办公室文员职责及岗位细则

1、文员岗位职责1、负责接听、转接外部电话 ；2、负责接待来访人员。3、负责办公室的各项资料的打印、复印、扫描、装订、销毁等文秘 工作。4、负责做好各项会议安排、记录、纪要、决议跟进。5、负责公司传真件、公文、信件、邮件、报刊、杂志、广告页等资 料的签收、整理、分送 ，并做好相关记录。6、做好公司宣传专栏、网络资料的组稿、更新。7、负责办公室各项档案资料 （包括电子档）的收集、整理工作，负责与 工作内容相关的各类文件的归档管理。8、 做好业务内勤工作。负责客户资料的入档；空白表单、合同的管理 参 与市场宣传、推广、公关 ；能够进行初级的客户咨询。9、协助招聘，管理员工档案，参与人事、业务等相关考核

2、统计。10、 统计每月考勤，上报主管领导，并送交财务做帐，留底。11、 负责办公室物品的保管、整理、出库、入库、发放、使用登记与 离职时的收缴。12、 负责公司办公设备的管理 ，计算机、传真机、复印机的具体使用与登记,管理办公室各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。13、 负责办公室公共区域、总经理室的清洁卫生。14、 负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适 良好的工作氛围15、 负责下班时对整个办公区的巡视，查瞧门窗、饮水机电源、电脑电 源等关闭情况并做记录。16、 负责公司全体员工的后勤保障工作，包括发放办公用品、印制名片、 办理工卡、定水、定票、办证、邮寄

3、。17、 负责按时缴纳水电、电话、网络等常规性费用，确保畅通使用。18、 完成上级安排的其她临时工作任务。文员工作细则一、前台接听来访电话1、 三大注意：三声之内接起，即使就是您正在接听一个电话 ；在电话中微笑; 号码四号一组。三大细节：在电话傍准备纸与笔；把握通话节奏，给对方留说话的时 间;声音适中，即让对方听清,又不影响她人。2、 做好前台电话的转接工作 ，有人需要转接到总经理办公室、财务室时 需要与总经理、财务相关人员沟通好后方可接入。3、出现电话没有办法转接或就是需要听电话的员工不在办公室时及时 留下顾客的电话与姓名，方便公司员工与她取得联系。每日要形成电话来访 登记,梳理汇总相关信息

4、。4、 对来往电话接听准确及时、声音清晰、态度与蔼，恰当使用礼貌用语； 对紧急电话设法接通，未通者速报主管领导处理。二、前台接待来访客人1、 客人来访要主动微笑问候“您好”“请问” “麻烦您稍等一下”，请客人到茶座就座，询问来访事由，确定被访部门、被访人，同时按照客人的需 求送上饮品（给定咖啡、果汁、茶、水 ，让客人选择）,通知被访人接待；在客人 与被访人交流时，及时给与饮品添加、资料准备等方面的支持；客人离开时要从吧台起身，尽量参与礼送，要有礼貌语“再见”“慢走”；客人离开后要及时 收走纸杯，整理茶座。2、一次性接待顾客三个以上时可以叫其她人员帮忙接待。3、 客人来访，被访人不在、并且不能很

5、快返回时，要准确记录来访人的 相关信息，及时通知被访人，客人等候期间要主动呈递公司资料及相关报刊 杂志。4、认真接待每一位客人，要做到语言礼貌、举止文雅 ，体现节奏效率，传 递公司文化，做好公司的形象窗口。5、 前台每日要形成客人来访登记，梳理汇总相关信息。三、文书文秘工作1、 文件打印要实行标准化操作，初稿统一用环保纸打印，重要文稿的领 导修改稿要妥善保存，打印文档要分类执行统一版式、统一字号、统一台头。用印文件要有备份存档，附用印审批，形成登记表。及时整理电脑中的电子文 档资料，合理归档。2、 打印、复印、扫描、传真要执行登记制度，对文档的内容、用途、页 张形成统计。要准备掌握各种文件、证

6、照、资质的复印、扫描、传真要求 及技巧,体现专业精神。3、文件的装订：常规文件采用左侧二钉的方法装订，要求边距适中；孔洞材料 要求折页整齐，美观大方。对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照 A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字迹之外。文档装 订时，正文在前，底稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后；转发文在前， 被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后;结论性材料在前，依据 性材料在后。有文件处理单的，应放在最前面。不同文字的文本，无特殊规定的中 文文本在前，外文文本在后。装订前将“件”内的各页以左上侧对齐 ，有材料附件 的用化学胶棒粘

7、贴左上角，4、文件的销毁：废旧文件、资料不得随便弃置、不得变卖，各部门必须严格 遵守相关保密制度，本部门日常办公作废的文件、草稿、清样、腊纸、复印废页 及其文字废纸，要集中捆扎或装在废旧文件袋内，送到前台，统一登记销毁。5、负责制作、上报公司要求的各类统计报表等相关资料 ，按照合理的格式 通过打印机打印出来交给相关人员。四、各项会议安排、记录、纪要、决议跟进。1、 会议安排：要根据公司行事历、领导安排 ，准确通知与会人员按时参 加各项会议；做好会议前的场地、音响、卫生、茶水、议程、资料等会务安排;提前进入会议场所，接待会议人员，发放会议资料。2、会议记录：出席大小会议指定文书人员 ，要按照制式

8、表格做好会议主 题、时间、地点、参加人员、会议内容等相关记录 ，记录要用语准确、简洁、 凝练，文字书写要公正，必要时要进行电脑录入并打印。3、会议纪要：重要会议要出具会议纪要 ，用以督促会议要求、任务的落 实，一般需会议主持人签发，方可递送与会人员及相关部门。会议纪要内容格 式参见会议记录。4、 决议跟进：重要会议的相关决议，一般分配行政部人员负责某一项或几项内容的跟进，被指定人有责任对决议的执行情况做出检查，并形成材料适时汇报。五、宣传专栏、网络资料的组稿、更新。1、宣传栏以周为周期将行业信息、公司通知、通报、重大事项等随 时更新公布，更新内容须经主管领导审批，相关责任人有义务学习、查找、

9、剪辑与掌握行业最新动态，并分享交流。2、 负责公司网站、博客相关信息、文章的组稿、更新。3、 要掌握公司各项网络宣传、招聘账户、密码，做到日更新，网络渠道采集到的信息要做到日记录汇总，及时反馈相关部门。六、业务内勤工作1、 空白表单、合同要按照规定存放，要执行统一编码，跟踪使用情况，及 时记录、补充，作废的预制件合同要登记编号 ，收回销毁。2、 内勤人员要根据公司的安排积极参与市场宣传、推广、公关活动， 积极为公司业务发展献言献策。3、 内勤人员要掌握公司业务内容、流程及相关规则，能够进行初级的客 户咨询,要不断提要业务素养，挑战高职位发展。4、 及时处理好客户的投诉问题。七、人事相关工作1、

10、 协助招聘，负责面试人员的信息采集、面试通知、接待、简历填写、证件复印、秩序安排等相关环节，简历填写要求不留空白。2、 负责新进人员的入职手续办理。提供相关表格，指导填写、明确办理 流程;收集证件复印件、照片；发放工牌、工服、员工手册、办公用品、 劳保福利用品，并逐人登记造册；采集员工档案信息，负责员工花名册、通 讯录信息的更新。3、协助主管对新进人员的培训资料准备、场次安排、培训会务、效果 跟踪等基础工作；参与人事、业务的相关考核统计。4、 负责离职人员的离职手续办理。 提供相关表格，指导填写明确办理流 程;根据物品领用登记收缴配发的工牌、工服 （或折价计算）、大件办公用品、 通讯工具等。5

11、、 负责建立、完善、管理员工人事档案材料，公司有员工调动的及时 公示调动通知，及时更改公司的通讯录，严格借档手续。八、考勤的统计1、 文员要严把考勤关，在每日上下班时段做好做好监卡工作，详细登记迟到、早退、请假、公出等情况，并及时汇报主管领导。2、 每月月初将上个月的考勤用电子表格制作出来，在制作过程中注意请 假、公休、加班等出勤异动情况及转正人员、新入职人员、离职人员的详细标注。各项请假、加班手续须完整，主管领导签批后交财务做帐并留底备查。3、负责记录员工的出勤异动情况；负责每日外勤、业务人员公出统计，客观填写相关统计表格。九、办公室物品管理：1、入库:物资入库，保管员要亲自同交货人交接手续

12、，核对清点物资名称、数 量就是否一致，仓库管理员收货无误后签收，登记造册。2、贮存:根据所贮存物资物品的属性、特点与用途分区域分类存放，合理有序； 变质、失效或报废的物品可提出申请，经批准后办理清帐及报废等；每月进行一次 盘点,盘点应认真作好记录，发现数量、质量问题应及时报告，查找原因，采取对策， 追究责任;仓库管理人员须妥善保管贮存记录并保证其完整准确、信息及时可靠 ， 做到账物一致。3、出库:物资领用要由领取人提出申请经主管领导同意可到仓库签领。常规 性办公用品按标准配置发放签领，填写领取登记表，注明物资名称、数量、领 取部门、领取人，仓库管理人员及时登记物资保管登记台帐 （包括实物数的核

13、 对）。员工离职时，要按照公司规定回收相应配备物品。4、借领:借领时应填写物品借用登记表，填明物品名称、数量、归还日期, 由仓库管理人员进行登记、核对，开具借条，并落实物品回收情况。物品借用时出 现损坏或丢失，应向仓库管理人员说明情况，按照公司规定处理。5、调动:仓库管理人员工作调动、变更，一定要办理交接手续，移交未了事宜 及有关凭证，要列出清单，写明情况,双方各执一份，存档一份。十、后勤服务保障1、负责公司传真件、公文、信件、邮件、报刊、杂志、广告页等资 料的签收、整理、分送 ，并做好相关记录。2、负责办公室各项档案资料 （包括电子档）的收集、整理工作，负责与 工作内容相关的各类文件的归档管理。3、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、复印机的具体使用与登记，管理办公各种财产，负责说明书、保修卡等件的保管，负责售后保养维修联系，合理分配并提高财产的使用效率，提倡节俭