外贸管理制度

1、管理制度中洲公司外贸业务管理制度文件号版 次编制远卓管理顾冋审核批准共页日期2000. 10.日期日期主效日期1目的、纲要及适用范围22业务的分类及组织设置23业务工作管理24客户管理45供应商管理76合作关系管理97应收帐款管理118单证管理119合同管理1210业务用章管理1311理踣处理1412业务流程管理1413附则15151目的、纲要及适用范围1.1为了规范与提升中洲对外经济贸易有限公司外贸业务管理，提髙公司运营效率与 质量，促进公司战略汁划的实现，特制左本制度。1.2本制度包括业务的分类及组织设宜、业务工作後理、客户管理、供应商管理、合 作关系管理、应收帐款管理、单证管理、合同管理

2、、理赔处理、业务流程管理及 处罚意见等内容。1. 3本制度适用于中洲对外经济贸易有限公司及下属各从事外贸业务的公司。1.4本制度由公司粋*部门负责拟左，其解释权及修改权属*和部门。1.5本制度从200年 月 日起执行。2业务的分类及组织设置2.1公司外贸业务包括进口和出口两部分，分別由业务一部、二部和出口部负责管理 与发展。英中，业务一部和二部同时从事出口与进口业务。2.2各部门在部门经理的领导下做好行业领域拓展、客户开发与维护、业务的执行等 事宜。努力为公司创造更多的长期盈利与发展机会。2.3业务部门内部按产品系列设产品经理职，负责该产品系列的开拓、客户发展与维 护及业务合同的履行。单证管理

3、作为后台工作，应及时、准确做好单证收、发、 存工作，为业务的开展提供支持与监督。3 业务工作管理3. 1业务及业务资金计划3.1.1目的及意义为了配合公司业务战略的推进，确保业务开展的前瞻性和有序性，加强公司 相关部门间的协作与沟通，有效控制业务发展进程，并为业绩考评和工作总 结提供科学的依拯，公司业务部门需制泄业务计划。3.1.2种类 业务计划分年度汁划和月度计划两类。年度计划应在上年12月底前完成： 月度计划应在上月 日前完成。3.1.3计划内容包括业务范囤、业务量、业务量分布情况、资金占用情况、毛利情况等，具 体内容详见附录业务计划表、业务资金表。3.1.4计划撰写及提交程序：3.1.4

4、.1每年 月 日及每月 日前，产品主管负责完成年度或月度业务计划 和业务资金计划的撰写并提交部门经理审核：3.1.4.2 月 日及每月 日前，部门经理汇总主管提交的计划后进行部门内 平衡、调整，并制立部门年度/月度业务计划，向总经理提交；3.1.4.3总经理对各部门计划进行审核，提出调整意见。月 日及每月前, 部门经理完成调整，报总经理审左；3.1.4.4计划经总经理同意后，由业务部经理负责业务的实施，同时业务资金 计划交财务部制建公司资金计划。（详见制泄资金计划程序文件）3.2工作计划及执行汇报3.2.1目的为了配合业务il划的实施，加强工作管理的规范性，有效控制工作进度与质 量，为相关领导

5、进行工作指导或检查提供依据，各位员工均需制立工作汁划 并记录实际执行情况。3.2.2计划制泄时间工作计划以周为计划单位周期，每周五制定下一周计划。3.2.3计划的内容主要工作内容、涉及人员、时间安排等等，见附录工作计划表。3.2.4计划撰写及提交程序每周五上午，业务部所有人员根据部门月度业务计划及相关业务发展情况撰 写个人工作计划，提交上级领导审阅；下午，相关领导将审阅意见通知直接下属，进行必要的调整，得到批准签字 后执行。3.2.5计划执行汇报每天工作完成后，各员工须填写计划完成情况。一周工作结束后交上级领导，上级领导审阅后对其工作完成情况做出评价。 如有必要，上级领导可随时抽查工作执行记录

6、。3. 3工作交流与总结3.3.1目的为了对阶段性工作情况及时总结与回顾，交流方法和经验，以提高工作效率 及质量，并对下阶段工作开展提供指导，各部门应泄期进行工作交流与总结。3.3.2类型工作交流与总结分年度与月度两类。每月 日各业务部门对上月工作进行 小结，每年一月对上年工作作总结。3.3.3组织方式由业务部门经理主持，部门全体成员参加。3.3.4程序3.3.4.1每月 日前，个人对上月工作情况做简单的书而总结，交直接上级； 年度总结应在每年一月 日前完成并提交。33.4.2 日前，相关人员对宜接下属的总结作评价并提出建议和希望：部门 经理根据下述总结，撰写部门月度/年度工作总结。3.3.4

7、.3 日，召开由部门经理主持、部门全体成员参加的总结会议，评价上 阶段工作情况，交流经验和方法，回顾公司或部门内发生的重要事件 或其他重大事项，并提岀下阶段工作重点。33.4.4 日前，部门经理将部门工作总结交总经理审阅。审阅后备案保存。4 客户管理4.1客户的定义公司进岀口贸易分自营和代理两类。自营业务的客户指购买中洲公司所提供产品的 合法经营者；代理客户指委托中洲公司完成进出口事务的合法经营者。4.2客户的拓展4.2.1种类客户拓展包括新客户的发展和原有客户业务范国的发展两类。4.2.2 原贝I4.2.2.1客户的拓展应本着成本效益原则，并重视行业优势的培养与发展。4.2.2.2对于现有业

8、务量较大、未来发展潜力较大或客户所处行业是公司未来 发展重心的客户应进行重点拓展。4.2.2.3为了降低经营成本与风险，客户的信用状况、地域分布、地理位置（周 边基础设施状况）等应作为是否列为开拓重点的依据之一。4.2.3责任各产品经理负责客户拓展工作：部门经理进行督导，必要时提供一雄的支持。 对于非常重要或发展难度较髙的客户，可向总经理申请支持。4.3客户档案管理4.3.1原则4.3.1.1对所有的客户都应建立相应的档案；4.3.1.2客户档案必须及时、完整、真实地反映客户信息：每笔交易都必须按 实际进度及时全面地记录：客户基本信息的变化也应及时反映，并提 出相应的措施。4.3.2内容客户档

9、案包括客户基本信息、交易记录、客户分析评审意见及客户政策记录 等内容。（见客户管理档案）4.3.3责任人4.3.3.1产品主管负责做好客户档案的记录与整理，并按时向部门经理提交； 4.3.3.2部门经理负责督导产品经理做好客户档案管理，并完成本部门客户档 案的汇总与管理，接受总经理审查，同时确保客户档案的安全性。4. 4 查看权限4.4.1产品主管只可査看所辖业务范用内的客户档案。4.4.2部门经理只可査看本部门的客户档案。4.4.3总经理可对所有业务部门的客户档案进行检査。4.5客户分析与评审4.5.1种类4.5.1.1客户评审分年度左期评审与特殊要求评审两类。4.5.1.2对于长期稳泄的客

10、户，在每年年底进行统一分析与评审；对重要的新 客户，或业务量发生反常波动的客户，应组织特殊要求评审。4.5.2责任人4.5.2.1产品主管根据客户档案，主持分析、评审工作的开展。并提交相应的 分析报告、应对措施及工作计划，为客户政策的制泄、客户服务的实 施及业务的拓展提供依据。4.5.2.2业务员及财务主管应配合提供必要的客户信息及评审意见。4.5.2.3部门经理对客户评审结果及相应的分析与改善措施进行审核，确泄本 部门客户等级及相应的实施措施。4.5.3程序详见客户评审程序文件4.6客户政策的制泄4.6.1内容客户政策包括提供给客户的价格、结算方式、服务及英他待遇等内容。4.6.2依据客户政

11、策应根据客户评审的结果、公司发展战略及相关管理制度而制主。4.6.3原则根据不同的客户评级，制左差异化措施。应重视重点客户的维护与发展，为 其提供附加值较髙的服务。必要时，部门经理或总经理应亲自拜访或接洽。4.6.4责任人部门经理负责主持客户政策的制左；产品经理可提出相关建议或意见：总经 理负责对客户政策进行审核，提岀改善建议。4.6.5程序详见指左客户政策程序文件4.7客户服务4.7.1种类4.7.1.1客户服务包括售前、售中和售后三部分，分常规服务和特殊服务两类。4.7.1.2根据客户评审结果，对一般客户提供常规服务，对重点客户提供特殊 服务。另外，可根据业务实际情况，为客户提供相应的特殊

12、服务。4.7.2内容4.7.2.1常规服务 售前：主动拜访或联系客户，建立合同关系；礼貌地接受客户询问或调价等要求，并及时给予回复：售中：合同执行过程中，与客户保持较密切的联系，就合同进展情况 进行必要的沟通；对客户提出的质询进行解答或说明：售后：追踪产品情况及客户需求，提供必要的支持。4.7.2.2特殊服务应根据客户具体情况和公司的现有能力酌情提供。5 供应商管理5.1左义：供应商是指在与公司签订供销合同中处于供货方地位的合法经营者。5.2供应商的拓展5.2.1种类供应商的拓展分为发展新供应商和拓展原供应商业务领域两类。5.2.2选择供应商的原则同种产品不集中于一家供应商：同种产品供应商地域

13、分布不过于集中：资信 度较高；价格或结算方式较优惠：交通便利。5.2.3责任供应商的拓展由业务部门的产品主管主要负责；部门经理进行督导，并提供 必要的支持。5.3供应商档案管理5.3.1原则5.3.1.1公司所有供应商（包括未发生实际业务的供应商）均应建立相应的档 案，保存供应商信息。53.1.2供应商档案必须及时、完整、真实地反映供应商信息信息：每笔交易 都必须按实际进度及时全面地记录；供应商基本信息的变化也应及时 反映，并提岀相应的措施。5.3.2内容包括基本信息（供应商名称、地址、联系人、联系电话等）、业务信息（业 务合同履行情况等）、供应商分析评审意见、供应商政策等，详见附录供 应商档

14、案。5.3.3管理责任人：分为填写人和保管人两类。5.3.3.1产品主管负责供应商档案的填写。基本信息在与供应商建立关系或供 应商内部有所调整时填写，业务信息在每个业务合同实现后填写。5.3.3.2业务部经理负责供应商档案的整理保管，以确保档案信息的安全性和 保密性，并督促产品主管及时填写供应商档案。5.3.4查看权限产品主管只能对苴负责的供应商档案信息进行査看:业务部经理对本部门档 案信息有査看权：总经理可以査看所有档案。5. 4供应商分析及评审5.4.1种类5.4.1.1供应商评审分为左期评审与特殊要求评审两类。5.4.1.2对于长期稳泄的供应商，在与苴签订年度（或较长期限）合同/协议前,

15、 需组织左期评审；5.4.1.3对将建立合作关系的新供应商或产生业务量反常波动等特殊情况的原 供应商，可以在需要时即组织特殊要求评审。5.4.2责任人及程序5.4.2.1由业务部门经理负责组织；5.4.2.2产品主管对其负责的供应商在评审时间段内的业务情况进行汇总分析，撰写分析报告、提岀应对措施，并提交部门经理。5.4.2.3业务员和财务主管应配合提供必要的信息或建议。5.4.2.4部门经理根据审核各客户评审报告，对本部门供应商进行统一评级， 并确左应对措施。5.5供应商政策的制泄5.5.1制左的时间：每一次分析及评审后即制左相应的供应商政策。5.5.2依据客户评审结果、业务发展要求、相关管理

16、制度。5.5.3责任人由业务部门经理主持供应商政策的制左:产品主管和财务主管可提出相关建议：总经理负责进行审核，提出改进意见。6合作关系管理6.1报关公司、运输公司、仓库6.1.1选择原则部门经理负责根据服务质疑、价格、信誉、地理位置等因素选择合适的报关 公司、运输公司及仓库、。必要时进行多家比较，并设圧一段考察期。对于客户指定运输公司应对其信誉、服务质量等进行考察，提出独立意见, 供客户参考。对于有特殊要求的仓库，也应尽可能择优选用。6.1.2合同要求6.1.2.1任对报关公司、运输公司或仓库进行考察期间，可按月签订委托合冋; 在正式选立后，可按年度签订委托合同。6.1.2.2合同应明确规立

17、服务要求（时间、交货地等）、交接手续和相关单证、 结算方式、违约责任、赔偿要求等内容，并经法律顾问审核、总经理 批准后方能生效。6.1.2.3涉及合同纠纷，由部门经理首先与相关人员交涉，并请法律顾问提供 相应支持。6.1.2.4对于需解除或提前终止合同的现象，部门经理应负责向总经理提出申 请，内容包括原因、可能的后果、备选报关公司信息等。经总经理批 准后，听取法律顾问建议，井由部门经理负责对外交涉。6.1.3合作公司档案6.1.3.1 内容包括报关公司、运输公司及仓库基本信息、每笔业务执行情况、评审 意见等。6.1.3.2责任人6.1.3.2.1负责处理报关、运输或仓储事务的人员应对务笔业务的

18、报关执 行情况进行记录，并在年终评审时提出相应的意见和建议。对 违约或突发事件应及时向部门经理汇报。6.1.3.2.2部门经理应督导相关责任人做好报关公司、运输公司及仓库档 案整理，负责对基本信息的变更及时记录，并提出调整方案。 若涉及合同条款的更动，必须报总经理审批、法律顾问审核。6.1.4合作公司评审6.1.4.1考察期满，部门经理听取相关意见并做好评审，决左是否签约、并记 录归档。6.1.4.2年终由部门经理组织对合作公司进行评审，决立是否续约及合同相关 条件，做好记录，并向总经理汇报。对于客户指沱的合作公司，也应提出评审意见，向客户提交。6. 2政府机关6.2.1定义政府机关包括外经贸

19、委、海关、机电办、外笛局等与公司外贸业务有较高相 关性的政府单位。6.2.2主要工作6.2.2.1及时做好相关申报、审批手续，符合法律法规规龙。6.2.2.2加强与政府机关的联系，建立良好的关系。6.2.2.3及时、合理处理政府机关的内部调整或其他突发事件。6.2.3责任人6.23.1业务人员应根据业务流程规立，按时赴政府机关完成有关操作手续。6.2.3.2公司指泄责任人负责加强与政府机关的沟通，建立良好的关系。6.2.4档案管理6.2.4.1 内容各政府机关的基本信息、联系人情况、业务与之配合情况、相关事件 分析总结、重要人事或管辖范囤调整的应对方案等。6.2.4.2责任人由指定责任人负责记

20、录整理各政府机关相关档案；对政府关系进行分 析总结：对突发事件或重大调整提岀应对措施等。并接受总经理审查。7应收帐款管理7.1立义应收帐款泛指货款、税款、运费、仓储费等在合同中规定由客户支付给中洲公司 的款项。7.2责任人7.2.1产品经理应对每笔业务所涉及的应收账款进行记录：根据合同，提示客户按时付款，并及时通知财务部准备收款；根据财务主管的反馈，对到期未付或逾期未付账款进行催讨。7.2.2财务部应配合业务部做好收款工作，由财务主管及时反馈收款情况。7.2.3部门经理督导产品经理做好催收工作，并对本部门所有应收帐款情况负责。7. 3 管理要求7.3.1业务部应记录每笔应收帐款，并及时通知财务

21、和客户准备收付款。7.3.2对所有的赊帐业务，业务部与财务部应左期对账，发现问题，及时纠正。7.3.3对拖欠的应收帐款应加强催讨力度，密切注意客户动向、并注意方式方法， 直至货款收到或委托律师提请法律诉讼。（对于是否提请诉讼，业务部和财 务部应根据公司资金状况与客户财务及营运状况进行沟通，并报总经理审 批。）8 单证管理8. 1单证的分类公司业务单证分外部单证和内部单证两类。外部单证指由公司以外单位制泄并 使用的单证，内部单证是指由公司制左并在公司内部使用和流转的单证。8.2单证的管理要求8.2.1印制公司单证的印制应由使用部门提岀申请，行政部统一联系印制。8.2.2填写、审核和备案公司单证的

22、填写、审核和备案的流转程序按照公司业务流程相关文件的要求 执行，详见附录程序文件。8.2.3保管8.2.3.1空白单证：由使用部门指泄专人负责保管，领用时须办理签字领用手 续，领用记录留存备案。S.2.3.2原始单证的保管：外部结算单证由财务部保管，苴他外部单证由相关业务部门保管；内 部单证按照单证使用说明，各留存部门负责保管务自留存的联次。各部门须指泄专人负责单证保管，保证单证的完好、不缺失，单证在 规左的时限内不得销毁。S.2.3.3单证复印件的保管：单证的复印件由收件人负责保管，保证复印件的 完好、不缺失，在规泄的时限内不得销毁。8.2.4查看8.2.4.1 责任单证保管人应确保单证的保

23、密性和安全性。必须根据公司权限规左， 提供查看人员相应的査看内容，并做好登记手续（记录须留存）。8.2.4.2权限的设立业务员只能査看经办业务的相关单证；产品主管或客户主管只能查看其负责范羽内的相关业务单证；业务部经理只能査看本部门业务的相关单证；财务主管只能查看其负责的业务范围内的相关单证：总经理和财务部经理可以查看所有单证。&2.5借用8.2.5.1无特殊情况，单证不得外借；S.2.5.2借用者须办理借用手续，由总经理签字认可，借用者在借用过程中须 保证单证的完好、不缺失，并按时返还。9 合同管理9.1合同的签订9.1.1所有与业务相关的合同都由法律顾问负责拟定合同范本。业务部根据范本填

24、写数量、金额、交货时间与地点、付款方式等内容。9.1.2合同条款的变动或附加条件的提出都需经法律顾问审核，报总经理批准。9.1.3部门经理作为签约代表对外签订业务合同。9.1.4行政部对合同签订是否履行了必要手续进行审核后方可盖章。具体程序详见合同签订及新合同签订程序文件。9.2合同的保管9.2.1所有合同正本由行政部统一归档保存。9.2.2业务部和财务部各留一份合同副本，分别由业务部单证员和财务主管负责保 管。并确保合同的安全性、保密性和完整性。9.3合同的查询9.3.1产品经理只可对所辖业务范用内的合同进行查询。9.3.2部门经理只可对本部门所涉业务的合同进行查询。93.3财务主管只可对所辖公司或业务的合同进行查询。9.3.4总经理和财务部经理可对所有业务合同进行查询。10业务用章管理10.1外贸业务所需使用的印章主要有合同章、报关专用章、公章及业务专用章四类。 合同章主要在签订内贸合同/协议时使用：报关专用章用于出口报关；公章主要用 于提单背书、进口分类明细说明、开立介绍信、联系单、各类情况说明等：业务 专用章在签订外贸合同时使用。10.2业务专用章由业务部门经理掌握，必须对相关合同进行审查后方可盖章。10. 3财务主管负责对所有与仓库有关单据往来用章进行审核签字。10.4汽车部经理负责对英他各项业务用章进行审核签字。10.5相关责任人审核签字后，行政部经理方可盖章。11