【doc】电力工程建设总承包项目档案管理的探讨与实践

1、电力工程建设总承包项目档案管理的探讨与实践电力工程建设总承包项目档案管理的探讨与实践电力工程建设总承包项目档案管理的探讨与实践井(山东电力工程咨询院,健山东济南250013)摘要:工程项目建设总承包,是我国建设领域近年来快速发展的一种建设管理模式,对于实行总承包方式建设的电力工程项目,参建各方如何进行档案管理,目前国家,行业还没有明确地的制度,规定和办法.本文结合开展电力工程总承包建设的实践,对总承包方如何进行档案管理进行了分析,探讨,提出了电力工程建设总承包档案管理的思路和具体管理办法.关键词:电力;工程建设;总承包;档案管理中图分类号:g275文献标识码:b文章编号:16719913(20

2、05)040076-05discussionandpracticeonarchivesmanagementgeneralofpowerelectricconstructioncontractprojectyejian(shandongelectricpowerengineeringconsultinginstitute,jinan250013,china)abstract:thegeneralcontractofprojectconstructionisoneofconstructionmanagementmodewithrapiddevelopmentinthefieldofchinesec

3、onstruction.atpresentthereisnospecificrules,regulationsandwaystocarryoutarchivesmanagementforthepowerelectricprojectbasedonthegeneralcontract.thispaperanalyzes,discussesandpracticesthewayhowtorealizearchivesmanagementtothegeneralcontractorandbringsforwardtheideaandidiographicmanagementmethodaboutthe

4、generalcontractarchivesmanagementofthepowerelectricproject.keywords:powerelectric;projectconstruction;generalcontract;archivesmanagement工程项目总承包,指建设单位仅提出工程项目的使用要求,而将勘察设计,设备选购,工程施工,材料供应,试车验收等全部工作委托一家承包公司来做的建设项目管理方式.在实际中,有单项工程项目的总承包和完整的工程项目总承包方式.如电力工程项目建设,有勘察设计(一e阶段),施工(包括设备材料选购)(一p阶段),调试(一c阶段)等阶段过程,若是

5、全过程的总承包,亦称之为*收稿日期:2005一作者简介:叶健(1963一),男,山东济南人,76电力勤设计299,5年月第4期epc总承包项目;若是其中某个阶段,某个单项工程的总承包,则属单项的总承包方式.l山东院总承包业务的发展1989年,山东院率先在同行业中开展工程总承包试点工作,1992年完成了220kv淄乙线的工程总承包,对开展总承包工作进行了初步的探索,1995年至2000年,我院陆续完成了电除尘改造,基础工程,灰场,消防等单项工程总承包.建设部于1999年下发了建设1999218号文关于推进大型工程设计单位创建国际型工程公司的指导意见,为勘测设计单位深化体制改革明确了方向.1999

6、年8月,我院与成武热电有限责任公司签订成武热电厂工程建设总承包合同.该项目于2002年5月竣工投产,是第一个完整的发电工程epc总承包项目,为开展epc工程总承包积累了经验.之后,先后承揽了甘肃酒钢热电(2125mw),陕西榆林热电(2140mw),甘肃嘉峪关宏晟电热二期(2300mw)等十多项发电工程;220kv德郭线工程,22okv东明输变电工程等送变电工程.总装机容量127.7万千瓦,已投产机组容量65.2万千瓦,总投资额近5o亿元,总承包业务得到快速发展.2工程总承包档案管理的探索与工程总承包业务的快速发展相比,在档案管理方面则存在巨大反差,为改进这一现状,山东院自2002年末起,开始

7、研究解决工程总承包档案管理的问题.2.1存在的问题对已竣工的和在建的总承包工程档案资料管理,根据建设单位反映的问题意见,结合档案管理的要求,进行了综合分析,存在的主要问题有:(1)工程总承包档案管理基本是个空白,没有专责档案管理人员,没有建立正常的档案资料管理工作流程.(2)缺少工程总承包档案管理的制度与办法,国家主管部门,行业都没有关于总承包档案管理的有关制度,规定和办法.(3)积压了自山东院开展工程总承包以来至2002年多个工程的文件材料未整理.(4)已完成的总承包工程形成的资料,由于当时没有统一的制度与办法,文件材料的系统性,完整性,规范性,准确性存在严重问题.(5)缺少工程总承包档案管

8、理方面的业务管理平台.(6)建设单位对移交的工程资料不满意,并有因此而拒收资料,不付或少付工程款的情况.电力工程建设总承包项目档案管理的探讨与实践随着业务的发展,总承包工程档案管理严重滞后的问题日益突出,亟需对工程总承包档案管理工作进行探讨与实践.2.2确定工程总承包档案管理思路一是对总承包项目建设单位进行调研,二是对施工单位进行调研,三是对发电厂和供电公司等电力生产单位进行调研,四是到我院在建的总承包项目工地实地考察,与本院技术管理等有关人员进行讨论,五是对国家和行业发布的有关档案管理的标准,规定进行认真研究,分析.通过调研和对国家,行业标准,规定的学习研究,明确了管理的思路:作为总承包方,

9、其定位应该是临时建设单位,既要对所服务的建设单位负责,又要担负一定的建设单位责任;在档案资料的管理与移交上,最后形成的工程项目档案资料要系统,完整,规范,准确,要体现以顾客为关注焦点的理念,为建设单位提供方便,同时也要方便实际操作.第一,明确档案资料管理的范围.总承包项目建设档案管理,贯穿工程项目建设的全过程,按照国家基本建设项目档案资料管理的有关规定,要包括工程前期文件,设计基础材料,设计文件,工程管理文件,施工文件,竣工文件,生产技术准备试生产,工艺设备,涉外文件,工程财物和物资管理,科研项目,其他资料.第二,明确资料的来源.从资料来源的地点分,有在总部形成,有在项目部施工现场形成;从资料

10、来源的单位分,有总承包方的(包括总部各职能部门形成的不同类别的),各分包方的,设备提供商的,建设单位的,设计单位的,施工单位的,等等,对此也需要做出明确的规定.第三,作为总承包方,在工程项目建设完成后要向建设单位移交系统,完整的档案资料.第四,为建设单位着想,移交到建设单位手中的资料要尽可能方便建设单位管理.第五,总承包方要留有完整的工程档案资料.2.3制定管理程序.全面规范工程总承包档案管理2.3.1建立工程总承包相关档案管理文件体系工程总承包档案管理在资料的形成过程,电力勤设计2995年第期77电力工程建设总承包项目档案管理的探讨与实践资料的来源,资料的范围,涉及的相关方职责,组卷编目等方

11、面,与勘察设计档案管理相比都有很大的不同,但我们又是勘测设计单位开展工程总承包业务,勘察设计业务主要由本院来承担,还要结合电力勘测设计行业的档案管理.因此,我们在制定管理文件时,统筹考虑了工程总承包项目现场的档案资料管理,总部的总承包业务档案资料管理,总部的勘察设计业务档案资料管理三个方面,建立了我院总承包档案管理的文件体系见表1.表1山东院总承包档案管理的文件体系序号文件名称功能备注l工程总承包项目文件材料立卷归档办法工程总承包档案管理总部2电力勘测设计科技文件材料立卷归档办法勘测设计档案管理总部3工程竣工移交档案资料编制规定项目部档案管理项目部4文件资料编码规定项目部档案管理项目部5图纸资

12、料管理规定项目部档案管理项目部6信函管理规定项目部档案管理项目部工程总承包项目文件材料立卷归档办法,电力勘测设计科技文件材料立卷归档办法由档案管理部门负责制定,使用,其他规定由档案部门参与制定,项目部现场使用.2.3.2工程总承包项目文件材料立卷归档办法的制定与使用该办法于2003年4月底编写完成,为山东院工程总承包项目档案管理提供了规范,可操作的制度依据.2.3.2.1工程总承包档案管理的职责分工根据工程总承包特点,按照epc工程总承包机构设置和分工,确定了总承包各职能部门以及项目部,分包商的职责:(1)根据国档发19884号基本建设项目档案资料管理暂行规定中的规定,工程项目实行总承包时,各

13、分包商负责收集,整理,编制分包范围内的档案资料,交总承包商汇总,整理,工程竣工时向工程建设单位整体移交.总承包商对工程竣工移交档案资料的完整性,准确性全面负责.(2)档案管理部门负责工程总承包项目科技文件材料的接收,整理,归档工作;对各归档部门文件材料的收集,整理,预立卷,归档工作进行监督指导.配合工程总承包各有关部门,项目部向建设单位移交档案资料.(3)项目经理负责组织工程项目建设过程中施工,安装,验收,调试,启动,试生产各阶段的科技文件材料归档,并对其完整性,准78电力勘测设计2rjrj5年b月第4别确性负责.(4)项目综合部是现场档案资料的归口管理部门,并具体实施工程竣工档案资料移交.(

14、5)质安部对现场档案管理情况进行监督检查,并负责安全文明施工竣工移交档案资料的收集与编制工作.(6)控制部,物资部,设计部,施工部/开车部等部门按照职责分工,负责总承包项目的勘测设计,施工,安装,调试,采购等各个过程文件材料的收集,立卷,归档,并对其完整性,准确性负责.2.3.2.2工程总承包档案立卷归档范围,保管期工程总承包项目文件材料保管单位,归档范围和保管期限,根据<国档发-19884号文基本建设项目档案资料管理暂行规定><能源部能源办1991231号文电力工业企业档案分类规则><gb/ts03282001建设工程文件归档整理规范>制定2.3.2.3工

15、程总承包档案分类及编号说明(1)档案的案卷编号由全宗号+目录代号+案卷分类号+案卷号组成,均采用阿拉伯数字标识,各类号之间用号表示.(2)目录代号由六位数组成,用以代表总承包,工程代号,工程期数.(3)案卷分类号由一,二,三,四级号组成,一级(大类)号为8-13,采用我国电力行业现行的电力工业企业档案分类规则(3)火电企业档案分类表(6-9大类),(4)供电企业档案分类表(69大类)当中的基本建设类8和设备类9为基础,与国家其他相关文件规定进行整合,并结合工程总承包的实际工作需要,对大类号进行扩展,形成813大类,每一大类细分为14级类目不等.89类,一级分类号使用89标识,二四级分类号各由o

16、9标识;1o13类,一,二级分类号分别使用两位数标识.(4)案卷号由二位数组成,使用o1至99标识.图示如下:圈匪圃压至区圃图l案卷号图示案卷号级分类号级分类号二线分类号一级分类号工程期数_代号总承包f_干旱代字宗号电力工程建设总承包项目档案管理的探讨与实践(5)对于既由本院总承包,同时也由本院进行设计的工程项目,其工程代号按勘察设计工程项目编号;勘测设计阶段范围的科技文件材料档案的分类及编号,执行电力勘测设计科技文件材料立卷归档办法,分别保管.2.3.2.4建立各种信息表为便于办法在实际工作中简便,快捷,高效应用,将编号,分类名称,归档文件,保管单位及期限,归档时间,归档责任部门,责任人等相

17、关信息整合在一张表中(见附表所示),将有关分类内容与编号以附录的形式集中在这一个办法中.3工程总承包档案管理的实践工程总承包项目档案立卷归档管理办法颁发使用后,显示了操行性强的特点,工作开展顺利.目前,我院已整编入库工程总承包原始档案6900卷,工程总承包项目档案资料管理已建立起正常,有序的工作流程.依据办法指导整理,移交资料工作,并对现场资料管理人员进行档案知识培训,受到项目部,建设单位及有关人员的欢迎和肯定.通过两年多的实际工作,建立了我院在工程总承包档案管理中的主要操作程序.表2发电工程总承包项目文件材料归档范围和保管期限保管期限序号分类号分类名称归档文件建设施工设计总包归档时间归档部门

18、,备注责任人单位单位单位单位8基本建设18o综合28oo工程前期文件38ooo项目建议书及批复永久长期永久48001可行性研究永久长期永久58002项目评估永久长期永久工作结束项目经理环境预测,后三个月(副经理)68oo3永久长期永久内归档项目负调查报告责人设计任务书,78oo4永久永久永久计划任务书8o1设计基础材料工程地质,水文地质,勘察设计,勘察报告,地质工作结束勘测部门18o1o图,勘察记录,化验,试永久永久永久后三个月项目负验报告,重要岩土样及内归档责人说明电力勘测设计995年第4期79电力工程建设总承包项目档案管理的探讨与实践(1)工程开工前及初期,档案人员要及早介入,对项目现场有

19、关方的资料人员进行,培训,主要内容是工程总承包项目档案立卷归档管理办法,工程竣工移交档案资料编制规定等档案管理文件,统一归档标准.帮助项目部编制竣工资料移交程序等文件.对移交内容,份数,时间,分类以及单位工程数量,编号统一做出规定,使项目部有据可依.如,要求土建工程完成后一个半月内即归档,而不是等整个工程完成再归档,这样就有效的避免施工完成后资料移交不完整的现象.帮助项目部建立起各类管理文件,收发文簿,指导现场资料员如何排放资料,借阅,如何处理修改通知单等基础工作,从一开始就细化分类,在计算机内建帐,对应好装具编号,便于日后查询,打印目录组卷.(2)跟踪施工情况,档案专业人员经常去现场与建设单

20、位,施工单位资料员沟通,各项目部资料员在施工过程中至少一个月去施工单位一次,要求各施工队伍以单位工程为单位组成文件包,按照我们文件中的分类要求排放,资料收集到一定的厚度后随时组卷.(3)定期对现场资料进行检查,对整理已完成工程资料时发现的常见问题,及时反馈给各项目部,避免出现重复错误.(4)项目现场形成的声象档案要随时整理,注明六要素,按各类专题组成卷册,如:安全,质量,领导视察,土建,锅炉安装,汽机安装等,一般相同内容最多不超过四张,说明文字不超过200字.(5)档案管理人员随时解答各项目部提出的问题及要求,协助各项目部配备档案装具等.(6)工程临近尾声时,档案人员去现场帮助项目部协调各方关系,检查移交的资料是否准确完整,帮助项目部准备向建设单位移交.(7)及时催归有关档案资料的归档.如工程合同,在合同贴完印花税后及时归档正本(补充协议,变更尽量跟着原合同),副本待工80电力勤测设计25年刍月