百货商场基础代码申请操作流程.doc

1、1. 系统处理流程：基础代码申请操作流程商品课电脑课查询系统中是否已经存在备注1.原则上，不允许随便增加相关编码，同时已经建立的代码不允许删除；开始填写手工相关表格并报经理审批此编码，确定不存在，则新增相应代码2.对于品牌、类别代码存在多个部门同时经营的情况，录入中心需要确定专人来录入；返回填入相应编码或打印的表格结束录入人员将生成的编码填入相应的表格中3. 对于部门代码，一经建立不能删除。4. 供应商信息变更：a) 供应商因业务等原因需要对其基本信息（包括名称、税号等）（供应商编码不能变更）进行变更，须由供应商提出正式书面申请及相关变更证照，经商场签字同意；b) 商场根据供应商申请，填写供应

2、商名称变更申请表一式四份，交业务部签字，业务部签字以后一份自留，一份交商场，一份交录入中心，一份交财务；c) 录入中心变更供应商信息；d) 系统将自动记录合同变更的前后信息。说明：计 算 机 操 作手工单据处理多单据审核、判断人工处理过程2. 系统处理流程：供应商准入与合同签订流程商品课业务部开始N填写手工“供应商合同签约审批表” ，连同 初审有关证照签订合同填写手工相关表格N( 注意：统一规范文本 )审核Y文本合同分发准备合同商品明细和订货结束说明：计算机操作电脑课采购委员会财务课备注1.在系统中， 必须先有供不合格返回修应商编码信息， 然后才改、补充资料或能与供应商签订合同，做重新考察最后

3、新增商品编码信N息；Y审批2.中相关表有 “供应商信息建档”、“供应商证书管理”、“合同信息建档”其中合同信息建档Y包含合同附件录入 ,涉录入新供应商信及合同费用的信息全息、供应商证书信部在合同附件中录入；Y息，自定义或生成3.业务部审核，用印以统一的供应商编码后，把“供应商信息建档”、“合同信息建档”一并交录入中心准备录入并复核新供应录入。商主合同信息，生成统一的合同号建立供应商往来账户打印供应商基本信息一式两份结束手工单据处理多单据审核、判断人工处理过程23. 系统处理流程：新品引进流程商品课电脑课开始备注1、 没有签订合同的供应商的商品，商品进销存业务的开展不能进行。业务课、柜组分别填写

4、手工商品信息建档单确定商品所在的柜组关系, 确定供应商和合同柜组确认，并填写标签在系统中录入新专 柜核商品信息生成7对扣点位商品编码打印机制信息，柜组确认，并填写标签建立商品档案和供应商、柜组关系结束2、 商场（买手）凭供应商的正式合同与供应商共同确立供货明细（品牌、品名、规格、型号、货号、产地、制造商、税率、建议零售价、进价、最高进价、保质期）合同，填写新商品基本信息表，并签字。3、 录入新商品基本信息，生成统一的商品编码。4、 对于专柜商品：管理库存的：根据供应商的申报的商品建商品信息，相应的生成不同的商品代码；不管理库存的商品：一个专柜对应一个商品编码。说明：计算机操作手工单据处理多单据

5、审核、判断人工处理过程34. 系统处理流程：商品验收入库业务流程供应商开始供应商根据送货单送货至商场业务。机制“验收入库单”供应商结算商品课柜组根据厂家的送货单，填写手工商品 “验收入库单”柜组根据打印的“商品入库单”核对无误后，验货、收货。机制“验收入库单”柜组核算手工商品验收入库单和厂家的送货单交商场业务电脑课专柜管数量，财务不记帐自营管金额，财务记帐根据手工“验收入库单”，录入系统核对无误后打印机制“验收入库单”商场验收入库后， 并复“验收入库单”财务课签字的手工“验收入库单”和机制“验收入库单”交财务记账财务在电脑上登帐结束备注1. 如供应商不能拿到机制 “验收入库单”，则商场业务要代

6、为供应商保管， 以便供应商结算时到商场业务处取单后再到财务结算。2. 柜组验收入库以后， 自留存商场应留的单据外， 其余单据全部返回录入中心。3. 如果厂家送货单上有新品， 新品也要填写在商品 “验收入库单”上，商品编码空着。 同时，商场柜组还要填写手工 新品建档单；录入中心录入新商品信息后，返回新商品编码，柜组再把生成的新的商品编码再填写在商品“验收入库单”上，最后交录入中心录入。4. 对于专柜商品：不管库存的商品无需入库；管库存商品按照商品验收入库流程进行。说明：计 算 机 操 作手工单据处理多单据审核、判断人工处理过程45. 系统处理流程：商品退供应商业务流程供应商商品课开始电脑课专柜管

7、数量，财务不记帐自营管金额，财务记帐财务课备注1.单据流转规定： 一联手工商品“退入库单” 和一联签字的机制“退入库单”交财务；一联手工商品 “退入库单” 和厂家根据协商结果，准备接收退回商品确定需退厂商品柜组、专柜填写手工商品“退入库单”柜组根据打印的“商品入库单”核对无误后，验货、收货。录入“退入库单打印“退入库单”的退货单交商场业务。2.厂家双方在机制“退入库单”上签字。3.柜组商品退厂以后， 自留存商场应留的单据外， 其余单据全部返回录入中心。签字的手工“退入库单”和机制“退入库单”交财务记账机制“退入库单” ”机制“退入库单”供应商结算柜组核算手工商品 “退入库单”和厂家的送货单交商

8、场业务商场退货后， 并复核“退入库单”财务在电脑上登帐结束说明：计算机操作手工单据处理多单据审核、判断人工处理过程56. 系统处理流程：自营商品调拨业务流程凋出柜组开始填写手工“调拨单“，通知柜组停止销售要调拨的商品分管领导签字确认理货，单据随货送到调入柜组审批自留手工和机制“调拨单”调出柜组核算电脑课凋入柜组开始检查与凋入供应商是否有合同合 同 管 理 员填写文本，经理录入信息签字，交采购部录入并复核机制“调拨单打印机制“调拨单”确认“调拨单”，收货自留手工和机制“调拨单”调入柜组财务课备注1. 录入中心打印出的机制调拨单先一并交调出柜组， 然后由调入、调出柜组双方签字， 最后一联送财务留底

9、作帐。2. 严格按机制“调拨单”收货，并自立留调出方一联。3. 柜组调拨完成以后， 自留存商场应留的单据外， 其余单据全结束部返回录入中心。建立供应商往来帐户自留手工和机制调拨单 财务记账财务登帐结束说明：计 算 机 操 作手工单据处理多单据审核、判断人工处理过程67. 系统处理流程：盘点业务流程商品课电脑课开始决定盘点时间、按照部门、柜组方式并通知各相打印空白盘点表关部门录入仓库、柜组上交的盘点单进行盘点汇总，生成“差异表”进行盘点最后一次汇总根据确认的盘点差，输入“商品盘点损溢单”商品柜组理货、领取空白盘点表；准备盘点仓库、柜组进行实盘，并填制盘点表课长签字最后确认差异情况财务课检查所有单

10、据是否已登帐并作登帐处理结束打印本期盘 点损益报告表，并登帐“盘点损溢单”备注1. 商品课负责确定当月的盘点时间、方式（全盘或抽盘） 、并通知各相关部门；2. 每月盘点前 2 天财务课将所有单据进行登帐，盘点当天不得登帐；3. 月末当晚商场柜组进行实物盘点，填制“盘点表” ，要求填写商品编码、盘点数量、盘点人、监盘人必须签字；4. 电脑课在系统日结以后进行“商品数量盘点” ；5. 盘点后的第一天白天，商场柜组在各自工作站上或由信息中心统一录入自己的柜台实盘数（已录入的盘点单要求有录入人签名，以备后查），并形成盘点差错表；6. 商品盘点复查，特别是针对有较大差异的商品进行复盘，并由负责人签字确认

11、盘点差错表，信息中心根据盘点差错表录入系统生成商品损溢单；7. 财务课对损溢单进行登帐，并打印本盘点“损溢报告表”。说明：计算机操作手工单据处理多单据审核、判断人工处理过程78. 系统处理流程：商品损溢业务流程商品课电脑课开始填写手工商品损溢不合格返回修单改或重新考察主管审核N供应商财务课备注1.所作损溢商品由供应商全部承担商品损失， 则做商品退入库单处理；2.所做损溢商品是有残值的， 如果供应商要承担损失的商品残值，而残值以外的价值由商场销售处理， 则做应付款调整处理；3.对于已经没有价值的商品， 供应商补承担损失的， 损溢由商Y“损溢单 ”柜组退货凭据录入“商品损溢单”场承担的，则做商品“

12、损溢单”处理，其流程如右图所示。“损溢单 ”供应商结算“损溢单 ”财务记帐财务记帐“损溢单”结 束说明：计算机操作手工单据处理多单据审核、判断人工处理过程89. 系统处理流程：核算业务流程财务课开始根据柜组“传票”制收银差异？N日关帐（以柜组日结为单位）作柜组收银台帐Y制作“收银员调整单”进行“供应商应付款调形成财务月报表月关帐整”，制作“应付调整单”月末进行“供应商扣率调整” ，制作“抽成异动率调整单”结束说明：计 算 机 操 作手工单据处理多单据审核、判断备注1.每日财务在日关帐前对收银存在差异的数据进行调整，日关帐后则不允许再作任何调整。2.月末在进行结算之前， 对当月应付款和扣率有差异

13、的日供应商进行调整， 调整完毕核后进行月关帐， 关帐后不允算许再进行任何帐务调整。人工处理过程910. 系统处理流程：经销结算流程预付款结算供应商商品课财务课备注不合格返回修开始改或重新考察NN填写“预付款Y审批？内部审核？申请单”Y供应商收到货凭预付款向供应款，送货商购货商品验收入库，结合供应商的发制作“入库单”票，核销预付款结束说明：计 算 机 操 作手工单据处理多单据审核、判断人工处理过程1011. 系统处理流程：经销结算流程正常结算供应商商品课财务课备注开始不合格返回N供应商送货商品验收入库， 生成审核？“经销结算申请单”供应商提供Y“发票”与供应商结算结束说明：计 算 机 操 作手工

14、单据处理多单据审核、判断人工处理过程1112. 系统处理流程：代、联、租结算流程商品课开始N不合格返回审核？Y核对发票？Y审批？付款结束说明：计 算 机 操 作手工单据处理多单据财务课月关帐生成供应商“付款申请单”N录入供应商“暂扣款”扣除“暂扣款”审核、判断备注 ：供应商的考核不理想， 公司资金需要一段时间周转，故暂扣供应商的部分结算款；：供应商的考核理想， 公司资金周转良好，全额付款；人工处理过程1213. 系统处理流程：促销业务流程事前分担企划课商品课财务课电脑课不合格返回修改或重新洽谈开始N制定促销方案 与供应商协审批商促销事宜 录入商品优惠方式，Y 设定供应商优惠分担和企划部共同组织

15、商品促销促销商品 在前 根据供应商销售报表台销售自动调整供应商的结算核对，确认结束备注1. 与供应商协商的促销事宜包括：商品的促销价格、折扣、分担方式和对应比率等内容；2. 商品优惠方式：卡打折，时段促销，限量促销，数量促销等方式；3. 供应商优惠分担：自营：进价分担或售价分担；专柜商品：联营商品进行 “降扣”处理。4. 产生供应商优惠分担报表。说明：计 算 机 操 作手工单据处理多单据审核、判断人工处理过程1314. 系统处理流程：促销业务流程事后分担企划课开始制定促销方案商品课不合格返回修改或重新洽谈 与供应商协商促销事宜和企划部共同组织商品促销促销商品在前台销售财务课电脑课备注1. 与供应商协商的促销事宜时由于其他原因不能在促销N前对优惠进行分摊，必须通过销售后， 由财务手工调整。审批2. 商品优惠方式：卡打折，时段促销，限量促销，数量Y 录入商品优惠方式促销等方式；3. 自营商品的供应商优惠分摊调整通过供应商应付款调整单进行；4. 联营商品优惠分摊调整通过供应商应付款调整单、商品抽成异动单进行。产生供应商销售报表 自营商品优 联营商品优惠分摊调整惠分摊调整结束说明：计 算 机 操 作手工单据处理多单据审核、判断人工处理过程1415. 系统处理流程：柜组开营业小票流程柜组开始填写手工 “购物凭证”，交给顾客凭机制收银小票发货并给顾客发票结束顾