001文档中心操作规范

1、中国管理资讯网 采购部文档中心操作规范一、 文档中心人力编制（一） 工作部门：采购部（二） 工作职位：文档中心助理课长（三） 资格要求：1、 教育程度：大专以上2、 工作经验：一年以上同业工作经验3、 专业知识：商品知识、电脑系统、分析能力、文档管理、英语（四） 与上司、部属关系 上司职位：采购部协理 下属职位：采购文员（录入员）（6人）（五） 采购文员（录入员）资格要求：1、 教育程度：高中以上2、 工作经验：半年以上同业工作经验3、 专业知识：商品知识、电脑系统、英语4、 上司职位：采购部文档中心助课（六） 文档中心成本核算1、 助课：1人2、 工资标准：1200元/人/月3、 文员（录入

2、员）：6人4、 工资标准：800元/人/月5、 工资总计：约6000元/月6、 文具申领标准：10元/人/月，总计：60元/月7、 费用合计：6060元/月二、 采购部文档中心工作职责（一） 文档中心工作描述：协助采购协理完成采购部日常行政工作，整理年度经营工作报告，协助采购课长进行富基电脑系统的操作，进行各种应用于采购部电脑模块的设计，随时提供采购部最新销售及库存数据等。（二） 文档中心职责范围：1、 每日早上9：00前整理出前一天销售报告呈采购协理进行销售分析；2、 文员录入流程： 采购课长与新厂商谈判，签订供应商年度联采合约，交文员录入电脑系统新增供应商； 新增供应商之后，由采购填列新增

3、商品手工申报表，由文员录入并电脑配送到相应门店和课别新增商品； 采购填写商品订购手工单据交文员进行商品新增和配置后打印出商品电脑订单下订单； 电脑订单由采购课长传真给供应商，通知其送货。3、 文员在每次单据进行录入前应首先检查原始单据上的手续是否齐全，所有单据上必填的项目是否填写完整，对所有不符合要求的单据拒绝录入。如以下情况：（1） 供应商资料、合同是否有厂商的公章，采购部协理的签字。（2） 新增商品编码是否有采购和采购部经理的签字。（3） 所有的手工订单是否有采购的签字。（4） 变价单必须附有厂商或采购部（门店课长）的变价通知单。4、 文员在录入单据过程中应做到认真细致，在处理单据时要多看

4、、多想、多问，对不合格的单据拒收，对资料录入正确性负全部责任，禁止错输、漏输、重复输入单据。5、 文员应坚持具体情况具体分析解决原则，严格按照程序流程录入，所有的变价需有采购（或门店课长）的变价通知单，且变价通知单必须提前一天录入电脑（除生鲜以外），绝对不能没有变价通知单变价，也不能实时变价。6、 认真做好单据的审核工作，每天下午5：00前将当天制作的、已审核的单据交所在门店单据录入组组长，组长复核后按部门、按课别再分类于次日12：00以前上交财务部课长。单据不得积压、滞留、丢失。 7、 文员应严格保密个人口令和密码，也不得盗窃别人的口令和密码进行相关操作，或对他人录入的数据进行修改、删除、插

5、入。绝对禁止盗取数据库密码对数据进行修改、删除、插入。8、 每周一收集三位区经理（食品区、非食品区、生鲜区）之工作要项汇总表呈采购协理进行一周工作安排；9、 督促采购部各课长每周进行一次市调（访店），及时填列访店成果表反馈给采购协理；10、 协助采购协理收集各课长出差外地之分析材料；11、 协助采购制作超市公司签呈、建议单及联系单，做好各部门之间的协调工作；12、 安排采购同仁节假日值班情况，并整理成表单形式及时上报管理部门；13、 将采购每月所需印刷品整齐存放于文件柜中，发现数量不足随时报管理部门进行印刷，以保证采购同仁的工作正常进行；14、 每月月底进行下月采购部办公用品申领的统计和汇总，

6、并督促采购同仁严格遵守公司考勤及其它制度，及时上报公司管理部门进行办公用品的采购及工资的按实分配；15、 及时接收公司及各部门（管理部门）所发之文件和各类通知及资料，做好各部门之间的协调工作；16、 每月各类杂志及报刊的整理及存放。17、 对厂商的原始合同及三证（企业法人营业执照、税务登记证、卫生许可证或质检证）进行整理和归档；18、 根据采购部行销课每半月制定的dm方案，协助采购课长制作dm商品规划表，并成功召开每期dm会议及新品发布会；19、 协助采购协理日常文件资料的打印和整理，制作每期精彩的培训投影powerpoint， 保证协理工作的更有效实施；20、 进行采购部各项费用（包括专柜费

7、用）的统计及汇总，上报采购协理进行数据分析；21、 根据公司所下达指标及采购的实际（销售）情况随时调整采购分类占比数据，以求达到最合理标准；22、 全力协助采购协理对半年、年度经营工作报告的制作、打印和修改，以便及时、准确向公司领导反映采购部半年、年度工作的圆满完成。22、协助经理和课长进行数据查询。（1） 富基系统总体暂分为“采购中心”和“门店”两大分类；（2）“采购中心”大类下主要有“供应商管理”、“商品编码系统”、“买手管理”、“物价 管理系统”、“配送中心进销存报表和分析系统”五大模块；“采购中心”模块的主要作用：a、“供应商管理”模块可查询供应商及相对应合同的基本资料；b、“商品编码

8、系统”模块可查询商品的产地和品牌编码、品名、规格、进、售价、条码、 课别等；c、“买手管理”模块可查询直供订购单和门店间商品调拨单；d、“配送中心进销存报表和分析系统”模块可查询商品销售报表、当前库存明细表和单 品进销存三级帐；e、“物价管理系统”模块可查询商品变进价、永久售价及短期变售价情况；（3）“门店”大类下主要有“卖场综合业务系统”、“卖场进销存报表和分析系统”、 “卖场收银后台管理系统”三大模块； “门店”模块的主要作用：“卖场综合业务系统”模块可以查询门店购进单、门店退厂单、商品损溢单及商品销 售串户调整；“卖场进销存报表和分析系统”模块可以查询到商品实时库存、实时销售情况等；“卖

9、场收银后台管理系统”可以查询到卖场实时收银数据情况。23、货架管理程序： 货架管理程序（电脑排位图）是采购严格控制各门店商品陈列情况的又一电脑模块，使门店能够随时监控商品的销售和库存情况，避免缺货、断货，通过输入货贺信息、商品上架信息来帮助采购做出商品最佳陈列效果，以创造更好销售业绩。三、采购部文档中心管理制度及发展规划（一）管理制度作为超市公司文档中心文员，必须对工作负责，保质保量地完成，学会在艰苦的条件下去工作，并通过各种渠道不断提高自己的工作能力与水平，使自身工作更出色。同时，节约用水、电、包装袋等一切设施，励行节约，控制成本。公司内部实行信息分享的同时，我们有义务对外界保守公司机密，严

10、格保护自己的竞争优势。1、文员应严格按录入员操作规程进行单据的录入和传递；2、在录入单据时错输、漏输、重复输入，每次罚款5元；4、 做单据审核工作时发生单据积压、滞留、丢失情况，每张罚款5元；5、 文员如对个人电脑口令和密码没有保密和盗窃别人口令、密码及对他人录入数据进行修改、删除等操作，取消其文员资格；6、 文员盗取数据库密码对数据进行修改、删除、插入，也将取消文员资格，还将建议公司对其解除劳动合同；7、文员必须仪表端庄、整洁，着装应清洁、方便；8、接电话：接电话不管内、外线一律用普通话打招呼“您好，超市公司采购部”；9、每周六、周日值班严格按照所公布之值班表执行，不得无故换班及旷工；10、

11、上班时间避免因私使用电话，不在办公区内用餐。11、遵守公司管理制度的同时具备健康、良好的身体和心理素质，以充沛的精力投入工 作。（二） 发展规划 随着超市公司实力地渐渐雄厚，无论是从地域、业态还是经营策略方面，其迅速拓展已成必然，文档中心也将紧跟公司的拓展步伐，在各分店成立的同时设立文档中心下属的各门店文档课。1、 各门店文档课隶属总部文档中心管理，也将服从于文档中心的工作调配；2、 门店文档课的电脑系统将与总部进行联结，以便进行数据的查询和文档的汇总；3、 门店文档课主要工作职责为：（1） 每日销售报表的整理和上报；（2） 厂商合同的整理和归档（3） 各类采购文档资料的收集和整理归档。 文档中心的成立，严格遵循超市公司低成本运作、高质量管理、高度回转为优的政策和保证低价、保证质量、保证满意的“三保”原则，让超市公司这个战无不胜的团体如虎添翼，协助采购中心一步步走向成熟，迈向成功，超市公司将与国际先进管理模式完全接轨，创造商界神话之后再创销售奇迹。采购部文档中心 附：系统模块的改进： 开业至今，我们通过对富基系统的实际操作，应不断地完善该系统的诸多模块：（1） 可与财务系统进行后台联结，以便采购课长及时查询供应商收费情况及结算情况，并协助采购从财务年销售报表中对每年