产品销售内部控制系统

1、某某集团 产品销售内部控制制度和操作流程 目录 页次 第一章 岗位分工和授权批准1-2 第二章 客户的档案管理2-4 第三章 客户的信用评估4-5 第四章 销售合同5-8 第五章 产品售价及产品销售通知单（原价格通知单）8-9 第六章 产品发货通知单（ “办货通知单”）9-10 第七章 产品发货 10-18 第八章 自用水泥和水泥样品18 第九章 销售发票的开具18-20 第十章 云天系统的录入和销售收入的确认20 第十一章 产品的运输及运费的结算20-22 第十二章 货款的收取和账务处理22-25 第十三章 月结客户的核算25-26 第十四章 应收账款的核算与对账26-27 第十五章 应收账

2、款的坏账评估27-28 第十六章 水泥储罐使用管理28-29 第十七章 销售档案管理29-32 第一章 岗位分工和授权批准 第一条 销售部应当建立销售部门岗位责任制（ 请参考附件一 ），明确岗位的工作内容、 职责、权限，确保销售业务不相容岗位相互分离、制约和监督。 第二条 集团应当将办理销售、发货、收款三项业务的部门（或岗位）分别设立： 1、销售部门包括：西安销售部（以下统称：集团销售部） 、铜川厂和泾阳厂的 开票室（名称不变）和发运室（原铜川厂销售科和泾阳厂发运室一律称： 发运科，隶属集团销售部，工作要求 请参考附件二 ）。其主要是负责：处理 订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、 发货的

3、控制 （发货卡的开具）、 发货数量的核对、和客户往来账的核对、以及催收货款。 2、发货部门主要是指铜川厂和泾阳厂的放料岗位。其负责审核销售发货单据 是否齐全并办理发货的具体事宜。 3、财务部门（包括：集团财务部、铜川公司财务科和泾阳公司财务科）主要 负责销售款项的结算和记录、监督管理货款的回收。 第三条 不得由同一个人办理销售与收款业务的全过程。 第四条 销售部应当建立专门的信用管理部门或岗位，负责制定信用政策，监督信用政 策的执行情况 。信用管理岗位与销售业务岗位应分设。 第五条 销售部应根据具体情况对销售业务人员进行岗位轮换。 第六条 销售部应当对销售业务建立严格的授权批准制度，明确审批人

4、员对销售与收款 业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人的职责 范围和工作要求。 第七条 审批人应当根据销售与收款授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不 得超越审批权限。 第八条 经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理销售与收款业务。对于 审批人超越授权范围审批的销售与收款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时 向审批人的上级授权部门报告。 第九条 对于超过既定销售政策和信用政策规定范围的特殊销售业务，应当经公司总经 理批准。 第十条严禁未经授权的机构和人员经办销售与收款业务。 第二章客户的档案管理 第一条 对于需要签订合同的，销售部应建立客户资料管理系统，内

5、容包括： 1、客户的基本资料，如：客户的营业执照、经营许可证等资质复印件，以及 业务联系人电话、地址等； 2、客户的经营能力资料，如：资产规模、经营业绩、经营状况等； 3、客户的信用资料； 4、客户的赊账额度； 5、客户的考评及结果等； 第二条对于新客户，由销售业务人员收集上述资料，并根据资料和相关销售合同或订单 填写产品销售通知单（样本详见附件三）一式四联，一联：财务部，二联销 售管理处，三联：销售业务处，四联：存根。并连同相关资料交给销售部办货 管理员。 第三条 销售部办货管理员应对产品销售通知单和相关资料进行核对，若无误，则 根据产品销售通知单将客户信息输入云天客户资料管理系统中。 第四

6、条 对于老客户，业务员应定期进行了解，若发现第一条所列内容发生了变化，应 及时以书面的方式（需经销售经理签字批准）通知销售部办货管理员，以便更新 云天客户资料管理系统。 第五条 客户资料应顺序编号，客户纸质材料统一交与销售部档案管理人员存档保管。 第六条云天系统客户档案输入操作流程如下： 客户档案填写须知： （1）西安销售办事处输入客户资料必须集团系统、泾阳系统和铜川系统同时录入，保证 客户代码、客户名称 （应根据营业执照上的名称 , 并且是全称录入 ）一致；铜川公司和 泾阳公司直销的客户只输入集团系统和所在公司系统。 （2）客户代码输入必须要求对照客户资料列表的客户代码编制位数、规则和顺序编

7、录。 第三章 客户的信用评估 第一条 对于新的重大合同客户 （重大合同是指： 单笔销售金额超过人民币 50 万元、或 非现有常规产品销售、或以到站价方式结算、或属国家、省、市重点工程项目、 或授予特定区域总经销代理、或授予特定项目的独家经销、或可能与现有销售 终端相冲突、或涉及支付佣金（劳务费等） 、或特殊开票要求、或合同转包等业 务），在与客户进行交易前，应填制信用评估表 , 对客户进行信用评估 , 以充 分了解和考虑客户的信誉、财务状况等有关情况，降低货款回收中的风险。 第二条 对于老客户，销售业务员应在每季度末填制信用评估表对所有重大客户进 行信用评估。 第三条 信用评估内容包括： 1、

8、历年所发生的交易情况； 2、货款还款情况； 3、客户目前的经营状况； 4、客户目前的财务状况等资料。 第四条 销售业务员根据上述评估的结果，确定客户相应的信用等级，并上报给销售总 监。 第五条 销售总监应对客户的信用等级进行审核，若无疑问，应在信用评估表上签 名批准。 第七条 销售业务员应根据所批准的客户信用等级，给与客户相应的折扣、赊账额度。 第八条 赊账、折扣政策如下： 1、A 级客户可以赊销： A 级客户是指：以正式招投标方式进行的国家和地方重 点工程项目的客户。 2、B级客户可以货到付款：B级客户是指：资信良好、有合同明确约定、发生 诉讼时法律手续自然完备的业务客户。 3、C级客户应预

9、付货款，C级客户是指：资金实力较强、经销终端为大型工程 建设项目的经销商。 4、D级客户必须现款现货：D级客户是指：除上述以外的其它经销商。 第九条 若需要超过第八条标准的，必须经公司总经理的书面签字批准方可执行。 第十条 销售业务员应将 信用评估表 提交销售部办货管理员输入客户资料管理系统， 并由销售部档案管理人员统一存档保管。 第四章 销售合同 第一条 现款客户（指先款后货的客户）可以不签订销售合同或订单，但属重大合同范 围的除外（重大合同是指：单笔销售金额超过人民币 50 万元、或非现有常规 产品销售、或以到站价方式结算、或属国家、省、市重点工程项目、或授予特 定区域总经销代理、或授予特

10、定项目的独家经销、或可能与现有销售终端相冲 突、或涉及支付佣金（劳务费等） 、或特殊开票要求、或合同转包等业务） 。非 现款客户必须签订销售合同或订单。 第二条 在销售合同订立前，销售部门应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货 及收款方式等具体事项与客户进行谈判。 重大合同的谈判人员至少应有两人以 上。 第三条 销售合同印章的保管和使用必须严格地按照公司印章管理制度执行。 第四条 不得在空白的销售合同或订单上加盖销售印章。 第五条 所有的销售合同或订单必须顺序编号。 第六条 销售部门应当授权有关人员与客户签订销售合同。 签订合同应符合 中华人民 共和国合同法的规定。重大销售合同的订立应当征

11、询法律顾问或专家的意见。 第七条 对于销售合同的签订，必须按下列评审流程进行评审： 1、集团公司成立水泥（熟料）销售合同（以下简称“合同” ）评审小组。评审 小组成员由销售分管领导、法律事务部负责人、公司审计部负责人、公司 技术服务中心负责人、财务核算负责人、销售部管理处负责人、销售部业 务处负责人、业务经办人员等人员组成。 2、合同评审范围包括：不限于重大销售合同范围，由销售总监负责认定合同 评审的需要与否，但涉及非常规产品生产要求、非常规财务处理、授予特 定区域或项目的经销代理、合同转包等业务的销售合同必须组织评审。 3、合同评审主要内容： （1）销售客户和承运人资质、信誉、经验； （2）

12、销售渠道或终端是否冲突，授权范围是否合理； （3）销售产品技术、生产、发运能力； （4）销售产品客户验收方式、质量纠纷处理方式； （5）销售产品价格、数量、交货方式、付款结算方式； （6）代理运输条件和价格； （7）承运人履约能力、管理协调能力、响应能力； （ 8）违约责任和经济赔偿（包括保证金处置方式） ； （9）合同纠纷处理方式； （ 10）其它特殊要求（包括支付佣金、委托收（付）款、发票开具等） 。 4、合同评审方式： （1）产品销售部门对接收的草签合同进行初审，若合同的各项要求不明 确或未形成文件， 则应要求销售业务经办人员进一步了解客户需求， 直至合同的各项目要求明确并形成文件为止；

13、 （2）草签合同由业务经办人员和销售部门主管人员进行初审，认为合同 的各项要求可接受，填报合同评审表 （详见附件二十一） ，连同 草签合同一并交由销售总监审定是否需要组织评审，销售总监根据 合同评审范围组织相关部门和人员进行评审。 （3）业务经办人员需对合同对象作出简要的书面评价，各评审人员对合 同条款逐项进行评审，并要求有明确的书面评审意见； （ 4）组织评审的合同因评审意见未达成一致， 需报集团公司总经理审批。 需支付佣金（劳务费等）的业务须报集团公司总经理审批同意，财 务部门备案并负责逐笔支付的审核。从运费中支付佣金（劳务费等） 的操作办法另行制定。 （5）产品销售部门根据评审小组各成员

14、的意见，结合可接受或不可接受 的条款，以及需增加的条款，对草签合同进行修改，确保内部评审 意见统一，并与客户达成一致后，签订正式的合同。在签发合同之 前必须履行正式、完整的评审会签手续， 合同评审表必须附在所 需签订合同的后面； （6）正式合同签订时，均需由公司分管销售领导或其授权人审批签字， 审批人并在合同每页空白处小签（签名） 。合同印章管理人员盖章时 须凭有本条规定的完整签名和相应的合同评审表方可出具。 合 同评审表连同合同正式本一并归档保管。 （7）合同执行过程中，合同双方因某种原因提出合同修订并涉及上述所 要求的评审范围时，产品销售部门根据拟修订的内容草签补充协 议和填写合同修订评审

15、表 （详见附件二十二） ，连同原合同及 相应的合同评审表一并按上述程序进行评审。修订内容和方式 与客户达成一致后，正式补充协议的审批、盖章程序亦按原合 同方式签发、归档和保管。 （8）投标项目的投标文件 亦按上述相关评审范围和办理程序连同 招 标文件一并经评审通过后方可递交投标。 （9）评审人员应积极配合销售部门合同签订工作，各评审人员对各自评 审意见负责，业务部门人员须负责好与客户的沟通和协调工作，保 证内外协调一致。 第八条 销售总监应对销售合同或订单的条款进行仔细审核， 若无疑问， 应在销售合同 或订单上签名批准。 第九条 所有合同均应先由销售总监在销售合同上小签，再由销售印章保管员加盖

16、销售 合同章。 第十条 超过授权的销售合同或订单必须先由公司总经理签名批准后，再由销售印章保 管员加盖销售合同章。 第十一条 已撤销或作废的销售合同或订单（指已加盖了销售合同章）必须先由销售 总监签字批准，由销售印章保管员加盖作废章，再交给销售部档案管理人员统 一存档保管，超过集团规定保存期限的，需经销售总监书面签字批准后方可予 以销毁。 第五章 产品售价及产品销售通知单（原价格通知单） 第一条 由销售部门负责编制产品价格目录 , 报经销售总监和公司总经理批准后实施。 第二条 若遇有产品价格需要调整时，由销售部门负责变更产品价格目录 , 报经销售总 监和公司总经理批准后实施。 第三条 对于铜川

17、公司和泾阳公司的直销产品，无须填写产品销售通知单 ，直接填 写产品发货通知单 ，见第六章。 第四条 产品销售通知单应由销售业务人员根据相关的销售合同或订单，并按通知 单格式内容填写完整（尤其是客户名称必须根据营业执照填写客户的全称 , 且 客户信息后来使用的一方要与最先录入的一方保持一致， 后来使用的一方认为 最先录入一方有误的，向管理处经理提出，经管理处经理批准后改正客户信 息），并且应将所对应的合同编号填写在产品销售通知单上。无书面合同 或需先办理发货后签合同的，按下列第二条、第三条程序核批后办理。 第五条 产品销售通知单必须由业务部门经理签字审批（超过权限的须由销售总监 或或总经理审批）

18、。 第六条 所有销售发生或其品种、价格发生变动均需填报产品销售通知单 ，该单应 按印刷流水号顺序使用，销售业务人员负责该单的传递、报批，同时要求客户 以书面的方式确认是否同意销售价格的变动（若情况紧急，可以要求客户先将 价格确认书传真给销售部门业务人员。 第七条 销售部门业务人员将产品销售通知单连同客户的价格确认书一起交给集团 财务部（卢缨）进行审核 （审核内容包括 : 单价是否存在超出公司规定的标准 , 部门经理是否签字批准等 , 若有不符，应将产品销售通知单予以退回 ）, 审 核通过后方可交给销售部办货管理人员，原件交销售部档案管理员归档保管。 第八条 销售部办货管理员根据产品销售通知单及

19、时将客户信息输入云天客户资料 管理系统中。 第九条 集团财务部（卢缨）根据产品销售通知单编制客户信息汇总表 （ EXCE）L （样本详见附件十四） ，并于次月 1 日将客户信息汇总表报送给铜川公司 和泾阳公司财务科。 第十条 对于某一货物卡片中已部分提货的客户需要变动单价的， 销售部业务人员须在 产品销售通知单中注明，经公司内部审批和客户签署确认后，销售部办货 管理人员负责新办货物卡片的系统录入和按产品发货通知单操作程序办理 发货通知，并对系统原货物卡片未提部分予以注销。 第十一条 客户未提货部分注销时，销售部办货管理人员还须同步办理产品发货通 知单，驻厂开票室按此通知冲减纸制发货卡中剩余数量

20、，要求发货卡 客户留存联同步收回冲减，并按档案管理要求装订归档保管。 第十二条 产品销售通知单各留存部门和保管人员须按档案管理要求进行归档保 管；必要时可将有客户签署原件（一般为“存根联” ）并入该客户合同档案中 归档，产品销售通知单使用登记表中注明该“存根联”已并入某某编号的 合同档案中。 第六章 产品发货通知单（“办货通知单”） 第一条产品发货通知单（“办货通知单”）（样本详见附件四 ）一式四联， 一联：提货， 二联：财务，三联：记账（铜川 / 泾阳），四联：存根。 第二条 集团销售部的产品发货通知单应由销售业务人员口头通知销售部办货管理 员填写（驻厂产品发货通知单由发运科填写），填写时应

21、将产品销售通知 单的编号和云天系统中的编号填写在产品发货通知单上，以便对应查询。 第三条产品发货通知单交由集团财务部（卢缨）对客户的预付款（应扣除客户已办 货但尚未提货的额度）、单价进行审核签字，若客户没有预付款，也没有授权额 度，则财务审核不予通过。财务审核通过后再交由销售部经理审核签字批准。 第四条 销售部办货管理员应根据产品发货通知单将销售单价输入云天系统。 第五条 每日由销售部办货管理员编制发货通知汇总表 （样本详见附件十三），并提 交一份给集团财务部（卢缨）。 第六条 集团财务部（卢缨）应根据发货通知汇总表对重大的客户，核对输入云天 系统的单价是否准确。 第七条 销售部办货管理员将产

22、品发货通知单及时传真给铜川或泾阳开票室，传真 完毕后，应打电话给对方确认传真是否收到。开票室应将通知单传真件按时间 顺序装订保管，开票室若因特殊情况接受口头通知办纸制发货卡的，则须 及时向有关部门收取相应的产品发货通知单传真件。 第八条 开票室根据产品发货通知单和云天系统进行核对后办理手工发货卡；对于 办理客户退货或注销的通知办理，开票室须负责收回相应的纸制发货卡客 户留存联，并冲减相应数量后装订归档保管。 第七章产品发货 第一条 产品发货是指：客户或我公司承运人实际从本企业提取货物，包括货物被提取 前后有关授权、通知、审核、开票、签收、归档等手续。 第二条 发货形式分为二类：（一）凭介绍信提

23、货（或长期授权书），（二）凭授权电话通 知提货。 第三条（一）凭介绍信提货（或长期授权书），又分为： 第一类客户：即每一现款、自提客户的每一提货车辆到厂均凭有效的客户提货 介绍信（或长期授权书）办理提货。 1、客户在与我公司签订合同或无书面合同的预购订单（办货卡）时，客户均 须提供提货声明 （样本详见附件五） 、提货介绍信（授权书） （临时的用介 绍信，长期的用授权书 （样本详见附件六，或客户自印提货单） 样张、印 鉴、签名等手续。 2 、驻厂发运科为上述客户提货手续原件的归档岗位，开票室留存所有手续的 清晰复印件以备审核之用。 3、开票室须将每车提货介绍信原件与提货人签收过的提货单 （样本详

24、见附 件七） 装订一起归档保管。 4、购货客户提货时，凭提货介绍信（授权书） 、提货人有效身份证件等原件办 理方可提货（购货客户为自然人，且提货人是购货客户本人的，不需要授 权；提货人是购货客户长期或永久提货授权人已提供相应授权的，也可以 不需要临时介绍信书） 。开票室审核提货人所持有的上述凭证是否与购货人 预留声明、印鉴、内容相符后，开票提货。无约定提货手续、使用传真介 绍信的，开票室有权拒绝办理。 第二类客户：由我公司负责提货、承运、交付的业务的每一提货车辆到厂均凭 我公司销售部门指定的提货手续（我司自印的发料单、运输户提 货介绍信、授权书等）办理提货。 1、目前郑西、包西项目凭我公司承运

25、人领取我公司自印的发料单提货（承运 人必须在发料单签字确认） ；其它项目按实际需要分别确定提货手续（运输 户提货介绍信），方法同第一类客户手续办理。 2、我公司在与委托承运人签订运输合同时，须明确承运人办理提货的手续和 应提交的提货凭证样式、份数等，并及时通知到厂开票室预留。 3、其它要求同第一类客户。 二）凭授权电话通知提货（无法或暂时无法按第（一）方式办理提货时，以授 权电话通知办理） 1、客户或我公司委托承运人凭授权电话通知办理提货前须提交电话通知提 货授权书（详见附件八），授权书内容包括：通知人名、身份证号、电话 号码、相关承诺和声明等。手续归档同上，厂部直销、抵账客户的提货办 理要求

26、同本条规定。 2、开票室除认真审核来厂提货人和车辆时，还须做好电话通知记录，并保证 每次通话的清晰录音，录音文件按年月日时分命名，电脑系统时间应与接 听电话时间一致。录音文件须按期刻录光盘由发运室负责保存。 3、规范通话及相关记录要素：“您好！泾阳声威， 请问您姓名？身份证号码？” ； “请问您指派何车？何人及身份证号？在什么名称提货卡上提取什么品 种？什么包装？多少数量或几车？以后此人在此卡上都可以提货吗” ，并告 知来电人员提货人须携带有效证件。 4、依此提货的客户须在每月按时完成对帐工作（即便财务对账未有完成的， 也应完成每月客户提货数量的确认工作） 。 三）凭发货卡提货 本条发货卡是指

27、由各厂开票室根据发货通知单内容办理的纸制客户预购 货物凭证，共一式两份，一份是厂留存联，一份是客户联。实际销售中会有客户 提出到厂提货时，提货人仅凭此卡（客户联）即可提货，故应： 1、购货客户须提供凭卡提货的声明 （详见附件九），共一式两份，一份由驻厂 发运科存档，一份交开票室备查。 2、提货人凭卡提货时，开票室应将此卡与留存联进行核对，确认无误后方可 3、客户委托他人领取发货卡时，除上述书面声明外还须提交领卡人授权 书，明确领卡人姓名、身份证号、领何卡等内容；开票室须认真审核领卡 人并要求其在发货卡领取登记本上签收。该登记本由各开票室自行设 置，但必须保证客户领取发货卡后有据可查。 第四条

28、发货卡的办理 1、开票室依据销售部开具的产品发货通知单 （“办货通知单”），办理相应 的发货卡（一式两份，并注明所对应的云天系统卡号，同时加盖销售部 （开票室）印章），确保与每单货物与云天系统中货卡的名称、品种、数量 相一致。 2、客户本人或提交真实有效的领卡授权文件以及承诺文函给发运室做收文登 记并保管。 3、开票室凭销售管理处书面通知内容审核领卡人，领卡人须在客户领取发 货卡登记本上签收。办理收回卡注销时，开票室人员应在该登记本上做 收回卡记录。 4、客户或其委托人凭有效手续（授权书和身份证明）领取一份盖有上述销售部 门印章的发货卡，以后提货时均凭此卡到开票室办理提取和签收手续。 5、开票

29、室应将发货卡按“提货卡名称”、“在提货卡”和“已提完货卡” 分类存放，同时，每张发货卡在使用过程中尽量完全提完货再延续在 新发货卡上办理。对“已提完货卡”应制作清单分册归档保管，保管 期限以公司财务部门与相对应客户正式对账确认无误的时间为限。 6纸质发货卡接公司正式通知停办时，提货时开票室只根据客户授权提 货要求在系统上相应的销售订单上办理发货。所有客户提货授权书原 件（包括公司自营业务委托承运人提货）全部由开票室和发运室分别归档 保管。 7、系统办发货卡流程如下: 8、手工办发货卡流程如下: 填写四联发货通知单 正确填写客户名称（全称） 注：假如没有产品销售通知单则与其维护业务员联系确定，

30、并及时补办通知单。 第五条 袋装水泥的发货 1、开票室应对每车货物的提货人和车辆进行审核， 查看是否属原销售部门通知 的授权范围（所有提货授权凭据原件将交由开票室收存） ，确认无误后在其 相应的系统货卡上发货，并开具提货单 （发货单）（样本详见附件七） 。 提货单一式五联，一联：记账；二联：提货；三联：结算装车；四联： 客户；五联：门卫。 2、发运科根据提货单发货。并由发运科编制袋装水泥发货日报表 （样 本详见附件十），袋装水泥发货日报表一式三份，一份：存根；一份：财 务部；一份销售部。 3、发运科所编制的袋装水泥发货日报表 ，必须与云天系统的记录核对（按 客户和产品品种对数量进行核对） 。准

31、确无误后，方可报送给相关各部门。 4、提货单上必须有经审核确认的提货人的签名。 5、由开票室编制袋装水泥发运结余日报表。 第六条 散装水泥的发货 1、开票室应对每车货物的提货人和车辆进行审核，查看是否属原销售部门通 知的授权范围（所有提货授权凭据原件将交由开票室收存） ，确认无误后在 其相应的系统货卡上发货，并开具提货单 （发货单）。提货单一式五 联，一联：记账；二联：提货；三联：结算装车；四联：客户；五联：门 卫。 2、由磅码室对车辆毛重进行磅码。 3、发运科根据提货单发货。并由发运科编制散装水泥发货日报表 （样 本详见附件十一）。散装水泥发货日报表一式三份，一份：存根；一份： 财务部；一份

32、销售部。 4、发运科所编制的散装水泥发货日报表 ，必须与云天系统的记录核对（按 客户和产品品种对数量进行核对） 。准确无误后，方可报送给相关各部门。 5、由磅码室对车辆净重进行磅码。 6、提货单上必须有经审核确认的提货人的签名。 7、由开票室编制散装水泥发运结余日报表。 第七条 熟料的发货 1、开票室应对每车货物的提货人和车辆进行审核，查看是否属原销售部门通 知的授权范围（所有提货授权凭据原件将交由开票室收存） ，确认无误后在 其相应的系统货卡上发货，并开具提货单 （发货单）。提货单一式五 联，一联：记账；二联：提货；三联：结算装车；四联：客户；五联：门 卫。 2、由磅码室对车辆毛重进行磅码。

33、 3、发运科根据提货单发货。并由发运科编制熟料发货日报表 （样本详 见附件十二）。熟料发货日报表一式三份，一份：存根；一份：财务部； 一份销售部。 4、由磅码室对车辆净重进行磅码。 5、提货单上必须有经审核确认的提货人的签名。 6、由开票室编制熟料发运结余日报表。 第八条 开票室每日应将提货单留存联按同一订单客户名称、不同卡号和出票时间 顺序归类，每车单独提货授权凭据原件（包括提货授权书 、统一制式发 料单等）附在对应的提货单留存联背后归档保管。若客户以非单独授权 通知方式提货的， 则由销售部门每月至少一次提供 “客户收料证明” 给开票室， 由开票室将该证明所对应的全部提货单留存联附其背后装订

34、归档保存。 第九条 发生系统故障或其它原因导致系统不能开具提货单发货时，开票室应及时 报告分管领导，及时配合查找原因，确定客户有权提货但系统不能办理的，可 以手工办理并做好记录和提货人签收手续（ 提货单手工填写，与机打提货 单办理要求一致），销售科和开票室不得擅自进行系统修改和新增货卡， 待系 统正常并与销售部数据管理员（郭霞等）确认无误时及时进行补录并打印，打 印留存联与相对应手工填写提货单一并装订。 第十条 由销售部门负责产品发运数量和单价的对账确认工作。对于所有客户每月必须 凭经审核无误后之系统发货清单交付客户进行签字确认，并将该客户确认函交 付销售部管理处归档保管。 第十一条 发生退货

35、（款）须将所有发货卡数量作相应冲减。 第八章 自用水泥和水泥样品 第一条 自用水泥是指公司在进行工程建设等过程中采用了公司自产的水泥。水泥样品 是指公司需要领取部分水泥用于测试或提供给其他单位作为样品等。 第二条 当发生需要水泥样品时， 由需要的部门填写 书面申请单 向集团销售部申请 当发生需要自用水泥时，由需要的部门填写书面申请单向公司生产总经理 申请。 第三条 水泥样品的书面申请单由销售总监进行审核签字，自用水泥的书面申请 单由公司生产总经理进行审核签字。经办人员将批准后的书面申请单传 真给铜川公司或泾阳公司开票室，开票室根据该书面申请单录入云天系统 （注意：应在系统选项中，选择样品或本厂

36、基建） ，并通知发货部门发货。 第四条 开票室每月将上述书面申请单复印一份给铜川公司或泾阳公司财务科。 第五条 铜川公司或泾阳公司财务科应根据书面申请单对云天系统中的样品和自用 水泥进行复核，若无误，进行产品成本的结转，以及按视同销售的税法规定进 行纳税申报。 第九章 销售发票的开具 第一条 对于要求开具增值税专用发票的客户，必须要求客户提供以下资料，并经客户 确认（签名或盖章）： 1、营业执照 （ 副本）复印件； 2、国税税务登记证 （ 副本）复印件； 3、一般纳税人资格证书 （ 或资格认定通知书 ） （小规模不用）； 4、银行开户资料 （ 开户行、账号 ）； 5、发票开具特殊要求。 第二条

37、 上述资料交由销售部档案保管员负责归档和保管。销售部在收到上述资料时才 能开具增值税发票。 第三条 申请开具销售发票流程如下： 1、销售部业务人员以电子版格式打印开票申请书 （必须注明取票人） 。 2、铜川公司或泾阳公司财务科应对开票申请书进行审核（内容包括：客 户名称、数量、单价、金额是否和有关约定一致） ，月结客户由集团财务部 （任波）负责审核。 3、上述审核无误后方可由铜川公司或泾阳公司财务科开具销售发票，并由取 票人到铜川公司或泾阳公司领取并签收。 4、铜川公司或泾阳公司应设置领取发票登记簿，取票人领取发票后，必须在 发票登记簿签收。 5、发票登记簿由财务部负责归档保管（不低于三年）

38、，超过保存实效，必须由 财务总监签字批准后方可销毁。 第四条 关于销售发票退回 - 增值税专用发票有效期限为 90 天： 1、如果在开票的次月或之后（未超过 90 天）退回公司，由客户出具相应的拒 收发票证明（需加盖客户公章） 。 2、因跨月冲红作废的发票， 公司须向主管税务机关填报申请单， 并在申请单上 填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息， 同时提供由销售方或购货方 出具的具体理由、 错误具体项目以及正确内容的书面材料， 主管税务机关审 核确认后出具通知单。销售方凭通知单才可开具红字专用发票。 （需较长时 间 20-30 天）。 3、发票从开票日起， 有效期为 90天，如果客户收到发票

39、， 在开票日 90 天内未 到税务局认证抵扣，或者未对发票的正确与否进行核对， 90 天之后，一切 后果与我公司无关。 4、如果客户收到发票后， 未抵扣前遗失发票， 或客户未收到发票前， 其他原因 导致发票遗失，请及时同税务部取得联系， 税务人员需到国税办理纳税证明、 遗失证明登报，客户凭我公司增值税发票记账复印件抵扣（需较长时间： 30-50天）。请所有同事妥善保管发票。 第五条 严禁虚开销售发票（包括提前开具发票、多开或少开发票金额等） 。 第十章 云天系统的录入和销售收入的确认 第一条 由销售部指定专人（云天系统操作人员）负责云天系统的录入，禁止其他未经 授权的人员进行云天系统的录入工作

40、。 第二条 由集团销售部管理处业务员 （郭霞） 每日根据发运室编制的发货日报表核对 录入云天系统的产品规格型号、发运数量 （总数） 是否准确。若有差异，应立即 和发运室联系，查明原因，当月予以解决。 第三条 铜川公司和泾阳公司财务科每月底应将手工报表和系统进行明细核对（尤其注 意是否存在窜户），若有差异， 应立即和发运室联系， 查明原因，当月予以解决。 第四条 若遇有需要对已录入云天系统的内容进行变更，必须由销售业务人员填写有关 书面文件，经销售总监审核签字批准后，交给云天系统操作人员进行变更，同 时将该书面文件复印一份及时交给财务部，原件留存并交给销售部档案管理人 员统一存档保管。如：若发现

41、系统单价输入错误需要更正的，由销售业务人员 填写系统卡片单价调整申请单 （详见附件十五） ；若发现系统窜卡（名称窜 户）需要更正的，由销售业务人员填写已提运货物卡片调整申请单 （详见附 件十六）； 第五条 财务部则根据云天系统所记录的销售金额确认产品销售收入。 第六条 若遇断电等原因，造成系统发货故障，请根据系统发货故障应急处理办法 执行（请见附件十七）。 第十一章 产品的运输及运费的结算 第一条 以送到价结算业务之 产品销售通知单 ，销售部业务人员必须将水泥出厂单价 和运输单价、总价分别完整的填写并核批完备。 第二条 集团财务部（卢缨）应根据拆分单价的产品销售通知单编制客户信息汇 总表（EX

42、CEL,并于次月1日将客户信息汇总表报送给铜川公司和泾阳公 司财务科。 第三条 铜川公司和泾阳公司财务科应将产品销售收入和代收运费分别记账,应收账款 按总价计算,代收运费列应付款科目。举例如下：产品收入 100（不含税）、运 费 20 元,会计分录如下： 1 、确认收入时： 借：应收账款甲客户： 137 贷：产品销售收入 100 贷：应交税金 - 增值税销项 17 贷：应付账款各运输户 20 2、收到货款时： 借：银行存款： 137 贷：应收账款 137 3、支付运输款时： 借：应付账款各运输户 20 贷：银行存款 20 第四条 铜川公司和泾阳公司财务科应在月底对于尚未拆分的运输费进行暂估入账

43、, 下 月初予以冲销,再根据拆分的结果进行入账。 第五条 拆分的运输费大于实际需支付给运输户的, 应以管理费的名义向运输户开具管 理费发票,财务科应据此作为营业外收入,并向税务局申报营业税。 第六条 实际承运人均由集团销售部或相关协作单位具体实施评审、合同签订等工作, 具体办法和操作规程视集团公司实际情况需要另行制订产品运输转包、分包、 核算等事项。 第七条 实际承运人按集团相关具体的发货管理办法提货和运送。 根据客户不同情况建 立良好的发运、客户接收联系机制。 第八条 为保证集团产品发运和结算安全、 准确， 便于业务对账工作， 销售部门对各具 体业务的承运人进行直接管理，具体实施好发货计划和

44、调度、产品发运的具体 操作、产品买方收货交接手续、收料单交接审核以及运费审核等工作。 第九条 系统设置客户类别须按财务应收款客户（合同对象）名称设为“一级经销商” ， 为方便内部核算，实际收货单位由各承运人负责运输的，可按收货单位及其相 应的承运人如：“XX工程XX项目指挥部（XX运输单位）在系统上设置为“一 级经销商”名下的“二级经销商” ，纸制发货卡按“二级经销商”名录办 理。 第十条 承运人根据销售部门管理处的要求， 按时交回客户收料凭据 （常称“收料单”）， 管理处人员将其与实发数量进行核对和签收，按时完成统计报表，对磅差和缺 失数量经承运人确认后依据合同以及集团有关规定及时办理扣款通

45、知 （详见附 件十八）。 第十一条 销售部门业务处人员根据销售部门管理处提供的收料单和汇总清单按时向 收料单位进行核对挂账，填报开具发票申请单交财务部门审核并开票，取回 的收料单位签收凭据交付销售部门管理处归档。 第十二条 支付实际承运人运费需由销售部门管理处负责填报支付凭据（包括扣款 项），经财务部门审核、销售总监审批同意后方支付。 第十二章 货款的收取和账务处理 第一条 货款的收取应根据销售合同或订单的签订方和将来发票的开具方来确定，即应 确保销售合同或订单的签订方、将来发票的开具方以及货款的收取方三者一 致。 第二条 集团销售部收取的货款（现款） ，由集团财务部出纳员根据下列原则处理：

46、1、收款前知道将来发货的公司，应将款项解入将来发货公司的银行账户中， 并输入该公司的系统中； 2、收款前暂不知道将来发货的公司，应将款项解入泾阳公司的银行账户中， 并输入泾阳公司的系统中；每月再根据下列第三条的情况进行调整。 第三条 若遇有下列客户情况： 1、泾阳公司签订合同或订单、泾阳公司收款，将来由泾阳公司开具发票，但 在泾阳公司和铜川公司分别发货，则会计处理如下： （1）每月 1 日由集团财务部（任波）准备这些客户在铜川公司的销售明细 表，并交给铜川公司财务科长。 （2）铜川公司财务科长应对该 销售明细表 进行核对， 若无误，则根据销 售明细表向泾阳公司开具销售发票，并挂应收账款泾阳公司

47、。 （3）泾阳公司接到铜川公司开具的发票后， 挂应付账款 - 铜川公司。 并根据 资金状况，决定支付给铜川公司的时间和金额。 （4）再由泾阳公司开具销售发票给客户，并冲销客户预付款项。 2、铜川公司签订合同或订单、铜川公司收款，将来由铜川公司开具发票，但 在泾阳公司和铜川公司分别发货，则会计处理如下： （ 1） 每月 1 日由集团财务部（任波）准备这些客户在泾阳公司的销售 明细表，并交给泾阳公司财务科长。 （ 2） 泾阳公司财务科长应对该销售明细表进行核对，若无误，则根 据销售明细表 向铜川公司开具销售发票， 并挂应收账款铜川公司。 （ 3） 铜川公司接到泾阳公司开具的发票后，挂应付账款 -

48、泾阳公司。并 根据资金状况，决定支付给泾阳公司的时间和金额。 （ 4） 再由铜川公司开具销售发票给客户，并冲销客户预付款项。 3、泾阳公司收款，将来由铜川公司和泾阳公司分别开具发票，在泾阳公司和 铜川公司分别发货，则会计处理如下： （1）每月 1 日由集团财务部（任波）准备这些客户在铜川公司的销售 明细表，并交给铜川公司财务科长。 （2）铜川公司财务科长应对该销售明细表进行核对，若无误，则提 交给泾阳公司财务科长，同时挂应收账款泾阳公司。 （3）泾阳公司接到销售明细表后将款项支付给铜川公司，并冲销泾 阳公司账上相应的客户预付款。 （4）销售发票由泾阳公司和铜川公司分别开具。 4、铜川公司收款，

49、将来由铜川公司和泾阳公司分别开具发票，在泾阳公司和 铜川公司分别发货，则会计处理如下： （1）每月 1 日由集团财务部（任波）准备这些客户在泾阳公司的销售 明细表，并交给泾阳公司财务科长。 （2）泾阳公司财务科长应对该销售明细表进行核对，若无误，则提 交给铜川公司财务科长，同时挂应收账款铜川公司。 （3）铜川公司接到销售明细表后将款项支付给泾阳公司，并冲销铜 川公司账上相应的客户预付款。 （4）销售发票由泾阳公司和铜川公司分别开具。 第四条 对于上述交易，铜川公司和泾阳公司财务科必须每月进行对账，若有不一致， 应立即查明，确保双方每月往来款余额一致。 第五条 若遇有周六、周天驻厂出纳员缺席而客

50、户需要交纳现款时，由开票室代收。代 收时应按下列程序执行： 1、开票室收取款项时应向客户开具收据， 收据应注明客户全称 （若缴款人和 提货人不一致的情况下，要注明将来的提货人全称） ； 2、开票室应根据收据登记代收款备查簿 ； 3、次日，应将所收取的款项移交给出纳员，出纳员应清点所收到的移交款， 并检查收据存根，查看是否和收据存根的记录相符，若无误，在代收款 备查簿上进行签收。 第六条 若遇有周六、周天西安销售办事处出纳员缺席而客户需要缴纳现款时，由集团 财务部值班会计予以代收，代收时，按下列程序执行： 1、收取款项时应向客户开具收据，收据应注明客户全称（若缴款人和提货人 不一致的情况下，要注

51、明将来的提货人全称） ； 2、代收人应根据收据登记代收款备查簿 ； 3、上班日，代收人应将所收取的款项移交给出纳员，出纳员应清点所收到的 移交款，并检查收据存根，查看是否和收据存根的记录相符，若无误，在 代收款备查簿上进行签收。 第七条 收据的使用必须按下列程序执行： 1、空白收据必须由财务部指定专人负责进行保管； 2、财务部必须设置收据领用备查簿 ，领用人领取空白收据后必须在收据 领用备查簿上进行签收； 3、收据开具后，财务人员必须将其中的记账联附在有关的会计凭证后作为记 账依据； 4、财务主管每月必须对已开收据的存根联和会计记账相核对，确保所有已开 收据均以准确入账； 5、每本收据全部开具

52、完毕后，方可申请领用下一本空白收据； 6、领用时，领用人必须将上一本已开完的收据存根联全部交给空白收据保管 人，空白收据保管人必须对存根联的完整性进行检查。若发现有不完整的 情况，必须立即查明原因，并上报给财务主管。 第十三章 月结客户的核算 第一条 由集团销售部管理处业务人员每月按发货卡编制 发货明细表，并报送一份给 集团财务部（任波）。 第二条 由集团销售部管理处业务人员每月根据与客户对账确认的结果（包括磅差的确 定），按项目编制对账明细表 ，并报送一份给集团财务部（任波） 。 第三条 由集团销售部管理处业务人员每月根据与客户对账确认的结果，按编制应收 账款明细表，并报送一份给集团财务部（

53、任波） 。 第四条 由集团销售部管理处业务人员每月编制 挂账和收款明细表 ，并报送一份给集 团财务部（任波）。 第五条 集团财务部（任波）每月根据上述资料检查是否与财务所记录的应收账款明细 一致，若不一致，应立即查明原因，当月予以解决。 第十四章 应收账款的核算与对账 第一条 缴款客户与提货客户应保持一致，若遇有缴款客户与提货客户不一致的情况， 销售部业务人员应填写客户授权书 （详见附件八），交给缴款客户，并要求 缴款客户签字并加盖公章进行确认。 第二条 销售部业务人员应将缴款客户确认后的客户授权书复印一份及时交给财务 部，原件留存并交给销售档案管理人员统一存档保管。财务人员应根据客户 授权书

54、及时进行账务处理。 第三条 若遇有抵债客户， 销售部业务人员应填写 抵债协议书，由销售总监签字审批 后交给客户，并要求客户签字并加盖公章进行确认（需三方盖公章确认） 。 第四条 销售部业务人员应将客户确认后的抵债协议书复印一份及时交给财务部， 原件留存并交给销售档案管理人员统一存档保管。财务人员应根据抵债协议 书及时进行账务处理。 第五条 若遇有需合并或分拆的客户， 销售部业务人员应填写 合并或分拆说明，由销 售总监签字审批后交给客户，并要求客户签字并加盖公章进行确认。 第六条 销售部业务人员应将客户确认后的合并或分拆说明复印一份及时交给财务 部，原件留存并交给销售档案管理人员统一存档保管。财

55、务人员应根据合并 或分拆说明及时进行账务处理。 第七条 若销售部业务人员获得第三方背书的银行票据 （ 收款人为空白 ） ，应填写冲账 说明，并复印一份及时交给财务部，原件留存并交给销售档案管理人员统一 存档保管。财务人员应根据冲账说明及时进行账务处理。 第八条 每年末，销售部业务人员应当与往来客户通过询证函等书面方式核对应收账 款、应收票据、预收账款等往来款项。重要客户应每月对账一次。 第九条 所有对账单均应复印一份及时交给财务部， 原件留存并交给销售部档案管理人 员统一存档保管。 第十条 若询证函回函的结果存在差异，销售业务员应及时与客户进行沟通，查明原因 后, 编制差异调节表，送交销售总监

56、进行签字审核。 第十一条 销售业务员应将批准后的差异调节表复印一份及时交给财务部，原件留 存并交给销售档案管理人员统一存档保管。财务人员应根据批准后的差异 调节表进行相应之会计处理。 第十二条 所有对账函证及差异调节表上均应有相关人员的签字确认。 第十五章 应收账款的坏账评估 第一条 销售部应当建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。 第二条 销售业务员应根据财务人员编制的应收账款余额账龄分析表， 对于超过规定期 限的应收账款，应向客户寄发催款通知书及开展催款工作，并将催款结果通知 财务部。财务部应当督促销售部门加紧催收。对催收无效的逾期应收账款可考 虑通过法律程序予以解决。 第三条

57、销售业务员应当每月对应收账款按以下内容进行坏账评估： 1. 客户所处行业风险情况； 2. 客户与公司的交易是否活跃； 3. 客户历年来是否及时归还产品销售货款； 4. 超过规定期限的产品销售货款是否有抵押或第三者担保； 5. 超过规定期限的产品销售货款，客户是否制定还款计划书并已按该计划书 执行； 6. 客户与公司是否存在争议（如：质量） ； 7. 客户与公司是否存在诉讼； 8. 客户的偿债能力。 第四条 销售业务员应将根据上述第四条评估的结果报送给销售总监。 第五条 销售总监应仔细审核评估结果（包括业务员提议的应收账款坏账准备） ，若无 疑问，应签名批准。 第六条 财务人员应根据批准后的应收

58、账款坏账准备在财务报表中进行计提。 第七条 销售部应对注销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存。已注销的坏账又收 回时应当及时入账，防止形成账外款。 第十六章 水泥储罐使用管理 第一条 水泥储罐由泾阳公司设备科负责管理（包括：资产编号、台账的设立、配送、 和回收验收等）。 第二条 选定一或二家具有良好生产资质、实力和信誉的散装水泥储罐制造商作为集团 散罐定点制作厂，出厂罐须按集团资产编制要求进行着色编号。 第三条 所签订的水泥储罐制作合同必须经公司总经理签字批准后方可执行，同时 递交一份给档案室归档保管，递交一份给财务部门。 第四条 销售部业务人员对水泥储罐需求单位应进行认真调查和审核，提出合

59、理的储罐 规格、数量和押金申请，并与使用单位签订散装水泥罐使用协议 （详见附 件十九），经部门经理审核签字，报公司分管领导审批后安排制作，或在库存 可选用条件下调配。 第五条 审批后的散装水泥罐使用协议应报送一份给泾阳公司设备科。设备科据此 进行水泥罐的接收和登账。 第六条 选定一或二家具有较好承运经验和信誉的水泥储罐承运商作为集团散罐定点承 运人，在签订水泥储罐运输合同同时承运人须交纳不少于 5 万元的押金， 运输价格随行就市； 由集团承担运费的临时性选用承运人应经部门经理审核签 字、公司分管领导审批同意后方可安排。 所有储罐起运前，销售部门须填报水泥储罐配送单 （详见附件二十），经财 务部

60、门审核押金是否按合同约定收取，销售部门逐级审批后方可起运；库存调 配的保管人员须凭公司分管领导审批手续方可出库。因业务开展需要，不收或 低于标准收取储罐押金的须经公司分管销售领导审批同意。 第七条 储罐管理人员和业务经办（负责）人员应负责好储罐使用单位的签收手续、收 取押金工作，并将储罐使用地点及时报至储罐管理人员登记。认真跟踪储罐的 使用情况，若发生储罐使用变动、违约使用、损耗或灭失等情况须及时向公司 领导报告，及时处理。 第八条 储罐管理人员和业务经办（负责）人应掌握储罐使用期限，及时督促安排收回 或调配工作。 第九条 储罐收回存放地目前以泾阳厂区为主，所有进厂储罐均须由设备科签收，明确