提高工作效率---整理好电脑里的资料讲解

1、 今天围绕三个部分交流 怎样改进 为什么做 为什么要管好电脑文件？ 工欲善其事 必先利其器 平凡不美 这些悲催的情况有木有？ 平凡不美 电脑文件最容易乱的地方在哪里？ 我的文档 MyDocument 有木有？ 系统中用户的文 件夹X:Documen- tsandSettings* 个人下载目录 X:Downloads 有木有？ 桌面 Desktop 有木有？ 平凡不美 文件管理的真谛 平凡不美 电子文件三要素 文件存放路径电子文件分类 文件怎样存放才好 怎样快速找到文件 文件保存属性 电子文件 文件文件文件 文件文件文件 文件文件文件 平凡不美 要素之一：文件存放路径 硬 盘 一棵树 分 区

2、大的枝桠 文件夹 分枝， 内嵌文件夹 小枝桠 文 件 树叶， 同样把它当城市街道路小区单元房间 某一个文件所在的地方：分区文件夹子文件夹文件名， 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径， 这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。 平凡不美 要素之二：文件保存属性 存档 只读 隐藏 能看的！ 能改的！ 只能看！ 不能改！ 防修改！ 一般你看不到 设置了才能看 可防错误删除 文件类型格式格式特征 纯文本文件 TXTTXT格式 格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文 本编辑工具阅读、数据占用字节数少。 XMLXML格式 遵循XML技术规范，

3、格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包 含加密、易于转换。 版式文件 PDFPDF格式 遵循ISO/DIS 19005文件管理 电子文件长期保存格式 第1部分 PDF1.4的使用(PDF/A-1)，支持数字签名、格式开放、不绑定软 硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他 文本格式转换。 CEBCEB格式支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。 SEPSEP格式支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。 要素之三：文件分类：常见电子文件格式1 文件类型格式格式特征 格式化文 本文件 RTF格式格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换。

4、 WPS格式支持数字签名、可向其他文本格式转换。 图像文件 TIFF格式支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强。 JPEG格式遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 GIF格式支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 PNG格式支持无损压缩、格式透明、易于转换。 要素之三：文件分类：常见电子文件格式2 文件类型格式格式特征 音频文件 WAV格式支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换 MP3格式 遵循GB/T 17191-1997信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的 数字存储媒体运动图像及其伴音的编码，压缩算法公开、格式紧 凑、数据占用字

5、节数少、易于转换。 WMA格式内置版权保护技术、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。 视频文件 AVI格式支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换。 MOV格式格式紧凑、易于转换。 MPEG格式 遵循GB/T 17191-1997信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的 数字存储媒体运动图像及其伴音的编码，压缩算法公开、不绑定 软硬件、易于转换。 要素之三：文件分类：常见电子文件格式3 如何去做 怎样改进 为什么做 平凡不美 电脑文件的“5S”管理 整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke) 平凡不美

6、整理 Seiri 1S 盘符 固定化 整理 三要点 结构 科学化 存放 目视化 目标： 把需要的文件以定位、定量 以便用最快的速度取得所需。 平凡不美 整理 Seiri盘符固定化 1S C:D:E:F:四个盘符标准规划为： 操作系统盘应用软件盘工作文件盘私人文件盘 本地磁盘(C:)本地磁盘(D:)本地磁盘(F:)本地磁盘(E:) 计算机 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化 平凡不美 整理 Seiri结构科学化 1S 适合的文件夹 (科学地分类) 适中的层级数 (结构的深度) 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化 工具软件 精选PPT 参考文件 项目文件 常

7、用软件 控制文件夹 与文件的数目 50-100个 项目管理 01-MyFiles-RS 02-MyFiles-YW 提交文件 03-MyFiles-LA 10-MyFiles-BB 调研文件 工作安排 终端支持 会议管理 人事管理 财务管理 商品管理 培训管理 平凡不美 整理 Seiri存放目视化 1S 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化 文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是： 文件夹名 2位数字 +“-”+ 文件夹名” 如：“01- 常用软件”、“02 -系统软件”。 文件名 2位数字 +“-”+ 文件名 如：“01- 演讲比赛”、“02 培训课件”。 这样文件夹

8、会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。 一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹 就可以这样命名：“20070801 演讲比赛”、“20070910 嵩山秋景” 规范化地命名文件夹和文件 平凡不美 对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理 整顿 Seiton 2S 进行整顿！ 果断删除! 平凡不美 定期清除和归档 清扫 Seiso 3S 2、定期清扫垃圾 1、定期归档文件 安装目录programfilestencentQQad 这里面是QQ广告 安装目录programfilestencentQQflashshow 这是你的QQ好友的

9、QQ秀文件夹，可以放心删除 装目录programfilestencentQQflashshow 2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 安装目录programfilestencentQQQQMusicMhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹 这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！ 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档 将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态 平凡不美 经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？ 结构 建立完善的 文件结构 命名 规范化地命 名文件夹 归档 周期性地将 文件归档 1 12 23 3 清洁 Seiketsu 4S 软件 清洁 Seikets

10、u 4S 2、安装软件 1、下载软件 安装软件要安装在合适的位置，并且记住 这个位置。 卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻 底删除。 下载时，把软件存放在规划好的位置中； 资料 2、归档资料 1、下载资料 对资料要及时看阅，有用的要整理到分类 文件夹中（注意区分已完成和未完成的） 没有用的果断删除。 培养每天清洁的良好习惯？ 下载的各种资料放在临时文件夹； 总结 思想 清理 环境 整理 电脑 管理 工作 电脑的空间因整理变大！ 思想的空间因总结变扩！ 生活的空间因清理变宽！ 素养 Shitsuke 5S 理理 平凡不美 素养清洁 整理整顿清扫 小结：电脑文件管理的”5S” 文件 架构 建 区

11、别 文件 分 定期 归档 归 每日 整理 整 效果 不错 推 如何去做 怎样改进 为什么做 平凡不美 Skill 1：发挥我的文档作用 1S 我的文档能方便地在桌面上、开始菜单、 资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利 于我们方便而快捷地打开、保存文件。 利用“我的文档”中已有的目录，也可以 创建自己的目录，将经常需要访问的文件 存储在这里。 我 的 文 档 平凡不美 Skill 2：发挥快捷方式的便利 2S 如果我们经常要快速访问文件或文 件夹，那可以右击选择“创建快捷 方式”，再将生成的快捷方式放置 到你经常停留的地方。 当然，当文件和文件夹不再需要经 常访问时，你需要及时将快捷方式 删除，以免快捷方式塞堵了太多空 间或牵扯了你的注意力。 平凡不美 Skill 3：注意区分要处理的和已完成的 3S 当你看到一些PPT达人的分享时，可 以下载到一个临时的“temp”文件 夹中。 待有空时，仔细阅看“temp”中的 PPT，对于值得收藏的作品，可以 按人名或分类地存放在文