01文件控制程序

1、文件编号：wfz02012007版本/修订号：b/ 0第 4 页 共3 页文件控制程序1、前言对与管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本文件。2、工作程序2.1文件控制流程（编 审 批）工 作 内 容主管（相关）记录要求文件编写1、管理体系手册编写，确定文件编号规则,见附录：“文件编号及格式编写规范”品控部2、编制本部门业务工作相关的程序、支持性文件。各部门3、公司发布的行政公文按公文格式编写总经办审 核1、审核管理体系手册。2、审核程序文件。管理者代表3、负责审核本职能部门工作、管理文件。直属部门负责人会签表4、跨职能部门文件执行会签。起草部门5、体系文件会签记录由品控

2、归档；公司发布行政公文的会签记录由总经办归档。品控部总经办批准、发布1、批准管理手册（含方针和目标）、程序文件。2、批准跨部门的管理文件。总经理3、根据工作分工批准分管职能部门管理和工作文件。分管副总2.2体系文件控制流程（发放 使用）工 作 内 容主管（相关）质量要求记录要求确定发放范围1、确定直属部门文件发放的范围；文件发放。 品控部3天文件发放范围表2、确定二级发放文件的范围；文件发放。各直属部门研发1天生产4天营销5天发放登记1、原版文件存档，需发放文件盖“受控”章。2、按规定的范围及时发放文件，登记发放号，“文件发放（回收）记录表”中领用人签名。品控部文件发放（回收）记录表使 用管

3、理1、建立文件控制清单。品控部文件控制清单2、建立部门受控文件持有清单使用部门部门持有受控文件清单3、使用保管好文件，不得随意复制、外借。信息系统发布的文件可以打印作为参考，但以纸质文件为准。4、页面保持清洁，不得乱涂乱改5、文件存放应便于查阅。使用部门6、文件破损予以调换；文件丢失，可申请补领，并登记新发放号，原发放号作废。品控部直属部门文件增发、复制申请单2.3体系文件控制流程（更改及作废控制）工 作 内 容主管（相关）记录要求评 审1、管理体系手册、程序文件组织评审。品控部文件评审确认表2、其他文件组织评审。文件起草部门文件评审确认表3、评审记录归档汇总。品控部4、评审时间：每年底5、文

4、件评审的时机：a）产生重大的质量/安全事件或顾客的重大投诉后；b）纠正和预防措施后； c）内外部审核后；d）管理评审后； e）文件使用中发现原则问题后。更 改1、各职能部门提出文件更改申请，填写文件更改通知单。修改提出部门文件更改通知单或企业标准制定、修订申请表2、审核、批准。原审核批准人文件更改通知单3、统一更改（更改方式：划改（仅限第三层文件）、换页、换版。）品控部直属部门4、更新文件控制清单5、更新部门受控文件持有清单品控部各部门文件控制清单部门持有受控文件清单作废文件控制1、提出作废申请。2、按“文件发放（回收）记录表”上登记的发放数量，标识或收回以及处理。3、作为资料保留的作废文件盖

5、“作废保留”章。文件起草部门品控部直属部门文件资料处理记录2.4外来文件控制流程工 作 内 容主管（相关）记录要求外来文件识别、收集1、法律法规、标准、政策性文件收集，登记。研发中心总经办法律法规清单外来标准清单政策性文件（公文）清单确认、评审1、确认、评审法律法规的要求是否适用与本单位。2、必要时，转化或细化为内部文件。研发中心发放、使用1、法律法规、标准传递到品控部。2、政策性文件发放3、法律法规、标准根据发放范围表发放研发中心总经办品控部研发中心标准文件发放单文件阅办处理单文件发放（回收）记录表更 新1、定期（1年）有效性确认。2、及时追踪、更新外来文件的最新版本。3、根据法规的要求修改

6、相应工作规范研发中心清单中注明作 废根据作废文件控制要求3、相关文件 文件编号及格式编写规范4、说 明序号事项说明1体系文件范围a）质量方针和质量目标/食品安全方针/目标；b）管理体系手册；c）程序文件；d）组织为确保过程有效策划、运作和控制所需的作业文件。如各种管理制度、规范工作流程、岗位职责任职要求及各种规范性文件等；e）空白记录表式。2“文件”的表现形式纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片或它们的组合。3电子文档管理要求电子媒体保存的文件均应有拷贝备份，并设置访问权限或修改权限。4文件标识规定a）“受控文件”印章标识。b）版本号，表示为a/0，数字为修改状态号，c）国家标准、行业标准以原标准号标识