学校档案工作创新认识

1、学校档案工作创新认识 【摘要】档案工作是学校资政、育人的一项基础工作，是学校建设和发展的重要组成部分。文章分析学校档案工作存在的问题和原因、提出创新学校档案工作的4条措施。 【关键词】档案工作;学校;创新;思考 档案工作是学校资政、育人的一项基础工作，是学校建设和发展的重要组成部分。 多年来，完整、准确、真实的档案资料能够反映学校管理的全过程，作为检查、评估等各项重要工作的依据，发挥了极其重要的作用。 但这并不代表每个学校都重视开展档案工作，事实上，档案工作在一些学校得不到应有的重视，开展学校档案工作有一定的难度，这是一个值得关注和思考的问题。 一、问题 （一）“硬件”投入不足。随着我国国民经

2、济的快速发展，国家对教育的投入有了大幅度地提高，学校的办学条件也有了明显改善，但是学校对档案室建设的“硬件”投入相对滞后。 少数学校档案库房简陋，“八防”设施不能到位，库房、办公、阅览也未能实现三分开，现有档案设施、设备陈旧老化。 （二）“软件”建设滞后。大多数学校的档案收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作等仍然延续着传统的手工操作，效率低下，效果不显。 档案服务工作仍然停留在档案的借与还上，很少从事有“知识含量”的档案信息的开发利用，对档案的内涵挖掘和加工远远不够。 档案服务的能力与教职员工对档案工作的要求明显不相适应。学校档案信息化建设的滞后也带来管理效能的低下。 （三）档案

3、人员整体素质不高。许多学校的档案工作人员缺乏专业知识，大多为兼职，且还身兼数职，由于工作繁忙，造成他们业务钻研不够、不深。他们中不少人思想观念陈旧，创新意识不强，工作的积极性不高。 二、原因分析 （一）学校对档案和档案工作的认识与定位不高。学校档案是学校历史、教学研究、教学改革、学生学习等活动过程和结果的记录，是学校教职员工劳动和智慧的结晶，是学校教学工作方针、政策、方法、效果的真实记录，学校档案反映着学校的管理、办学水平，是学校综合能力的体现。 档案工作在学校工作中具有重要的作用，学校应该对学校档案工作树立正确的定位和地位。 但是目前很多学校对学校档案工作认识不足，档案管理制度不够健全，管理

4、方式跟不上学校整体发展的潮流。 应该明确，提高地位的目的，不是为了待遇，为了声誉，而是为了更好地开展工作，取得更好的业绩。地位的提高又只能依靠实际工作中的作为、业绩，所谓“作为决定地位”。我们要一改传统的档案工作人员“按时上下班，待遇一般般;从来不出差，寂寞人一枚”的形象，努力让档案和档案工作“活”起来。 （二）学校对档案工作的投入偏低。受学校资金的限制，为档案室专门配备的扫描仪、电脑、打印机等设备未能配足配齐;对日益增长的档案资源，在保管条件、整理编目与开发利用等工作经费投入上严重不足。 应该加强对学校档案信息化建设的投入，切实“把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，

5、确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。” （三）学校档案人员创新能力不够。学校对人才资源是第一资源的思想认识不足，特别是对档案人员有“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向;没有针对档案专业人员成长和工作特点，来营造一种尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境;档案人员自身也不善于学习，对新形势下特别是信息时代档案人员职业形象重塑和创新能力提升没有紧迫感，造成融合专业理论和信息技术来解决实际问题的能力越来越困难。 三、几点思考 （一）更新观念是学校档案工作创新的重要前提。要开拓学校档案工作的新局面，必须解放思想，求真务实，与时俱进。学校领导要坚定树立档案是宝贵文化财富和重要知

6、识资源的理念。 在此基础上，首先，学校领导应该充分重视档案工作的重要性，要把档案工作当成一项学校建设和发展的基础性工作来落实。 其次，档案工作者要摆正位置，调整思路，变被动为主动，从多种途径争取校领导对档案工作的关心支持。 再次，档案工作者要加强宣传，使每一位教职员工树立起强烈的“我为学校创业绩、学校为我留痕迹”的档案意识。要充分运用积累的工作经验、档案利用的典型事例进行宣传，并运用多种形式和多种媒体开展档案宣传工作。 （二）改革档案管理模式是新时期创新学校档案工作的基本要求。学校档案管理模式应从传统手工型向现代智能型转变。随着计算机档案软件的出现，大大缩短了档案归档时间，使过去找一份文件，少

7、则几分钟，多则几个小时，缩短为点击鼠标，输入一、两个关键词，几十秒钟甚至更少时间内就可把所需的有关文件找出，从根本上消除了找文件难的问题，为利用者提供了更为直接、便捷、高效的档案服务。因此，今后一个时期，学校档案工作重点应当放在信息化建设上，力争在短期内建立档案目录与全文数据库，改变原来的一个人、一间房、一堆检索工具的传统管档用档模式，努力实现档案检索与利用现代化。 （三）深化服务内容是学校档案工作创新的根本目的。学校档案服务要变传统服务为知识服务，助力学校科技创新。 学校档案人员可以紧紧围绕学校和教育的改革与建设需要，开展档案资料研究，出论文、出专著;可以围绕学校中心工作和中短期规划，进行档

8、案资料深度挖掘，借助于网络等传播手段，为学校和社会提供基础性、综合性、系统性的信息服务;还可以结合学校和社会的重大庆祝、纪念活动，举办各种各样的专题展览等。力求将原有的存量档案转化为有科技含量的知识信息，变“死档案”为“活资料”。 （四）加大档案经费投入是学校档案工作创新的财力保证。学校要加大对档案工作的资金投入，为档案工作的可持续发展创造良好条件。要“严格按照有关规范和标准加快改造或新建、扩建档案库房，进一步提高档案库房的安全防灾标准，采用先进的安全保密技术、设备和材料，改善档案保管保密条件，确保档案安全保密。” 要在档案的收集征集、安全管理、开发利用等方面给予经费保障，按现有馆藏每卷2元标准列入年度预算，并随着档案保管要求的提升以及服务方式的改进而相应增加;每年要安排一定的专项资金用于加强学校档案工作，重点用于档案的信息化建设、重要档案征集、珍档保护等工作;按要求配备档案工作的专门库房和必备设施，购置标准、统一的档案装具等。 （五）提高档案人员素质是学校档案工作创新的人才保障。“校以才立、业以才兴”。学校要落实培养好档案工作人员，关心、支持他们做好本职工作，并保证档案人员的相对稳定;要加强综合知识学习和业务技能培训，优化档案人员队伍的知识结构、专业技能，专（兼）职档案人员要持证上岗;学校档案部门要确实履行档案管理指导职能结合机关作风建设，通过落实培训、服务