企事业单位文的档管理系统需求分析

1、档案管理中凸现出不 设、管理各个领域， 先要创新服务理念， 到开发和管理电子资 工作的基础上，全方 体现出来。可替代的优势。系统用 他们对电子资源的利用 打破传统单一纸质文件 源 上 来，树立起文档信 位策划并提供信息服务户对信息共享的要求普 需求非常广泛，这就要 档案服务的观念，将文 息服务的意识和理念， ，使文档信息的存在价及企业经营、生产、建 求企业档案管理部门首 档信息工作的重心转移 在做好文档信息化建设 值通过服务和创新更好建一个信息服务的 优 质平台。本系统提供了全面的知识管理框架 乎所有文档都可以经由 的在职人员进行浏览查， 允 许企业在任何时间 、 地WEB浏览器找到并获得，同

2、看 并支持下载。企、事 业单找和控制，需要对文档进行集中的管理。2）文 档控制不明确，容易 泄密。企业、单位希望能通过权限分配的 止因员工对文档的编 上传的文档进行审查 致的查找费时、费力 持在线浏览以及离线方式对文档进行安全性 排错误、质量、归类等 处 理，而后再进行入库 。希望通过有效的搜索 浏 览等操作，以方便不管 理。 3）对文档的入库 具 有严格的控制，防 问题 而导致文档库的混 乱，因此需要对员工所 的管理。 4）现今文档量 大、无规律存储而导 手 段进行文档的检索。 5） 查阅文档时需要支 同 需求的员工。 6）管理 人 员希望可以对文档以及用户的信息进行全 面的掌握以便更好的

3、进 行管理。1.2背景1. 引言本需求文档主要面向 企 、事业单位的部门管 理人员，助其对文档管 理系统的运用信息化时代，电子文 件资源已成为企业资源 的重要组成部分，并在 传 统的企业文件与但是，目前许多机关 、企事业单位的文书档 案管理仍停留在给予纸 质 的手工处理阶段， 手工处理文书档案有 许 多缺点，如档案堆积 多、重复劳动的工作多 、 分类管理困难、查询 困 难、利用率低等等 ， 这些缺点在文件流量 大 的时候体现的越明显 。同时，纸介质的保存 受到 很多自然因素的 影响（温度、湿度、虫 咬 ），导致保存期受限 。因此，为做好信息服 务 工作，有必要对传统 的工作流程及资源进行 重新

4、梳理及调整， 搭 点发布、存储和创 建 文档并共享信息，几 时将不同等级的文 档 供不同部门不同权限 位文档管理系统 有助于企业内部和外部 的交流对现代化公司或 者 企、事业单位来说非 常重要。对于企业而言，文档 是重要的智力资产。在 企业中，文档一般都以 电 子文档的形式存 在， 比如微软 .doc 格式， xls 格式， ppt 格式， pdf 格式，纯文本 . txt 格式等；从内容上， 可能 是商务合同、会 议记录、产品手册、客 户资料、设计文档、推 广文案、竞争对手资料 、 项目 文档、心得等。 这些文档，可能是过程 性 质的，也可能是公司 正式发布的文档，可能 处在编 写阶段，也可

5、 能 是已经归档不能再修 改 的。随着信息化 进 程，文档管理越来 越受到企业的重视， 但是企业在进行文档管 理的过程中，经常会碰 到以下的问题：海量文 档存储，管 理困难； 查找缓慢，效率低下； 文 档版本管理混乱；文 档安全缺乏保障；文档 无法有效协作 共享； 知识管理举步维艰等。 所以文档管理逐渐成为 国 内外业界研究的热点 。通过对现有单位企业 的市场调研了解到： 1） 现今企业文档分散在员 工手里，难于查本系统使用 C#语言在 Visual Studio 2008 和SQL Server 2008环境下完成。在需求分析之前，先 研究了基于.NET的软件开发方式；在需求分析 性能进行了

6、全面的分析。中对系统的功能和数据库的设计在需求分析的基础上，严格按 照用户的需求分析。设计了：功能模块表、用户和角色管理1.绩效指标必须是具 体的(Specific )2.绩效指标必须是可以衡量的(Measurable)3.绩效指标必须是可以达到的(Attainable4.绩效指标是实 实在在的，可以证明和观察(Realistic)角色表、用户表、文 档层次表、文档表、文 档附件表在详细设计和系统实 现过程中，重点设计和 实现了登陆和注册模块 模块、文档信息层次 管理功能模块、文档信 息管理模块、权限模块、审核模块。项目名称：基于.net企事业单位文档管理系统设计与开发项目开发人：寇昌旭指导教

7、师：张冰峰题目出自：企、事业单位使用对象：企、事业 单位部门管理人员以及 部门员工。1.3 定义SMART原 则：5.绩效指标必须 具有明确的截止期限(Time-based)1.4参考资料1 徐峰.软件需求最佳实践一一SERI过程框架原理与应用，电子工业出版社， 20112 芦丽萍，王志军.网络数据库应用系统开发技术，电子工业出版社，20113 秦学礼，张峰.web应用程序设计技术一 一ASP.NET电子工业出版社，20114 任泰明.基于B/S结构的软件开发技术，西安电子科技大学出版社，20115 (澳)Leszek A.Maciaszek.需求分析与系统设计，机械工业出版社，20096 (

8、英)lan Sommerville.软件工程，机械工业出 版社，2011通过优化的算法，提高检索文档的时间系统功能完善、在时间规定内达成目标且能 达到目标要求该系统的开发成本预 单位文档管理水平，2. 任务概述2.1项目目标该系统本着“操作简 单、人性化设计、功能 完善”的原则。通过一 个统一的管理平台 接受并审查员工所提 交的文档，支持文档的 在线、下载浏览，具有 强大的文档检索功能， 同时用户可以按照文档的不同类别进行方便的查阅。目标根据SMART原则，我 确立的该项目目标为： 能够满足以上调研情况 中企、事业单 位所提出的六点要求，本着“操作简单、人性化设 计、功能完善”的基本原则，建立

9、 一 个统一的管理平台，该项目预期 2个月左右的时间来完成，包括拟题、可行 性分析、需 求分析、详细设计、代码开发、测试等环 节。项目优势成功标准合理性计在3000元左右，相对 于实现后可以大大提高 中小型企、事业 整个系统的成本/效益分析的结论显然是合理的。可行性潜在问题上线后的情况比重最好目标最差目标编码规范性不好基本可以杜绝15%-13%-5%检索功能算法不 规范有效缓解20%-18%-10%数据库数据存在 误差可杜绝20%-17%-15%文档不明确有效缓解20%-18%-15%其他提高透明度25%0%0%合计66%45%可达成性该系统的构思已与指 导教师进行初步协商， 对其中的主要问题

10、进行 了分析，认为该目 标可以达成。2.2用户的特点本软件的潜在用户为 企、事业单位部门管理 人员以及员工使用，系 统界面人性化，操作简单、易用，经过简单的培训均可正常使用。2.3假定和约束1 ）系统最小寿命：系统应该能在无重大改动的情况下正常运行五年。2） 对设备的要求：要求计算机稳定性良好，整套系统经济实惠。3）可以利用的信息和资源文档库内的全部资料以及配置完善的计算机，以及网络设备，供操作人员使用3.需求规定3.1对功能的规定角色关系图“注册、登入文档库”用例描述1.UC1 :注册、登入文档库1.1简要说明该用例提供用户进行 文档库的注册、登陆文 档库Actor （角色）：各部 门员工、

11、各部门管理人 员。2事件流2.1基本流1 1 ActorActor进入文档管 理系统界面。2 2系统显示主界面，其中包含输入信息：用 户名以及密码。按钮：注册、登 入、退出。3 3ActorActor在文本框中输入用户名、密码信息。4 4ActorActor选择“登入按钮。5 5系统对用户名以及 密码进行验证。如验证 通过，则系统显示“欢迎*使 用文档管理系统”信 息，并成功登入到文档 库界面；如验证失败，则系统显示令昔 误信息“您的用户名密码错误，请重新输入”信息，并返回主界面。用户名、密 码文本框内容同时清空。6 6ActorActor选择“退出”按钮，该用例结束。2.2备选流2.2.1注

12、册用户信息1 1在登入界面中，用 户选择“注册”。2 2系统显示用户注册界面，页面中用户必须 填写的内容有：用户名（真实姓 名）、密码（至少 6 6位数字或者字母）、密 码确认、所属部门、 联系电话。非必 须填写的内容有：邮箱、出生年月、家庭住址。3 3输入完毕用户信息，点击“确定”。4 4如必填信息全部正 确填写，则系统提示“恭喜您，*注册成功”。否则系 统提示“您的用户信 息不正确，请重新填写”，同时系统将清空 已填写内容。“查询文档资料”用例描述1. UC2:查询文档资料1.1简要说明该用例提供用户对文档库中文档的查看、下载等操作。权限进行核查。如在 将自动进入文档阅读 您在该部门的阅读

13、权 界面，以便用户继续该部门所属该用户的权 界面。如用户的权限低 限不能查看该文档”提 进行浏览。限高于用户将要阅读的 于文档权限，那么系统 示信息，用户单击“确文档的权限，那么系统 将给出提示“对不起， 定”后返回文档库之前Actor （角色）：各部 门管理人员，员工2.事件流2.1基本流1Actor进入文档库界面2系统显示界面信息，包括各个部门的文档 列表，不同的文档检索 方式等，其中有： 按作者姓名查找、按 文档编号查找、按文档 名称查找、按文档所属 部门查找等。3 Actor选择文档所在 部门，进入该部门文档 列表，系统将列岀所有 该部门所属文档 编号及文档名称和入库日期（所有文档均按

14、字母编号进行排序）。4 Actor选择希望查看 的文档，点击文档进行内容的查看，系统将对文档以及用户的5 5进入选定文档浏览 界面后系统在页面中会 详细列岀文档的信息（包括文档名、文 档 所属类别、所属部 门、编号、入档日期、 机密级别、纸质文档存 放地点、下载浏览等），文 档详细信息下面会以树形结构的方式列岀本文档以及文档所属全部子文档的名称及其编号信 息。供用户对文 档及其子文档进行详细 的浏览。2.2备用流 2.2.1下载文档资源1Actor进入文档库 界面，选择指定文档进 入文档信息查看界面，点击“文档下载”，系统会自动弹岀“另 存为”对话框，选择该 文档存放地点，点击“确定”，系统会

15、自动将 文 档保存至目的地。管理用户信息用例描述1. UC3:管理用户信息1.1简要说明该用例提供用户对个人信息的管理方法描述，包括修改个人信息、上传个人文档等。Actor （角色）：各部门员工。2事件流 2.1基本流1 Actor 登入文档管 理系统，进入用户信息 管 理界面，系统将在页 面中显示用户的各 种信息资料，页面会 以 左右分栏的效果展示 给用户，左侧将以分层 的形式分成：基本用户信息修改用户信息修改密码权限申请已提交申请用户文档管理已下载文档 上 传文档管理查看上传文档右侧则会显示具体的 设 置页面2Actor 单击左侧栏的 “ 基本用户信息”，系 统会以树形结构列出以 下两 项

16、“修改用 户信息”和“权限申 请”，单击“修改用户 信 息”选项，右侧栏目 会 列出注册时用户填写 的各种用户信息，并 以列表的形式展示给我 们，包括：标题、 用户 名、所属部 门、联系 电话、邮箱、出生年 月、 家庭住址。3 ActorActor 对原用户信 息进行 修改。4 单击右侧栏的“保 存”按钮，系 统提示“您的用户 信息已被保 存 ”。否则 单击“取消”，系统 将不 对原始用户信息进 行修改。注：每个用户限定注 册一个账号，每个账号 注 册时填写的部门、用 户名等重要信息将 不可修改。2.2备用流2.2.1 修改密码1 Actor 依次选择“用 户基 本信息” “ 修 改密码”，右

17、侧栏目 中系统将会给出 “请输入旧密码”， “请输入新密码”，“ 再次 输入新密码”，其 中密码的输入范围为： 数字或者字母，密码 长度不超过 12 位。2Actor 在输入全部内 容后单击“确定”即可 ，如全部内容输入正确 且 符合要求则系 统提示“新密码已生 效 ”。如旧密码不正确 ，系统会提示“旧密码 输入错误，请重新输入 ” 同时 Actor 输入内 容 自动清空。如新密码 输 入不符合要求，则系 统提示“新密码格式不 正确， 请重新输入” ，同时 Actor 输入内容 自动清空。如两次新密 码 输入不同，则系统将 提示“两 次密码输入 不 同，请重新输入”， 同时系统将清空输入内 容

18、。2.2.2权限申请“是”则系统会将申 动记录用户所填写内请信息提交到用户希望 容以网页的形式保存在申请的部门管理人员处“ 已提交申请”中，文待审核。并且系统将自件 名 以“日期 +标题”来命名，文件名后将会显示审核结果，系统将会 以“通过”、“未 通过”审核中”来告知用户现阶段处理的 情况，方便用户对审 核 的了解1. 每个部门将有一名该 能对申请该部门权限2. 每个用户可以进行多部门管理人员进行文档 的员工进行审核。次申请，如填写信息时管理系统的管理，该部所填写的“希望申请权门管理人员只限的部门”不同，那么会根据所选择的部门提交到相应管理员处进行审核文档归属部门、推荐 确认无误后，按“保

19、交上传文档至系统管人姓名、推荐人部门、 存”按钮，系统将会提 理员处待审核。选择“是 否有纸质文档等。用示 “是否确认提交”，否 ”即可取消操作，同户填写完毕所有内容并 选择“是”系统将会提 时返回修改内容，已填写内容不清空。已上传 的文档将会保存在查看上传文档”子菜单注：如有纸质文档， 处选择“有纸质文档 档后，在部门管理员应提前将纸质文档交付”即可，若没有纸质文 审核阶段将纸质文档交部 门文档系统管理员处 档 ，选择“无纸质文档 由 部门管理员处均可。，然后在文档信息” 。或者在提交文4 Actor 进入“查看 上 传文档”子菜单，系统会以列表的形式显示用户已上传的文档，1 Actor 依

20、次选择“用 户基 本信息” “ 权 限申请”，右侧栏目 中系统将会以申 请表的形式展示给用 户。包括希望申请权限 的部 门（列表选择）、 希望申请的权限（将以 下拉菜单的形式让用 户 进行选择）、申请理 由、推荐人姓名、推 荐人所在部门等。2 输入完成以上内容 后选择“确定”，系统 给 出提示信息“是否确 定提交”，选择注：2.2.3管理下载文档1 Actor 登入文档管理 系统，进入用户信息管 理界面，依次选择“用 户 文档管理” “已下载文档”。2 系统将会在右侧栏 以列表的形式显示已经 下 载的文档名称、所属 部门、下载日期 等基本信息，并通过 超 链接连接到文档库中 对应的文档处。2.

21、2.4管理上传文档1 Actor 登入文档管理 系统，进入用户信息管 理界面，依次选择“用 户 文档管理” “上传文档管理” 。2 “上传文档管理” 包 括两部分1）上传文档申请表填写2）查看上传文档3“上传文档”栏目 中 ，系统会让用户输入 ：文 档名、作者、上传 理由、文档类型、并将文档的基本信息 列 为标题，包括文档名 、作者、所属部门等， 文档基本信息后面会显示现阶段的文档审核 状态，包括“通过审核 方便用户及时对文档的状态进行了解跟踪。“未通过审核”、“审核中”三种状态,Actor使用管理员账号登入文档管理系统，进入系统管理界面,在左侧栏目中选择“用户信息管理”，来，同时显示“用户的

22、顺序，日期精确到右侧栏中系统将显示岀 名” + “权限等级” + 秒。其中列表中用户的该部门所有用户信息， 并以列表的形式展示岀 注册日期”，排序方式 按照注册日期从先到后 个数为每页30个，多岀 的部分将添加到下一管理系统信息用例描述1. UC4:管理系统信息 1.1简要说明该用例提供管理员对系统信息的管理方法描述，包括管理用户信息、管理文档信息、 权限管理、审核管理等。Actor （角色）：各部 门管理人员。2事件流2.1基本流用户信息管理审核管理权限管理文档库管理添加文档修改文档删除文档意见上报页中2 Actor从用户列表中 点击指定用户名进入该 用户信息管理界面，系 统将为管理人员 显

23、示岀该用户注册时 的全部用户信息3Actor在左侧用户信 息管理中选择“审核管 理”子菜单，系统将自 动列岀所有用户 上传文档的信息，并 以“用户名” + “部门” + “权限等级” + “上传 文档名” + “文档大小” + “文档上传日期”等 信息显示。管理人员可 以通过点击文档名来进 行更加详细的文档信 息 查看。对于检索过程中的信息最好提供能准确描述该 事物的关键词语、短语，例如: “需求分析”，“软件工程“的”等等。以减少” ，“环境”等等。不 要 使用单个字来描述， 检 索的时间以及结果的 误差。例 如：“是”，需要输入具体数据时，要按照具体的数字、编号等对号入座。4Actor 通过点击文档 信息后面的“审核通过 ”和“审核不通过”来 对 文档审核进行 处理。5如选择“审核通过 ”，则系统会在新页面 中 以表的形式展示给管 理员