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文档简介
1、 程序文件 whqb00-05:2000第1版/第1次修改记录控制程序编制: 白 鸥第 4 页共 4 页审核: 董明竹1 目的 对各类质量/环境记录进行控制和管理,确保符合质量/环境管理体系要求和有效运行证据。2 适用范围 适用于管理体系运行记录、产品质量记录和环境记录的控制和管理。3 引用标准和文件3.1 iso9001:2000 4.2.4 记录控制3.2 iso14001:1996 4.5.3 记录3.3 whma00-00:2001管理手册 第4章 第1节 总要求 第4章 第2节 文件总要求 第7章 第1节 与顾客有关的过程 第7章 第2节 设计与开发 第7章 第5节 测量和监视装置的
2、控制4 术语和定义4.1 记录:阐述所取得的结果或提供完成活动的证据的文件。4.2 客观证据:支持某事物存在或真实性的资料。 4.3 可追溯性:产品的可追溯性是指通过记载的标识,追溯需要考虑的历史、应用情况和所处场所的能力。4.4 要求:明确的、习惯上隐含的或必须履行的需要或期望。5 职责5.1 总经理办公室负责宾馆记录的监督、控制和管理。5.2 各部门负责对本部门记录的收集、整理、汇总和归档等工作,并按规定向总经理办公室递交记录清单。5.3 各部门按要求做好记录工作。5.4 各部门应按要求做好记录的上报、保管和存档工作。6 程序要求6.1 服务特性:实现管理体系的可追溯性,为体系运行及持续改
3、进提供客观证据。6.2 记录的分类及管理6.2.1 质量记录:包括管理评审记录、培训记录、产品质量记录、产品要求评审记录、供方提供产品评审记录、产品标识记录、顾客财产保管记录、监测装置校准标准清单、监测装置标准记录、内部质量审核检查表、内部审核现场记录表、纠正和预防措施实施记录、纠正和预防措施跟踪验证报告。6.2.2 环境记录:包括适用的环境法律与其他要求的信息、投诉记录、培训记录、过程记录、产品信息、检查、维护与校对记录、有关承包方与供应商的信息、意外事件报告、应急准备与响应信息、重要环境因素信息、审核结果、管理评审。6.2.3 各部门按要求将本部门所需的各类记录清单上报总经理办公室。6.2
4、.4由总经办编制记录清单,对列入清单中的记录实施归口管理。未被列入记录清单的记录,由相关部门自行管理。6.2.5 设备运行记录、环境记录由工程部负责(详见whqb50-08设备管理程序、wheb00-01环境因素的识别和评价程序、wheb00-03环境管理运行控制程序、wheb00-04应急准备和响应控制程序、wheb00-05环境运行监督和检测控制程序、whqb00-24数据分析控制程序)。6.2.6 营业状况记录由财务部负责。6.2.7 培训记录由人力资源部负责。6.3 记录的内容及填写要求6.3.1 记录的内容应包括活动的时间、地点、参与者、记录人,应详细填写活动的各个细节、控制方法、活
5、动结果等。填写内容应准确、全面。记录应用钢笔或圆珠笔填写,记录要及时、清晰、完整、准确、整洁和规范。6.4 收集与标识6.4.1记录由相关部门设计并审核。(详见whqb00-04文件和资料控制程序)。6.4.2 记录由记录人员注明日期、部门、签名或盖章,并在规定处注明编号。6.4.3 各部门应对本部门产生的记录分时间、类别进行收集、整理、标识,以便及时提供和反映所需客观证据,并按规定要求及时递交至归口管理部门。6.5 归档和保管6.5.1 各部门产生的记录按记录清单上规定的年限保存,在保存期内应指定专人负责,并按记录形成的时间顺序进行整理、归档和保管,以确保记录完整、整洁和装订整齐。6.5.2
6、 记录存放环境应防霉、防蛀、防潮、防火、防丢失和防损坏,并且存放方式要便于查阅和存取。6.5.3 由总经理办公室编制可提供顾客查阅的记录目录,报管理者代表批准,顾客查阅前必须填写顾客查询记录登记表。6.6 报废处理6.6.1 超过保存期限的记录或各部门认为已失效的记录,由使用部门填写报废申请单,报总经理办公室审核,管理者代表批准后,方可进行报废处理。6.6.2 报废处理的方式为碾碎,或打纸浆处理。7 相关文件 whqb00-04 文件和资料控制程序 whqb02-06 人力资源管理控制程序 whqb50-08 设备管理程序 whqb00-24 数据分析控制程序 whqc04-04 宾馆内部文件管理规范 wheb00-01 环境因素的识别和评价程序 wheb00-03 环境运行管理控制程序 wheb00-04 应急准备和响应控制程序 wheb00-05 环境运行监督和检测控制程序8 记录记录名称记录编号保存部门保存期限存档索引记录清单qe/ee05-00-01总经办1年名称、部门可提供顾客查阅的记
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