独立学院学生档案管理工作探析

1、独立学院学生档案管理工作探析 【摘要】阐述了独立学院产生的背景，分析了学生档案管理工作的意义，学生档案管理工作的好坏影响到其自身建设和社会信誉。因此，要针对目前独立学院档案管理工作现存的问题提出改进设想，发挥学生档案的作用。 【关键词】独立学院；档案管理工作 独立学院是近年来我国高等教育办学体制模式创新的重要成果，为发展高等教育事业、促进高等教育大众化做出了贡献。随着独立学院的蓬勃发展，学院内部各项工作也全面、有序地进行，但是学生档案管理工作一直没有得到足够的重视。因此，提高独立学院学生档案管理水平，增强其服务毕业生就业的指导功能，对独立学院来说意义重大。 一、学生档案管理的意义 高校学生的学

2、籍档案是国家人事档案的重要组成部分，它翔实地记录了每位学生在校期间学习、生活及参加校内、校外社会实践活动经历，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。目前，高校毕业生就业实行“市场导向、政府调控、学校推荐、双向选择、自主择业”的市场化机制，用人单位和毕业生实行双向选择，不少用人单位都以档案为录用大学毕业生的参考依据，因此，高校学生档案对大学生今后的人生起着重要的作用。 2008年8月根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了高等学校档案管理办法（教育部第27号令），高等学校档案管理办法将高校学生档案纳入高校档案管理与利用的范围，表明高校学生档案管理工作有了国家层面的制度化规

3、范。 二、燕山大学里仁学院学生档案管理工作现状 燕山大学里仁学院成立于2001年7月，是经河北省人民政府批准、教育部确认的独立学院，近年来在“中国独立学院排行榜”连续多年名列前茅。在这里借鉴些里仁学院学生档案管理的模式对独立学院的学生档案管理方法进行一下探讨，以期对其他同类院校提供一点经验，进一步提高学生档案的管理水平，提升学校的办学质量。 燕山大学里仁学院的学生档案管理工作主要分为以下三部分： 1.新生建档工作 综合档案室从大一新生入学时开始为其建立学籍档案，规范归档材料格式，统一归档材料标准，并逐一核对新生档案的高中原始档案，确保档案材料的真实性。2012年10月，我院综合档案室为2012

4、级3500名新生建立了学生档案。 2.在校生档案的整理和转移工作 大学阶段形成的各类学生档案材料，由各系辅导员收集、整理，每学期结束前20天向综合档案室移交归档。学生在校期间的奖惩材料由学生工作部于每学期末集中向综合档案室移交归档。综合档案室对该学年形成的档案材料进行及时归档，减少时间滞后造成档案材料遗失的可能性。 3.毕业生档案转递工作 毕业生档案的转递是综合档案室的一项重要工作，每年6月份由各系档案兼职管理人员将毕业生档案材料在学生毕业之前移交综合档案室归入学生档案。综合档案室对毕业生档案进行分类：1、签约就业、升学或申请回生源地的学生档案，每年七月份综合档案室将档案密封后机要形式转递；2

5、、未就业申请留校的学生档案，综合档案室留档；3、两年就业期满或就业期内需转递档案，学生凭报到证、调档函或研究生录取通知书到综合档案室办理转递手续。 三、独立学院学生档案管理工作存在问题 1.学生档案内容单一、片面，不能客观反映学生的全貌。当前，里仁学院学生档案归档材料主要有学年考评表、毕业生登记表、毕业生成绩单、毕业生体检表、报到证存根、学位认定书、党团材料和奖惩材料等。在教育发展的新形势下，学生的心理素质、能力素质等方面都出现了较大变化，特别是学生在校期间社会实践活动材料、计算机等级证书、技能竞赛、大学生能力、英语等级证书等，这些材料更是能够反映学生在校期间的学习、生活以及综合素质的表现，但

6、是却没有被纳入到档案管理的范围。 2.学生档案知识薄弱，档案意识差。一方面，学院对于学生的相关教育不多，没有对学生进行档案知识的专题教育；另一方面，学生的档案意识薄弱，对如何处理自己的人事档案缺乏足够的认识和重视，自身“弃档”现象越来越严重，造成了人档分离、无人问津的局面，给毕业生就业及后来的相关利益带来了不良的影响。 3.科学化水平不高，信息化程度较低。学生档案管理模式陈旧，技术落后，缺乏创新，仍限于手工操作，还停留在纸质管理层面。数据库、网络等现代化档案管理工作条件不具备，虽辅助以计算机管理，但未能形成纸化电子档案，这些都与当前档案工作现状严重不符，严重影响了学生档案工作的发展进步和创新。

7、 四、加强独立学院学生档案管理工作设想 1.完善档案规章制度，规范学生档案管理。建立健全的规章制度是做好学生档案管理的关建。学院学生档案管理由形成、收集、整理、归档、登记、移交、转递等一系列环节组成，每个环节的缺位都会给工作带来不便。在学生档案管理中，做到有章可循，收材料时，层层验收，发现不符合要求的材料，一律返工，决不迁就，从严要求，规范学院学生档案管理。 2.加强学生档案信息收集，丰富档案内容。学生档案材料的收集归档，除了收集学籍管理方面的材料外，还应该收集学生在校表现的道德品质、组织能力、实践能力、思想素养、管理能力等比较有价值的档案材料。学生档案管理人员，应采取积极主动的收集方式，全面

8、掌握形成学生档案材料信息的程序，确保材料的完整性、真实性。规范档案材料的收集内容，做到学期前安排部署，学期中督促落实，学期末检查审核，将监督检查工作贯穿始终。3.加大对学生档案管理工作的宣传，强化学生档案意识。学生是否具备档案意识，影响到学院能否恰当利用学生档案管理来培养和教育学生、提高档案的就业服务功能。学院应该充分利用广播、橱窗、校报、板报、档案网站等宣传工具，引导学生重视档案价值，提高档案意识。通过加大宣传力度，让毕业生知道学生档案是干部档案的重要组成部分，档案并非可有可无，政审、转正定级、职称申报、出国、考研等均要以档案材料为依据，缺少档案材料会对自己今后的发展不利。同时，还要让毕业生

9、了解机要邮寄的查询期限、档案转递后要及时落实接收情况、自带的档案不能拆封等档案常识。 4.实现学生档案工作的信息化管理。随着招生规模逐渐扩大，学生档案数量逐年增加，为了提高档案管理工作效率，更好地为学生服务，就应该实现学生档案管理工作现代化和信息化。首先应该制定统一标准，规范纸质档案的格式，这就有利于档案的整理，为进一步开发电子档案奠定基础。其次应充分利用新技术、新设备，借鉴高等教育学历证书电子注册制度，在学生档案管理上也采用现代技术方式，逐步实现学院学生档案管理的标准化、规范化。 总之，档案管理者应该不断更新观念，创新理论，树立现代化的档案管理意识，对学生档案管理工作进行重新审视，积极探索适应社会发展的学生档案管理之路，更好地发挥独立学院学生档案的服务功能，提高毕业生的就业率，增强独立学院的社会信誉，促进独立学院自