电子邮件礼仪及邮件管理课件

1、-让我们高效的沟通 电子邮件礼仪及邮件管理电子邮件礼仪及邮件管理 如果你是初用邮箱新人。 回复？全部回复？ 抄送？密送？ 请问有哪位同事知道被称为中 国“史上最牛女秘书”的是谁？ 答：原美国易安信公司(简称 EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文 名) EMC公司是全球最大的网络信 息存储商，总部在美国。 本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了， 但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选 择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、 EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都 收到了这封邮件。 瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职 业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送

2、那么多人， 这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式 可以 沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也 无人会接受。 召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？ 邮件主题邮件主题 ？这些标题恰当吗 1、无主题 2、*关于您*年*月*日提出的*问题的回复 3、王先生收 4、关于*和*等相关问题的回复 5、RE ？这些标题恰当吗？这些标题恰当吗 不要使用“万金油”邮邮件主题题 主题的含义要具体且有意义 以下的主题不够具体，不方便收件人理解 1、一定不要空白标题，这是最失礼的 2、标题要简短，不宜冗长，不要才能显示完你的标题 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题 4、一封信尽可能只针

3、对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便 于日后整理 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引 起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题 7、标题千万不要出现错别字 -简明、扼要简明、扼要 某某 ？这样的邮件恰当吗 1、直呼收信人全名 2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮 件为准” 3、邮件中文字拼写错误 1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之 类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别

4、字，注意使用拼写检查这 是对别人的尊重，也是自己态度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中 会显得轻佻。 BTW By the way 随便说一下 CU See you 再见 FE For example 举例 FYI For your information 供参考 IC I see 我明白 IMO In my opinion 依我所见 NRN No reply necessary 不必回信 PEM Privacy enhanced mail 保密邮件 RSVP Reply if you please

5、 请答复 TIA Thanks in advance 十分感谢 TY Thank you 谢谢 VG very good 很好 邮邮件件缩缩略略语语： ？这样处理 客户邮件恰当吗 1、现在忙，抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说 3、出差或休假中，不能回复邮件 4、同一问题，反复回复邮件 ？这样处理邮件？这样处理邮件恰当吗恰当吗 回复邮件是我们与别人回复邮件是我们与别人 沟通交流的重要方式，沟通交流的重要方式， 及时准确是要实现的目标。及时准确是要实现的目标。 1 1、 及时回及时回 复邮件复邮件 (1)(1) 收到他人的重要电子邮件后，收到他人的重要电子邮件后， 应即刻回复

6、对方，因为这是对他人的尊重；应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重； (2)(2) 理想的回复时间是理想的回复时间是2 2小时内，特别是对一些紧急重小时内，特别是对一些紧急重 要的邮件；要的邮件； (3)(3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对 于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理， 但一般不要超过但一般不要超过2424小时；小时； (4)(4) 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该 及时的回复说：及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结

7、果收到，我正在处理，一旦有结果 就会及时回复，等等就会及时回复，等等”； 记住：记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。 如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄 到到 回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬 了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避 免再反复交流，浪费资源。免再反复交流，浪费资源。 3 3、回复不得、回复不得 少于少于

8、1010个字个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的是的”、 “对对”、“谢谢谢谢”、“已知道已知道”等字眼，这是非常不等字眼，这是非常不 礼貌的。礼貌的。 3、签名、签名 字体规格字体规格 2 2、进行针、进行针 对性回复对性回复 4 4、不要就、不要就 同一问题多同一问题多 次回复讨论次回复讨论 ，不要盖高，不要盖高 楼楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3 3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。次，这只能说明交流不畅，说不清楚。 此时应采用电话沟通等其他方式进行交流此时应采用电话沟通等其他方式进行交流 后再做

9、判断。后再做判断。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回 复，发表看法，把邮件越复，发表看法，把邮件越RERE越高，这将导越高，这将导 致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。 4 4、不要就、不要就 同一问题多同一问题多 次回复讨论次回复讨论 ，不要盖高，不要盖高 楼楼 5 5、要区分单、要区分单 个回复和全个回复和全 部回复部回复 (1)(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一 个人就行了；个人就行了； (2)(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该如果你对发件人提出的要求

10、作出结论响应，应该 “全部回复全部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完，让大家都知道；不要让对方帮你完 成这件事情；成这件事情； (3)(3)如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意 见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面， 不停的不停的RERE来来RERE去，与发件人讨论。你们讨论好了再去，与发件人讨论。你们讨论好了再 告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮 件。件。 点击点击“回复全部回复全部”前，请三思而后行！前，请三思而后行！ 为避免无

11、谓的回复，浪费资源，可在文为避免无谓的回复，浪费资源，可在文 中指定部分收件人给出回复，或在文末添中指定部分收件人给出回复，或在文末添 上以下语句：上以下语句：“全部办妥全部办妥”、“无需行无需行 动动”、 “仅供参考，无需回复仅供参考，无需回复”。 6. 6. 主动控主动控 制邮件的来制邮件的来 往往 邮件主题邮件主题 称呼与问候称呼与问候 正文正文 附件附件 结尾签名结尾签名 正确使用发送、抄送与密送正确使用发送、抄送与密送 回复技巧回复技巧 初始状态若干日月年后。 (1836)(1836) 1、单击“其他4个 文件夹”下拉框 -以163邮箱为例 2、单击下拉框中的 “新建文件夹” 3、对

12、话框 中输入文 件夹名称 九 鼎 技巧：收件箱手动清空 太好了，没有邮件需要处理 你清空的不是收件箱，是你身上的猴子 你清空的不是收件箱，是解放你的大脑 将看过的邮件存档到对应的文件夹 将需要继续跟踪的邮件存档到“需要处理”文件 夹 通讯录的管理 -添加联系人1、单击“通讯 录” 2、单击“新建联系 人” 3、填写相关资 料，单击“保存” 通讯簿的管理 -联系人分组 九 鼎 1、单击“通讯 录” 2、单击 “新建联系 组” 3、填写相 关资料， 单击“保 存” 设置姓名 -自己的姓名 3、填写姓名 2、选中“邮箱 设置”，单击 “个人资料” 1、单击“设置” 设置姓名 -发信人的姓名 1、单击

13、“设置” 2、选中 “邮箱设 置”，单 击“常规 设置” 3、选中“优先显示 通讯录中对应的姓名” 电子邮件礼仪的一个重要方面就是节 省他人时间，只把有价值的信息提供只把有价值的信息提供 给需要的人给需要的人。 你作为发信人写每封Email的时候，要 想到收信人会怎样看这封Email，时刻时刻 站在对方立场考虑，将心比心站在对方立场考虑，将心比心。同时 勿对别人回答过度期望，当然更不应对 别人的回答不屑一顾。 3、签名、签名 字体规格字体规格 1、请各位将公司经理层领导和与自己有工作联系的同事邮 箱号添加到通讯录中，并存放在“同事”组中。 2、请新建文件夹“默沙东-福建”，并将所接收的同事邮件 存放在“默沙东-福建”文件夹中。 3、请将自己邮箱姓名设置成真名。 4、将第1题和第