行政工作管理实务

1、1 2 3 组织、控制组织、控制 创新创新 教导、感召教导、感召 凝聚凝聚 4 行政行政： 是指国家机能中立法和司法以外的全部机能的 总称。 “行政”指的是一定的社会组织 ，在其活动过程 中所进行的各种组织、控制、协调、监督 等活动的 总称。 5 行政管理：行政管理： 就国家而言，就是依法行使国家权力的一种管理；就就国家而言，就是依法行使国家权力的一种管理；就 机关组织或企业内部来说，就是一般的行政事务的职能管机关组织或企业内部来说，就是一般的行政事务的职能管 理。理。 企业行政管理的内容企业行政管理的内容 企业的行政管理工作内容包括行政事务管理 、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关 制

2、度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办 公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管 理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安全卫生 等。 6 7 包括机关、企事业、团体等包括机关、企事业、团体等 内部负责管理、服务工作的行内部负责管理、服务工作的行 政人员、后勤人员、文秘人员政人员、后勤人员、文秘人员 等等 日常事务管理会议管理 自身建设员工保护 辅助高管 公文管理 通讯管理 行政部门工作内容行政部门工作内容 行政管理工作具有行政管理工作具有 以下六大特点：以下六大特点： 一、综合性强 二、政策性强 三、时间性强 四、工作内容繁杂 五、联系广泛 六、被动性和突破性强 行政部门范围与特点 行政工作

3、主要管理对象行政工作主要管理对象 行政主管 文员、秘书行政职员工勤人员 行政工作团队 如何获取快速成长的能量 2：裂变式：学习，实践，反思 能力能量获得模式 1：累加式：学习，学习，学习 职位能量 能力能量 能量来源 80 20 50 50 20 80 一般 优秀 卓越 11 知识类型 内 容 专业知识 财务管理、资本运作、投资、风险、 金融知识、政策法规 管理知识 战略管理、公司治理、团队、沟通 相关知识 企业所处的行业知识、市场营销、 采购、供应链、库存管理、生产管理 怎样利用了解之窗？ 不知道不知道知道知道 知道知道 不知道不知道 别人别人 相互尊重相互尊重 共同交流共同交流 虚心听取虚

4、心听取 认真回应认真回应 开诚布公开诚布公 实话实说实话实说 相互尊重相互尊重 共同探讨共同探讨 13 下属同事上司 内部内部 客户客户 是同事 是配合者 是竞争者 14 作为上司时的六大角色作为上司时的六大角色 业务骨干 计划者 执行者 教练员 团队领袖 沟通者 下属上司同事 15 角色定位与用人角色定位与用人 序号序号 关系关系 忠诚忠诚 才能才能 命命 名名 1 亲 忠 才 经营核心 2 亲 忠 庸 事业辅佐 3 亲 逆 才 恃才自傲 4 亲 逆 庸 不肖子弟 5 疏 忠 才 事业伙伴 6 疏 忠 庸 耳目眼线 7 疏 逆 才 防范对象 8 疏 逆 庸 边际人员 16 17 角色定位与用

5、人角色定位与用人 序号序号 关系关系 忠诚忠诚 才能才能 命命 名名 1 亲 忠 才 经营核心 2 亲 忠 庸 事业辅佐 3 亲 逆 才 恃才自傲 4 亲 逆 庸 不肖子弟 5 疏 忠 才 事业伙伴 6 疏 忠 庸 耳目眼线 7 疏 逆 才 防范对象 8 疏 逆 庸 边际人员 不同层次人员的工作重点不同层次人员的工作重点 类别类别基层基层中层中层高层高层 例行工作例行工作 70%70%20%20%10%10% 遵守规定遵守规定对例行工作的验收对例行工作的验收检查终端的符合性检查终端的符合性 问题工作问题工作 20%20%60%60%20%20% 发现，并报告发现，并报告 分析、查找根源，提出解

6、分析、查找根源，提出解 决方案及需要的资源决方案及需要的资源 批准方案批准方案 提供资源提供资源 创新工作创新工作 10%10%20%20%70%70% 在新的例行工在新的例行工 作中创新方法作中创新方法 不走样的复制创新工作，不走样的复制创新工作， 并转化为可操作的程序并转化为可操作的程序 新的思路、方向、路新的思路、方向、路 线，否定自己过去，线，否定自己过去， 并试验并试验 19 A（态度）德（态度）德 S（技能）才（技能）才 你是属于什么样的人才？你是属于什么样的人才？ 20 辅助决策工作辅助决策工作 信息工作信息工作 文书工作文书工作 会务工作会务工作 文书立卷和档案管理工作文书立卷

7、和档案管理工作 查办工作查办工作 行政事务工作行政事务工作 上司交办的其他工作上司交办的其他工作 21 行政人员的日常工作（表一）行政人员的日常工作（表一） 工工 作作具具 体体 内内 容容 辅助决策辅助决策决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，但是在上司决决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，但是在上司决 策过程中，要发挥辅助作用。策过程中，要发挥辅助作用。 信息工作信息工作 行政管理人员必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必行政管理人员必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必 须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、须善于广泛地从多方面收集信息，并对信

8、息及时整理、筛选、加工、 利用和储存。利用和储存。 文书工作文书工作 文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具， 也是行政管理重要的经常性工作。也是行政管理重要的经常性工作。 会务工作会务工作 凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由行政部门承办。凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由行政部门承办。 大型会议则可设专门的会议机构，原有的行政部门参与其中，常成大型会议则可设专门的会议机构，原有的行政部门参与其中，常成 为会务机构的组织者。为会务机构的组织者。 公关工作公关工作 这是一项直接与人打交道的工作，包

9、括来信的处理，来访的接待，这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待， 对报刊上的批评、投诉、建议的处理等对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。 22 工工 作作具具 体体 内内 容容 档案工作档案工作 单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。 行政事务工行政事务工 作作 包括财务管理、生活管理、环境管理、保安管理、包括财务管理、生活管理、环境管理、保安管理、 食堂管理、卫生管理、车辆管理及接待工作。食堂管理、卫生

10、管理、车辆管理及接待工作。 上司交办的上司交办的 其他工作其他工作 这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找 资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临 时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。 行政人员的日常工作（表二）行政人员的日常工作（表二） 23 行政管理人员日常工作的三大特征行政管理人员日常工作的三大特征 办公室管理办公室管理 气派 个性 舒适 美观 和谐

11、便利 环保 健康 实用、方便 良好办公环境五大标准 安全环境 颜色环境 绿化环境 设备环境 光线环境 空气环境 声音环境 办公室布置的环境要求 25 党政机关使用的文种党政机关使用的文种 我国现行党和各级领导机关使用的文件有我国现行党和各级领导机关使用的文件有1414个：个： u决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、 批复、条例、规定、函、会议纪要。批复、条例、规定、函、会议纪要。 国家行政机关使用的公文种类有国家行政机关使用的公文种类有13个个: u命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、命令（令）、决定、公

12、告、通告、通知、通报、议案、报告、 请示、批复、意见、函、会议纪要。请示、批复、意见、函、会议纪要。 上述文件共上述文件共27个，其中个，其中9个是相同的，即：个是相同的，即：决定、意见决定、意见 、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要； 不同的有不同的有9个，其中属党的机关的有个，其中属党的机关的有5个，即：个，即：公报、指公报、指 示、决议、条例、规定；示、决议、条例、规定；属国家行政机关有属国家行政机关有4个，即：个，即： 命令（令）、议案、通告、公告命令（令）、议案、通告、公告。由于这。由于这18个文件是党个文件是党 和国家在公文管理

13、法规中明确规定的，一般称为法定文和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文 种。种。 公文的分类公文的分类 按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行 文。文。 按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、 常规公文。常规公文。 按其密级要求，可分为绝密公文、机密公文、按其密级要求，可分为绝密公文、机密公文、 秘密公文、普通公文。秘密公文、普通公文。 28 29 30 公文的作用公文的作用 31 领导和指导作用领导和指导作用 行为规范作用行为规范作用 宣传教育作用宣传教育作用 联系与知照作用联系与知照作用 依据与凭

14、证作用依据与凭证作用 32 33 34 通通 知知 经董事会决定，王某某在其任职期间内，贪污公款，经董事会决定，王某某在其任职期间内，贪污公款， 情节严重，从情节严重，从2009年年3月月7日始，罢免其总经理职务。日始，罢免其总经理职务。 *公司董事会（签章）公司董事会（签章） 2009年年3月月7日日 35 通知的依据：为什么发此通知，然后一句 话作过渡语，如“现通知如下”，转入主 题内容。 主题内容：具体事项 结尾部分：一般写执行要求“以上事项 望认真执行”。 36 练习练习 请找出下列哪一个成文日期标注是正确的请找出下列哪一个成文日期标注是正确的? 二零零九年六月十二日 二00九年一月拾

15、二日 0九年八月二十日 二00九年.伍月. 十二日 12/9/09 37 应用到公文写作中的数字表述下列哪应用到公文写作中的数字表述下列哪 个是正确的个是正确的? 5万万6千人千人 97年年12月月 出席十人出席十人,缺席子缺席子6人人 56000人人 38 规范简称示例：规范简称示例： 中共深圳市委员会中共深圳市委员会 39 40 关于举办老年秧歌比赛事项关于举办老年秧歌比赛事项 41 *管理处关于举办端午节管理处关于举办端午节 龙舟比赛的请示报告龙舟比赛的请示报告 42 公文签发人示例：胡锦涛主席公文签发人示例：胡锦涛主席 43 标题示例： *股份有限公司关于企业文化建设的通知股份有限公司

16、关于企业文化建设的通知 44 45 亲爱的： 亲密关系的私人之间 小张： 集体 资讯部所有员工： 上级 张经理： 同事 刘林： 下属 46 下行、平行公文首页格式 47 上报公文首页版式 48 公文处理方法和程序 三大环节：三大环节： 1、发文处理： 拟稿-审核-签发-登记-缮印-用印-分发 2、收文处理： 签收-登记-分办-拟办-批办-承办-催办-督 办-办复 3、公文管理： 制定立卷类目表-归卷-调用-立卷-归档-销 毁 49 文档管理与处理文档管理与处理 一、是在本企业活动中直接形成的； 二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的； 三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。 1、按问题组卷 2、按名称组卷