民营企业档案分类方案

1、民营企业档案管理暂行办法第一章 总 则第一条 为了提高民营企业档案管理水平，建立与民营企业发展相适应的档案工作，发挥档案在民营企业管理中的作用，根据中华人民共和国档案法和浙江省档案局编的民营企业档案工作指南有关规定，制定本办法。第二条 民营企业档案是指民营企业在生产经营管理活动中形成的具有保存价值的以备查考的文字、图表、声像以及其他各种形式和载体的历史纪录。第三条 民营企业档案工作的任务是收集、整理、保管企业档案材料，维护档案材料的完整与安全。第四条 本办法适应范围具有一定规模的民营企业，其他各类民营企业可根据自身的需求，参照本办法执行。第二章 机构人员和职责第五条 民营企业的档案工作是企业管

2、理的组成部分，应明确分管领导，协调解决档案工作中的实际问题，保证档案工作的有效开展。第六条 企业应设立与本企业档案工作相适应的档案机构,配备专职或兼职档案人员,统一管理本企业的档案工作.第七条 企业档案机构负责收集、整理、保管和提供利用本企业的各类档案，并对所属单位、部门的档案工作进行业务指导和监督。第八条 档案工作人员应具有中专以上学历和档案专业知识，并取得由上海市档案局颁发的档案工作岗位资格证书。第九条 档案人员可以参加档案继续教育和专业技术职称的评定，并享受与其他专业人员同等待遇。第三章 文件材料的归档和整理第十条 企业应建立文件材料归档制度，明确职责，根据本企业的特点，编制切实可行的分

3、类方案和归档范围。档案部门根据归档范围及时掌握应归档文件材料的情况，确保文件材料齐全和完整。第十一条 档案人员应当参加产品鉴定，设备开箱和基建项目竣工验收，确保重要文件材料齐全完整。第十二条 归档时间1、经营管理的文件材料,应在次年六月底前归档。2、产品的开发设计，制造所形成的文件材料，应在产品定型后及时归档。3、基建项目的文件材料应在项目竣工后及时归档。4、会计档案由会计部门保管一年后向档案室移交。第十三条 归档文件材料，应当字迹工整，图像清晰，便于长期保管，符合国家有关规范和标准。第十四条 文件材料整理，应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系。第十五条 民营企业档案分类试行

4、办法共设置十大类,企业可根据实际情况，调整大类或属类的设置，或不设置属类。第十六条 企业文件材料应编制卷内目录、页(件)号、备考表、保管单位封面填写档号、标题、保管期限等项目，装订美观整齐。也可以按文件形式编号保管。第十七条 录音、录像、照片、磁盘、光盘等载体，应当分别进行整理，按特殊载体要求存放保管。第四章 档案的管理与利用第十八条 企业应建立档案的保管、保密和利用等制度。第十九条 企业应有档案室和相应的设备，档案的保管条件应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防蛀、防光和防高温的要求，确保档案的安全。第二十条 档案部门根据工作需要编制档案，资料目录等检索工具，开展档案编研工作，积极主动提供服

5、务，充分发挥档案的作用。第二十一条 企业应积极采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。第五章 档案的鉴定和销毁第二十二条 档案部门定期对档案进行鉴定，对超过保管期限的档案提出销毁意见，会同有关部门共同鉴定，严格审查，编造销毁清册。第二十三条 经鉴定需销毁的档案，应由档案部门和有关业务部门共同派人监销。监销人员在销毁清册上签名盖章，销毁清册存档作永久保存。民营企业档案分类方案编制说明一、参照工业企业档案分类细则设置的基本框架、浙江省档案局编的民营企业档案工作指南，结合民营企业档案工作的实际，进行编制。二、本方案为民营企业档案的整理编目及日常管理提供参考依据。三、民营企业档案分类设置十个一级类目。分

6、别由a-j或0-9十个英文字母或阿拉伯数字代表。即：a、党群工作类 b、行政管理类c、经营管理类 d、生产技术管理类e、产品类 f、科学技术研究类 g、基本建设类 h、设备仪器类i、会计档案类 j、员工档案类四、党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类，一般以一级类目为单位分类，以二级类目为依据组卷。示例：a2002-x-案卷号-年度-党群工作类档案代号五、产品类的二级及二级以下类目，应先按产品的种类或系列分类，种类、系列以下再按型号设置。如产品不复杂，可不设二级以下类目。示例：exx-x-案卷号-三级类目代号-二级类目代号-产品档案代号六、科学技术研究类的二级及二级以下类目，应先按

7、课题性质分类，再按课题设置二级类目。示例：fxx-x-案卷号-三级类目代号-二级类目代号-科学技术研究档案代号七、基本建设类的二级及以下类目，应先按工程性质或用途分类，二级类目按建筑项目设置。示例：gx x-x-案卷号-三级类目代号-二级类目代号-基本建设档案代号八、设备仪器类应先按设备仪器的种类或系列分类，种类、系列以下再按型号设置。如设备不复杂，可不设二级以下类目。示例：hxx-x-案卷号-三级类目代号-二级类目代号-设备仪器档案代号九、会计档案类设凭证、帐册、报表和其他四个二级类目，分别用1-4四个阿拉伯数字代表。示例：ix-x-案卷号-二级类目代号-会计档案代号民营企业档案分类简表一级

8、类目二级类目三级类目档号（包括分类号、项目代号、案卷号）备注a党群工作类按时间-问题（机构）分类设置二级及二级以下类目老方法：a001四类属文书档案，按文书档案整理2001年前老方法按卷整理，2001年后新方法按件整理，2006年起保管期限参照国家8号令。b行政管理类同上b1999001c经营管理类同上c1999001d生产技术管理类同上d1999001e产品类二级类目按产品种类设置三级类目按产品型号设置exx001四类属科技档案，按科技档案标准整理，分类和保管期限表参照dat282002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范f科学技术研究类二级类目按课题性质设置三级类目按课题设置fxx0

9、01g基本建设类二级类目按工程性质或用途（生产设施、辅助生产设施、生活设施）设置三级类目按建筑项目设置，gxx001h设备仪器类二级类目按设备仪器种类（性能、用途）设置，三级类目按设备仪器型号设置。hxx001i会计档案类01会计报表包括年度会计报表、月（季度）会计报表i1001按会计档案标准整理，最低一级类目下跨年度流水编号02会计帐簿包括会计总帐、现金日记帐、销售利润明细帐i200103会计凭证包括现金、银行转帐凭证、销售凭证、成本核算凭证i300104其他类包括会计销毁清册i4001j员工档案类j001 民营企业文件材料归档类目设置、归档范围及保管期限a 党群工作类1、党务工作（1）上级

10、机关有关党务工作的规定、通知、批复等文件材料。 长期（2）本企业召开的党员代表大会及党支部会形成的会议材料。 长期（3）本企业党务工作统计表。 长期（4）本企业支部成立、党务干部任免、党员违纪处理、党员组织关系介绍信及存根等材料。 长期2、工会、共青团、妇女工作（1）上级关于工会、共青团、妇女工作的规定、通知等文件。 短期（2）本企业职工代表大会、团员、妇女代表大会形成的会议材料。 长期（3）本企业工会、共青团、发女工作的计划、总结、汇报、各种统计报表等材料。 长期（4）本企业工会、共青团、妇女工作制度、机构设置、干部任免材料。 长期3、协会（学会）工作（1）本企业协会工作计划、总结、汇报。

11、长期（2）本企业学会、协会、研究会登记表、花名册、统计表。 长期（3）各种学会会议文件材料、获奖论文。 长期b 行政管理类1、行政事务（1）本企业计划、总结、目标管理等文件材料。 永久（2）本企业租赁、合资、合股联营企业，兼并收购其他企业的会议、法律文书等材料 永久（3）本企业注册登记、年检等材料。 长期（4）本企业内部机构设置文件 长期（5）本企业董事会、厂务会议记录。 永久（6）本企业参加有关会议的交流材料。 长或短（7）上级领导到本企业视察或检查工作形成的材料。 长或短（8）本企业文秘工作、保密工作等文件材料。 长或短（9）本企业大事记。 永久（10）本企业其他重大活动材料。 长或短2、

12、治安保卫（1）本企业关于治安保卫、消防工作的通知决定、制度等。 长期（2）本企业关于治安保卫等工作的计划、总结、统计报表等。 长期（4）本企业安全保卫工作形成的文件材料。 短期（5）本企业民事调解形成的文件材料。 短期3、法纪监察（1）本企业政纪监察、违纪案件处理材料。 长或短（2）本企业法律事务方面的材料。 长或短4、审计工作（1）本企业各项专项审计工作形成材料。 长期（2）本企业内部审计报告及有关材料。 长期5、人事劳资（1）本企业关于人事工作、劳动工资管理的文件材料。 长期（2）本企业制定的人事工作制度、措施等。 长期（3）本企业对中层领导的聘任文件。 长期（4）本企业员工职称评定、奖惩

13、、考核等材料。 长期（5）本企业招聘录用、辞退、抚恤等方面材料。 长期（6）本企业员工名册。 长期（7）本企业关于劳动工资方面的制度、劳动保护和分配等方面材料。 长期（8）本企业职工参加社会保险方面的材料。 长期（9）本企业劳动管理的各种统计报表、年检材料。 长期6、教育培训、医疗卫生工作（1）本企业职工教育、技术培训的规定、制度、计划、总结等活动材料。 短期（2）本企业对职工医疗保健、职业病防治、计划生育工作的制度、规定、措施、通知、登记表、年报等材料。 短期（3）企业爱国卫生活动材料。 短期7、外事工作（1）上级关于外事工作的指示、规定、通知等文件材料。 短期（2）本企业关于外事工作的请示

14、、报告及对外接待、出国考察等外事活动中形成的材料。 短期c 经营管理类1、经营决策（1）本企业重大经营决策材料。 长期（2）本企业发展的规划。 长期2、计划、统计工作（1）本企业中长期生产计划、年度生产计划。 长期（2）本企业生产、经营综合性统计报表及分析等材料。 长期3、财务管理（1）上级关于财务、物价、税务、保险等工作的规定、通知等文件材料。 短期（2）本企业财务管理、物价、税务、保险工作的制度、规定、报告、计划、总结。 短期（3）本企业财务、物价、税务、保险工作检查汇报材料。 短期4、物资管理（1）本企业物资采购订货合同、协议书。 长期（2）本企业清仓盘点材料、台帐、统计报表。 长期（3

15、）本企业仓储、物资管理检查汇报、总结材料。 长期（4）本企业交通运输方面的材料。 长期5、产品销售（1）本企业市场调查、用户反映等材料。 长或短（2）本企业产品年度销售统计表。 长或短（3）本企业产品宣传广告、新闻发布会会议材料。 长或短（4）本企业产品参民、订货会议材料。 长或短（5）本企业年度销售计划、总结及经销活动中的各种合同、协议、洽谈记录。 长或短（6）本企业商标管理文件材料。 长或短（7）本企业产品售后服务材料。 长或短6、企业管理（1）本企业管理的年度计划、总结。 长期（2）本企业升级达标、现场管理、现代化管理等方面的材料。 长期（3）本企业经济责任管理及考核方面的材料。 长期（

16、4）本企业各项管理制度、规定。 长期7、对外经贸（1）上级关于对外经贸工作的指示、规定、通知。 短期（2）本企业与外方合资、合作经营的协议、合同、章程、变更及审批文件材料。 永久（3）本企业与外商谈判记录、纪要及招商活动等涉外材料。 长期（4）本企业产品出口创汇年度工作计划、总结、统计报表。 长期d生产技术管理类1、生产管理（1）本企业生产调度会、生产例会、经济分析会材料。 短期（2）本企业生产运行监视、运行中各种数据的原始记录等材料。 短期2、质量管理（1）本企业质量工作的制度、计划、总结。 长期（2）本企业种类质量管理小组活动形成的材料。 短期（3）本企业iso9000系列质量认证材料。

17、长期（4）本企业产品质量控制、检测记录。 短期（5）本企业产品升级创优方案、计划、措施等文件材料。 长期3、能源管理（1）本企业能源管理的规划、措施、总结。 长期（2）本企业节能工作检查、汇报、统计表、交流、表彰材料。 长期4、安全管理（1）上级关于安全生产的意见、通知等文件材料。 短期（2）本企业关于安全生产的制度、计划、总结、汇报、统计报表、安全责任书等材料。 长期（3）本企业安全生产教育和考核材料。 短期（4）本企业生产中重大伤亡事故的调查处理材料。 长期（5）本企业安全管理委员会活动材料。 短期5、科技管理（1）本企业科技管理制度、奖惩措施、规划。 长期（2）本企业技术革新评奖材料。

18、长期（3）本企业专利工作文件。 长期6、环境保护（1）上级关于环境保护工作的意见、通知等文件材料。 短期（2）本企业环境保护工作的规划、制度、总结、环境保护责任书、统计、表彰、处罚材料。 长期(3)本企业iso1400系列环境认证材料 长期(4)本企业三废排放治理情况、措施及监测数据。 短期7、标准、计量工作（1）本企业关于标准计量工作的制度、规划、计划、总结。 长期（2）本企业计量检测记录。 短期（3）企业颁布的各种标准（技术标准、管理标准、工作标准）。 长期（4）本企业标准计量化管理检查等材料。 短期8、设备管理方面（1）本企业设备管理工作的制度、规定。 长期（2）本企业设备维修、保养、更

19、新、改造等材料。 长期（3）本企业设备转让、固定资产折旧管理等文件材料。 长期（4）本企业设备管理检查、评审材料。 长期（5）本企业设备统计台帐、报表等材料。 长期9、基建管理方面（1）本企业关于基本建设的规划、计划、总结、统计报表。 长期（2）本企业房屋普查材料及产权证书。 长期（3）本企业土地征用、纠纷处理材料。 长期（4）本企业房屋租借、转让的协议、合同等材料。 长或短e 产品类1、产品设计。产品设计协议书、任务书、合同、设计方案、实验数据、产品鉴定书、产品照片、说明书和全套底图、蓝图等。 永或长2、产品制造工艺。各种配方、技术诀窍、工艺流程、工装、操作规程、工时和材料定额等。 永或长3

20、、产品检测和管理过程中形成的文件，包括名、优、特产品及获奖产品的有关文件。 永或长f 科学技术研究类1、新开发项目的建议书、计划任务书、可行性研究方案、实验记录、成果申报、总结、鉴定、推广应用、奖励证明、专利、技术转让等文件。 永久2、技术改造和革新文件、图纸。 永久3、经审定或在学会上发表的学术论文或文章 永久g 基本建设类1、工程依据性文件材料 永久（1）项目申请报告（可行性研究报告及附件）及批复。 永久（2）设计任务书、协议书、委托书、合同。 永久2、设计基础文件（1）工程选址报告。规划部门审批意见及有关附件。 永久（2）水文、气象、地理、地形、地质勘察和交通运输、资源及供应等调查报告。

21、 永久3、工程设计文件（1）初步设计或扩初设计的全套图样、文字说明、设备选型定单、材料定单及设计评价、鉴定、审批等文件材料。 长期（2）技术设计的全套图样及文字材料。 长期（3）设计计算书、工程总概算。 长期（4）施工设计全套图样及文字材料，工程预算。 长期4、工程管理性文件材料 长期（1）施工执照。 永久（2）环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤气供应协议书。 永久（3）招投标文件、施工任务书、承包协议书、合同。 长期（4）征（拨）用土地报批文件、红线图及动拆迁补偿协议书、合同。 永久5、施工文件（1）开工报告、批复，工程技术要求、技术交底，图纸会审纪要等文件材料。 长期（2）施工组

22、织设计，施工方案、计划，施工技术措施、安全措施等材料。 长期（3）原材料及构件出厂证明、质保书、试化验记录。 长期（4）设计变更通知单、修改记录。 长期（5）工程定位测量记录及验收单。 长期（6）土岩试验报告、基础处理、基础工程施工图。 长期（7）施工记录。 长期（8）隐蔽工程验收记录，分项、分部、单位工程质量检查、评定。 长期（9）重大质量事故报告和处理结果。 长期（10）施工总结、技术总结。 长期6、竣工验收文件、（1）工程竣工图（包括水、电气等工程） 永久（2）工程（含水、电、气工程）决算及决算审核材料。 永久（3）竣工报告、工程交工验收证明书、工程质量评审材料。 永久（4）竣工验收会议记录、会议纪要。 永久（5）工程现场照片、录音、录像等声像材料。 永久（6）工程使用过程中发现的问题及处理结果，工程维修、扩建、改建的材料。 永久7、监理文件（1）监理合同协议、 长期（2）施工及设备供应单位资质审核 长期（3）设计变更审批材料 长期（4）监理通知、协调会审纪要、监理指令 长期（5）监理日志、备忘录 长期（6）施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告 长期h 设备仪器类1、外购设备 长期（1）申请外购报告、批复。 长期（2）技术经济调查报告。 长期（3）外购合同、协议。 长期（4）随机图样及文字材料。 长期（5）设备开箱验收记录。 长期（6）设备安装调