Excel在人力资源管理的应用-极其精美实用!

1、LOGO Excel在人力资源管理中的应用在人力资源管理中的应用 LOGO v 数据录入 单元格的引用 数据有效性 条件格式 v 认识Excel函数 Excel函数的结构 常见的几类函数 应用实例 v 认识数据透视表 数据透视表是什么 数据透视表的几个简单应用实例 课程大纲课程大纲 LOGO 1-1单元格的引用单元格的引用 1.相对引用 相对引用指公式中的单元格位置将随着公式单元格的位置而改变 2. 绝对引用 绝对引用是指公式和函数中的位置是固定不变的. 绝对引用是在列字母和行数字之前都加上美元符号”$”,如 $A$4,$C$6 3. 混合引用GO 混合引用是指在一个单元格引用中,既有绝对引用

2、,也有相对引用. 例: 行变列不变: $A4 列变行不变:A$4 LOGO 1-2数据的有效性 控制单元格输入文本长度 GO 选中区域-数据-数据有效性-允许-文本长度 可防止身份证/银行卡号/手机号码输入多一位或者少一位数 序列 选中区域-数据-数据有效性-序列-在“来源”输入 （A,B,C,D) 注意逗号要半角格式 禁止输入重复数据 =countif(区域,起始单元格起始单元格)=1 选中区域-数据-数据有效性- 允许（自定义) - 公式填写=COUNTIF(A:A,A1)=1 LOGO 1-2数据的有效性 v如何取消对于“数据有效性”的设置？ 选中区域-数据-数据有效性-允许-任何值 G

3、O LOGO 1-3条件格式 利用突出的格式，经常能起 到提醒的功能 如：突出不满勤的人GO 突出年龄大于30的人等 如何取消条件格式？ LOGO 认识Excel函数 LOGO 2-1.EXCEL函数的结构 vExcel 函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数 据任务的特殊公式特殊公式。 Excel 函数结构: 也有一些函数也有一些函数 是没有参数的是没有参数的, 如如NOW() 左右括号成左右括号成 对出现对出现 单 一 结 构 嵌 套 结 构 参数与参数之间参数与参数之间 使用使用半角逗号半角逗号进进 行分隔行分隔 LOGO 函数名语法函数结构函数作用 例子运行 结果 1、Left 1、

4、LEFT(text,num_chars) 其中：其中：Text是包含要提取字符的文本字符是包含要提取字符的文本字符 串。串。Num_chars 指定要由指定要由 LEFT 所提取所提取 的字符数。的字符数。 =LEFT(A1,2) 从从A1A1最左边最左边 向右取两位向右取两位 2、Right 2、RIGHT(text,num_chars) 其中：其中：Text是包含要提取字符的文本字符是包含要提取字符的文本字符 串。串。Num_chars指定希望指定希望 RIGHT 提取提取 的字符数。的字符数。 =RIGHT(A1,2) 从从A1A1最右边最右边 向左取两位向左取两位 3、Mid 3、MI

5、D(text,start_num,num_chars) 其中：其中：Text是包含要提取字符的文本字符是包含要提取字符的文本字符 串。串。Start_num 是文本中要提取的第一是文本中要提取的第一 个字符的位置。个字符的位置。Num_chars 指定希望指定希望 MID 从文本中返回字符的个数。从文本中返回字符的个数。 =MID(A1,2,3) 从从A1A1左边第左边第2 2 位开始取位开始取3 3位位 4、& （连接符号）（连接符号） XX&XX =A2&B2 将将A2A2和和B2B2内内 容合并容合并 在一起在一起 LOGO v应用实例 从身份证号码提取出生日期从身份证号码提取出生日期

6、在C2单元格中输入 =MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2) 公式解析： MID(B2,7,4)表示提取B2单元格中从第7位开始连续4位的字符，即出生年； MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第11位开始连续2位的字符，即出生月； MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第13位开始连续2位的字符，即出生日； 在公式中加入&可以用来连接两个文本字符串。 LOGO 函数名函数名语法语法函数结构函数结构函数作用函数作用 FIND =FIND(龙龙,C6) 在在c6c6中查找龙，中查找龙， 结果显示龙在结果显示龙在 c6c6中的位数，中的位

7、数， 查不到显示查不到显示 #VALUE!#VALUE! LOGO v函数函数VOOKUP =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) (以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例） GO 参数参数简单说明简单说明输入数据类型输入数据类型 lookup_value要查找的值要查找的值数值、引用或文本字符串数值、引用或文本字符串 table_array要查找的区域要查找的区域数据表区域数据表区域 col_index_num 返回数据在查找区域的第几列返回数据在查找区域的第几列 数数 正整数正整数 range_lookup

8、精确匹配精确匹配/模糊匹配模糊匹配0或或1 LOGO v函数函数VOOKUP 选择区域里最好不要有合并的单元格（先“取消单元格合并”） 如果单元格里有空格，有可能导不出来 （提示：函数TRIM（A1)可以去除字符串首部和尾部的空格） 注意重复的名字 查找区域首列必须含有查找的内容（第一个参数） 介绍vookup函数与IFERROR函数组合使用 (以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例）GO =IFERROR(VLOOKUP(A4,8月工资!B:F,5,0),0) 如果VOOKUP函数运行后找不到对应的数据，就会显示为#N/A， IFERRORIFERROR的作用就是把这些的作用就是把这些#N/

9、A#N/A都变为第都变为第2 2个参数。个参数。 LOGO 函数名函数名语法语法/例子例子函数结构函数结构函数作用函数作用 Value =value(b1) 将将b1数值化数值化 Numberstri ng =NumberString(7890,1）运 行结果：七千八百九十 =NumberString(7890,2) 运行 结果：柒仟捌佰玖拾 =NumberString(7890,3) 运行 结果：七八九 =numberstrin g(b1,2) 将将b1数字转为大写数字转为大写 汉字汉字 Row =ROW(reference) 其中：其中：ReferenceReference 为需为需 要得

10、到其行号的单元要得到其行号的单元 格或单元格区域。格或单元格区域。 =row(b1) 求求b1是第几行是第几行 （值为值为1) Column = =COLUMN(reference) =column(b1) 求求b1是第几列是第几列(值值 为为2) LOGO 函数名函数名语法语法函数结构函数结构函数作用函数作用 len=LEN(text)=LEN(text) 其中：其中：TextText 是要查找其是要查找其 长度的文本。空格将长度的文本。空格将 作为字符进行计数。作为字符进行计数。 =len(C2) 计算计算C2的字符长的字符长 度度 rank RANK(number,ref,order)R

11、ANK(number,ref,order) NumberNumber为需要找到排位为需要找到排位 的数字。的数字。 RefRef 为数字列表数组或为数字列表数组或 对数字列表的引用。对数字列表的引用。 Ref Ref 中的非数值型参中的非数值型参 数将被忽略。数将被忽略。 OrderOrder为一数字，指明排为一数字，指明排 位的方式。位的方式。 =rank(b1,b1:b 10,0) =rank(b1,b1:b 10,1) 计算计算b1在在b1:b10 区域中从大到区域中从大到 小排第几名；小排第几名； 计算计算b1在在b1:b10 区域中从小到区域中从小到 大排第几名。大排第几名。 LOG

12、O v应用实例 在C1输入=A1&+&B1 如何根据如何根据A1得出得出B1和和C1？ 在B1输入=LEFT(A1,FIND(+,A1)-1) 分析：思路是从左边开始，截取分析：思路是从左边开始，截取“+”号前的位数。号前的位数。 在C1输入=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(+,A1) 分析：思路是截取分析：思路是截取“+”号后的位数。号后的位数。 如何根据如何根据 A1、B1得得 出出C1？ LOGO 函数名函数名语法语法函数结构函数结构函数作用函数作用 IF IF(logical_test,value_if_true,value_if_ false) =if(a20,1,0)

13、当当a20时，显示时，显示1，否则，否则 显示显示0 IFREEOR 第一个参数一般为一个函数，当这个第一个参数一般为一个函数，当这个 函数运行是个错误值时（函数运行是个错误值时（#N/A#N/A #DIV/0!#N/A#VALUE! #NAME#NULL!#NUM!#REF! ），），运行结果等于第二个参数运行结果等于第二个参数 =iferror(vookup(A1, A:B,2,0),0) 如果如果VLOOKUP函数运函数运 行值是个错误值的话行值是个错误值的话 （找不到数据），就等（找不到数据），就等 于于0，否则，就等于，否则，就等于 VLOOKUP函数运行的函数运行的 值。值。 AN

14、D AND(logical1,logical2, .) Logical1, logical2, . 表示待检测的表示待检测的 1 到到 30 个条件值，各条件值可为个条件值，各条件值可为 TRUE 或或 FALSE。 =and(a30,b30,并且并且b30,b40,或者或者b4=90,A,IF(K4=80,B,IF(K4=70,C,D) 嵌套了两个IF函数 分数段分数段等级等级 分数90分A 80分分数90分B 70分分数80分C 分数70分D LOGO 函数名函数名语法语法函数结构函数结构函数作用函数作用 SUMIF SUMIF(range,criteria,sum_range) 其中：R

15、ange 为用于条件判断的单元格 区域。 Criteria 为确定哪些单元格将被相加求 和的条件，其形式可以为数字、表达 式或文本。例如，条件可以表示为 32、32、32 或 apples。 Sum_range 是需要求和的实际单元格。 =sumif(B:B, H1,E:E) 当当B列满足了条列满足了条 件（件（HI），对），对 应的应的E列的单元列的单元 格的数值之和格的数值之和 GO ROW 求余数的函数，当第二个参数为求余数的函数，当第二个参数为2时，时， 常用于判断奇偶数，第二个参数为常用于判断奇偶数，第二个参数为2 时，运行结果为时，运行结果为0是偶数，是偶数，1是奇数是奇数 =RO

16、W(5，2) 求求5除以除以2的余数是的余数是 多少，本例的多少，本例的 运行结果是运行结果是1 LOGO v应用实例 从身份证号码中提取性别从身份证号码中提取性别 （身份证倒数第2位若为偶数为女性，奇数为男性） 在C2单元格中输入=IF(MOD(MID(B2,17,1),2)=1,男,女) 公式分析： MID(B2,17,1)是从身份证第17位起取1位字符；在本例即为 数字5，MOD函数就是取余数的函数，在本例中就是MOD(5，2),5除 以2的余数，最外面是一个IF函数，当这个余数为1时，即为奇数，奇 数就是男性，否则为女性。 LOGO 函数名函数名语法语法函数结构函数结构函数作用函数作用

17、 1、NOW =now() 显示当前的日期显示当前的日期+ +时间时间 2、TODAY =today() 显示今天的日期显示今天的日期 3、WEEKDAY =weekday(b1,2) 判断判断b1b1为星期几为星期几 4、DAY =day(b1) 显示显示b1b1的号数的号数 5、MONTH =month(b1) 显示显示b1b1的月数的月数 6、YEAR =year(b1) 显示显示b1b1的年数的年数 LOGO 函数名函数名 以单元格以单元格b1为为2013- 4-5为例为例的运行结果的运行结果 函数结构函数结构函数作用函数作用 WEEKDAY6 =weekday(b1,2) 判断判断b

18、1b1为星期几为星期几 DAY5 =day(b1) 显示显示b1b1的号数的号数 MONTH4 =month(b1) 显示显示b1b1的月数的月数 YEAR2013 =year(b1) 显示显示b1b1的年数的年数 LOGO DATEDIF函数 l 常用于计算两日期的时间差 =DATEDIF(较早的日期，较晚的日期，第三个参数） 第三个参数： l “Y” -两日期间共多少年。 l “M” -两日期间共多少个月。 l “D” -两日期间共多少天。 l “MD” 是两日期中天数的差。忽略日期中的月和年。 l “YM” 是两日期中月数的差。忽略日期中的年。 l “YD” 是两日期中天数的差。忽略日期

19、中的年。 LOGO 举例:算两个日期间差几年、几月、几日 开始时间是2012-2-21 结束时间是2014-2-19 C2=DATEDIF(A2,B2,Y) D2=DATEDIF(A2,B2,YM) E2=DATEDIF(A2,B2,MD) F2=DATEDIF(A2,B2,D) G2=DATEDIF(A2,B2,M) H2=DATEDIF(A2,B2,“YD) I2=C2&年&D2&个月 I2=DATEDIF(A2,B2,“y”)&“年”&DATEDIF(A2,B2,“ym”)&“个月 LOGO v应用实例3 从出生日得出年龄从出生日得出年龄 在D2单元格中输入=DATEDIF(C2,NOW

20、(),“y”) 因为从身份证提取出生日的C2 =MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2) 所以若直接从身份证得出年龄直接从身份证得出年龄 D2= DATEDIF(MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2),NOW(),y) LOGO v应用实例 培训协议服务期限完成提醒培训协议服务期限完成提醒 思路：过期了可以显示“协议期限完成” 没过期的，显示“没过期” =IFERROR(IF(DATEDIF(B2,TODAY(),d)=0, 协议期限完成, ),没过期) 分析：DATEDIF(B2,TODAY(),“d”)可

21、以 求出今天到B2的日期共多少天，如果“今天” 在B2之前，就会产生错误值，如果“今天”在 B2之后，这个函数就会算出B2距离“今天”有 多少天。当这个天数0时，就会执行IF函数， 显示“协议期限完成”，当DATEDIF运行是一 个错误值时，这时候就执行IFERROR函数， 显示“没过期”。 如果我想到期如果我想到期 前一个月就提前一个月就提 醒呢？醒呢？ LOGO 思路： =IFERROR(IF(DATEDIF(TODAY (),B2,D)=50) 20岁年龄40岁的人数： =COUNTIF(F:F,=20)-COUNTIF(F:F,=40) （注意：如果要统计的数据是有一个绿色的左角的，（注意：如果要统计的数据是有一个绿色的左角的， 要先选择要统计的数据，点击要先选择要统计的数据，点击 符号，选择符号，选择 “转换为数字转换为数字”，不然是统计不了个数的），不然是统计不了个数的） GO LOGO 认识数据透视表 LOGO 认识数据透视表认识数据透视表 v数据透视表是一种交互，交叉制作的报表，一