内部控制手册-14.4备品备件采购_最新修正版

1、最新修正版14.4备品备件采购管理1.1 概述规定了 XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关备品备件采购的申请、审批、供应商选择、合同签订、验收入库、结算的工作流程，旨在规范集团备品配件采购管理，提高备品配件采购质量，降低采购成本，提高集团的经济效益，促进企业持续发展。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度备品备件采购管理程序人事管理规定请采购审批层次。1.4 职责分工使用部门：提出备品备件使用申请，制定采购计划。采购部：执行采购计划，签订采购合同。授权审批部门：审批采

2、购申请，审核采购合同财务部：支付采购货款，并入账等。物流部：负责采购品验收、入库1.5 流程图14.4备品备件采购管理使用部门采购部授权审批部门财务部物流部最新修正版1.6控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别114.4-CT1确保备品备件采购数量合理经营效率目标214.4-CT2确保采购到符合集团要求的备品备件经营效率目标314.4-CT3杜绝采购过程中可能存在的舞弊行为经营效率目标414.4-CT4确保采购经过适当授权审批经营效率目标514.4-CT5确保采购成本效率最优化经营效率目标614.4-CT6确保采购价格合理经营效率目标714.4-CT7确保及时取得发票经营效率

3、目标814.4-CT8确保货款支付得到适当审批资产保全目标914.4-CT9确保及时收到采购备件经营效率目标1014.4-CT10确保接收的货符合订单要求经营效率目标1114.4-CT11确保采购过程进行了正确的账务处理财务信息真实性目标1214.4-CT12确保采购资料及时归档经营效率目标1.7控制矩阵会计1123414.4-R1各部门未按实际要 求提出备件请购 单，导致采购数量 超过实际需求，造 成集团资源浪费14.4-CT114.4-CA1制造部按各自实际需求进行采购申请， 填写备件请购单预防型备品备 件采购 管理程 序请购单14.4-R2备件请购单对备件 要求不明确，导致 备件不符合实

4、际规 格，造成集团经济 损失14.4-CT214.4-CA2备件请购单必须明确备件的规格预防型备品备 件采购 管理程 序请购单14.4-R3采购计划的制定、 审批、执行、验收 等重要流程由一个14.4-CT314.4-CA3采购计划的制定与审批、审批与执行、执行与验收均不能由同一人负责，应做到不相容职责分离，采购各环节责任人经办/ 审批/ 验收预防型备品备 件采购 管理程采购计 划流程 优化VVV原材料-备品备件会计1234人负责，导致舞弊 风险，造成产品质 次价高，采购人员 收受回扣相互牵制序14.4-R4采购人员未执行定 期轮岗制度，导致 米购人员与供应商 暗中操纵采购成 本，形成舞弊风险

5、， 给集团造成经济损 失14.4-CT314.4-CA4采购相关人员实行定期轮岗， 并签订诚 信承诺书（或类似的行为保证书） ，承 诺在米购过程中不接受供应商回扣或好处，避免发生与企业利益相冲突的行 为，并在存在利益冲突时向集团及时报 告。预防型人事理规定管诚信诺书承VVV原材料品备件-备14.4-R5未具体明确各直属 单位多少金额以上 的备品备件采购需 要向集团公司申报 审批，导致备品备14.4-CT414.4-CA5对不同的备品备件采购金额应设置相应的审批层级，超过一定金额的采购订单应报公司审批预防型备 件 管 序品采理备购程请购审批表单V原材料品备件-备会计三4件采购权限设置不 明确，造

6、成直属单 位备品备件采购管 理混乱14.4-R6备品备件米购前未进行相关市场调 查，未对零配件基 本情况信息进行了 解从而影响备品备 件采购计划的制定14.4-CT514.4-CA6备品备件米购计划制定前应进行充分的备品备件市场调查，了解备品备件基本信息，合理预测市场变化趋势， 形成 书面报告并提交设备管理部审核， 以便 合理制定采购年、月度计划，避免备品 备件库存短缺或积压预防型备品备 件采购 管理程 序市场调查报告14.4-R7未对市场价格变动 进行分析，预测市 场价格趋势，导致 预期价格制定不合 理，增加采购成本14.4-CT614.4-CA7备品备件米购计划制定前进行充分的市场价格调查

7、，合理预测价格趋势，形 成备品备件市场调查报告，提交评审委 员组审核，以确定合理采购时机，保证物资供应，降低采购成本预防型价格分析表会计三414.4-R8备品备件采购计划 制定不合理，导致 备品备件采购数量 超过实际需求量，14.4-CT114.4-CA8下属单位的设备使用单位按时提交备品配件采购计划，采购部根据使用单位 提交的备品配件采购计划，结合本单位 生产经营任务、设备的维护、保养和修理，考虑设备的使用年限，按备品管理 办法，提出备品配件的年、月采购计划， 并按规定提交审批编制/审批预防型备品备 件采购 管理程 序采购计划V原材料-备品备件造成集团资源浪费14.4-CT114.4-CA9

8、备品配件采购的临时采购计划由设备使用部门根据生产需要提出，审批程序同一般采购计划编制/审批预防型备品备 件采购 管理程 序采购计划V原材料-备品备件14.4-R9备品备件采购计划 未经部门领导及总 经理审批，导致未 经领导审批越权采14.4-CT414.4-CA10采购部负责人负责本单位的备品配件采购计划的审批工作编制/审批预防型备品备 件采购 管理程 序6.4采购计划V原材料-备品备件会计11购，造成舞弊风险14.4-CT414.4-CA11采购部对超出本部门审批权限的备品配件采购计划应提出处理意见，报本单位主管领导审批编制/审批预防型请米购 审批层 次采购计划V原材料-备品备件14.4-R

9、10备品备件米购之前 未执行询价比价或 询价比价不充分， 导致备品备件采购 价格过高，增加采 购成本14.4-CT614.4-CA12应根据经审批的采购计划，按照采购询 价管理制度相关规定组织询价活动，拟定编制询价文件询价单，经审查批准后 实施询价；询价供应商原则上不少于二 家，并且被询价供应商之间没有关联关 系预防型备品备 件采购 管理程 序询价比价单14.4-R11设备管理部门领导 未经总经理授权签 订采购合同，导致 舞弊风险，造成集 团经济损失14.4-CT414.4-CA13对经过审批的采购申请，应按照规定授权层级，大额需求由总经理及其他相关授权人员签订采购合同中清/审批预防型备品备

10、件采购 管理程 序米购审 批单采 购合同V原材料-备品备件会计11234514.4-R12备品备件采购合同 未经相关部门及领 导会审，可能导致 合同条款存在风险 漏洞，包括交易数 量及价格、付款时 间及方式、违约责 任等，造成集团经 济损失14.4-CT414.4-CA14对于非标准合同采购：采购人员应与供 应商就备品配件采购的规格、数量、价格、质量、供货周期、质量保证、付款 时间及方式、违约责任等与供应商仔细 协商，并就针对各合同条款与相关部门 及领导进行会审， 达成一致意见后，按 规定的权限及时签订采购合同，按规定程序进行报批中清/审批预防型备品备 件采购 管理程 序采购合 同会签 单V原

11、材料-备品备件14.4-CT414.4-CA15对于标准合同按正常生产采购审批流程14.4-R13未及时取得供应商 开具的增值税发 票，不能及时抵扣 税款，造成集团税 务风险14.4-CT714.4-CA16对正常履行的采购合同，采购人员应及时向供应商催收相应增值税发票，并提交财务部门保管作相应账务处理预防型备品备 件采购 管理程 序增值税发票V应交税金会计2414.4-R14货款支付未按规定 程序及权限审批， 导致资金管理混舌L,造成集团资金 损失14.4-CT814.4-CA17明确付款审核人的责任和权力，按应付管理流程进行审批中清/审批预防型备品备 件采购 管理程 序付款申请单V应付账款

12、、银行存款14.4-R15集团支付货款后， 供应商未按合同及 时交货，导致集团 无法进行正常生 产，造成集团经济 损失14.4-CT914.4-CA18对已签订的采购合同，采购人员应与供 应商保持必要的联系，关注供应商对合 同的履行情况，发现或预测到备品配件 采购合同可能不能正常履行时，应及时采取措施，尽量减少由于该合同不能履 行而造成的经济损失预防型备品备 件采购 管理程 序14.4-R16备品备件到货后采 购人员未将所到货 物与采购订单进行 核对，导致收货数 量缺失，造成集团14.4-CT1014.4-CA19建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构或验收人员根据 采购订单或

13、合同对到货数量进行核对，核对无误出具收货单， 并递交下一级验收程序相关人员采购/验收预防型备品备 件采购 管理程 序收货单 验收报 告V原材料-备品备件会计 12叵4资产损失14.4-R17备品备件入库验收 时仅有集团采购人 员参与，无其他相 关人员参与，包括 仓库管理人员、集团设备技术人员 等，导致舞弊风险， 造成集团经济损失14.4-CT1014.4-CA20对采购项目的品种、规格、数量、质量 等相关内容的验收，应由集团设备技术 人员及仓库管理人氏-同参与，验收无误出具验收单。验收过程中发现的异常 情况，负责验收的机构或人员应当立即 向有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理

14、采购/验收预防型备品备 件采购 管理程 序收货单 验收报 告14.4-R18备品备件入库时未 记入备品备件台账 并开具入库单，导 致财务无法及时入 账，造成账实不符14.4-CT1214.4-CA21到货经验收无误后， 仓库管理人员出具 入库单，并登记备品备件库存台账，入 库单交财务部门进行账务处理采购/验收/记账预防型备品备 件采购 管理程 序记账凭证V原材料-备 品备件会计鼻2414.4-R19备品备件验收完毕 后未出具相关的验 收单并由验收双方 签字确认，导致备 品备件验收结果失 真，影响正常生产 使用14.4-CT1014.4-CA22完成验收后，相应验收机构负责人或验收人员均要在验收单上签字确认，并需送货人员签字方可启效采购/验收预防型备品备 件采购 管理程 序验收单V原材料-备品备件14.4-R20备品备件入库后财 务未及时入账，导 致财务账记录不完 整，账实不符14.4-CT1114.4-CA23备品备件入库后，财务部门人员应