档案管理制度

1、 档案管理制度题目档案管理制度编号x 共 页起草部门 起草人起草日期年 月 日审核人批准人批准日期执行日期变更记录变更原因及目的修订号批准日期执行日期分发各部门1、目的 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。2、适用范围 八旗系统下所有部门及岗位3、内容3.1 归档范围 公司的规划、计划与总结，会议记录，通知、决定等行政资料。统计、审计、会计档案等财务资料，人力资源资料，委托书、协议、合同、项目方案、设计作品，客户资料等具有参考价值和保存价值的文件资料。 3.2 管理部门 公司的档案管理由总经办档案室档案管理员负责。其他各部门指定专人兼任资料管理员。 3.3 档案管理

2、员的职责： 3.3.1公司档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。监督指导各部门资料员分类、装订。收集各部门资料并编号归档。 3.3.2 部门资料管理员负责本部门资料的管理，分类，装订，保管，及整理归档到公司档案室。 3.4 密级划分 公司档案分为绝密，机密，秘密三个级别，编号时用a,b,c表示。密级划分定位由部门负责人依据业务情况建议定级，总经办审核定级。重要资料由总经理定级。 3.5 资料的收集与整理 3.5.1公司的归档资料实行“半年度度归档”及“年度归档”制度，即：每年的七月和次年的一月为公司档案资料归档期。特殊资料随时收归档案室。 3.5.2在

3、档案资料归档期，由档案管理员分别向各部门收集应该归档的原始资料。各部门负责人应安排兼职资料管理员积极配合与支持。 3.5.3凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。 3.5.4 各部门专用的文件资料，按文件的密级确定是否归档。文件入档必须是原件。 4、 档案的借阅 4.1 总经理、总经办主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。 4.2 因工作需要，公司的其他人员需借阅非绝密级档案时，需办理借阅档案申请表，部门经理签字，总经办主任核批。绝密级档案的借阅必须由总经理批准。4.3 绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批借阅时间不得超过4小时。

4、4.4 档案借阅者必须做到： 4.4.1 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 4.4.2 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。5、 档案的保存期5.1 财务、审计、统计等经营资料按财务制度的档案管理规定。5.2 合同、协议、设计作品保留到业务完成，结算完毕后的10年5.3 人力资源资料保留到人员离职结算完毕后的10年。5.4公司经营综合情况，会议记录 ，通知，重大决定，资质荣誉等资料永久保存。6. 档案的销毁6.1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。6.2 档案到了销毁期时，由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交总经办主任审核，经总经理批准后执行。在销毁公司档案资料时，

5、必须由总经理或总经办公室主任指定专人监督销毁。6.3 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 7、档案分类编号规则7.1编号原则 以八旗系统全部档案为对象，依据管理职能、机密程度，档案内容及其形成特点，便于管理与利用原则。7.2编制档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列。7.3档案分类各级名称及其代数字一经确定，非特殊情况不得随意修改。7.4档案类目的设置7.4.1 8个一级类别：董事会（bqds）,战略规划类（bqzl）,行政类（bqxz）,人力资源类（bqrl）,财务类（bqcw），客服类（bqkf)，工程类（bqgc）,设计类（bqsj）,合同协议（bqht）.声相图片类（bqsx）,难以归于上述类的设置其他类（bqqt）.7.4.2 二级类别的设置，由各部门依据档案一级类别下的资料具体类别进行分类。如财务一级类别下可分为：凭证，报表，财务计划与总结，财务会议纪要。代号均为二级类别的声母。8 编号方法 8.1采用隶属编号方法，每一级类别之间用间隔号“。”隔开。8.2顺序号按大类流水号编号，流水号编制到999号