部门职责和岗位说明书编写培训

1、部门职责和岗位说明书编写培训 部门职责和 岗位（工作）说明书编写培训 二二0000六年十一月三日六年十一月三日 部门职责和岗位说明书编写培训 部部 门门 职职 责责 v根据各单位属性所赋予的部门所承担的职责，根据各单位属性所赋予的部门所承担的职责， 或上级有关文件（部门）规定部门所承担的或上级有关文件（部门）规定部门所承担的 职责，或集团及各单位有关文件规定的部门职责，或集团及各单位有关文件规定的部门 所承担的职责。所承担的职责。 v体例要求：首先概述本部门的职责范围；其体例要求：首先概述本部门的职责范围；其 次分类简述各项职责。次分类简述各项职责。 部门职责和岗位说明书编写培训 部门职能 1

2、、概述本部门的职能范围：用3-5个关键词 概述，如：学生管理、学籍管理、人员招聘、 就业指导 2、分类简述各项职责：根据大类职能范围， 分类简述。 以人事处为例作说明 部门职责和岗位说明书编写培训 一、概述职能范围：人事处在分管院长领导下负责全院人 力资源的管理和开发 ，包括人员招聘与调配、干部任免与考 核、师资培训与管理、薪酬福利管理、人事统计等项工作。 二、分类简述各项职责 1、人事工作 负责学院人员招聘和人才引进工作，审核各部门人员需求申请，拟订招 聘计划，发布招聘信息，办理拟聘教职工有关聘用手续； 协助用人部门对新聘教职工进行试用期考核，办理试用期满的教职工转 正和签订劳动同； 办理学

3、院教职工的内部调配，办理批准离职的教职工的离校手续； 劳动合同的管理：办理教职工劳动合同续订、解除、终止； 实习生管理：安排实习生到有关系、科、处（室）实习，协助用人部门 对实习生进行考核； 办理应届毕业生的接收和教职工调动； 协调处理学院与教职工间的劳动关系，做好辞职、离职教职工解释、面 谈工作； 拟订学院人力资源编制方案； 对岗位进行科学分析，编制学院所有岗位岗位说明书。 部门职责和岗位说明书编写培训 2 2、师资、师资干部干部工作工作 组织对全院教职工进行绩效考核，参与对有关人员的考核； 负责学院干部的任免，对拟任免人员进行面谈和考核，做好拟任免职人 员的思想工作； 负责全院学科（专业）

4、带头人、优先中青年骨干教师的考核、评聘； 负责全院教职工职称评审工作，根据政府有关规定和安排，组织教职工 报考或参评； 办理教师资格认定工作，根据教育部门有关规定和安排，组织教职工申 报； 拟订学院教职工培训计划，组织实施各项培训（入职、岗前、转岗、专 项培训），负责教职工外派培训管理，审核、登记培训费用，签订服务 协议。 部门职责和岗位说明书编写培训 3 3、薪酬福利工作、薪酬福利工作 通知试用期及试用期满转正定级教职工薪酬； 根据教职工工作岗位、职务、职称、技能等级等变动情况，调整工资、 福利、津贴等薪酬事项； 根据学院规定，为符合条件且提出申请的教职工办理社会保险、商业医 疗保险的参保，

5、为离校的教职工办理停保，为教职工办理保险待遇的申 领和养老基金的转入、转出； 根据学院规定，为提出申请的教职工办理住房公积金的缴存，为离校的教 职工办理封存，办理教职工住房公积金的转入、转出，对教职工住房公 积金提取进行审核； 对教职工享受国内旅游津贴进行审核、登记，协助发放节日慰问品 部门职责和岗位说明书编写培训 4、文档、统计工作 人事处文件的收发、传阅、催办、归档； 人事处会议的通知、组织，并做好会议记录，人事处办公用 品的领用与管理、办公设备维护管理、清洁卫生等内务管理 工作； 进行人力资源的统计、分析，编制人力资源报表； 为学院教职工开具证明其身份、薪酬、工作关系等证明，为 人事档案

6、由学院管理的教职工开具婚姻状况、计划生育情况 的证明，负责教职工胸卡的制作； 登记、审核教职工的出勤情况，对违反考勤制度的教职工进 行处罚，办理教职工请假、休假、销假事宜； 搜集、整理、保管教职工个人档案，办理教职工档案的查阅、 借阅、转递事宜，登记教职工学历学位、职称、技能等级变 动情况； 部门职责和岗位说明书编写培训 岗位（工作）说明书岗位（工作）说明书 一、基本信息一、基本信息 二、工作描述二、工作描述 三、任职资格三、任职资格 部门职责和岗位说明书编写培训 什么是职位说明书？什么是职位说明书？ 职位说明书又称职位描述，职位界定，岗位说职位说明书又称职位描述，职位界定，岗位说 明等，用来

7、定义，辨别和描述一个职位的最重明等，用来定义，辨别和描述一个职位的最重 要特征。它仅描述职位本身，而与从事或即将要特征。它仅描述职位本身，而与从事或即将 从事此工作的人员无关。从事此工作的人员无关。 通俗地讲，就是通过对职位的工作内容，责任通俗地讲，就是通过对职位的工作内容，责任 范围等的分析，给工作岗位画像、照相。范围等的分析，给工作岗位画像、照相。 部门职责和岗位说明书编写培训 岗位说明书的意义与作用岗位说明书的意义与作用 部门职责和岗位说明书编写培训 岗位说明书的意义：岗位说明书的意义： 落实组织职责，支持实现组织目标落实组织职责，支持实现组织目标 岗位说明书能够岗位说明书能够把组织实现

8、战略的把组织实现战略的 职责落实到具体组织成员，确保组织职责落实到具体组织成员，确保组织 正常运转，支持组织目标的实现。正常运转，支持组织目标的实现。 部门职责和岗位说明书编写培训 岗位说明书的意义：岗位说明书的意义： 奠定人力资源管理体系的基础奠定人力资源管理体系的基础 在人力资源管理系统中，在人力资源管理系统中，岗位评估岗位评估是最基础的工是最基础的工 作，提供了建立其他各人力资源子系统的平台。只有把作，提供了建立其他各人力资源子系统的平台。只有把 这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。 岗位分析岗位分析 员工 招聘 员工 培训 薪酬 福利 绩效 管理

9、 职业生 涯规划 长期 激励 能力 模型 岗位继 任计划 岗位 评估 人员 规划 部门职责和岗位说明书编写培训 v岗位分析三大原则岗位分析三大原则 v1、分析，而不是列清单；、分析，而不是列清单； v analysis,not lists v2、分析工作，而不是在职人；、分析工作，而不是在职人； v jobs, not people v3、分析实际工作，而不是做主观臆断。、分析实际工作，而不是做主观臆断。 v Facts, not judgements 部门职责和岗位说明书编写培训 一、基本信息一、基本信息 1-1职务名称 1-2编 号 1-3所属部门（处室处室/系系/部部/中心中心/本部门本

10、部门） 1-4职务等级（院、处/系、科/室、组） 1-5工资等级（管理、教师、工勤级/档） 1-6所辖人员 1-7定员人数 1-8岗位性质(管理、教师、教辅、工勤) 1-9编写日期 部门职责和岗位说明书编写培训 二、工作描述二、工作描述 2-1工作概述 2-2工作内容 2-3工作职责 2-4权限范围 2-5工作结果 2-6工作设备 2-7工作环境 2-8工作关系 2-9绩效标准 2-10职业发展路径 部门职责和岗位说明书编写培训 2-1 工作概述 工作概述是对工作职责、性质、任务的总体表 述，应简明扼要，但应突出工作重点。 例如: 常务副院长工作概述常务副院长工作概述：在院长领导下，主持学院日

11、常工作，负责 学院行政工作，统筹协调学生工作和就业实习指导工作。 教务处处长工作概述教务处处长工作概述：在主管院长领导下，主持教务处全面工作。 人事处招聘主管工作概述人事处招聘主管工作概述：在人事处长领导下，负责学院人员招 聘、人才引进、劳动合同管理工作。 部门职责和岗位说明书编写培训 2-2工作内容 工作内容概括本职位的主要职责及要求达到的目标。 要求表述概括简洁、全面而又切中要点，含义明确。 做什么达到什么目的做什么达到什么目的 例如例如:人事处招聘主管的工作内容人事处招聘主管的工作内容 做好人员招聘、人才的引进工作，把好面试关，保证 新聘人员的水平、质量；按照用人部门需求，及时补充所 需

12、人员，降低人员流出对学院工作造成的损失；按时完成 劳动合同续签工作，做好辞职教职工的挽留和解聘教职工 的解释工作，降低人员离职率，维护学院的声誉。 部门职责和岗位说明书编写培训 2-32-3工作职责工作职责 列出本岗位的主要职责。要求：每一条职责的陈述力求简洁、准确；列出本岗位的主要职责。要求：每一条职责的陈述力求简洁、准确； 每一条职责代表工作的一个方面，切忌一条叙述内包含两个或两个以上工每一条职责代表工作的一个方面，切忌一条叙述内包含两个或两个以上工 作内容；相近职责列在一起；按重要程度排列各项职责。作内容；相近职责列在一起；按重要程度排列各项职责。 做什么做什么负什么责任负什么责任 例如

13、：财务总监工作职责例如：财务总监工作职责 1、利用财务核算与会计管理原理为集团经营决策提供依据，协助董事长 制定集团战略，并主持集团财务战略规划的制定； 2、建立和完善财务管理制度，建立科学、系统符合集团实际情况的财务 核算体系和财务监控体系，进行有效的内部控制； 3、制定集团资金运营计划，监督资金管理报告和预、决算； 4、筹集集团运营所需资金，保证集团战略发展的资金需求，监管集团重 大资金流向； 5、主持重大对外投资项目的风险评估、指导、跟踪和财务风险控制； 6、协调集团同银行、工商、税务等政府部门的关系，维护集团利益； 7、参与集团重要事项的分析和决策，为集团的经营、业务发展及对外投 资等

14、事项提供财务方面的分析和决策依据； 8、审核财务报表，提交财务管理工作报告； 9、完成董事长交办的其他工作。 部门职责和岗位说明书编写培训 职责描述句式规范职责描述句式规范 一份好的岗位说明书包含了准确描述一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么需要做什么”的以的以动词开头动词开头 的语句，如的语句，如：可用可用“起草起草”、“审核审核”、“执行执行”、“指导指导”等具体等具体 动词的，尽量避免用动词的，尽量避免用“负责负责”等笼统的词。例如：等笼统的词。例如： 每季度起草报告向每季度起草报告向 倾听客户的买卖指令倾听客户的买卖指令 比较部门实际费用与预算费用的差别比较部门实际费用与预算费

15、用的差别 用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的 例子来描述，避免只使用例子来描述，避免只使用“管理管理”、“监控监控”等字眼，而是描述出管等字眼，而是描述出管 理监督的具体事项。理监督的具体事项。 部门职责和岗位说明书编写培训 职责描述语句通常包含的内容职责描述语句通常包含的内容 1）动词；2）宾语；3）目的描述。如下表所示： 动词动词 宾语宾语 目的描述目的描述 收集 财务数据 审核各部门提出的预算费用需求 执行 财务预算模型分析 支持公司下年度财务规划 统计 客户数据 向公司管理层汇报老客户流失率 清洁 机房设备

16、按照清洁手册的排班要求，保证正常操作 驾驶 员工班车 在工作日接送员工上下班 检测和修理 报损的机器设备 每天，或根据需要 部门职责和岗位说明书编写培训 决策或设定目标决策或设定目标 批准批准指导指导授权授权建立建立制订制订 规划规划决定决定准备准备预备预备发展发展 执行管理执行管理 达成达成增进增进评估评估建立建立赢得赢得 评定评定吸引吸引限制限制确保确保维护维护 评估评估衡量衡量监控监控取得取得认同认同审核审核找出找出 设定设定执行执行指明指明改善改善标准化标准化 专业与支援专业与支援 分析分析辨明辨明界定界定建议建议提议提议促使促使 建议建议预测预测协调协调解释解释支援支援 特定性或基层

17、工作特定性或基层工作 检查检查检验检验执行执行履行履行对照对照提出提出分配分配 处理处理收集收集汇集汇集生产生产制造制造分发分发进行进行 提供提供获得获得提交提交操作操作执行执行供应供应 一般性一般性 管理管理联系联系协助协助控制控制监督监督协调协调 部门职责和岗位说明书编写培训 2-4权限范围 权限范围包括工作权限、费用权根、人事权根。 例如：人事处长权限范围 工作权限：人力资源规划权；劳动合同履行权；违纪处理 的建议权；各类假别审核、批准权 ；部门内部工作考核权； 部门文件的批准权。 费用权限：培训经费使用管理权；工效分配审核权；处内二 次分配权。 人事权限： 人力资源调配使用权；中层管理

18、人员监督考核 权；处内人员调配权；处内员工奖励、惩罚权； 处内人员 提升建议权和聘用权 ；人员聘用考核、建议权。 部门职责和岗位说明书编写培训 2-5工作结果 主要描述工作：事项；数量；质量；程度 部门职责和岗位说明书编写培训 2-6工作设备（信息） 主要描述工作中需要使用工具、作业(办公)设 备及信息。 例如：综合办公室文印文员 本岗位人员能熟练使用电脑、复印机、速印机，对设 备故障会简单排除、处理。 部门职责和岗位说明书编写培训 2-7工作环境 主要描述工作场所、工作危险性程度、有无职业病发 生可能、工作时间、工作均衡性、工作舒适程度、所处社 会环境等。 例如：维修工例如：维修工 本岗位主

19、要在室内工作，有时需要在户外工作；工作 有一定危险性，但危险性较低；一般不会发生职业病；八 小时工作制，晚间需要值班，有时需要加班；工作舒适度 一般；社会评价一般。 部门职责和岗位说明书编写培训 2-8工作关系 主要描述工作中的直接上级（上级）、直接下级以及工作需要内 部联系、外部联系部门。 例如：人事处长工作关系 内部工作关系内部工作关系 1、各职能部门 2、各系部中心 外部工作关系外部工作关系 1、省、市教育部门 2、省、市组织人事 部门 3、省、市劳动保障 部门 4、省、市人才交流 中心 5、省、市劳动力市 场 6、省、市专业资格 考试中心 7、各大、中院校 8、咨询顾问公司 分管人事副

20、院长 人事处处长人事处处长 人事处所属员工 院长 部门职责和岗位说明书编写培训 2-92-9绩效标准绩效标准 KPIKPI(Key Performance Indication) 根据工作内容、职责，列出本岗位应达到标准根据工作内容、职责，列出本岗位应达到标准 和要求。和要求。 1 1、数量、质量、时间、成本、数量、质量、时间、成本 2 2、认识、态度、行为、责任心、纪律、结果、认识、态度、行为、责任心、纪律、结果 部门职责和岗位说明书编写培训 数量数量 每月、每季度顾客的数量 每周、每月处理的项目（报告、表格）数 量 每月、每季度处理的诸如咨询、投诉的事 件 每月、每年顾客投诉的数量 （在具

21、体项目中）员工参与的百分比 每月、每季度由于旷工而消耗的劳动时间 质量质量 （部门、计划等的）差错率 每季度、每年由于严重失误而造成的生 产时间损耗 正确无误的订单比例 员工流失的比率 重复检测的百分比 返工（或完全废弃）的百分比 故障或停产（停工期间）时间的百分比 时间时间 错过截止期的百分比或数量 铃响三声之内回复电话的百分比或数量 完成工作的天数 月末或季度末还需工作的天数 流失的时间（经营突然好转的时间） 每月/季度某一件事的发生频率 成本成本 与预算偏差的百分比 预算中的生产开支（包括超工作量或其 他成本） 比上期或上个季度所节省的金额 完成每个单位工作的时数 KPI类型四个方面的举

22、例类型四个方面的举例 部门职责和岗位说明书编写培训 部门职责和岗位说明书编写培训 KPI考核评分标准设定示例 IKP目标值权重评价标准 1产量90箱25分按照标准折合为标准产量，90箱/台班为 基数，得分为20分，每箱则1分。 最多加工分。折算标准参照相关文件规 定 2消耗1.5KG/件15分按照标准折合为标准消耗，以1.5KG/件 为基数,基数得分13分.每+-0.01KG/件则 0.1分,15分封顶,8分保底,折算标准 参照相关规定 3质量 检验 自检及时/ 无漏检 记录及时/ 真实/规范 20分自检滞后-2分/次;自检漏项-1分/项;记录 不真实-2分/次;记录不及时-1分/次;记录 不

23、规范-1分/次,不保底 检验 合格 率 99%20分99%为18分，每提高0.1%+0.2分,每降低 0.1%-0.2分 420%100%为100分,没降低0.1%减1分,进行线 性评分 SAMPLESAMPLE 部门职责和岗位说明书编写培训 部门经理月度业绩考评表部门经理月度业绩考评表 部门：人力资源部 姓名： 考核时间段： 考核内容 评分标 准 优良中差 权重 91-10076-9061-7560以下 工作计划性、目标 性 有明确的月度工作计划。有 很好的计划监控手段，工作 目标明确，并且能够让每位 执行者都明确并理解工作目 标。目标达成率100% 有明确的月度工作计划，有较 好的计划执行

24、监控。工作目标 明确，目标被执行者普遍知晓， 目标达成率在90%以上 有明确的月工作计划，过程 有监控，工作目标明确，部 分执行者知晓目标，目标达 成率在80%以上 有明确的月工作计划， 过程控制不力， 有月 度工作目标，但仅被 少数人所知晓，目标 达成率在80%以下 部门建设改进状况 有月改进计划，改进过程监 控得力，改进手段好，改进 效果或潜在效果佳 有月改进计划，改进过程监控 得力，改进手段较好。改进效 果或潜在效果较好 有月度改进计划，改进过程 有监控，改进手段有效，有 改进效果或潜在效果 无明确的月度改进计 划，部门进步慢 招聘工作及时准确、关键岗位2周较及时准确、关键岗位3周基本及时准确、关键岗位4周 不及时准确、关键岗 位5周以上 培训工作及时准确、效果明显较及时准确，效果良好基本及时准确，效果一般不及时准确、效果差 绩效考评 推行、实施、管理完成质量 高 推行、实施、管理完成质量较 好 推行、实施、管理完成质量 一般 推行、实施、管理完 成质量不好 加班控制 完善、落实、实施、检查、 效果显著 完善、落实、实施、检