公司行文制度

1、公司行文制度 为规范公司的文件操作程序，加速文件流转，实现快速高效的工作节奏，最大可能地发挥文件现实效用，特制定如下制度：第一条 打上报文件的原则1. 以提高工作效率，减少上报文件的“水份”为原则。可报可不报的内容，尽量不报。必须上报的内容，一定要报。杜绝“该报的不报，不该报的乱报”的现象。2. 部门之间通过协商可以解决的事宜或者本部门领导自己职责范围内可以解决的事宜，一般可不需打上报文件。3. 公司内部在权限范围内能处理和确认的，只需呈报公司总经理即可。公司总经理无法确认的或超出审核权限范围的，报上一级主管领导审批第二条 文件的审批权限及审批程序1. 涉及5千元以内的各类文件和单据由公司总经

2、理最终审批，超过5千元的文件和单据均由上一级主管领导审批2. 各部门对外发文或提交相关报告，必须经公司行政人事部登记后，呈公司相关分管审核并批示具体意见，再由公司总经理审核批准方可对外发文。3. 公司内部行文须经部门负责人审核并批示具体意见后，交由公司分管副总审核后，再经公司总经理审核批准。4. 公司各级领导因出差、重要会议等工作繁忙等原因而造成不能及时会签文件或审批文件的，应设立临时会签或审批人。以防止文件流转中断，影响工作。5. 上报文件的部门主管、会签文件的部门主管在签约文件时，须做到言简意赅、言之有物，不能偏离主题或不得要领。 第三条 文件流转的时间规定1. 凡是需要部门间会签的文件，

3、文件流转到每个部门耽搁的时间一般不能超过30分钟；急件不能超过15分钟。需要相关副总经理、总经理审批的文件，每个文件的耽搁时间一般不应超过1小时，急件不应超过半小时。2. 各部门文件审核人或文员须及时将文件的审批状况登记在公文流转记录本上，以正确反映文件在各部门的停留时间。对于进行采购内容筛选的文件，各部门耽搁的时间一般不能超过1个工作日。第四条 文件的报备工作公司所有对内对外的发文和收文，都必须到行政人事部进行登记、报备，以备查阅。对不按规定登记、报备所造成的后果将由未报部门负全部责任，并纳入考核范围。第五条 文件的跟踪1. 各部门必须设立文件收发登记簿，对所有往来文件的收发须统一登记、编号

4、，并记录文件内容的执行情况和有关说明等，确保本部门未执行完毕的文件处于跟踪状态。建立每日文件跟踪记录，做到文件跟踪有案可查，推动文件执行的进程。2. 各部门对每份文件在各部门的滞留时间需进行跟踪记录，对审核延时部门由其注明延时原因，报行政人事部文件专管员备案，并纳入部门考核范围。第六条 打印文件的格式与要求：1. 各类文件的拟制应按专用文件格式进行打印，如各类请示、报告等上报文件应打印在“内部上报文件”的专用格式内，采购类文件应打印在“采购申请单”上，若文件内容较多打不下时，可续纸打印。除了以上专用格式外，其它的文件格式一般应遵照如下原则：2. 文章上下页距不少于1.5cm，左右边页距不少于2

5、cm，连续页数的文章，应有连续的编号（如：第1页共3页），且页数上下、左右的边距应相等。3. 文件的标题根据实际版面情况可为二号或三号字，正文和落款为小四号或五号字，全文字体均为宋体。4. 文件要有抬头、有标题、有文号，末尾落款处有拟稿部门、拟稿时间。5. 公司内部行文，应根据不同内容运用不同的文种。常用的文种有“请示”“报告”“通知”等公文类型。事先用“请示”，事后用“报告”。请示须“一事一文”，报告可作汇总报告或专题报告。6. 各部门的公文拟写由部门主管负责文字把关、校对、分类登记和编号（编号方法见文件字号的编号方法），并负责对本部门行文规范的指导。第七条 加强文件管理，做好年终归档工作1

6、. 根据所需的文件材料的立卷框架确立平时归档类目，在按照文件类目的基础上，按文件的时间顺序不断添加日常工作中形成的文件，避免文件的散失和遗漏。2. 按档案立卷、归档的要求做好各类文书材料的年终归档工作，并列出移交目录交公司人事行政文件专管员。3. 对公司的各重大活动及有关重要项目，在完成之后即可立即将全套材料归档，以防日后材料的失散。并在公司人事行政文件专管员处备份。第八条 文书立卷、归档要求1、 为了使公司的文书资料完整、准确、系统、安全，便于利用，各部门必须做好文件材料的平时归卷与年终的归档工作。平时归卷工作，有利于加强对文件的日常管理，防止散堆积，方便文书的处理工作，并为年终整理、归档打

7、下基础。平时归卷的具体要求如下：2、平时归卷范围：3、平时归卷，即对日常工作中形成的文件材料进行收集、整理并分门别类地归卷（用文件对各类别的文件进行有序排列），随时收集随时登记。收集的文件必须能够完整、正确地反映客观事实。立卷的类目主要有：1) 对内行文2) 对外发文3) 收文4) 通知5) 会议记录6) 合同、协议7) 内部制度、规定8) 各重大事件、重要活动的专题材料9) 反映本部门工作中重大或主要成就的记录材料或相关资料。10) 反映集团、公司各类重大事件和活动的照片、录音、录像及有关文字材料。11) 各类公司发展的大事记录。12) 对公司发展起重要影响的往来传真各类数据的年度报表。第九条 各类文案、档案查(借)阅制度各类文案和档案是公司在日常事务中形成的，具有凭证、查考作用的，已处理完毕的，需要保存的各种载体的材料。为了更好地提供档案利用服务，保守档案的秘密，特制定本制度：1. 凡需查(借) 阅各类文案和档案者在本部门主管的同意下只能局限在本部门归档的材料范围内进行查(借)阅。2. 跨部门查(借)阅档案者，需填写档案查(借)阅申请单，由公司总经理签字后方可查(借)阅。3. 各类文案和档案在查(借)阅时，都应进行登记，注明归还日期。4. 在查(借)阅过程中，如需复印的，须填写档案复印申请单。5. 各类文案和档案查(借)