广播电视大学公文处理办法

1、广播电视大学公文处理办法为加强学校公文处理工作的规范化管理，提高公文处理工 作的效率和公文质量，制定本办法。一、学校公文种类学校公文是学校行使法定职权、处理日常事务时使用的一 种文体，主要有以下几种类型：（一）决定用于对重要工作或者重大行动做出地决策安排，奖惩有关 单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二）通知用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属机构的公 文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事 项，任免人员。（三）通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（四）报告用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。（五）请示用于向上级请求指示、批准。（六）

2、批复用于答复下级的请示事项。（七）意见用于对重要工作或问题提出认识和处理办法。（八）函用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求 批准和答复审批事项。（九）会议纪要用于记载、传达会议重要情况和议定事项。二、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机构标 识、发文字号、签发人、标题、主送机构、正文、附件说明、 成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机构、印发机构 和印发日期等部分组成 （见附件1、附件2、附件3、附件4）。（一）学校公文格式1 .发文机构标识 发文机构标识由发文机构全称或规范化简称加“文件”二字 组成，用大字套红居中印在公文首页上端。某些特定的公文， 发文机

3、构标识可以不加“文件” 二字，只标发文机构全称或规范 化简称。联合行文，主办机构名称排列在前，“文件”二字置于所有 发文机构名称右侧上下居中位置，并保证公文首页有正文内 容；也可使用主办机构一家的发文机构标识。2. 发文字号 发文字号由发文机构代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机构标识下空 2 行处， 用 3 号仿宋体字标注并居中排 布。“会议纪要”编号置于“会议纪要”标识之下、红色反线之上正 中间。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角 括号“”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001 ），不加“第” 字。联合行文一般只标明主办机构发文字号。3. 签发人 上行文应当在公文首

4、页发文字号右侧注明签发人姓名。签发人必须是发文机构的主要负责人；主要负责人不在时，可由 指定的负责人签发。联合上报的公文需注明联合上报各机构签 发人姓名。“签发人”用3 号仿宋体字， “签发人”后标全角冒号，冒号后 用 3 号楷体字标识签发人姓名。4. 标题 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公 文种类，一般应当标明发文机构。公文标题中除法律、法规、 规章名称加书名号外，一般不用标点符号。使用规范公文版头 的公文，标题中发文机构名称也可以省略。公文标题一般标识在红色反线下空 2 行处，用 2 号小标宋 体字居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰 当。5. 主送机构 主送

5、机构指公文的主要受理机构，应当使用全称或者规范 化简称、统称。如果主送机构较多，则应按其性质、级别和有 关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机构之间用顿号， 不同性质或不同级别的机构之间用逗号。主送机构一般在标题下空 1 行、左侧顶格用 3 号仿宋体字 标识，回行时仍顶格，最后一个主送机构名称后标全角冒号。6. 正文 正文是公文的主体部分。正文应置于主送机构下一行，用3 号仿宋体字，每自然段左空 2 字，回行顶格；数字、年份不 能回行。7. 附件公文如有附件， 应在正文下空一行左空 2 字的位置用 3 号 仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使 用阿拉伯数码（如“附件： 1

6、.XXXXX ”）；附件名称后不加标点 符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶 格标“附件”，有序号标识序号；附件的序号和名称前后标识应 一致。如果附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件 （或带序号） 。8. 成文时间 成文时间以负责人签发的时间为准，联合行文以最后签发 机构负责人的签发时间为准。公文成文时间用汉字将年、月、 日标全，“零”写为“O”，一般置于正文右下方，具体的上 下位置依印章来定，左右位置由字数来定。9. 印章 印章指正文末尾加盖的发文机构印章，是发文机构对公文 表示负责并标志公文生效的凭证。 公文除会议纪要、

7、 翻印件外， 均应加盖印章。联合行文，联合发文机构都应加盖印章。单一 机构制发的公文在落款处不署发文机构名称，只标识成文时间 并加盖印章。成文日期右空 4 字。加盖印章应上距正文 2mm-4mm ，端正、居中下压成文时间。 当印章下弧无文字时， 采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上（见附件5）;当 印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时 间上（见附件6）。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右 各空 7 字;主办机构印章在前;两个印章均压成文时间。要注 意只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章 互不相交或相切，相距不超过 3mm （见附件7）。当联合

8、行文需加盖三个或三个以上印章时，为防止出现空 白印章，应将各发文机构名称（可用简称）排在成文时间和正 文之间。主办机构印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得 超出版心;最后一排如一个或两个印章，均居中排布;印章之 间互不相交或相切。 在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时 间（见附件8）o当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调 整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面， 不得采取标识“此页无正文”的方法解决。10. 附注公文如有附注，一般用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括 号标识在成文时间下一行。11. 主题词“主题词”用3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角

9、冒号; 词目用 3 号小标宋体字，词目之间空 1 字。12. 抄送公文如有抄送，则在“主题词”下一行，左空 1 字用 3 号仿 宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机构间用逗号隔开， 回行时与冒号后的抄送机构对齐；在最后一个抄送机构后标句 号。如果主送机构移至“主题词”之下，标识方法同抄送机构。13. 印发机构和印发时间 印发机构位于抄送机构之下（如无抄送机构则在“主题词” 之下），占 1 行位置，用 3号仿宋体字。印发机构左空 1 字， 印发时间右空 1 字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉 伯数字标识。14. 份数 份数置于主题词之下，右空 3 字，用 3 号仿宋体字和阿拉 伯数字标

10、识，用圆括号括入。15.公文的用纸格式 公文用纸采用 GBT 148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面 尺寸为：210mm X297mm，尺寸的允许偏差见 GB/T 148 。16. 页码公文的页码标识，要求用 4 号半角宋体阿拉伯数字，置于 版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4 号一字线，一字线 距版心下边缘 7mm 。页码居中，空白页和空白页以后的页不 标页码。17. 会议纪要格式 会议纪要标识由“ XXXXXX 会议纪要”组成。其标识位置同 发文机构标识位置， 用红色小标宋体字， 字号由发文机构酌定。 会议纪要不加盖印章 （见附件9）。其他要素从公文格式说明。（二）部门公文格式1.

11、部门公文“发文字号”（见附件 10） 、“签发人”、“主 送机构”、“正文”、“附件”、“成文时间”、“附注”、“份数”和“抄送” 用 4 号小标字。2. “标题”用3 号小标字。3. “主题词”用4 号小标字，词目用 5 号字。4. “签发人”处除注明签发人姓名外，还应注明起草人姓名。5. 部门公文格式除前款规定外，其余同学校公文格式（见 附件 11 ）。三、行文规则（一）行文应当确有必要，注重效用。（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得 越级请示和报告。（三）学校可以向各部门和分校、工作站行文。学校各部 门依据部门职权可以相互行文和向分校、工作站的相关业务部 门行文；除以函的形

12、式商洽工作、询问和答复问题、审批事项 外，一般不得向分校、工作站正式行文。学校各部门之间， 各部门与分校、 工作站之间， 不得用“请 示”请求审批事项，不得用“批复”答复批准事项。学校内设机构除办公室外不得对外正式行文。（四）学校各部门可以联合行文。（五）属部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或 联合行文。 联合行文应当明确主办部门。 须经学校审批的事项， 经学校同意也可以由部门行文，文中应当注明经学校同意。（六）属主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送 主管部门处理。（七）部门之间对有关问题未经协商一致， 不得各自行文。 如擅自行文，学校应当责令纠正或撤销。（八）向系统的重要行文，应

13、当同时抄送直接上级机关。（九）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机构， 需要同时送其他机构的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级 机构。不得越级“请示”。因特殊情况必须越级请示的，应当抄 送被越过的上级机构。“报告”不得夹带请示事项。（十）除上级机构负责人直接交办的事项外，不得以单位 名义正式行文向上级机构负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。四、发文办理（一）发文办理指以本机构名义制发公文的过程，包括草 拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、投送等程 序。（二）草拟公文应做到：1. 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制 度、规定等，要切实可行并加以说明。2. 情况确实

14、，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚， 直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3. 公文的文种应当根据行文目的、发文机构的职权和与主 送机构的行文关系确定。4. 人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引 标题，后引发文字号。引用外文应当注明其中文含义。日期应 当写明具体的年、月、日。5. 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第 三层为“1.”，第四层为“（1）”。6. 应当使用国家法定计量单位。7. 文内如果要使用非规范化简称，应当在首次使用全称的 同时注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在 第一次出现时注明准确的中文译名。8. 公文中的数字， 除

15、成文日期、 部分结构层次序数和在词、 词组、成语、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素 的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字。公文中的年份应写全称。使用阿拉伯数字时，一组数字不 能移行。（三）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主 办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文； 如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得 一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与 有关部门会签后报请上级协调或裁定。（四）公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审 核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行 文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是

16、否符合规定等。对不符合规定的公文要予以修改、协调或退起草部门。（五）上行文由机构的主要负责人或主持工作的负责人签 发；下行文或平行文由主要负责人或者由主要负责人授权的其 他负责人签发。（六）公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是： 审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、 规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。五、收文办理（一）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登 记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。（二）上级来文和各单位、部门报送学校的公文先送交办 公室，办公室应做好签收工作，对来文逐件清点，重要的逐页 查点，对重要的紧急公文还应注明签收时间

17、。（三）公文签收后应认真进行登记，将公文标题、密级、 发文字号、紧急程度、来文单位、发往单位、件数、收发时间 及处理情况等逐项登记清楚，以便查询。未经办公室登记直接报送校领导的公文，校领导应退回报 送单位和部门。（四）收到部门上报的需要办理的公文，办公室应当进行 审核。审核的重点是：是否应由学校办理；是否符合行文规则； 内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门 职权的事项是否已协商、 会签，文种使用、公文格式是否规范。（五）经审核，对符合本办法规定的公文，办公室应当及 时送校领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理 的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合

18、本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报 部门并说明理由及要求（见附件12 ）。（六）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延 误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当 及时予以说明。（七）收到上级机关下发或交办的公文，由办公室提出拟 办意见，送校领导批示后办理。（八）公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部 门应当主动与有关部门协商；如有分歧意见，主办部门主要负 责人要出面协调；仍不能取得一致，可以报请上级领导协调或 裁疋。（九）审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明 确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意，没 有请示事项的，圈阅表示已阅知

19、。（十）送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室 要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一 般公文定期催办，并应及时反馈办理情况。六、公文归档（一）公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案 法和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。（二）各部门收到的公文，办毕后，由部门收集齐全并整 理立卷，定期移交学校档案室。（三）会议公文的立卷工作应按下列各项进行。1. 凡学校召开或主办的重要会议形成的公文（包括录音、录像、照片等有关资料）,应由会议组织人员负责立卷、归档2. 凡部门用学校名义召开会议形成的公文，应由会议召开 咅部门立卷。3. 外出开会人员带回

20、的文件（包括重要资料），应由办公 室立卷。（四）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和 保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能 正确反映本机构的主要工作情况，便于保管和利用。（五）联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、 归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。（六）归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规 定定期向学校档案室移交。（七）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材 料必须符合存档要求。七、公文管理（一）公文由办公室专职人员统一收发、审核、用印、归 档和销毁。（二）上级机关的公文，除绝密级、机密级和注明不准翻 印的以外，下一级机关经负责人或者

21、办公室主任批准，可以翻 印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。 对翻印公文的管理应视同正式公文。（三）公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止， 视作自废止之日起不产生效力。（四）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公 室负责人批准，可以销毁。（五）销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保 证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。（六）部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤 销时，由部门负责将需要归档的公文整理（立卷）后按有关规 定移交学校档案室，不得丢失、销毁。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文 按照有关规定移交、清退。八、各部门对

22、上级和学校下发公文的贯彻落实情况应当进 行督促检查并建立督查制度。九、本办法自发布之日起施行。以往与之不符的规定以本办法为准附件：1. 学校公文格式示意图2. 通知格式式样3. 批复格式式样4. 函格式式样5. 下套方式加盖印早式样6. 中套方式加盖印章式样7. 双印章加盖方式式样8. 三个以上印章加盖方式式样9. 会议纪要格式式样10. 部门公文发文字号表11. 部门文件格式示意图12. 退文通知单（样式）附件1学校公文格式示意图天津广播电视大学文件津电大标题XXXXX正文)附件XXXXXXXXXXOO九年XX（共印XXX份）XXXX3号楷体 右空一字。月XX日2009XXX 号XXXf，体

23、右空3字。2号小标宋体，上距红 线空2行。居中排布。签发：XXX3号小标宋体，除类属词外， 原则上不得超过 5个主题。如属请示类文件，则需标明 联系人及联系电话。位于发文日期下一行，其间 不空行。左空 2字。（联系人：XXX 联系电话：XXXXXXXX主送机关，顶格写，冒号用全角符号 使用3号仿宋体。3号仿宋体，左空一字。 括引年份用六角括号。（3号仿宋体，标点符号用全角符3号仿宋体，左空一字， 期间用逗号分隔，最后 用句号结尾。3号仿宋体，其中数字 均使用汉字。其中“零” 使用符号中的“O”。3号黑体，顶格写 冒号用全角符号。3号仿宋体，冒号用 全角符号。抄送：XXX , XXX , XXX

24、 , XXX , XXX , XXX , XXX , XXX3号仿宋体，左空一字。 .1主题词:XXX XXX XXX号标引。 正文下空一行左 2字,3 号仿宋体,后标全角冒号和 名称，序号使用阿拉伯数码， 附件名称后不加标点符号。2 .XXXXXXXXXXXXX , XXX。4号半角宋体阿拉伯数字，左右各一条4号一字线，居中排列。3号仿宋体, 右空1字。附件2通知格式式样天津广播电视大学文件津电大2009X号关于XXXXXX 通知X X X X X X :X X X X XX X X X XX X X X XX X X X XXX X X X XX X X X X X XX X X X XX

25、 X X X XX X X X XXX X X X XX X X X X X XX X 。二OO九年XX月XX日主题词：XXX XXX XXX（共印XXX份）抄送：XXX，XXX，XXX，XXX天津广播电视大学办公室2009年XX月XX日印发附件3批复格式式样天津广播电视大学津电大函2009X号关于X X X X X X的批复X X X X X X:X X X X XX X X X XX X X X XX X X X XXX X X XX X X X X X XX X X X XX X X X XX X X X XXX X XX X X X X X XX X X X XX 。二OO九年XX月X

26、X日主题词：XXX XXX附件4函格式式样天津广播电视大学津电大函2009X号关于X X X X X X的函X X X X X X :X X X X X X X X X X X X X X二OO九年XX月XX日附件5下套方式加盖印章式样附件6中套方式加盖印章式样附件7双印章加盖方式式样附件8三个以上印章加盖方式式样xxxxxxxxxxxxxxxx附件:I .xxxxxxxxxxxxxxxx2 t xxxxxxxxxxxxxxxx主题词：XXX XXX xxxx抄送：xxxx, xxxx, xxxx, xxxx xxxx, xxxx,xxxxxxXXXXXXXX2009年n月H日印发附件9会议纪

27、要格式式样会议纪要津电大纪2009X号关于XXXXXXXX的会议纪要会议时间：XXXX 年XX月XX日会议地点：XXXXXXXXXX主持人：XXX参加人员：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX列席人员：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX记录：XXX审校:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。主题词：XX XX XXX发:XXXX，XXXX，XXXX。抄送：XXX，XXXXX，XXXX。附件10部门公文发文文号表序号部门名称部门公文文号1党委办公室津电大党办XXXXX号2校长办公室津电大校办XXXX X 号3发展规划处津电大规:XXXXX 号4纪监审室津电大纪监审XXXX X 号5人事处