物业公司办公室手册

1、物业公司办公室手册001前言1.0目的明确公司办公室管理制度，充分发挥行政管理工作的综合职能和服务职能。明确公司档案管理原则，建立完整准确的档案系统，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。2.0范围 适用于英龙物业管理有限公司所属部门、管理处。3.0解释本制度内各项规定及表格均由公司办公室负责制订，因此，各部门、管理处办理有关事项时，必须遵守本制度和正确使用有关表格；无论以何种形式签署雇佣合约的员工，均应遵守 002办公室职责1.0 负责汇总公司年度综合性资料，草拟公司年度工作总结、工作计划和其它综合性文稿，及时撰写、审核以公司名义发言文稿。2.0 根据公司领

2、导意见，负责安排公司的月度、季度、年度工作会议及公司领导办公会议，做好记录，编写会议纪要和决议，并督促各单位贯彻执行，及时了解和反馈有关信息。3.0 负责公司行政文书的处理，做好文书的登记、传递、催办、归档、立卷和行政文书档案的管理工作。4.0 负责上级和外部来文来电的签收、登记和领导批示后的传阅、催办、回复。5.0 参与公司发展规划和重大决策事项的讨论，拟定公司发展规划及编制年度经营计划。6.0 负责公司日常行政事务、对外联系、各单位来访接待的管理和安排，做好重要会议组织、安排及会务工作。7.0 负责公司文件及各种书面文件材料的撰写、审核、发放。8.0 负责公司对外宣传的组织、实施，做好公司

3、的宣传报道工作。9.0 负责组织公司员工参与社会公益活动、大型政治文化活动和文化体育活动。10.0 负责公司及各部门对印章使用的审批把关。11.0 负责公司、职能部门及管理处的印鉴刻制工作。12.0 负责公司重要会议及重大活动的摄影、摄像工作。13.0 完成公司领导交办的其它工作。 物业公司制度汇编手册制度名称物业公司管理制度管理编号yl-wy（z）-s001制度类别总部 各级公司 部门管理部门物业公司管理类别制订 修订 废弃制订部门物业页 码第21页 共263页版本2008-7-1003公文管理规定1.0 收文1.1 收文办理程序包括签收、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档

4、，销毁。 1.2 集团公司、相关政府部门及各部门来文，均由行政助理统一收集整理，并做好相应的编号储存。 1.3 根据阅批范围，由办公室负责送阅及催办，公司领导及相关部门对文件应及时阅看并签字，之后应退回办公室，不得自行传递，以防丢失和延时误事。1.4 来文处理必须做到及时、准确、安全，必须严格执行保密原则和有关保密的规定，确保公司商业秘密的安全。1.5 传阅文件，请阅后签名并注明阅文日期，不得以圈阅代替签名。1.6 经有关人员带回的发给公司的公文及有关会议文件，应统一交办公室登记、收存。1.7 上级机关及政府部门的信件，由收件人开封并视信件情况决定处理意见后，一般交 由办公室保存。2.0 发文

5、2.1 发文程度包括拟稿、审核、签发、校对、分发、立卷、归档、销毁。2.2 深圳市英龙物业管理有限公司常用的公文种类：决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工的职务任免和聘用。通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问， 请示：适用于向上级机关请求指示、批准，要求一文一事。批复：适用于答复下级单位请示事项。函：适用于不相隶属单位之

6、间相互商洽业务、询问和答复问题。 物业公司制度汇编手册制度名称物业公司管理制度管理编号yl-wy（z）-s001制度类别总部 各级公司 部门管理部门物业公司管理类别制订 修订 废弃制订部门物业页 码第22页 共263页版本2008-7-1会议纪要：适用于记载和传达会议情况的决定事项。2.3 深圳市英龙物业管理有限公司公文格式及字体规则：文号：四号 仿宋gb2312 左齐标题：三号 黑体 居中正文：小三号，仿宋gb2312 ，每行28-30字，每页28-30行。视正文内容多少，行间距定义为最小值或单(双)位行距，尽量避免“此页无正文”和段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、完整、美观。正文中的

7、结构层次序数为，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。 除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。 附件：正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。 成文时间：四号 宋gb2312 右齐 以领导签发日期为准印章：除会议纪要外，应加盖印章(需“骑年压月”)。 抄报、抄送：四号 宋gb2312 与正文齐2.4 公文用纸统一采用国际标准a4型(长297mm、宽210mm)，左侧装订。以公司名义发文，要分别采用相应的公司信笺，并加盖相应印章，不得混用。2.5 文稿由各相关部门使用统一的拟稿

8、纸草拟并签名，部门负责人核签，然后交办公室 经副总经理签发的文件底稿退回办公室进行登记、编号、打印和发送2.6 草拟、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔，不得在文章装订线以外书写。2.7 深圳市英龙物业管理有限公司发文范围：2.8 向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。2.9 公文不得抄报领导个人或部门，也不得抄送领导个人。需公司领导及各部门周知的， 由办公室负责传阅。2.10 严肃公司行文制度，要注重效用，不得滥发，做到少而精。 物业公司制度汇编手册制度名称物业公司管理制度管理编号yl-wy（z）-s001制度类别总部 各级公司 部门管理部门物业公司管理类别制订 修订 废弃制订部

9、门物业页 码第23页 共263页版本2008-7-1004公司新闻发布管理规定10 新闻稿件的处理11 公司所有对外发出的新闻稿件，必须经过公司办公室审核发出，重要稿件需经公司总经理批准，必要时报集团公司批准；12 公司办公室和有关部门协商确定新闻发放对象，并登记备案有关资料，以确保宣传内容的准确无误。20 新闻发布的主要方式21 发布新闻稿一般采用传真、电邮或邮寄的方式发出新闻稿，必要时安排专人发送，也可在新闻发布会等活动中直接派发，新闻稿的发放要确保及时、准确，避免遗漏、延误。22 记者采访2.2.1 接受和邀请记者采访，均必须事先报公司办公室，经副总经理批准后，具体采访事 宜由公司办公室

10、安排 2.2.2 公司办公室负责与新闻传媒和记者保持联络，并依据有关新闻传媒采2.2.3 采访的目的、内容拟订采访提纲，由公司有关部门准备采访所需的资料；2.2.4 未经公司办公室安排，不得接受任何记者以任何形式进行的采访，各部门及管理处 应阻止擅自进入者进行采访。 2 3 记者招待会2.3.1 记者招待会的举办，事先由有关业务部门提出申请，报副总经理批准，公司办公室 审定并予以安排执行；2.3.2 记者招待会的具体事务由公司办公室会同有关业务部门负责办理；2.3.3 记者招待会由公司最高领导主持或由公司最高领导委托人代行主持；2.3.4 记者招待会主持人发言材料及回答记者提问的有关资料，事先

11、由有关部门准备，经公司办公室报总经理审阅，重要内容需经英龙地产批准。记者招待会上所回答问题，应与主 持人发言基调保持一致，避免出现矛盾。30 新闻发布应注意的问题：31 坚持客观和真实原则，既对公司负责，也对社会负责； 物业公司制度汇编手册制度名称物业公司管理制度管理编号yl-wy（z）-s001制度类别总部 各级公司 部门管理部门物业公司管理类别制订 修订 废弃制订部门物业页 码第24页 共263页版本2008-7-132 要求公司员工保密的资料，员工要严格保密，对外发布的新闻，要注意与公司核准稿件保持一致，不得任意更改或增加内容。33 遵守新闻发言人制度，严守公司纪律。34 新闻发布要严格

12、按公司对外宣传制度进行操作。 物业公司制度汇编手册制度名称物业公司管理制度管理编号yl-wy（z）-s001制度类别总部 各级公司 部门管理部门物业公司管理类别制订 修订 废弃制订部门物业页 码第25页 共263页版本2008-7-1005有关公司重大突发事件处理程序的规定10 各部门、及管理处要认真及时发现处理各种潜在的危机，如若发生突发事件，要在第一时间内向公司主管领导和公司办公室汇报事件详细经过、处理方案、处理进展情况和反馈的各种信息。20 对于重大危机事件，要由相关部门在公司领导的统筹下成立危机处理小组，力求将可能造成的负面影响降至最低。30 危机处理小组制订的应变策略和措施在实施前，

13、要征求公司法律顾问的意见，以求得到法律上的支持和保障。40公司办公室负责日常搜集、分析、检讨公司形象的工作以及与社会传媒和社会公众沟通的具体事宜。对于与公司形象有关的事件及时提出策略性意见，并积极做好舆论的引导工作。50 危机处理小组要确定新闻发言人及发言范围和发言重点，除发言人外，其他任何人不得随意发表有关言论。新闻发言人应准确地向社会及公众传达有关信息，同时保持前后一致，态度鲜明。60 重大突发事件包含以下几类，但不仅限于以下几类：61 第一类：危害社会及业主人身、财产事件，如：抢劫、杀人、伤人等；62第二类：大面积或严重影响业主正常生活事件，如：大面积停水、停电、传染性疾病、房屋或其它设

14、施将形成或已形成危险状态、自然灾害等；63第三类：将导致或已经导致英龙物业形象受损事件，如：业主聚集、我司员工与业主之间发生重大冲突、不利于我司的采访、宣传等；64第四类：将导致或已经导致公司的经营、管理和服务质量受到重大影响的事件，如：公 物业公司制度汇编手册制度名称物业公司管理制度管理编号yl-wy（z）-s001制度类别总部 各级公司 部门管理部门物业公司管理类别制订 修订 废弃制订部门物业页 码第26页 共263页版本2008-7-1司重要机密文件泄密、重要财务数据泄密、重要核心员工大批离职等；65第五类：将导致或已经导致公司员工生命安全受到重大影响的事件，如：食物中毒、传染性疾病、火

15、灾、车祸、致伤、致残等。 物业公司制度汇编手册制度名称物业公司管理制度管理编号yl-wy（z）-s001制度类别总部 各级公司 部门管理部门物业公司管理类别制订 修订 废弃制订部门物业页 码第27页 共263页版本2008-7-1006公司音像资料系统建立管理规定10 公司经常需要以相片或录像形式记录项目签约、企业文化以及其他重大活动和事件，公司的拍照及录像事宜均由公司办公室统一安排。20 一般小区照片由管理处自行拍摄后交公司办公室留存。30 拍照、录像批准3 1 各部门如需使用公司相机及摄相机，应提前知会公司办公室，并说明拍摄地点、用途在拍摄后底片及代表作品交公司办公室留存。32 各部门如需

16、使用公司照片、底片、录像带，必须登记签收，用后及时归还，不得擅自外借、外传。33 外界拍摄公司形象照片及管理处有关照片，必须经过公司办公室批准；向外界聘请专业摄影师或录像师，需通过公司办公室统筹办理。 物业公司制度汇编手册制度名称物业公司管理制度管理编号yl-wy（z）-s001制度类别总部 各级公司 部门管理部门物业公司管理类别制订 修订 废弃制订部门物业页 码第28页 共263页版本2008-7-1007档案管理制度1.0 文书档案是公司在社会活动中形成的，能反映公司一定时期、一定方面重要情况的历史记录。2.0 公司文书档案的主管部门为办公室，主管人员为行政助理。3.0 公司文书档案的范围

17、为：4.0 上级机关的有关方针、政策性的文件材料。5.0 其他机关的与公司工作密切相关的文件材料。6.0 公司经理办公会议及重要会议的记录。7.0 公司关于整体工作的或关于某项工作重要的规划、计划、安排、指示、决定、总结、汇报等文件资料。8.0 公司关于机构变更、印章使用、管理人员任免、员工奖惩的有关文件资料。9.0 公司领导在重要会议上的讲话的文稿或记录稿。10.0 新闻媒体刊载、播发的反映公司情况的报道材料。11.0 其他有查考利用价值的各类资料。12.0 收集报刊应注意收集整份，尽量不要剪裁，并要备有复印件供利用。13.0 对收集到的档案资料，要逐件确定其保存价值，保存期限及是否需要补充

18、相关资料。14.0 充分占用档案资料并经过鉴定的基础上，要进一步对其进行整理，即进行基本的分类、组合、排列和编目。15.0 公司文书档案分类采取年度-组织保管期限分类法。16.0 卷内文件先按作者划分，再按文件的形成时间顺序排列。卷内目录按预设项目逐项填写，附于卷内文件前面。17.0 装订之前，要将文件上的订书钉、回形针等铁物全部拆除，以免锈蚀案卷。18.0 档案保管工作的中心任务是维护档案的完整和安全。要做到：18.01 防火、防光。保管档案的器具要远离火源，附近要备有灭火设施，要避免阳光直射。18.02 防潮、防霉。要采取措施，控制好档案存放环境的温度和湿度，保持通风。18.03 防尘、防

19、虫。档案存放要相对密封，要防止和抑制档案害虫的繁殖和发育。19.0 保管以录音带、录像带为载体的档案还要注意防磁，只允许使用木制的柜子存放，且 物业公司制度汇编手册制度名称物业公司管理制度管理编号yl-wy（z）-s001制度类别总部 各级公司 部门管理部门物业公司管理类别制订 修订 废弃制订部门物业页 码第29页 共263页版本2008-7-1每半年倒放一次磁带。照片保管要防潮，要收集底片并附样照。20.0 对印有公司字头的发文用纸、标书纸、信笺纸的领用要严格登记管理，各部门对领用上述纸张要严加管理，防止其他人员利用公司上述纸张做有损公司利益的活动。20.01 对复印纸、打印纸、传真纸等普通用办公纸张的领用按公司相应办法执行。复印纸、打印纸的使用要坚持“一张纸两面用”的原则。20.02 印有公司文件的废纸应销毁处理。 物业公司制度汇编手册制度名称物业公司管理制度管理编号yl-wy（z）-s001制度类别总