名登记表、销售信息汇总表等各程表、节假日值班表、报名登记表、销售信息汇总表等各种格式

17、的表格能够熟练编排和制作。种格式的表格能够熟练编排和制作。34习习 题题一、填空一、填空1在在word文档中要选择一个矩形区域，应该在拖动鼠标的同时按住文档中要选择一个矩形区域，应该在拖动鼠标的同时按住_键。键。2在在word中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选择中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选择_，双击可以选择，双击可以选择_，三击可以选择，三击可以选择_。3选择全部文档内容有三种方法，分别是选择全部文档内容有三种方法，分别是_、_和和_。4将一篇文档中多处都出现的缩略词将一篇文档中多处都出现的缩略词“oa”全部修改为全部修改为“办公自动化办公自动

18、化”的方的方法为法为_。5将选择的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该使用将选择的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该使用word “常用常用”工具栏上的工具栏上的_按钮，单击它可以按钮，单击它可以_。双。双击可以击可以_。6在应用在应用word编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上面自动加上_；如果有语法错误，则英文句子被自动加上；如果有语法错误，则英文句子被自动加上_。7可以通过选择菜单项可以通过选择菜单项“_|_”打印当前文档。打印当前文档。8某个文档基本页面是纵向的，如果其中

19、某一页需要横向页面，则应该某个文档基本页面是纵向的，如果其中某一页需要横向页面，则应该_。9在在word中，当前文档的总页数和当前页的页号显示在窗口的中，当前文档的总页数和当前页的页号显示在窗口的_位置。位置。10在在excel中，要实现表格标题的跨列居中，应该单击中，要实现表格标题的跨列居中，应该单击_工具栏上的工具栏上的_按钮。按钮。35二、判断二、判断1在在word中，一段文本内容录完后，最好马上就进行排中，一段文本内容录完后，最好马上就进行排版。版。 （ ）2在在word环境下，文档只能以环境下，文档只能以“doc”为扩展名进行保为扩展名进行保存。存。 （ ）3按按del键和使用键和使

20、用“编辑编辑”菜单下的菜单下的“剪切剪切”命令，都能命令，都能够将选定的内容删除，因此这是两个完全等效的操作。够将选定的内容删除，因此这是两个完全等效的操作。 （ ）4在在word中创建的表格在打印时肯定带有边框线。中创建的表格在打印时肯定带有边框线。 （ ）5excel表格的单元格中显示的内容与单元格的格式无关。表格的单元格中显示的内容与单元格的格式无关。 （ ）36三、简答题三、简答题1请说出文字处理的工作流程以及各个步骤的主要工作。请说出文字处理的工作流程以及各个步骤的主要工作。2文档录入应该注意什么原则？文档录入应该注意什么原则？3文档中特殊符号的录入有几种方法？分别如何操作？文档中特

21、殊符号的录入有几种方法？分别如何操作？4在长文档编排中，为了加快文字输入的速度，可以采取哪些技巧？在长文档编排中，为了加快文字输入的速度，可以采取哪些技巧？5一篇文档共一篇文档共3页，正文内容有页，正文内容有12个自然段。请说出在下列情形下选择个自然段。请说出在下列情形下选择文本的最快方法：文本的最快方法：a.第第3段内容的最后段内容的最后3句；句；b.从第从第2段到倒数第段到倒数第2段；段；c.最后最后3段；段；d.全文。全文。6、如何利用、如何利用“替换替换”功能将一篇文档中多处出现的功能将一篇文档中多处出现的“办公自动化办公自动化”词词语用一种特殊格式设置（比如设置为红色、粗体、黑体、双下划线）？语用一种特殊格式设置（比如设置为红色、粗体、黑体、双下划线）？7怎样打印怎样打印word一篇文档中的第一篇文档中的第1到到5页，以及第页，以及第7、9、13页的内容？页的内容？8在在word中如何打印文档中的某一部分（如一个段落或图片等）内容？中如何打印文档中的某一部分（如一个段落或图片等）内容？9在在word中，如何进行项目符号和编号的设置？中，如