秘书学第一章

1、L/O/G/O现现 代代 秘秘 书书 学学 教教 程程 主讲：杨玉梅主讲：杨玉梅 目录目录 第一章第一章 秘书与秘书工作秘书与秘书工作 第二章第二章 秘书工作的起源与发展秘书工作的起源与发展 第三章第三章 新时期秘书必备的素质新时期秘书必备的素质 第四章第四章 秘书工作指导思想与原则秘书工作指导思想与原则 第五章第五章 秘书接待工作秘书接待工作 第六章第六章 办公室事务与管理办公室事务与管理 第七章第七章 会议与会务组织工作会议与会务组织工作 第八章第八章 文书撰拟与公文处理文书撰拟与公文处理 第九章第九章 秘书与信访工作秘书与信访工作 第十章第十章 秘书与档案工作秘书与档案工作 第十一章第十

2、一章 办公自动化办公自动化 第十二章第十二章 秘书与信息工作秘书与信息工作不管你是不是对秘书职业充满了兴趣和憧憬，先来不管你是不是对秘书职业充满了兴趣和憧憬，先来回答下面的问回答下面的问题：1.只有想当元帅的士兵才是好士兵？2.小时候，妈妈如果让你去打酱油、买菜，再到邮局帮她寄信，回来的时候还要帮爸爸取放在朋友处的材料，你是不是习惯很好地计划 一下再有条不紊地去完成呢？3.又一个学习周期开始的时候，你心里是不是说： “真好，又到了开始努力的时候了”？4.当你考虑一个问题没有答案的时候，能不能换 个角度，甚至从逆向角度加以考虑？自我测试自我测试5.小时候，你能不能看一整天蚂蚁搬家？6.你是不是更

3、喜欢别人拿主意，你照着完成即可呢？7.你无意中知道了别人的一个秘密，你能很好地保密 吗？8.你从小就很喜欢和人打交道，并且深得叔叔阿姨和 朋友的喜欢吗？9你是否在做好一件事情之前，就开始很好地考虑后 面的事情？10.上学时，是否考虑过骑自行车长途旅行？11.你的朋友如果比你出色很多，你并不嫉妒，相反，你会帮助他做得更好？12.当你成功完成一件事情后，功劳却记到了别人头上，你会很在意吗？ 13.你从小就是一个热心肠，喜欢到处张罗？14.说真的，你觉得自己虽然不是个作家，但 是文笔还真的不错呢？15.你很细致，做事情一丝不苟？16.你喜欢和比你强的人在一起，不觉得有压 力吗？17.你有一项了不起的

4、本事，那就是很善于弥 补别人或者事情的不足？18.你从小就很能揣摩爸爸妈妈的心思，因此 他们也总是夸你是个很懂事的孩子？19.你的口才不错？20.你是不是总能看到些什么事情要做，不等 人说，就主动完成？ 如果其中10条你回答了“是”，恭喜你，你是做秘书的可造之材。如果情况不是这样，你又选择了学秘书，不要紧，我们将在此书中向你详细介绍有关怎样做一个合格秘书的知识，你可以从中获得启发，并在学习中不断锻炼自己。L/O/G/O第一章第一章 秘书与秘书工作秘书与秘书工作 章章 节节 索索 引引第一节第一节 秘书的分类与分层秘书的分类与分层 一、秘书的概念 二、秘书的分类 三、秘书的分层一、秘书的概念一、

5、秘书的概念1、宫中、宫中秘藏之书秘藏之书。（1）据史籍记载，）据史籍记载， “秘书秘书”一词一词在我国在我国最早出现最早出现于于汉代汉代，最初的，最初的涵义是涵义是指物，指物，指用隐语指用隐语预卜吉凶预卜吉凶或未来作出预言的或未来作出预言的谶讳、图箓之谶讳、图箓之书；书；如如汉书汉书叙传叙传： “斿博学有俊才，斿博学有俊才，与刘向校秘书。与刘向校秘书。”汉书汉书刘向传刘向传：“诏向领校中五经秘书。诏向领校中五经秘书。” （2）指）指物物向向指人转变指人转变。 到了到了公元公元2世纪世纪，东汉桓帝东汉桓帝时，时，“秘书秘书”一词才开始用来作为一词才开始用来作为掌管图掌管图书史籍的官员书史籍的官员

6、的职务名称的职务名称。文献通考文献通考：“后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始置置秘书监秘书监一一人人，掌典图书、古今文字、考合异同。掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其以其掌图书秘记，故曰掌图书秘记，故曰秘书秘书。”虽然这时虽然这时“秘书秘书”一词的一词的涵义有了变化涵义有了变化，由原先，由原先指物变为指人，但指物变为指人，但所指的人所指的人（即被冠以（即被冠以“秘书秘书”称谓的官员称谓的官员“秘书监或秘书令秘书监或秘书令”），），掌掌管的管的仅仅是朝廷的仅仅是朝廷的图书典籍图书典籍而已，而已，并未从事真正的并未从事真正的（现代意义上现代意义上的）秘书工作（辅助

7、领导，参与政务，管理事务，搞好服务）的）秘书工作（辅助领导，参与政务，管理事务，搞好服务）。 2、辅臣、辅臣西方西方Secretary,大秘书（辅臣），大秘书（辅臣），国王身边参与机要国王身边参与机要，掌管机密掌管机密文件和印玺及宫内事务文件和印玺及宫内事务的文职大臣。后沿用为世界许多国家的文职大臣。后沿用为世界许多国家主管主管政府事务的部长或常务副部长。如欧美的国务秘书政府事务的部长或常务副部长。如欧美的国务秘书the Secretary of State ，也可译为国务大臣。沙特的石油秘书即为石油部长。，也可译为国务大臣。沙特的石油秘书即为石油部长。西方西方secretary,小秘书，帮助

8、上司处理文书和事务的人。小秘书，帮助上司处理文书和事务的人。东汉末年东汉末年，曹操为魏王曹操为魏王，设，设秘书令秘书令以以“典尚书典尚书奏事奏事，并，并掌图书秘记掌图书秘记之事之事”。曹操实际上是。曹操实际上是由由秘书令取代了尚书的职权秘书令取代了尚书的职权，使秘书令不但，使秘书令不但掌管了掌管了“图书秘记之事图书秘记之事”，还，还掌管了草拟奏章、发布政令掌管了草拟奏章、发布政令之事。之事。秘书令所掌管的秘书令所掌管的草拟奏章、发布政令草拟奏章、发布政令职权，职权，是以往是以往任何一位曾被任何一位曾被冠以冠以“秘书秘书”称谓的官员所没有称谓的官员所没有的。这是我国历史上第一次出现的的。这是我国

9、历史上第一次出现的现代现代“秘书秘书”一词涵义基本相同一词涵义基本相同的古代秘书官职的古代秘书官职。因而可以说，因而可以说，曹操曹操所设的所设的秘书令秘书令，是，是最接近现代秘书含义最接近现代秘书含义的古代的古代秘书秘书官职官职。3、行政职位、行政职位在现代中国，各级政府机关和大型国企及事业单位都设在现代中国，各级政府机关和大型国企及事业单位都设秘书长、办公秘书长、办公室主任和秘书职位室主任和秘书职位，秘书成为，秘书成为管理和处理日常行政事务的重要人员，管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手成为行政首长的得力助手。在许多国家，政府机关秘书，属于文官范畴。我国也规定在许多国家，

10、政府机关秘书，属于文官范畴。我国也规定政府秘书政府秘书属属于于公务员公务员。其中，。其中，秘书长秘书长属于属于政务类政务类公务员，公务员，一般秘书一般秘书属于属于事务类事务类公公务员。务员。4、社会职业、社会职业就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一。它属于第三产业（就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一。它属于第三产业（服务性行业），它以其服务性行业），它以其处理文书、事务的知识和管理能力处理文书、事务的知识和管理能力为为社会各行社会各行业业和和团体团体服务。如政府机关、企事业单位、社会团体和个人等。服务。如政府机关、企事业单位、社会团体和个人等。欧美许多科学家、教授、医生、律师、著

11、名演员和运动员都聘请欧美许多科学家、教授、医生、律师、著名演员和运动员都聘请私人私人秘书秘书，作为自己，作为自己工作和生活的助手工作和生活的助手。各种秘书的定义各种秘书的定义 虽然虽然 “秘书秘书”这个词这个词早在两千年以前就出现早在两千年以前就出现了，但了，但是是由于由于 各国的国情不同各国的国情不同 秘书服务的对象不同秘书服务的对象不同 人们对现代秘书职能的理解不同人们对现代秘书职能的理解不同 因而对于因而对于 “何谓秘书何谓秘书”即即“秘书的定义是什么秘书的定义是什么” 所作的阐释所作的阐释各不相同各不相同。 （1）国际秘书联合会）国际秘书联合会对对 “秘书秘书”下的下的定义定义是：是：

12、 秘书秘书应是应是主管人员主管人员的一位的一位特殊助手特殊助手，他们，他们掌握了办公掌握了办公室工作室工作的的技巧技巧，能，能在没有上级过问在没有上级过问的情况下的情况下表现出自表现出自己的责任感己的责任感，以实际行动，以实际行动显示出主动性和正确的判断显示出主动性和正确的判断能力能力，并且，并且在所给予的权力范围内作出决定在所给予的权力范围内作出决定。（见光。（见光积昌等编译的积昌等编译的现代社会现代社会秘书秘书） （2）美国全国秘书协会美国全国秘书协会对对 “秘书秘书”下的下的定义定义是：是： 秘书秘书 “是是社会主义国家工作人员职务名称社会主义国家工作人员职务名称之一。其职之一。其职责是

13、责是协助领导综合情况，研究政策协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作密切各方面工作的联系的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。以及其他日常行政事务和交办事项。在在党政机关、企党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书人员，或简称为秘书”。（王千弓等编著：。（王千弓等编著：秘书学秘书学与秘书工作与秘书工作） （3）在我国，）在我国，“秘书秘书主要是指主要是指党和政府机关、企党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校业事业单位、社会

14、团体、军队、院校内的一种内的一种行行政职位政职位。其。其主要职能主要职能是是辅助管理，综合服务辅助管理，综合服务；主主要工作要工作是是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等询、联络协调等等。”（袁维国主编：（袁维国主编：秘书学秘书学） （4）“秘书秘书是是领导、专家、管理人员领导、专家、管理人员在履行其职在履行其职务时的务时的辅助人员辅助人员。”（杨永清：（杨永清：领导领导秘书秘书智囊智囊，华中师范大学学报（哲学社会科学版）华中师范大学学报（哲学社会科学版）1986

15、年第二期）年第二期） (5)“秘书秘书是在管理系统是在管理系统决策者近身决策者近身，以，以沟通信息、参谋决沟通信息、参谋决策策、处理事务处理事务的的综合职能综合职能，辅助决策者有效控制全局辅助决策者有效控制全局的工的工作人员。作人员。”（张清明等：（张清明等：关于秘书定义的思考关于秘书定义的思考，载，载武汉大学学报（社会科学版）武汉大学学报（社会科学版）1986年第六期）年第六期） （6）“秘书秘书是是身处领导机构或附着个人身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务辅助决策，并处理日常事务的的服务人员服务人员。”（张家仪：（张家仪：也谈也谈“秘书秘书”的定义的定

16、义，载，载秘书秘书1986年第二期）年第二期） （7）“所谓所谓秘书秘书，就是，就是掌管文书掌管文书并并直接辅助领导者全面处直接辅助领导者全面处理事务理事务的的工作人员工作人员。”（史玉峤、陶菊怀主编：（史玉峤、陶菊怀主编：现代秘现代秘书学书学） （8）上述种种见解，各有其道理。）上述种种见解，各有其道理。 比较起来，我们认为，所谓比较起来，我们认为，所谓秘书秘书，在我国现代主要是在我国现代主要是指为指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供提供辅助管辅助管理与综合服务的人员理与综合服务的人员。二、秘书的分类二、秘书的分类（一）按职业性质分类：（一

17、）按职业性质分类：可分为可分为公务秘书和私人秘书公务秘书和私人秘书两类。两类。 1、公务秘书、公务秘书 公务秘书是指为公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位事业单位服务的秘书。公务秘书服务的秘书。公务秘书是国家工作人员是国家工作人员，由，由组织或人事组织或人事部门选调部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在，在编制编制上属于所服务的机关或单位上属于所服务的机关或单位。我国的秘书人员，多数属于公务秘。我国的秘书人员，多数属于公务秘书。书。 （ 1）集体秘书集体秘书。指为整个机关或

18、单位的领导班子整体服务指为整个机关或单位的领导班子整体服务而而不不是为某一个领导者服务的是为某一个领导者服务的的秘书。我国的秘书。我国各级党政机关、军队、企各级党政机关、军队、企事业单位和社会团体的秘书，大都属于集体秘书事业单位和社会团体的秘书，大都属于集体秘书。（ 2）专职秘书专职秘书。指。指专门为某个领导者、专家服务专门为某个领导者、专家服务的秘书（有时的秘书（有时也称为也称为某某领导者或专家的私人秘书某某领导者或专家的私人秘书）。专职秘书服务的对象虽）。专职秘书服务的对象虽然是某个领导者或专家，但他然是某个领导者或专家，但他仍属于国家干部编制仍属于国家干部编制的工作人员，的工作人员，同样

19、同样是从国家或所在单位（集体）领取工薪是从国家或所在单位（集体）领取工薪（这（这与私人出资聘用与私人出资聘用的私人秘书的私人秘书不同）。不同）。 2、私人秘书、私人秘书（非公务秘书）（非公务秘书） 私人秘书是指私人秘书是指由私人出资聘请由私人出资聘请并并为聘请者服务的为聘请者服务的秘书秘书。 这类秘书又可分为这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企业外资企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书聘用的秘书等。等。 这类秘书这类秘书不属于国

20、家编制不属于国家编制的工作人员，其的工作人员，其工薪由工薪由聘用者支付。聘用者支付。（二）按照秘书人员所（二）按照秘书人员所从事的工作内容从事的工作内容划分划分1、行政秘书、行政秘书：指：指负责机关日常行政管理负责机关日常行政管理工作以及工作以及总务后勤事总务后勤事务务的秘书人员。的秘书人员。2、文字秘书、文字秘书 : 指以撰拟、处理文稿指以撰拟、处理文稿为为主要工作主要工作的秘书人员，的秘书人员，即人们通常所说的机关或单位的即人们通常所说的机关或单位的 “笔杆子笔杆子”、“秀才秀才”。 3、机要秘书、机要秘书 : 指在指在党、政、军党、政、军机关从事机关从事机密文电的翻译、处机密文电的翻译、

21、处理及保管理及保管的秘书。机要秘书通常包括的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员译电员、机要保密员等等。 4、信访秘书、信访秘书: 指指办理人民群众来信来访办理人民群众来信来访工作的秘书人员。其工作的秘书人员。其职责是职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，的联系，加速加速政策的贯彻落实政策的贯彻落实。 5、通讯秘书、通讯秘书：指负责：指负责管理通讯事务管理通讯事务以及以及各种通讯设备各种通讯设备（如（如电电话总机、电传、传真话总机、电传、传真等）的秘书人员。等）的秘书人员。 6、生活秘书、生活秘书：指：指在生活方面给领导提供服务和帮助在生活方面给

22、领导提供服务和帮助的秘书人的秘书人员。生活秘书通常是员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的专为较高级的领导人配备的。（三）按秘书承担（三）按秘书承担职责范围大小职责范围大小和和工作任务轻重工作任务轻重，在，在纵向纵向上分为上分为三个层三个层次次。 1、高级秘书高级秘书 ：指：指秘书长、办公厅（室）主任秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、。虽然他们工作的机关、单位不同（在中央机关或地方机关单位不同（在中央机关或地方机关),但都是但都是领导者的重要助手领导者的重要助手，日常行日常行政工作的负责人政工作的负责人，有的人本身就是，有的人本身就是领导成员领导成员。如政府的秘书长，同时也。如

23、政府的秘书长，同时也是政府的领导成员之一。其职责是是政府的领导成员之一。其职责是 “参与政务，管理事务参与政务，管理事务”，协助首长协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作作等。等。 2、中级秘书中级秘书：指：指办公厅（室）主任以下及下属的办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书科长秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书、秘书股长、文字秘书。他们负责。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料集和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。

24、等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。 3、初级秘书初级秘书：指在：指在办公厅（室）、秘书处（科）内办公厅（室）、秘书处（科）内从事从事操作性、服务操作性、服务性性工作的秘书，如工作的秘书，如打字、打字、印校、印校、速记、接待、应对电话、速记、接待、应对电话、文件收发文件收发保管保管和和其它事务其它事务工作工作是其主要任务。是其主要任务。他们他们不一定有秘书的职称不一定有秘书的职称，但通，但通常也被称为常也被称为秘书工作人员秘书工作人员。 小刘毕业后在市委机关工作虽只是一名普通的文秘工作人员工作辛苦小刘毕业后在市委机关工作虽只是一名普通的文秘工作人员工作辛苦生活清苦但在一般人看来这仍是

25、一份不错的生活清苦但在一般人看来这仍是一份不错的“差使差使”。因为能够在。因为能够在“市委首脑机关市委首脑机关”工作对许多人来说是可望而不可及的。他也常因此而工作对许多人来说是可望而不可及的。他也常因此而自豪但也有感到尴尬的时候。自豪但也有感到尴尬的时候。 比如过节回家与亲朋好友聊天时或因工作关系与其他部门的人打比如过节回家与亲朋好友聊天时或因工作关系与其他部门的人打交道时谈起工作单位当说起自己在市委办公室工作时听到的第一句话交道时谈起工作单位当说起自己在市委办公室工作时听到的第一句话大多是大多是“好好”或或“有前途有前途”之类但接下来多问之类但接下来多问“在给谁当秘书在给谁当秘书”每当每当此

26、时小刘总不好意思地回答此时小刘总不好意思地回答“惭愧我不是哪位领导的专职秘书只是市惭愧我不是哪位领导的专职秘书只是市委办公室的一名普通工作人员。委办公室的一名普通工作人员。”听了这样的回答不知是不是小刘过听了这样的回答不知是不是小刘过于敏感总觉得他们的态度多少都因为他不是某位领导的专职秘书而发于敏感总觉得他们的态度多少都因为他不是某位领导的专职秘书而发生了变化或失望、或遗憾甚或看轻。生了变化或失望、或遗憾甚或看轻。 原以在原以在“市委首脑机关市委首脑机关”工作为荣的小刘经过多次这样的尴尬之工作为荣的小刘经过多次这样的尴尬之后不免产生了几许困惑：后不免产生了几许困惑： 秘书仅指领导的秘书仅指领导

27、的“专职秘书专职秘书”或称贴身秘书吗？或称贴身秘书吗？ 三、秘书的分层三、秘书的分层 （一）从组织级别上区分 1、中央秘书层 2、地方秘书层 3、基层秘书层（二）从辅助功能上区分 1、决策辅助层秘书 2、事务处理层秘书 3、技术操作层秘书（三）从职位分类上区分 1 1、高级公务员层秘书高级公务员层秘书 秘书长、办公厅（室）主任。 2 2、中级公务员层秘书中级公务员层秘书 中级秘书，是指办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。 3 3、初级公务员层秘书初级公务员层秘书 初级秘书，是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待、联络、会务工作和办理其

28、它事务工作的人员。 他们是被这样描述的一个特殊群体，外表靓丽、谈吐高雅、学历大学本科以上，都能讲一口流利的英语；多年的外企工作经历使他们具有良好的沟通、判断和预见能力；很多人持有外国护照，年龄偏大，月薪基本在8000元以上。这些白领丽人被称作“高级秘书”，包括跨国公司的首脑秘书，董事会秘书，地区总裁秘书等。 随着中国加入WTO，越来越多的外资企业进入我国，我国的秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级秘书已成为人才市场上的珍惜资源。第一高：第一高：综合素质要求更高第二高：第二高：责权更重第三高：第三高：薪水更高第四高：第四高：表达能力更高第五高：第五高：发展愿望更高第六高：第六高：道德水平

29、要求更高第七高：第七高：成就感更高第二节第二节 秘书工作的内容和作用秘书工作的内容和作用 一、秘书工作的含义和内容 二、秘书工作的性质 三、秘书工作的职能作用 四、做好秘书工作的基本要求一、秘书工作的含义和内容一、秘书工作的含义和内容 1、秘书工作的涵义：、秘书工作的涵义：广义广义和狭义和狭义 即即一般意义上的秘书工作一般意义上的秘书工作与与严格意义上的秘书工作。严格意义上的秘书工作。 一般意义上的秘书工作一般意义上的秘书工作,既服务于领导工作，又服务既服务于领导工作，又服务于机关工作，服务的对象与范围较为广泛于机关工作，服务的对象与范围较为广泛； 严格意义上的秘书工作，主要严格意义上的秘书工

30、作，主要服务于领导工作，侧重服务于领导工作，侧重于为领导者的决策与管理服务。于为领导者的决策与管理服务。 本课程采用一般意义上的秘书工作，本课程采用一般意义上的秘书工作，是指是指秘书机构和秘书机构和秘书人员秘书人员围绕围绕领导机构和领导人提供领导机构和领导人提供辅助服务过程中辅助服务过程中所展开的所展开的一系列一系列综合性的工作综合性的工作。包括。包括政务和事务政务和事务，内，内容十分繁杂多样。容十分繁杂多样。 2、秘书工作的内容（任务）、秘书工作的内容（任务） “文书、事务、一般管理文书、事务、一般管理”可以概括其工作的内容。可以概括其工作的内容。 就我国而言，大致有以下就我国而言，大致有以

31、下15项：项： （1）文书文书撰写撰写 （2）文书制作）文书制作 （3）文书处理）文书处理 （4）档案管理）档案管理 （5）会议组织、）会议组织、会展会展工作工作 （6）调查研究）调查研究 （7）信息信息资料工作资料工作 （8）信访信访工作工作 （9）接待接待工作工作 （10）协调协调工作工作 （11）督查督查工作工作 （12）日程日程安排安排 （13）日常事务日常事务 （14）办公室管理办公室管理 （15）其他）其他临时交办临时交办事项事项 简单地说：简单地说：参与政务、管理事务、搞好服务。参与政务、管理事务、搞好服务。 政务性工作政务性工作：调查研究、调查研究、辅助决策、辅助决策、信息信息

32、工作、工作、 组织协调工作、督察工作；组织协调工作、督察工作； 事务性工作事务性工作：文书档案工作文书档案工作、会务会务工作、工作、信访接待信访接待工作、工作、值班印信值班印信工作、工作、机要保密机要保密工作、工作、机关事务机关事务管理及管理及办公室管理办公室管理、领导领导日程安排日程安排和其他临时交办事项等。和其他临时交办事项等。二、秘书工作的性质与特点二、秘书工作的性质与特点1、秘书工作的性质、秘书工作的性质（1）辅助性辅助性：相对于主导，相对于主导，助手和配角，从属与被动助手和配角，从属与被动（2）服务性服务性：属于第三产业，：属于第三产业，服务的直接性、稳定性和广服务的直接性、稳定性和

33、广泛性泛性（3）机密性机密性：保守秘密和看管文书：保守秘密和看管文书（4）综合性综合性：政务和事务；例行和突发：政务和事务；例行和突发如何理解秘书工作的根本属性：如何理解秘书工作的根本属性：辅助性辅助性从产生原因和工作内容上把握、从领导工作的性质和作用上从产生原因和工作内容上把握、从领导工作的性质和作用上从组织机构的构成上把握从组织机构的构成上把握如何理解秘书工作的根本属性：如何理解秘书工作的根本属性：辅助性辅助性辅助性辅助性：是现代秘书工作：是现代秘书工作最根本的属性和特点最根本的属性和特点。秘书机构的从属。秘书机构的从属地位，决定了秘书工作的辅助性。具体表现为：地位，决定了秘书工作的辅助性

34、。具体表现为：(1)从属性从属性：第一，：第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作，秘书工作总是围绕领导工作而开展总是围绕领导工作而开展的，的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里范围就必须延伸到哪里；第二，秘书人员在；第二，秘书人员在处理任何问题处理任何问题时，时，只只能根据领导的意图和指示精神办理能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张不能超越职权范围自作主张、自行其是、自行其是；第三，秘书人员虽然也常常；第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会参与领导班子的某些会议议，与领导者共同，与领导

35、者共同研究各种有关问题研究各种有关问题，但秘书人员在会上，但秘书人员在会上只有发只有发言权，而无表决权言权，而无表决权。 (2)被动性被动性：第一，秘书工作是：第一，秘书工作是为满足领导工作活动的需要为满足领导工作活动的需要而产生而产生和展开的，是和展开的，是受领导活动的制约和支配受领导活动的制约和支配的。第二，秘书部门需要的。第二，秘书部门需要处理的处理的许多日常事务工作许多日常事务工作（如处理来往公文、信件，接听电话，（如处理来往公文、信件，接听电话，接待内、外宾，以及处理某些突发事件等），往往接待内、外宾，以及处理某些突发事件等），往往预先估计不到预先估计不到，只能，只能来了什么文件就处

36、理什么文件，遇到什么事或者领导叫办来了什么文件就处理什么文件，遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事什么事就去办理什么事。这一类工作，大都是。这一类工作，大都是被动的被动的，却又是秘，却又是秘书人员非干不可的。书人员非干不可的。三、秘书工作的职能作用三、秘书工作的职能作用（1）助手助手作用：事务把关和处理作用：事务把关和处理（2）参谋参谋作用：政务调研和草拟方案作用：政务调研和草拟方案（3）信息枢纽信息枢纽作用：上下左右内外的书面和口头作用：上下左右内外的书面和口头信息的交流枢纽和集散地，提供、传递和反馈各种信息的交流枢纽和集散地，提供、传递和反馈各种信息的桥梁和中介环节信息的桥梁和中介环

37、节（4）协调协调作用：信息枢纽和权威地位和工作方式作用：信息枢纽和权威地位和工作方式决定的决定的（5）公共关系公共关系作用：内引外联、群众来信来访、作用：内引外联、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。门出面办理。 因此秘书部门是内外沟通联系的门面和窗口。代表因此秘书部门是内外沟通联系的门面和窗口。代表单位的形象，需要塑造和保持良好的形象。单位的形象，需要塑造和保持良好的形象。秘书工作的秘书工作的职能作用职能作用 中介沟通作用中介沟通作用 四、做好秘书工作的要求四、做好秘书工作的要求（指导方针原则内容手段（指导方针原则

38、内容手段） 三服务三服务方针方针 为上级、同级和人民群众服务。为上级、同级和人民群众服务。为社会服务为社会服务。 三原则三原则：准确、准确、迅速迅速、保密、保密 三适度三适度：时间适时、手段适当、规格适度时间适时、手段适当、规格适度 四转变四转变 由单纯办文办事由单纯办文办事既办文办事，又既办文办事，又出谋划策出谋划策； 由单纯传递信息由单纯传递信息综合处理信息综合处理信息； 由被动服务由被动服务主动主动服务；服务； 由凭老经验办事由凭老经验办事科学化管理；科学化管理； 五依靠五依靠：机构建制、法规制度、办公设备、文书信息、领导授意机构建制、法规制度、办公设备、文书信息、领导授意 六强调六强调

39、：调研、信息、信访、：调研、信息、信访、协调协调、督察、政务、督察、政务 七趋势：七趋势：职业社会化、任职资格化、职能脑力化、办公现职业社会化、任职资格化、职能脑力化、办公现代化、年轻化、初级秘书女性化、高级秘书男性化代化、年轻化、初级秘书女性化、高级秘书男性化秘书工作的基本原则秘书工作的基本原则 “第一要保密，第二要准确，第三要迅速第一要保密，第二要准确，第三要迅速” 这是周恩来总理早年对我党机要工作同志提出的工作原则，后来成为了一定时期我国党政秘书工作的基本原则。随着改革开放，经济机构日益增多，企业秘书和为个体秘书应运而生，这三项基本原则也成为在经济实体和为个体工作的秘书应恪守的基本原则。

40、名人迅速及时办文案例名人迅速及时办文案例 铁托是前南斯拉夫政治家，高尔基是前苏联大作家。两人在处理公文方面，都有喜欢使用没有抽屉的办公桌的习惯。 铁托掌管党政军大权， 日理万机，但处理公文时，总是非常及时，从不积压。他把公文放在办公桌上，以便随时抽时间阅批。 高尔基不仅自己要坚持写作，而且担任国家文学艺术方面重要的领导工作。他为了避免文件积压影响工作，也让秘书把文件放在办公桌面上。他认为，文件一进抽屉，就很可能不再去过问，从而造成积压。放在桌面上，有利于提醒自己及时处理。秘书工作原则的内容秘书工作原则的内容 改革开放的20 多年来，秘书工作发生了巨大的变化，但秘书的工作原则没有变。 无理取闹者

41、无理取闹者 刘老是市人大常委委员，给他写信、上访的人不少。一天，有位来访者要求刘老为其伸张正义，因为无介绍信，被挡在传达室。秘书小陶向来访者了解情况，不料他不讲来由，却大谈“人民代表要为人民讲话”之类的内容，还声称“不见到刘老不离开”。 小陶初当秘书，第一次遇上这种情况，急得没办法。情急之下，与来访者争吵了起来。幸好那天刘老外出开会不在家，那人再闹也见不到刘老。后来经电话了解，得知来访者是因受了处分，十分不满。但处分他证据确凿。因此他多次上访实属无理取闹。后来当那人再来时，小陶就耐心地对他进行说服教育。五、秘书长、办公厅（室）主任的任务五、秘书长、办公厅（室）主任的任务 有明确规定。有明确规定

42、。1951年颁布的年颁布的政务院关于各级政府机关政务院关于各级政府机关秘书秘书长长和不设秘书长的和不设秘书长的办公厅主任办公厅主任的的工作任务工作任务和秘书和秘书工作机构的工作机构的决议决议规定了规定了7项任务：项任务： 协助首长协助首长综合情况综合情况，研究，研究政策政策，推行推行工作；工作； 协助首长密切各方面的协助首长密切各方面的工作联系工作联系； 协助首长掌管机关内部协助首长掌管机关内部统一战线统一战线工作；工作； 协助首长掌管协助首长掌管保密保密工作；工作； 掌管掌管机要机要工作；工作； 支持支持日常行政事务日常行政事务（公文公文处理、处理、会议会议组织、组织、检查督促检查督促政府决

43、议的执行等政府决议的执行等； 掌管掌管机关事务性机关事务性工作（工作（机关机关财务、生活财务、生活管理、学习管理、学习文娱文娱活动等事项）。活动等事项）。 各级各级政府办公厅（室）、企事业单位的办政府办公厅（室）、企事业单位的办公室公室的的负责人负责人，即，即办公厅（室）主任、秘办公厅（室）主任、秘书处长、秘书科长书处长、秘书科长等，是秘书部门的负责等，是秘书部门的负责人。人。 秘书部门负责人是秘书部门负责人是领导者身边的高级领导者身边的高级助手助手，是，是机关日常事务机关日常事务的具体的具体组织者、设组织者、设计者和推动者计者和推动者，是各种，是各种公务往来公务往来关系的关系的沟沟通协调者通

44、协调者（见下图）（见下图） 。秘书部门负责人主要职责秘书部门负责人主要职责案例材料：秘书长 难当的多重角色案例案例秘书长秘书长 难当的多重角色难当的多重角色 湖南邵阳市湖南邵阳市人大常委会人大常委会秘书长申季秘书长申季 我在五年的秘书长工作实践中深深体会到：秘书长我在五年的秘书长工作实践中深深体会到：秘书长岗岗位特殊，任务繁重，责任重大，确实难当。位特殊，任务繁重，责任重大，确实难当。秘书长何秘书长何以难？难就难在他是一个以难？难就难在他是一个多重性角色多重性角色： 一、领导一、领导决策决策中，秘书长是中，秘书长是总参谋长总参谋长，他既是领导成，他既是领导成员，直接参与民主科学决策；又是参谋助

45、手，组织员，直接参与民主科学决策；又是参谋助手，组织信信息调研息调研为正确决策和决策实施服务。如果领导成员较为正确决策和决策实施服务。如果领导成员较多，彼此不大和洽，秘书长夹在中间，难以多，彼此不大和洽，秘书长夹在中间，难以调处领导调处领导关系关系。 二、在二、在机关工作机关工作中，秘书长是中，秘书长是总调度总调度，他要负责，他要负责协调协调好好上上下下、左左右右、里里外外、方方面面上上下下、左左右右、里里外外、方方面面的关系的关系。其中。其中同级关系同级关系是是最难协调最难协调的。每每秘书长根据领导的。每每秘书长根据领导集体的决定，向机关内外同级部门集体的决定，向机关内外同级部门交办、查办、

46、催办交办、查办、催办工作时，若同级不予合作，甚至顶着不办，秘书长常工作时，若同级不予合作，甚至顶着不办，秘书长常常处在左右为难的境地。常处在左右为难的境地。 三、在三、在后勤供给后勤供给中，秘书长是中，秘书长是总管家总管家。后勤。后勤供给包括许多方面：安排供给包括许多方面：安排吃、住、行、用、吃、住、行、用、医医；处理；处理幼、老、病、退、死等幼、老、病、退、死等问题，在当问题，在当前前人、财、物人、财、物不够充裕的情况下，是难以满不够充裕的情况下，是难以满足每个人的多方需求的。足每个人的多方需求的。 四、在四、在机关自身建设机关自身建设中，秘书长是中，秘书长是总负责人总负责人，他要负责整个，

47、他要负责整个机关的思想、组织、业务、机关的思想、组织、业务、制度制度等方面的建设，要等方面的建设，要从严理政，科学管理从严理政，科学管理，切实把机关各项建设抓好。秘书长的，切实把机关各项建设抓好。秘书长的工作工作千头万绪，紧张繁忙千头万绪，紧张繁忙，每每尽了最大努力，每每尽了最大努力，也难以把各种工作办得十全十美；许多工作也难以把各种工作办得十全十美；许多工作即使做好了，也会即使做好了，也会有人不满意有人不满意。 案例：案例：秘书长秘书长 难当的多重角色难当的多重角色 秘书长确实难当！但是，做人做事我只本着一个秘书长确实难当！但是，做人做事我只本着一个信念信念：只要：只要站得正、走得直，少说空

48、话、多干实事站得正、走得直，少说空话、多干实事，就可，就可以以克服困难收到实效克服困难收到实效。 我是秉着我是秉着 “参与政务，管理事务，搞好服务参与政务，管理事务，搞好服务”的宗旨开的宗旨开展工作的。展工作的。 一、参与政务一、参与政务。在一个机关里，。在一个机关里，政务与事务是相互促政务与事务是相互促进进的有机整体。政务搞好了，可以带动事务的开展；的有机整体。政务搞好了，可以带动事务的开展；事务搞好了，又可以直接促进政务工作的成效。作为事务搞好了，又可以直接促进政务工作的成效。作为市市人大常委会秘书长，更要重视政务人大常委会秘书长，更要重视政务。这是因为地方。这是因为地方人大常委会属于人大

49、常委会属于国家权力机关，行使国家权力机关，行使决定、监督和任决定、监督和任免免三权，都是属于三权，都是属于重大政务重大政务。故市人大常委秘书长要。故市人大常委秘书长要强化强化参谋参谋意识，要把意识，要把参与政务参与政务作为作为首要职责和第一位首要职责和第一位工作来抓。工作来抓。 二、管理事务二、管理事务。事务工作主要包括。事务工作主要包括文书事务和生活事文书事务和生活事务务。管好事务，这是为保证。管好事务，这是为保证机关正常、高效率机关正常、高效率地进行地进行职能活动，创造和提供最佳状态的生活和工作条件。职能活动，创造和提供最佳状态的生活和工作条件。只有高质量地做好事务工作，才能使整个机关正常

50、运只有高质量地做好事务工作，才能使整个机关正常运转。不能把事务工作看成是小事：即使是小事，有时转。不能把事务工作看成是小事：即使是小事，有时小事办不好也会误大事小事办不好也会误大事。 三、搞好服务三、搞好服务。秘书长是。秘书长是秘书部门的头秘书部门的头，秘书部门的，秘书部门的工作工作指导思想指导思想是是三服务三服务，地方国家权力机关的秘书部，地方国家权力机关的秘书部门三服务是：门三服务是： （一）为三会（一）为三会（人大会、常委会、主任会人大会、常委会、主任会）会议会议服务服务； （二）为（二）为人大代表和人大常委会组成人员人大代表和人大常委会组成人员依法行使依法行使职职权权服务；服务； （三

51、）为（三）为本机关和上下级人大本机关和上下级人大服务。服务。 秘书长要树立秘书长要树立主动服务和超前服务主动服务和超前服务思想，要思想，要以以全心全意、忠心耿耿、任劳任怨、无私奉全心全意、忠心耿耿、任劳任怨、无私奉献献精神去做好精神去做好“三服务三服务”工作。工作。 总之，秘书长工作要总之，秘书长工作要学会弹钢琴学会弹钢琴的工作艺术的工作艺术，十个指头，十个指头协调动作协调动作，既要，既要分清主次分清主次，紧紧，紧紧抓住政务抓住政务这条主线；又要这条主线；又要统筹兼顾，管好事统筹兼顾，管好事务，搞好服务务，搞好服务。 总结现代秘书工作规律：总结现代秘书工作规律：圆规律、两条线律圆规律、两条线律

52、秘书工作根据秘书工作根据领导工作需要领导工作需要而产生，应紧紧而产生，应紧紧围绕领导围绕领导工作，工作，竭尽所能发挥才智，努力实现竭尽所能发挥才智，努力实现四个转变：四个转变：即即办文办事办文办事向既办文办事又向既办文办事又出谋献策出谋献策、从收发传递信、从收发传递信息向既收发传递又息向既收发传递又综合处理信息综合处理信息、从经验办事向、从经验办事向科科学化现代化管理学化现代化管理，从，从被动服务向主动服务被动服务向主动服务转变。转变。秘书应以秘书应以忠实贯策领导意图忠实贯策领导意图为核心，服从、服务、适为核心，服从、服务、适应、跟随领导工作。但要注意应、跟随领导工作。但要注意把握好把握好“度

53、度”：做到参：做到参政但政但不专政不专政，补位但，补位但不越位不越位，出力但，出力但不弄权不弄权，服从，服从但但不盲从不盲从，贴近但，贴近但不献媚不献媚，为领导服务，对领导负为领导服务，对领导负责。形成责。形成圆规律、两条线律。圆规律圆规律：秘书工作总是围绕一：秘书工作总是围绕一个中心个中心领导的要求和需要领导的要求和需要进行进行全方位辅助和服务全方位辅助和服务，尽最，尽最大可能地圆满地完成领导交给大可能地圆满地完成领导交给的认为任务。的认为任务。两条线律两条线律：如果把领导的要求：如果把领导的要求和需要作为一条主线和需要作为一条主线“需需求线求线”，那么，秘书人员为了，那么，秘书人员为了完成

54、领导交给的任务，总是按完成领导交给的任务，总是按领导的要求，尽量贴近领导需领导的要求，尽量贴近领导需要进行工作，就构成另一条主要进行工作，就构成另一条主线线“追逐线追逐线”。两条线之间。两条线之间的矛盾运动，就构成了秘书工的矛盾运动，就构成了秘书工作发展的基本规律。作发展的基本规律。秘书人员只有牢记并遵循秘书工作规律，才能把握好秘书人员只有牢记并遵循秘书工作规律，才能把握好“火候火候”，做到参政但不专政，补位但不越位，出力但，做到参政但不专政，补位但不越位，出力但不弄权，服从但不盲从，贴近但不献媚，为领导服务不弄权，服从但不盲从，贴近但不献媚，为领导服务，对领导负责，成为领导重要的，对领导负责

55、，成为领导重要的参谋助手、耳目喉舌参谋助手、耳目喉舌，受到领导的信赖和重用。，受到领导的信赖和重用。反之，秘书人员一旦忘记反之，秘书人员一旦忘记辅佐地位和配角身份辅佐地位和配角身份，僭越职，僭越职权，权，功高盖主功高盖主，就会对领导地位造成威胁，遭到领导，就会对领导地位造成威胁，遭到领导的忌讳和嫌恶，最终会被领导闲置、冷落或罢免，落的忌讳和嫌恶，最终会被领导闲置、冷落或罢免，落一个不安分守己不忠于职守的坏名声。一个不安分守己不忠于职守的坏名声。总之，秘书工作十分特殊，总之，秘书工作十分特殊，靠近权力靠近权力又不直接拥有权力又不直接拥有权力，不在其位却谋其政，既意味着奉献与牺牲，也意味，不在其位

56、却谋其政，既意味着奉献与牺牲，也意味着权力与责任，同时也蕴涵着很多的发展机会。做好着权力与责任，同时也蕴涵着很多的发展机会。做好秘书工作实属不易，但正因为如此，这个岗位最能锻秘书工作实属不易，但正因为如此，这个岗位最能锻炼人的能力。风险越大，机会越大，收益最大。炼人的能力。风险越大，机会越大，收益最大。第三节第三节 秘书工作的特征秘书工作的特征一、秘书工作的一般特征（一）机要性与群众性相统一（二）综合性与专业性相统一（三）事务性与思想性相统一（四）被动性与主动性相统一（五）经常性与突击性相统一二、秘书工作的本质特征二、秘书工作的本质特征（一）贴近领导核心，辅助领导工作（二）不在领导职位，参谋领

57、导之政（三）没有领导权力，隐含领导权力（四）贯彻领导意图，反映群众利益 人们常常把秘书部门称为 “关口”或“窗口” 所谓“关口”，是指在一个机关里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。 所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。 因此，秘书应摆正位置和角色，正确的角色意识和行为，因此，秘书应摆正位置和角色，正确的角色意识和行为，甘做甘做无名英雄无名英雄，自觉做好各项工作。，自觉做好各项工作。顾全大局顾全大局 维护领导威信维护领导威信 一天，一天， 某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙于局里的业务，