采购环节内部会计控制

1、采购环节内部控制制度目录目录 导语 供应商选择控制 询价、议价及招标控制 商务谈判控制 合同风险控制 授权、批准控制导 语 内部会计控制是现代公司必不可少的一种有效管理手段，它可规避公司经营风险，提高公司经济效益，保护公司财产物资的安全，确保会计信息的真实完整和财务活动的合法性。随着经济全球化发展，各公司间的竞争越来越激烈，成本控制是公司竞争力的重要组成部分，而加强对采购成本的控制是成本控制的重要一环，因此，公司应努力加强采购与付款业务的内部会计控制，增强公司竞争力。供应商的选择控制、供应商选择过程的控制、供应商选择过程的控制供应商的选择主要是由采购部门执行同时账务部门和其他有关部门也要参与谈

2、判等工作。采购部门在采购业务开展之前，要向企业主要的供应商索取采购的报价、规格、数量、信用条件等信息，并进行经济效益分析。、供应商选择供应商选择的组织制度的组织制度控制控制供应商的选择控制 （1）评价供应商的主要经营状况 （2）评价供应商的生产制造能力 （3）评价供应商的研发能力 （4）评价供应商的管理水平 （5）供应商的信誉评估、确定采购价格、确定采购价格 招标采购 协议定价 询价直接采购 通过市场采购确定价格供应商的选择控制询价议价和招标控制询价议价和招标控制1、询价询价选择询价对象与地区整理报价资料选择开发对象品名、规格、质量要求、数量、付款办法、付款条件、交货期、地点等等有无其他有利的

3、替代品是否需要样品检验或试用2 2、议价、议价 调查市场行情 核对资金预算 选择议价对象，比较采购条件 厂商的供应能力是否能保证按期交货、质量确认 生产商或经销商的可靠程度 经成本测算后设定议价目标 价格上涨或下跌的影响因素询价议价和招标控制询价议价和招标控制、招标1、招标计划阶段2、招标公告发布阶段3、招标报名阶段4、招标文件编制阶段5、资格预审及考察阶段 询价议价和招标控制询价议价和招标控制商务谈判控制1、谈判前要有充分的心里准备2、只与有权决定的人进行谈判3、做到对等原则4、采取主动策略，但避免让对方了解本企业的立场5、谈判时不要草率决定6、掌握公司强势点合同风险控制1、合同的关键控制点

4、(1)在与供应商签订采购合同时，要在合同中明确自身的权利和义务，并签订补充条款，尽量降低企业的采购风险。(2)企业的采购部门要注意供应商签署的合同是否具有法律效力，必要的情况下可聘请律师参与合同的签订过程。(3)采购部门要及时将签署的采购与付款合同送交企业的保管部门备案，并进行严格的保管。2 2、合同中订单的内容、合同中订单的内容 采购商品的数量、规格。 采购时间和货款总价格。 相关税费附件。合同风险控制3 3、合同中订单的关键控制点、合同中订单的关键控制点 加强订单的审批控制，审核人员要审查订单的内容是否完整、合规合法。 及时将订单传递到企业的财务，仓库等管理部门进行有关的核算和记录。 妥善

5、保管采购订单，企业的内部审计部门要定期对订单内容进行审计。合同风险控制授权批准控制授权批准控制1 1、授权批准制度内容、授权批准制度内容（1）单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。（2）审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。 （3）经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。 （4）单位应当根据

6、具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。 （5）严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。1 1、授权批准制度内容、授权批准制度内容授权批准控制授权批准控制2 2、控制程序、控制程序 （1）请购与审批控制。建立采购申请制度，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。 （2）采购。采购前充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况，采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也应由经授权的部门事先对价格等有关内容进行审查。单位应当制定例外紧急需求的特殊采购处理程序。授权批准控制授权批准控制 （3）验收。应建立催收制度，督促供应商按期

7、交货。采购的商品运到后，须由验收部门清点数量，检验质量，出具验收证明。 （4）付款控制。单位财会部门收到收料单、验收单和采购发票后，应与合同（副本）进行核对，核对无误财务主管审核后，才办理付款业务。2 2、控制程序、控制程序授权批准控制授权批准控制3 3、其他控制措施、其他控制措施（1）单位应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。单位应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。（2）单位应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。（3）单位对于重要和技术性较

8、强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。授权批准控制授权批准控制案例与分析案例与分析 甲公司为家具生产企业，甲公司为家具生产企业，20082008年准备生产家具年准备生产家具5000050000套为此甲公司特通套为此甲公司特通知采购部进行木材的采购。采购部经理知采购部进行木材的采购。采购部经理A A着手寻找供应商，在寻找供应着手寻找供应商，在寻找供应商的过程中经理商的过程中经理A A决定采用协定议价的方式并只对比了各个供应商提供决定采用协定议价的方式并只对比了各个供应商提供的初始价格。经过对比决定使用乙木材供应商，同时的初始价格。经过对比决定使用

9、乙木材供应商，同时A A派遣谈判专员派遣谈判专员B B前往乙公司进行价格的谈判并给予他前往乙公司进行价格的谈判并给予他5050万的议价权限。万的议价权限。B B在谈判过程中在谈判过程中询问了乙公司产品品名、规格、质量要求、数量、付款办法、付款条询问了乙公司产品品名、规格、质量要求、数量、付款办法、付款条件、交货期、地点等等。经过谈判，件、交货期、地点等等。经过谈判，B B发现乙公司的木材比其他公司的发现乙公司的木材比其他公司的木材质量好出许多且只比他的权限多出木材质量好出许多且只比他的权限多出5 5万心想经理万心想经理A A一定会同意的，一定会同意的，于是私自决定以于是私自决定以5555万的价

10、格为最终价格。数日后，经理万的价格为最终价格。数日后，经理A A与乙公司准备与乙公司准备签署合同。合同签署中双方明确了自己的权利和义务合同内容中涉及签署合同。合同签署中双方明确了自己的权利和义务合同内容中涉及了采购商品的数量、规格。采购时间和货款总价格但未明确相关税费了采购商品的数量、规格。采购时间和货款总价格但未明确相关税费的归属。经律师确认合同内容真实完整具有法律效应。的归属。经律师确认合同内容真实完整具有法律效应。2 2个月后乙公司个月后乙公司讲材料到达甲公司，甲公司仓库保管员讲材料到达甲公司，甲公司仓库保管员C C为省时在没有准确核对并未通为省时在没有准确核对并未通过审核情况下将材料直

11、接入库并电话通知财务部门付款。财务部门主过审核情况下将材料直接入库并电话通知财务部门付款。财务部门主管管D D收到通知后直接付款。收到通知后直接付款。风险评估风险评估1.经理A在选择供应商时只对比了价格没有评价供应商的主要经营状况、生产制造能力、管理水平和信用等级。这样容易造成供应商因生产能力不够或管理不善而拖欠货物以及卷款携逃的风险。2.谈判员B在未经经理A同意的情况下私自越权超出5万的溢价。这样可能会造成私吞资产，资产转移等风险。3.经理A在没有明确税费的归属情况下签署了合同可能会引起供货方以税费为由向甲公司要求增加收款使得公司资金流失的风险。风险评估风险评估4.仓库保管员C在没有清点材料

12、数量，检验质量，出具验收证明的情况下就确认收货，这可能会引起材料的缺损不能及时发现造成公司的损失的风险。5.财务主管D仅凭采购部的一声通知而没有核对收料单、验收单和采购发票就直接付款这可能会导致钱付货未收或者未完全验收的风险。 建议：建议：1.经理A在选择供应商时应做到：（1）评价供应商的主要经营状况，包括公司的财务状况、历史经营业绩、经营信誉、管理者的品质等。（2）评价供应商的生产制造能力，生产能力是否能够充分发挥、生产设备的能力和保养、企业员工的业务素质等。（3）评价供应商的研发能力，主要是技术研究水平和现有技术的先进性、产品的市场竞争力。具有较高技术研发能力的企业能提供更加优质的产品。建议：建议：（4）评价供应商的管理水平，即供应商的管理流程是否合理健全、供应商管理系统的信息含量、生产和经营管理过程的稳定性以及定价系统的科学性。（5）供应商的信誉评估，考察供应商的诚信，主要是考察供应商的品质和信誉管理制度以及员工的道德