WPS表格操作指引书

1、WPS表格操作指引书Word文档MPS错误!未找到引用源目录1. 办公数据录入规和技巧 11.1. 快 捷键11.2. 数据填充11.3. 自定义序列21.4. 数据格式设置 21.5. 中文大写32. 智能显示非法、错误数据 52.1. 重复值限制录入 52.2. 咼亮显示重复项 52.3. 删除重复项63. 精美报表格式和阅读工具 73.1. 报表格式工具73.2. 阅读模式7.3.3. 大数据阅读83.4. 编辑栏折叠 84. 公式和函数104.1. 公式104.2. 函数114.3. 常用统计函数124.4. 逻辑函数124.5. 日期函数134.6. 文本函数134.7. 查找函数1

2、34.8. 常用公式145. 数据排序155.1. 多关键字排序155.2. 改变 WPS排序规则进行自定义排序 166. 提高数据约束力 186.1. 日期、数值、文本限定 186.2. 制作特定数据选定下拉框 207. 数据透视表看透你的数据 217.1. 生成数据透视表 217.2. 数据透视表字段设置 238. 轻松制作数据图表 248.1. 商业图表的类型和使用场景 248.2. 常用商务图表的规 249. 数据的保护269.1. 表格文件保护269.2. 工作表的保护269.3. 单元格的保护271.办公数据录入规和技巧1.1快捷键功能描述：通过表格快捷键的操作使录入数据时提高速度

3、，掌握快速录入的方法和技巧【Ctrl+Tab】切换到下一个工作簿。【Ctrl+Shift+Tab】切换到上一个工作簿。【Tab】在选定区域中从左向右移动。【Shift+Tab】在选定区域中从右向左移动。【Ctrl+D】向下填充。【Ctrl+R】向右填充。【Alt+下方向键】显示清单的当前列中的数值下拉列表。【Ctrl+ ;】输入日期。Ctrl+Shift+ ;】输入时间。【Alt+=】用SUM函数插入自动求和公式。Ctrl+Enter】用当前输入项填充选定的单元格区域。Ctrl+Z】撤消上一次操作。【Alt+Enter】在单元格换行。1.2.数据填充功能描述：使用自动填充功能可以完成智能录入，

4、快速输入一部分数据，有效提高输入效率。操作步骤：选中数据单元格将鼠标移动到数据单元格右下角鼠标指针变成十字星按下鼠标左键，并向下拖拽鼠标按着【Ctrl】下拉填充效果将改为复制填充数据。13自定义序列功能描述：速通过拖拉填充柄的方式产生平时常用序列。操作步骤：WPS表格 选项自定义序列新序列录入常用序列添加 确定ihzAW.T勺鼻*TO -t114数据格式设置功能描述：单元格可以设置的格式属性有12种类别，分别为常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、特殊和自定义。操作步骤：选中数据单元格右击鼠标选中设置单元格格式单元晤唔式字体囹案保护数宇Word文档用 数专 比

5、记 乂 值币计期间分数学車殊乐 數货会日时百分科文特自卿日韋规单元格格式不旬含任问持定M李数宇分类:湖齐边框囹案保护示例22.00使用丰偿分I时一 ICUD负数E；(1234.10) 1234.101234.10 -123410 -1234.10獭値格式用于一般埶字的喪示。货币和会计格式则提共货币值计算的 专用楷式。LZ取消1.5 中文大写功能描述：在财务工作中，我们经常需要将小写的金额数字转换成中文大写金额，如填写发票、员工填写差旅费报销凭证等，利用WPS表格的单元格数字格式也可以很轻松地实现。操作步骤：选中金额数据单元格右击鼠标选中设置单元格格式特殊人民币大写目辰愛*金额mm -n2345

6、6贰拾壹元集角捌分 壹佰贰拾垒元整 卷拾贰元幣 豈佰贰拾耗元肆角伍分 肆佰璧拾贰元整7 壹佰贰拾卷元贰角整8 伍仟聲佰姜抬壹元整壹佰贰抬卷元整10酵佰塞拾贰元整Word文档2.智能显示非法、错误数据2.1.重复值限制录入功能描述：在录入数据时，经常会遇到数据不能重复，通过WPS的重复项功能可以很轻松的限制重复值的录入。“数据”选项卡重复项操作步骤：选择单元格区域拒绝录入重复项确定22高亮显示重复项功能描述：查看报表时通过 WPS表格中的重复项功能快速查找、高亮显示重复项。“数据”选项卡重复项操作步骤：选择单元格区域5 WPS 耐砂 ak5 Iz Am Mc?tsfl1aJ m. 叶H a3 c

7、 i l BocU p H Brmlrl 1X dl* 4、胃产馬号ABc1 _GZKSO-B-OOl书柜KSOJiGZ-KSO-B C02书柜KSO 二4GZ-KSO-B-003书柜KSO5GZ KSO B 0016GZ-KSO-B-005tGZ-KSO B-006GZ KSO-B-002咼亮显示重复项确定23删除重复项功能描述：快速将某一列有重复的值删除掉，仅保留一个。操作步骤：选择单元格区域“数据”选项卡重复项删除重复项确定3. 精美报表格式和阅读工具3.1. 报表格式工具功能描述：一键套用精美格式，方便阅读操作步骤：选择数据表“表格样式”选项卡选择样式口 UM兔需_ E 匕 L k t

8、 F JirtiJJ-J. JJ-J-JJ-JJMJ4 4I i 华I.L-一It亠&-华半华tt$卿啡iI 心 班tt中 停了昙业摂兄行话设希至 司上匸太准逊干事寿毀大于=大于等于否则为False （假）。通常用于构建条件表达式=小于等于不等于字符串运算符&连接字符串将几个单元格中的字符串合并成一个字符串（例如：“WPS” &“表格”得到WPS表格”引用运算符:（冒号）区域运算符产生对包括在两个引用之间的 所有单元格的引用（例如：A1 :A3，表示引用A1到A3单元格之间的区域）,（逗号）联合运算符将多个引用合并为一个引用（例如：SUM （A1 : A3, B1：B5），表示两不冋的单兀格区

9、域的并集）（空格）交叉运算符产生对两个引用共有的单元格的引用（例如：A1 : A3 A2:B5），表示两个不冋的单兀格区域的交集）42函数功能描述：为了使操作更简便，WPS表格将一些公式定义为函数，用户只需按照一定的语法使用这些函数。操作步骤：调用函数的语法都是一样的，其基本形式为：=函数名（参数1，参数2，参数 3,）。=couA COUNTA CQUNTAA COUNTBLANKA COUNTIF计專区或中滿是澹走勢年的单元梧的个数，A COUNTIFSA COUPBAYBSA CQUPDAYSMCCOUNT IF （区域，茱件43常用统计函数1 . SUMIF 函数：条M牛求和语法参数说

10、明：（区域，条件，求和区域）2. COUNTIF函数：条件计数语法参数说明：（区域，条件）3. SUMIFS 函数：多条件求和语法参数说明：（求和区域，区域1，条件1，区域2，条件2,区域3,条件3,4. COUNTIFS函数：多条件计数语法参数说明：（区域1,条件1,区域2，条件2区域3，条件3,）44逻辑函数1 . AND函数：所有条件成立返回 TRUE,否则返回FALSE语法参数说明：（条件1,条件2）2. OR函数：所有条件都不成立就返回FALSE,有一个成立也返回 TRUE语法参数说明：（条件1,条件2）3. IF函数：判断个条件是否满足，如果满足返回一个值，否则返回另一个值语法参数

11、说明：（条件，条件是满足返回值，条件不满足返回值）4.5日期函数1. DATE函数：组合日期语法参数说明：（年，月，日）2. TODAY函数：返回当前日期语法参数说明：（） 没有参数3. DATEDIF函数：计算两个日期相距的年月日语法参数说明：（开始日期，结束日期，计算单位 ）4.6. 文本函数1 . LEN函数：返回字符个数语法参数说明：（字符串）2. LEFT函数：从字符串左边开始取字符语法参数说明：（字符串，取几个字符个数）3. RIGHT函数：从字符串右边开始取字符语法参数说明：（字符串、取几个字符个数）4. MID函数：从字符串的指定位置取字符语法参数说明：（字符串，从第几个字符开

12、始，取字符个数 ）4.7. 查找函数1 . VLOOKUP函数：数据匹配语法参数说明：（查找值，数据表，列序数，0）2. MATCH函数：返回指定容在指定区域的名次语法参数说明：（查找值，数据表，0）48常用公式功能描述：WPS表格中的常用公式向导能力，为你简化公式操作，轻松完成复杂计算。操作步骤：“公式”选项卡插入函数常用公式身份证提取生日个人所得税计算5. 数据排序5.1. 多关键字排序功能描述：排序是最常用的数据整理方法之一，WPS的排序功能提供了同时满足 3个关键 字的排序效果。操作步骤：选择排序区域“数据”选项卡排序选择关键字所在字段排序效果排序规则说明：在多关键字排序中【次要关键字

13、】将作为更进一步的排序依据，如下图。姓名12工资7262补贴5003里五 张三5赵六6李四7262642561965632200200200800当主关键字的容相同时，继续对这些相同的工资进一步以次要关键字进行排序。52改变WPS排序规则进行自定义排序功能描述：在WPS表格中默认的排序依据包括数字的大小，英文或拼音字母的顺序等，但例如公司职位高低、学历高低很多时候用户需要依据超出上述围的某些特殊的规律来排序。等。操作步骤：创建自定义序列（创建方法请参照本文1.3自定义序列）“数据”选项卡 排序 选项选择关键字所在字段自定义排序次序排序效果主要关肚宇HF?U) 。阵序6)自走丈排庠次序on晉通利

14、乙岚丁虎己盹卜弼尸晖帛onSun, Men, TuW*4 Thu, f ri,rr* 方Sunday, Monday. Tuesday HelrL* fJan, FtK M*r, Apr, iy, Jun, *f/0升序（!）F ” 眸黒（C）列汀dt F有标题行（QL 02T jjLll无标题行岸）确定确定取谓I6. 提高数据约束力6.1. 日期、数值、文本限定功能描述：数据有效性是对单元格或单元格区域输入的数据从容到数量上的限制。对于符合条件的数据，允许输入； 对于不符合条件的数据， 则禁止输入。这样就可以依靠系统检查数 据的正确有效性，避免错误的数据录入。操作步骤：选择单元格区域“数据”

15、选项卡有效性 选择限制种类限制条件输入错误值时表格就回弹出报错窗口，如下图:62制作特定数据选定下拉框功能描述：在数据有效性过限制类型中的序列制作特定数据选定下拉框，不仅能限制规录入 数据，同时也可以使录表人快速的录入指定数据操作步骤：选择单元格“数据”选项卡有效性 序列手动录入或选取单元格数据目就砂崗单元格引用科Hi有3誥冲 陀所肖睪无Ifi S在空更曲tf最终效果匚竝走m駁盲111j述芋乜。曲I邑效性構斗陆闸HWM陣列兗车七雯*9STEE： T克许_針 1BB)X北东甬北嵐7. 数据透视表看透你的数据7.1. 生成数据透视表功能描述：WPS表格数据透视表是一种建立在 WPS表格数据基础之上

16、，用于对复杂的数据 进行分类汇总和分析交互的、 交叉制表的报表。数据透视表通过对数据不同的视角显示数据 并对数据进行比较、揭示和分析，从而将数据转化成有意义的信息。操作步骤：选择报表任意一个有数据的单元格“插入”选项卡数透视表拖动字段到数据透视表区域中A华北39121112华北华北华守 啊I;5 WPS羞福”漕迭理奥分析的或据使朗外3?妆甥耳OJJ慨用努一个喪秦If)r.*sxis 療粉菲统丹格企业语隹却巩養數揺這？j观育工作真a)北盍 天谭 能赢口|司鬧I吾a Aj上习舟I*州I学金*业广兌 昔天秤行社 留寧圧芬中 赴华北 华北 华北 华北从任务窗格里的字段列表中，拖动字段到数据透视表区域中

17、的“页区域”、“区域”、“数字区域”就可以进行数据的分析对比。如下图：型fit202122232425北北东S3北W计 东华华华HEL1000 200810791U12)523 8191 miQ .耐” * R酉k X + 略B逼寧-宇1税直壬盘3至JF5M舰炳细極期 1* BS*臧合荐*产县工柠 itQ三朗wrtTTRflE坯士拒 MEZ J IF*tpfl-n* |!.| E* 1M*-72数据透视表子段设置功能描述：数据透视表对于数值字段的默认计算方式是求和，除了求和之外数据透视表还提供了多种计算的方式如：计数、最大值、最小值、操作步骤：选择数字单元格数据透视表工具字段设置选择计算方式1

18、2ig154地西5&739ID113E北北东南北南计t jl兀直313111121523SI 915107师2务方It8. 轻松制作数据图表8.1. 商业图表的类型和使用场景功能描述：如何在 WPS提供的多种图表中找到适用的图表类型，哪种图表更能表达自己的观点。通过 WPS图表中的实时预览窗口你可以快速的套用适合自己数据的图表。操作步骤：选择数据“插入”选项卡 图表实时预览窗口82常用商务图表的规功能描述：美观、专业的图表，会让你的报告显得更严谨、 更容易获得客户和 BOSS的信任, 而粗糙的图表则会让人对你的专业素质产生疑虑。操作步骤：双击需要修改的元素? 饼图数据不要太多，保持在五项以，超出五项可以使用复合饼图 不要把所有的饼图使用饼图分离不建议使用图例尽量不使用标签线，如果使用切忌凌乱推荐边框使用白色边框线，使图表有较好的切割感 柱形图同一数据序列使用相同颜色建议不要使用倾斜标签纵坐标轴一般刻度从 0开始建议柱子之间的间距小于柱子的宽度折线图折线的线型要相对粗些线条一般不超过五条建议不要使用倾斜标签纵坐标轴一般刻度从 0开始时9. 数据的保护9.1. 表格文件保护功能描述：数据的第一重保护，可以通过密码保护原始文件或限制进一步的修改。操作步骤：另存为 加