财务部门审核工作手册

1、2011-02-27 10:47:16|分类： 会计业务 |标签： |字号大中小订阅 本文引用自春风度玉门财务审核制度(草稿)财务审核工作手册1范围1.1本手册规定了费用报销和付款相关程序、方法,并在原有财务制度的基础上补充修改相关的实施细则1.2本手册相关规定适用于集团北京地区所属各公司2费用审核三项原则2.1授权审批原则:费用报销和付款等财务事项由地区负责人授权审批.2.2价格核定原则:通过合同评审程序确定价格或由物价部门通过询价确定价格，合同价格变化应报物价部门备案2.3费用预算原则:费用支出前应有详细的预算,严格控制预算外开支3费用报销程序3.1岗位职责3.1报销人的职责：报销人对所报

2、销项目的真实性、准确性、及时性负责,发票及附件应合法、完整，并按照要求粘贴整齐； 3.3部门负责人职责：审核业务是否属于预算范围内，并对业务的真实性、合理性负责,原则上要求对单据的合法性、数据的准确性,手续的完备性以及对业务的内部控制程序完备性进行审核；3.4初审会计职责：审核业务是否属于预算范围内，并根据业务的合同、报告及说明,结合公司的财务制度及专业知识,对业务的合理性、真实性及单据的合法性、数据的准确性,手续的完备性进行初审；并对部门审核结果进行监督3.5总审核会计职责, 审核业务是否属于预算范围内，并根据业务的合同、报告及说明,结合公司的财务制度及专业知识,对业务的真实性、合理性及单据

3、的合法性、数据的准确性,手续的完备性进行全面复核,并对初审结果进行监督；负责初审招待费用等特别费用以及副总（含）以上人员发生的费用，财务负责人进行审核；3.6审批岗位职责：预算外费用及特别费用报地区负责人审定，董事会审批；预算内费用，分管领导审批；审核业务的真实性、合理性及单据的合法性、数据的准确性、手续的完备性,对要件充分的单据批准报销,并对审核结果进行监督；4、会计审核的岗位及审核内容4.1会计审核岗位：根据业务发生的性质分为材料审核会计、固定资产审核会计、费用审核会计、材料总审核会计、费用总审核会计4.2审核的内容4.2.1材料审核会计审核内容4.2.1.1审核所有纳入存货核算的材料采购

4、业务4.2.1.2审核入库手续是否完备、规范4.2.1.3审核发票相关内容的正确性、完整性、规范性以及报销的及时性4.2.1.4审核发票的单价、数量、金额与合同价格（由物价部定期更新提供）及入库单是否一致4.2.1.5审核报销总金额、发票总金额、入库总数量、金额是否完全一致4.2.1.6.所采购的物资是否属于预算范围内采购4.2.1.7是否符合其他规范要求4.2.1.8审核工作，当日事，当日毕4.2.2 固定资产审核会计审核内容4.2.2.1审核所有纳入固定核算的采购业务4.2.2.2审核入库手续是否完备，验收报告内容填写是否规范以及报销是否及时4.2.2.3审核发票相关内容的正确性及与合同规

5、定是否完全相符4.2.2.4设备管理部门是否登帐，纳入固定资产管理4.2.2.5审核报销总金额、发票总金额、入库总数量、金额是否完全一致4.2.2.6所采购的物资是否属于预算范围内采购4.2.2.7是否符合其他规范要求4.2.2.8审核工作，当日事，当日毕4.2.3 费用审核会计审核内容4.2.3.1审核所有纳入费用核算以及固定资产、基建、项目的费用等4.2.3.2审核费用发生的真实性、合理性、合法性以及报销的及时性4.2.3.3审核费用报销的依据的有效性、规范性4.2.3.4审核发票相关内容的正确性、完整性4.2.3.5审核报销总金额、发票总金额等是否完全一致、是否符合公司的标准4.2.3.

6、6：所发生的费用是否属于预算范围的业务4.2.3.7是否符合其他规范要求4.2.3.8审核工作，当日事，当日毕4.2.4材料总审核会计岗位内容4.2.4.1对材料审核会计的审核结果进行全面复核和确认，以达到监督的目的并帮助解决初审过程中遇到的困难问题4.2.4.2对于材料控制过程中的薄弱环节采取进一步加强措施以及特、急事项及时上报授权领导解决处理4.2.4.3协助编制落实完善材料审核制度，指导材料控制相关制度、相关报销单据的持续改进工作4.2.4.4协调解决材料审核过程中涉及部门之间的重要依据材料供给4.2.4.4审核工作，当日事，当日毕4.2.4费用总审核会计岗位内容4.2.4.1对固定资产

7、审核会计、项目、基建费用等初审核结果进行全面复核和确认，以达到监督的目的并帮助解决初审过程中遇到的困难问题4.2.4.2对于费用控制过程中的薄弱环节进一步加强控制，对于特、急事项及时上报授权领导解决处理4.2.4.3协助编制落实完善各种具体审批制度，协助编制相关审核控制制度、报销单据的持续改进工作4.2.4.4负责初审用款申请、招待费用等特别费用以及副总（包括副总）以上人员发生的费用，财务负责人负责审核4.2.4.4审核工作，当日事，当日毕5会计工作人员费用审核工作方法5.1熟悉公司的各类费用的财务控制制度和熟悉公司一般业务的工作流程和了解相关制度5.2充分了解自己所处的审核工作范围和工作责任

8、，严格按照自己所处审核岗位职责办事5.3确保所有审核的结果都有所依据并具有可追溯性，保证所有的审核的事项真实性、有效性能得到充分证明并能真确反映；5.4关注经办人员口头说明与书面说明以及业务票据反映的内容三者是否完全一致，真实有效；5.5所有外部资料必须再内部人员审核和确认后，在外部资料和内部资料完全相符的情况方可确认其真实性5.6遇到重要事项或不明事项应及时上报5.7工作中礼貌待人、按公司制度办理各项事务，做到公平、公正，对于经办人态度恶劣、语言粗俗等情形不予办理，并向相应部门负责反映处理后接受办理相关事宜6审核的几项要求6.1提交的单据填写、粘贴要求：提交的单据须填写完整、规范，手续完备报

9、告、情况说明等附件需当事人、相关领导手写，单据金额不得有任何涂改痕迹，发票正面向上，分类别、按时间先后的顺序，在费用报销单界线内平均摊薄连续粘贴并折叠整齐（禁止使用订书针和曲别针），否则财务部门不予受理。6.2费用分类分次原则：不同类别的费用应单独填列费用报销，如出差过程中发生的招待费，用单独用费用报销单附相关报告报销；所有的费用应做到一事一报，不可将多次发生的业务单据累积混合报销， 6.3为了提高工作效率，办理用款或报销时，除生产配套采购业务外，其他事项涉及合同货协议事项，经办人应自备合同或协议原件办理用款或报销6.4正确开具发票：开具的发票真实、完整、规范、合法，所有发票应当清晰载明单位名

10、称(公司全称),金额,开票日期,发票要素填制规范,齐全,发票上必须有开票单位加盖的财务专用章或发票专用章.如果是收据的,必须是税务部门认可的行政事业性收费专用及其他行业专用的收据.除增值税发票外,所有发票的背面都要有经办人的签名和日期.任何非税务局认可的收据、信用卡帐单，机打小票、白条或无对方印鉴的发票，不予报销，对于用于连续生产的物资，在合同或协议未明示开具何种发票时，应尽可能要求对方开具增值税专用发票；具体常见的几种发票要求如下：6.4.1采购发票的要求：发票应当清晰载明单位全称,货物名称,型号规格,单价,大小写合计金额,开票人签名,增值税发票要保持票面清洁,要素填制规范齐全.6.4.2业

11、务应酬费发票要求:餐费发票正面必须有消费日期,单位名称和金额,背面必须有经办人签名.发票上的时间与地点应与招待申请报告的时间,地点吻合.对于定额的餐饮业发票,按规定的标准核实报销.除以转账形式支付礼金之外,其他礼品发票正面必须载明礼品名称,单价,总金额,采购地点,背面必须有两个以上经办人签名,并附有领导批准的报告.6.4.3差旅费发票要求:飞机,车船票:票面必须载明日期,终始地点,票面金额,界线正确(以划界最明显的大写金额为核报金额),背面应有经办人签名；住宿费发票正面必须有出票日期,入住和退房日期,住宿费用项目,单价,总金额等.6.4.4电话费单据要求:电话费单据需有电信,邮局加盖的印章,日

12、期,金额清楚;电脑发票上标明的日期,金额清楚.6.4.5汽车费票据要求:定额票面金额,票面界线不正确的,以界线处最明显的金额为报销金额.当次出差用车费用单据应单独整理,不属于当次出差的单据视同非法单据拒绝受理.6.5发票的有效期限：发票自开具之日起，应在一个月内报销，超过期限报销，财务不予受理，特殊情况请示公司分管领导后，附报告报销，发票有效期限最长追溯期限为三个月，超过追溯期不予报销；6.7预支费用报销的处理：所有先付款或借备用金，用发票报销冲帐时必须附用款申请单，报销金额超过申请单金额，应附报告予以说明，经部门领导确认，分管领导批准后方可报销6.8办理报销及办理用款应由业务人员本人办理，否

13、则财务有权不予受理（具体规定参照财务部下发的关于加强借款、挂帐、冲帐的相关规定）。7常见的费用报销说明7.1差旅费7.1.1出差申请单：一般员工出差申请单由部门负责人签署意见，分管领导签署批准，部门负责人出差，需经分管领导批准7.1.2出差报告：出差回来后，应将出差的过程、出差的结果作出书面报告，一般员工出差汇报由部门负责人签署意见，部门负责人出差报告由分管领导签署意见7.1.3出差借款程序：借款人申请部门担保往来帐会计查帐总审核会计初审财务负责人复核分管领导审批出纳付款；借款时候附手续完备的出差申请单、分管领导批准的出差预算报告，方可办理借款；7.1.4出差报销；一般出差报销附手续完备出差申

14、请单、出差报告用款申请单（报帐联）以及车票、住宿发票、保险费用等，出差过程中发生的邮寄费用、门票费用、招待费应以费用报销单单独填列，手续完毕后方可报销，出差费用分次填单报销，不得累计报销7.1.5副总级及副总以上级别核实报销，但就费用中非正常费用注明事由，7.1.6以便核实所有费用应于发生之日起七日内报销(出差人员自返回公司之日起计算),每迟报一天按报销金额的1%扣罚7.1.7出差人因特殊原因未能事前书面申请或者延长出差时间的,应通过电话,邮件等其他方式向部门负责人和分管领导申请,并于回公司后三天内补办书面出差审申请手续.7.1.8发票遗失或退票问题：出差过程中发生发票遗失或退票，经报告部门确

15、认属实、分管领导批准后，凭报告报销7.1.9出差人因特殊原因未能事前书面申请的,应通过电话,邮件等其他方式向部门负责人和分管领导申请,并于回公司后三天内补办书面出差审批手续.没有经过批准的出差申请单,财务部门不予办理借款和报销. 7.1.10一般员工多人(同性)一同出差,应安排二人间或三人间住宿,住宿费按报销标准的80%执行.在同一地点累计长期居住达到7天内（含）按标准报销，超过7天以上-15天（含）部分按住宿标准的按90%报销，超过15天以上住部分按住宿标准的80%执行， 7.1.11公司委派参加国内各种会议,培训的费用开支,凭会议通知及收费票据 报销有关差旅费用.由会议或培训方统一安排餐饮

16、的,公司不再另外报销伙食补贴.7.1.12境外出差员工境外(含港,澳地区)出差所发生的差旅费报销另行规定7.1.13出差过程中发生的特殊事项的处理7.1.13.1出差过程中，往返乘坐交通工具应按出差申请单规定的方式，并依据公司规定的标准，如因特殊情况超过公司规定的标准，报分管领导批准后，方可报销，否则按折算常规的交通方式报销7.1.13.2一般员工及部经理级别，出差过程中发生的出租车费用应在报销前，将发生的出租车费用事由书面报分管领导批准后方可报销，同时从对应日期的交通补助中扣除相关费用7.1.13.3出差过程中发生的其他费用（如邮寄费，托运费、提货、招待费、门票费等），应以费用报销单填列，所

17、发生的费用部门负责人签字确认属实、报分管领导同意后，方可报销，否则不予报销7.1.13.4探亲假、工作调动、集团会议差旅费、参观差旅费、国家法定假日（国庆、春节、五一）7.1.13.4.1探亲差旅费报销应到公司人力资源部登记备案或附手续完备的请假单后，按合理的路线和交通方式核实报销；探亲差旅过程中不享受任何伙食、交通、硬卧铺补差（按票面价格50%补助或2个硬座折算一张卧铺）等形式的补助，并且在探亲假期规定7天数内往返，不符合探亲假期的车票不予报销，特殊情况，请示分管领导批准同意后，附报告报销7.1.13.4.2工作调动报销，需要附工作调令或人力资源部确认方可报销，工作调动过程中不享受伙食、交通

18、形式的补助7.1.13.4.3集团会议差旅费报销：附集团会议通知名单或有相关授权领导签字确认方可报销，出差过程中不享受伙食、交通形式的补助7.1.13.4.4会展差旅费：报销时附参加相关会展人员名单或有相关分管授权的领导签字确认方可报销，出差过程中不享受伙食、交通形式的补助（会展地址在集团公司所在地）7.1.13.4.5法定假日差旅费：报销范围仅限于集团各地派驻北京工作人员往返家居地交通费、交通方式需经济、合理，不予报销路途中转过程中发生的住宿费、出租车费、餐费等任何形式的其他费用；报销时需到事先办公室登记备案后报送财务审核；7.2招待费7.2.1一般业务招待：根据发生招待费应按先申请，后招待

19、的程序进行，发生招待费前办理申请，将招待事由、参加招待的主要人员姓名、人数、地点，预计发生金额书面报分管领导批准，如特殊情况不能事先申请，事后须补办相关手续。报销时应附分管领导批示同意申请报告随同发票报销7.2.2对外业务招待、公关费用、评审论证费、出国费用：应事先书面报告地区公司负责人，经地区公司负责人批示后，附报告报销7.2.3除公司统一组织活动外,禁止用公款内部互相请客,送礼7.2.4礼品,礼金报销时要求有两人或两人以上人员同时经办证明7.3通讯费7.3.1个人自配卡手机通讯费报销：个人自配卡通讯费凭发票报销付款、所有费用不得预支7.3.2当月电话费在定额范围内凭发票在次月报销，报销前先

20、报办公室登记备案，提前或逾期不报，不予登记和报销，特殊情况请示分管领导批准后方可报销7.3.3电话费定额按岗位设定，个人转岗后相应岗位话费定额应及时到办公室登记备案，办公室按各部门各岗位登记话费台帐，并定期报财务审核处更新备案7.3.4电话费定额报销生效日期为地区负责人批示的月份，终止日期为转岗月份末或离职报告批示月份末7.3.5电话费超过公司规定的定额，且理由充分，报分管领导批准后，附报告方可报销7.3.6固定电话、公司配卡通讯费、网络信息费用报销7.3.6.1预支通讯费：如合同规定要求预先支付款，办理用款时，附经我方确认（经办人、部门负责人签字）的清单，按合同规定的支付时间节点，方可办理用

21、款申请，审核、批准后支付；报销时附发票、用款申请单（报账联）审核、批准后冲账7.3.6.2非预支通讯费用：如合同规定要求凭票附款，按合同规定的条款核实报销，挂帐后、办理用款申请支付7.4汽车费用：主要包括停车,过路、误餐费、驾驶补助、油费,修理,保养,保险,年审,等费用，应控制在各单位预算范围内7.4.1停车费用、过路等费用：当月费用次月核实报销，提前或逾期报销不予办理，特殊情况报经分管副总后方可核实报销；超过10元（含）发票背面应注明费用发生的具体事由，否则不予受理7.4.2误餐补助：发生误餐费用，报销汇总清单和发票背面应写明相应的日期事由，定额范围内报告部门负责人确认属实后报销，特殊情况因

22、形象要求招待重要客人或随同领导办理重要事项，超过公司规定定额经部门负责人确认属实，分管领导批准后，给予核实报销；本规定适用所有部门； 7.4.3长途驾驶补助（超过300公里以上）：领取长途驾驶补助不得同时领取误餐补助和出差补助；多人驾驶应汇总报销，按单人驾驶计算公里补助；除车队人员外，其他各部门自带车出差按出差补助标准执行，特殊情况经分管领导同意、车队部门确认临时委任其他部门为驾驶员，可按驾驶员补助标准执行7.4.4油费、汽车保养易耗品等定期发生：办理入库、出库手续后报销、预支费用，报销时应同时附用款申请单（报账联），申请用款时应注明库存量7.4.5汽车修理费：部门领导确认后，经物价部报价、分

23、管领导批示后方可申请用款或报销7.4.6租车费、保养费、汽车保险、年审费等重要支出：严格按照相关合同或经物价部报价、分管领导批示报告办理用款申请或报销7.5办公用品7.5.1办公用品主要包括计算器,电池,笔(芯),墨水,印油,订书机,起钉器,打孔器,笔座,订书针,回形针,文件袋,便笺,信封、移动硬盘、软盘、软件、书籍等，办公费包括各单位日常所必需的办公文具,用品(如电话机)的购置费用,报刊杂志,专业书籍,资料订阅费用,以及领用办公设备配件(含维修费),易耗材料(如纸张,色带,墨盒等)的费用等，办公用品类应由办公室统一采购、报销、分配、管理，其他部门不得私自采购，否则报销不予受理，特殊情况请示分

24、管领导批示后附报告办理用款或报销；7.5.2各部门所需购买书刊,音像制品报销时需附分管领导审批的报告,书刊清单(用于培训的资料费还应有被培训者签收的清单),由办公室备案确认后,财务审核报销.办公室应不定时抽查相关物品的保管情况.7.5.3所有办公采购都应办理入库、检验手续；设备配件更换及维修应到办公室作登记备案7.5.4各部门应由专人负责办公用品的领用和发放,并定期提交需求计划由办公室统一组织招标采购,按合同规定与供应商结算，每月集中报账,各部门根据领用的办公用品承担办公费用7.6生产物资采购报销： 7.6.1合同采购报销：报销时附入库单、采购定单、且入库手续要求完整、规范填写，定单符合采购内

25、部控制的程序和生产计划的要求，已付现的物资采购报销时应附财务用款报账（联），7.6.2非合同采购报销：报销时附入库单、生产计划或临时采购单或相关分管批示的申请报告、物价部门认可的报价单、且入库手续要求完整、规范填写，生产计划或临时采购单或相关分管批示的申请报告符合采购内部控制的程序要求，已经付现的物资采购报销时应附用款申请单（报账联）7.6.3，所有的行政收费及水电汽等动能费用要依据相关单位开具的清单结合公司内部的相关记录，经经办人审核签字确认后，给予报销或申请用款，要件不齐备，不予办理7.7项目费用报销7.7.1项目开发费用：包括咨询费用、实验费用等报销时，根据对方开具的发票，对相应的费用的

26、确认手续验收单、成果报告进行依照双方签订的合同、协议对相关手续的完整性、真实性、规范性、及时性进行审核，7.7.2设备采购：根据合同审核设备的入账管理手续、包括入库单、检验单、接收部门等，涉及按进度付款报销的，按合同要求，满足结算的条件后，方可报销7.7.3基建费用：严格按照双方签订合同的要求，报销时附满足合同条款的有效证明文件后，方可报销7.8几项特殊的费用报销:7.8.1品质认证,鉴定检测费报销:应附上经批准的鉴定申请报告以及鉴定完成后相关部门的验收报告,对方单位收款通知或发票.7.8.2会务费报销:附会议邀请函副本(外地会议的还应有出差申请单),会务费发票,收据等.7.8.3培训费报销:

27、附经人力资源部认可的毕(结)业证书副本及考试合格证件复印件或培训成果报告书.报销额度可由人力资源部按照相关文件确定.7.8.4招聘费用报销:附用人单位确认的招聘计划,以及每次招聘效果专题汇报(含招聘的组织,效果,费用构成)7.8.5教师费:外聘教师费需附聘请报告及费用预算,事后专项报告培训效果,外聘教师费用支出应由对方签收7.8.6对外宣传费:附详细的宣传实施报告和费用预算,事后就宣传效果进行专题书面报告,有劳务费支出的需提供有效的支付凭证.7.9报销费用时涉及外币的,以外币借款时或业务发生时（自垫款）的汇率换算成本位币付款8报销舞弊处罚办法8.1报销人营私舞弊,弄虚作假,不予报销不真实不合理部分.对已经报销的,除退回违规报销金额外,同时对报销人予以违规报销金额20-100%但不低于100元的罚款.8.2直接领导在资料不全,原始凭证不充分,内容不真实的情况下签名准予报销的,对其给予违规报销金额10%-50%但不低于50元的罚款.8.3财务审核人员审核不严使公司造成损失的,对财务审核人员按违规报销金额5%-15%的罚款.8.4审批人对违规报销或审核不严给公司造成的损失承担连带责任9付款：9.1财务借款的原则：“前帐不清，后帐不借”；即借款前必须将前期的借款平帐或附相关平帐的单据，否则不予借款、付款或报销付现9.2