如何更好地开发利用档案资源为电力企业发展服务

1、如何更好地开发利用档案资源为电力企业发展服务 （大唐彬长发电有限责任公司，陕西 咸阳 713602） 【摘 要】在新的形势下做好档案的开发利用工作，不仅是社会发展和经济建设的需要，也是电力企业加强自身经营管理、创造经济效益的重要手段。文章中笔者就如何更好地开发利用档案资源为电力企业的发展服务提出了自己的见解，具有一定的参考价值。 【关键词】档案资源；电力企业发展；服务 电力作为国民经济的基础设施行业，在服务国家经济发展、服务百姓民生等方面有着特殊的地位。随着科技的进步和智能电网的发展，电力档案包含的信息容量也越来越丰富庞大，电力档案巨大的利用价值也越来越被社会认识和发现。如何更好地利用这一庞大

2、的资源，使其为电力企业的科学决策、生产经营和科学研究提供及时、准确、全面的服务，已成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。 一、做好开发利用档案信息资源的基础工作 （一）加强档案的收集工作，不断丰富库藏 开发利用档案信息资源，拥有档案是基础。最大限量的收集是最大利用的前提和保证，只有做好档案收集工作，档案信息资源的开发利用工作才有可能做得更好。因此档案收集工作是档案信息资源开发利用的基础，是首要工作。档案部门要及时、准确、客观地收集档案资源，大力丰富库藏。我们要做到平时立卷、及时收集；更新观念、主动收集；掌握信息、跟踪收集。除了要将电力企业所属各部门的档案及时收进档案室，还要重点收集关系到电力企业

3、生存、发展的生产、经营、技术改造更新等活动的档案材料。库藏档案除了要有文书档案，还应有科技档案、会计档案、声像档案等。除了纸质档案外，还应有照片档案、实物档案等。 （二）编制科学实用的检索工具 检索工具是从浩瀚的档案中迅速提取档案的有效手段。编制档案检索工具，是开发利用档案信息资源的基础工作，要十分重视这项工作。档案检索工具首先应具备四大功能：一是提供查找线索功能；二是揭示档案内容功能；三是对档案进行科学管理；四是进行信息交流功能。因此编制档案检索工具应本着实用、方便、迅速、准确的原则。采用微机管理及使用电子计算机检索等现代化服务手段，不断完善检索工具，优化检索手段，提高服务效率。 （三）加强

4、档案编研工作是开发利用档案信息资源的重要途径 档案编研工作是根据企业需要，对档案文献内容进行研究汇编，为利用者提供档案信息服务的工作。电力企业档案编研工作作为档案管理的一项基础性工作和主动提供利用的方式之一，不仅是一项专业性与知识性较强的工作，而且也是开发与利用档案资源为电力企业发展服务的重要手段。 因为对编研工作缺乏正确认识，有些档案室在编研工作中存在重数量、轻质量的倾向，导致编研成果存在数量多、精品少，编出的成果往往缺乏实用价值，有些单位档案室至今仍停留在文件汇编、大事记、组织沿革、会议简介等基础性材料的编写上，编研工作处于“初级阶段”，研究工作还是一片空白。要搞好档案编研工作，首先要加强

5、编研人员的业务培训，建立适应编研工作的知识结构，造就胜任编研工作的专门人才；其次要树立超前服务意识和主动参与意识。档案编研工作应以现场生产需求为己任，在充分调查研究的基础上选定课题，树立超前服务意识；最后要加强编研成果深度，注重编研质量。始终把编研成果质量放在首位，只有编出高质量、深层次的编研成果才能为企业产生应有的效益。 （四）认真做好查、借阅档案的登记工作并建立档案跟踪联系制度 在查、借阅档案时，一定要认真负责，登记清楚，这样便于提供实际利用效益的线索，确定是否有必要进行跟踪调查等。另外，要求查、借阅者填写档案信息反馈表，以便在最短时间内得到档案利用的反馈情况。档案在查、借阅时，一般不会产

6、生效益。因此，为了及时获取档案利用信息，可以建立用户跟踪联系制度。许多用户在不同的岗位上都担负着一定的工作和任务，有时没有时间来编报利用实例，档案人员应主动上门服务，把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益搞清楚，便于编研。 二、档案人员要转变观念，围绕企业的创效服务 企业档案来源于企业，又服务于企业，档案利用的根本目的就是为企业创造经济效益。企业档案作为企业各项历史活动的原始记录，蕴藏着难以估量的价值。给大家举个例子，笔者所在的电厂1号机组凝结水泵的运行工况原来为工频工作，经过专工在档案室查阅变频技术资料以及凝结水泵的相关参数资料，通过技术资料比对和变频改造成本的核算，发现变频比工频每年节

7、约厂用电约300多万千瓦时，随后向单位提出凝结水泵变频改造项目，单位安排考察论证后通过审核，于2011年1号机组小修期间进行了变频改造，改造后取得了良好的经济效益。改造前每天的耗电量约为130560千瓦时，改造后每天的耗电量约为119040千瓦时，平均每天节电约为11520千瓦时，如果单台机组600mw时每年按300天运行计算，那么每年节约电量约为3456000千瓦时，按每度电0.5元计算，约折合人民币1728000元。 要想充分地挖掘和发挥出这些潜在的档案信息价值，档案人员除了要熟悉所收藏的档案内容外，还要与单位生产部门的业务工作相结合，紧紧围绕生产实践的中心任务，积极、主动、超前、有针对性

8、地为其提供服务。另外在开展档案利用工作中，档案人员要加强与生产技术人员的沟通联系，增强档案利用的准确性、有效性和及时性。 三、提高档案人员素质，走出去、引进来，大力加强开发利用档案信息资源能力 要实现有效地开发利用档案信息资源，必须大力加强对档案工作者的培训，提高档案人员的业务素质和知识水平，增强事业心和责任心，走出去、引进来，尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能，熟悉现代化技术在档案上的运用，培养一支适应信息时代要求的档案队伍。 作为电力企业档案工作者，也要不断强化自身的素质，及时完善知识结构，加强现代化知识的学习，不仅要具备一定的科学文化素质、相当的档案专业知识和技能，还要懂得电力企业相关专业技术知识和计算机等现代化管理技能。档案人员要走出去，多到兄弟单位和先进省、市的档案馆（局）调研学习，挖掘先进的档案管理经验，并把它们引进来，及时应用到本单位的档案管