XX集团公司行政手册

1、目 录综述第一章 组织架构1一、集团公司组织架构1二、行政模块组织架构2第二章 岗位说明6第三章 作业流程7第四章 绩效考核8一、模块kpi指标8二、各部门kpi指标8三、管理岗位考核指标10四、职能岗位考核指标14第五章 规章制度22综述集团行政体系是包括行政、人力资源、总务、督查与改进工作的综合管理体系，是公司运营管理的关键组成要素。主要通过日常行政管理、人力资源开发与培训、员工绩效考核、企业文化宣导、后勤服务与协调、工作督导与改进等手段，推动和保证着企业的研发（设计）、生产（施工）、财务（资金）、经营（销售）、发展（开发）几大模块业务工作顺利有效进行。行政手册编纂以传承泓泰十数年治企精华

2、为特点，结合当代先进管理理念，以“唯新唯实、信益统一”为企业核心价值观，以“满足客户”和“适用法律法规”为根本要求，以建立“简洁、高效、可控”的组织形式为目的，着力完善集团公司行政与人力资源管理体系各项规章制度，着力完善行政与人力资源管理体系各项工作流程，多角度提供操作工具，以利于相关部门组织学习和照章实施。本手册从组织结构、岗位职责、管理图表、管理方案、规章制度及作业流程6个维度系统地构建了行政与人力资源体系，用于规范与指导行政与人力资源工作的开展，是公司行政体系管理的基础性文件。手册具有系统性、操作性、通用性，旨在帮助员工快速明确本岗职责及目标，并通过培训、绩效评价等手段促进员工发展，帮助

3、员工做好本职工作，确立追求目标，并合理规划职业生涯。第一章 组织架构一、集团公司组织架构二、行政模块组织架构（一）总裁办职责名称总裁办编码版本1、负责集团总监及以上人员的人事计划（安排）、定级、薪资核发、档案管理等部分人力资源工作。2、负责集团公共关系的归口管理，包括须总裁出面之重要客人的接待、公关礼品的采购等。3、负责总裁工作会议的组织和决议的跟催工作。4、负责集团法务工作。5、负责集团印章及证照管理工作。6、负责集团知识产权归口管理工作。7、负责集团各类协会的归口管理工作。8、负责总裁交办或流程规定的其他工作。相关说明（二）行政部职责名称行政部编码版本1.部门职责1、各职能部门的关系协调；

4、2、建立各项规章制度，并检查实施情况，促进各项工作规范化管理；3、负责公司资料、信息管理，以及宣传报道工作，沟通内外关系和上下关系；4、公司会议组织、记录及记录归档工作；5、公司印章管理；6、公司证照管理；7、员工入职、离职过程中与行政相关的手续办理；8、公司各类档案的整理、归档、保管、借阅等；9、员工考勤、出勤统计、报表、分析等；10、保健管理：a特约或定点医院的选择b工伤事故处理（11）福利管理：a福利制度的制定；b福利事项的办理；（12）文件控制：a发文制度及行文程度的拟定和实施；b公司文件发放；c过期文件的过期；（13）公司公共关系维护和改善工作；（14）行政督察；（15）其他相关职责

5、。2.部门权力1、依照制度，对督察过程中发现的问题实施处罚；2、要求各相关部门配合相关工作的权力；3、对部门内部员工考核的权力；4、其他相关权力。相关说明（三）总务部职责名称总务部编码版本1、合理的编制所属本部门相关职能岗位，明确职责，维护本部门日常工作的顺利进行。2、参与公司的企业标准、建立本部门的管理制度及相关作业流程，标准化、明确化各职能岗位的工作方法与方向，达到指导与协调工作，确保本部门正常运行与配合。3、对部门各班组日常工作进行指导与监督考核，做好人员的任用与管理，在不断的培训中制度化、人性化、规范化管理好本部门，并建立部门考核机制。4、对公司办公财产进行登记管理，定期检查与维护办公

6、设施。确保公司的办公设备、水、电、门窗等处于良好状态。5、处理好总务部司机班、保安班、保洁班日常事务性工作，及时指导或决策部门的执行情况，分析解决问题。6、每天上午9：30前，下午14：30前，对各部门派车单进行整理、审核，合理组合安排公司事务性出车。7、每天不定期对公司所有区域进行巡检，以确保安全、卫生、环境、后勤保障等无异常状。8、审定车辆维护保养计划，对维修单进行市场询价，以达成维修价格的合理性。9、每月底整理审定总务部保安、保洁、司机班各类报表，编制成总务部月报表。10、对总务部所属人员不定期进行理念知识、安全生产知识、操作技能知识等的培训，不断提升人员的整体工作能力及思想素质。11、

7、对日常各工作岗位工作情况了解，及时协调各管理岗位之间的矛盾，同时对下属所处理不了的事情进行指导与决策。12、贯彻执行公司管理者代表制定的质量管理制度，认真贯彻执行iso9000质量管理体系和国标，配合其他部门共同维护公司iso的推行。13、处理好公司与政府之间与总务部相关的事务性工作(如:污水排放、环保、消防检查等)。14、合理运作好本部门，服务于公司其他部门，确保公司的整体运行与发展。15、完成上级主管临时交办的其他事宜。相关说明第二章 岗位说明为使行政模块的工作管理更加系统化、规范化，减少人治管理成分，夯实模块的基础管理工作，使公司持续、健康、稳步发展，特制定岗位说明书。岗位说明书是结合泓

8、泰基本准则及模块内各部门职责编制而成，是对模块内各岗位工作职责的进一步细化。岗位说明书的内容从结构上分为基本信息、职位概述、职责描述、任职资格、工作条件等五个部分。详细描述了该岗位的上下级关系、工作职责、完成工作所需要的工作权限以及从事该岗位的任职资格等基本要素。具体内容请参阅本手册支持性文件之行政模块岗位说明书。岗位说明书由各岗位所在部门负责人编制，模块负责人批准后实施。第三章 作业流程一、流程的定义为实现任务目标所采取的方式、方法，流程在制订后的执行中，可根据实际需要和企业新形势下不断的要求，进行改进完式，以满足制度目标的要求。二、流程的作用使行政模块每一项工作流程均能清楚呈现，任何人只要

9、看到流程图，便能一目了然，有助于相关作业人员对整体工作流程的把握并按照一定的顺序规则进行工作。三、流程的分类与管理制度分类相对应，作业流程分为行政管理、人力资源管理及总务后勤管理三大类。四、流程的查阅第一步：双击桌面上该图标各作业流程的内容可通过公司电脑到泓泰集团内部网络平台中的“管理制度版块”中查阅。具体操作步骤如下：第二步：单击“管理制度”图标含“人力资源管理类”含“行政管理类”及“总务后勤类”第三步：单击“管理制度及作业流程” 第四章 绩效考核一、模块kpi指标二、各部门kpi指标（一）总裁办kpi名称kpi计算方法或说明绩效标准1.沟通协调及时性延误次数少于3次2.债权债务维护有效率有

10、责差错次数不超过2次3.外联活动有效性失误次数0次4.印章使用违规率违规次数0次5.各公司证照申办、维护有效率且无违规使用违规次数0次6.岗位胜任率90%（二）行政部kpi名称kpi计算方法或说明绩效标准人力资源工作计划按时完成率100%90%招聘计划完成率100%90%培训计划完成率100%95%绩效考核计划按时完成率100%90%核心员工流失率100%30%工资与奖金计算差错次数对工资、奖金核算及发放人为出错次数为0员工保险、福利计算差错次数考核期内因人为原因造成差错的次数为0员工任职资格达标率100%95%（三）总务部kpi名称kpi计算方法或说明绩效标准食堂伙食满意度达到70%以上车辆

11、安全行驶率达到100%车况完好率达到100%环境卫生达标率达到95%各项月度报表完成率达到100%各项月度报表数据准确率达到100%部门员工岗位胜任率达到90%采购工作完成率达到95%部门员工稳定率达到90%说明：按各模块部门自身特点，选择适宜且必须考核的项目5-10条，最终由考核部门择其4-5条。不要遗漏所属部门。三、管理岗位考核指标（一）总裁办被考核人姓名职 位副主任所 属 部 门总裁办评估时间段序号权重kpi指标绩效标准考评标准120%负责总监及以上职级员工的人事管理工作及时、无误延误1处/项扣（）分，出现错误1次扣（）分220%集团及各子公司各类证照的申办、年检及管理工作及时、无遗漏证

12、照按规定管理出现违规使用证照1次扣（）分未及时办理证照1次扣（）分未按规定年检证照1次扣（）分315%会议组织、会议纪要记录整理及会议决议的督办工作及时跟进反馈出现错误1次扣（）分415%知识产权申办、维护等工作及时、无遗漏延误1处/项扣（）分，出现错误1次扣（）分515%董事会相关工作及时、无误延误1处/项扣（）分，出现错误1次扣（）分65%相关档案资料的管理完整、无遗漏差错1处/项扣（）分，遗漏1项扣（）分710%领导临时交办的其他工作及时、无误延误1处/项扣（）分，出现错误1次扣（）分考核指标说 明主要标明对上述所用kpi指标的详细说明或计算公式等。例如：财务体系规范化目标达成率=目标达

13、成数/计划实现目标总数x100%（二）行政部被考核人姓名职 位经理所 属 部 门行政部评估时间段序号权重kpi指标绩效标准考评标准115%人力资源工作计划按时完成率100%每降1%扣1分215%人力资源成本预算控制率95%每升1%扣1分315%人力资源规划方案提交及时率90%每降1%扣1分410%招聘计划完成率90%每降1%扣1分510%培训计划完成率100%每降1%扣1分610%绩效考核计划按时完成率95%每降1%扣1分710%薪酬调查方案提交及时率100%每降1%扣1分85%员工任职资格达标率95%每降1%扣1分910%核心员工流失率30%每升1%扣1分考核指标说 明1.人力资源成本预算控

14、制率人力资源成本预算控制率=100%2.人力资源规划方案提交及时率人力资源规划方案提交及时率=被考核人姓名职 位it主管所 属 部 门评估时间段序号权重kpi指标绩效标准考评标准1网络安全性考核期内受到网络安全威胁次数在（ 1 ）次以内每超1、次，减（）分2服务器故障率考核期内服务器故障次数在（ 1 ）次以内每超1、次，减（）分3计算机机房网络设备故障率考核期内网络设备故障次数在（ 2 ）次以内每超1、次，减（）分4网站开发建设计划完成率考核期内网站开发建设计划完成率在 %以上5信息档案完整度考核期内信息档案完整率达到 %以上考核指标说 明主要标明对上述所用kpi指标的详细说明或计算公式等。例

15、如：财务体系规范化目标达成率=目标达成数/计划实现目标总数x100%（三）总务部被考核人姓名职 位经理所 属 部 门总务部评估时间段序号权重kpi指标绩效标准考评标准1食堂管理费用控制、满意度调查成本控制在5%；满意度达70%以上。具体实施根据食堂绩效考核方案。2部门例会的定期召开每月至少召开一次部门例会一次未召开，扣 分。3采购价格的控制每月至少一次询价未询价，扣 分4办公用品管理严格按照公司制度执行违反一次，扣 分5环境卫生园林绿化管理每周至少检查二次检查不到位，扣 分6车辆管理车辆费用控制，出行安全管理，调度合理，完成月度数据报表报表未完成，扣 分7安全保卫管理24小时在岗值班，每周至少

16、抽查一至二次。未抽查，扣 分8协调沟通各项需配合工作帮助本部员工与外部工作上需沟通协调事宜未沟通协调，扣 分9了解员工的思想动态员工思想波动大，人员流动频繁，对管理层有意见或越级投诉投诉一次，扣 分10领导安排的临时性工作按要求完成未按要求完成，扣 分考核指标说 明主要标明对上述所用kpi指标的详细说明或计算公式等。例如：财务体系规范化目标达成率=目标达成数/计划实现目标总数x100%四、职能岗位考核指标（一）总裁办被考核人姓名职 位法务专员所 属 部 门总裁办评估时间段项目指 标指 标 说 明权重绩效标准评分标准关键绩效指标负责维护公司债权债务。协助完善公司各类债权有效合法手续，运用有效法律

17、手段维护公司债权。30%及时完善负责审核公司各类涉法文件、合同、协议等。审核公司对外投资、采购合同、销售合同、对外法律文件涉法条款。25%及时评审负责处理各类涉法工作。经授权代表公司签署相关法律文件，代表公司办理诉讼事务，起诉或出庭应诉。20% 合法合理协助处理员工意外事故。参与调查员工意外事故过程，完善事故报审程序和基本材料，报审报批。10%按时高效负责办理每年残疾人就业年检工作。按残联委要求提供相关资料，按时完成年检工作。10%按时高效行为指标被考核人姓名职 位行政专员所 属 部 门总裁办评估时间段项目指 标指 标 说 明权重绩效标准评分标准关键绩效指标印章管理工作做好公司印章登记，确保用

18、印安全。30%出现错误1次扣（）分总裁客人来访的接待按总裁要求准备接待客人的资料及物品。15%使客人满意会议准备工作准备会前需安排事项15%上传下达和联络的及时性、准确性把总裁批示的文件传达到当事人20%延误1次扣（）分、出现错误1次扣（）分相关档案资料的管理完整、无遗漏10%差错一处/项扣（）分，遗失一项扣（）分上级交办的任务及时有效的完成任务10%及时、高效行为指标被考核人姓名职 位外联专员所 属 部 门总裁办评估时间段项目指 标指 标 说 明权重绩效标准评分标准关键绩效指标合理化建议处理工作合理化建议的准确性、及时性20%准确性通讯费用缴纳工作通讯费用缴纳的及时性10%及时，无误证照跟进

19、及年检工作证照办理及年检工作的及时性20%及时、效率礼品及临时物品采购工作物品采购的质量及时效性20%及时、效率应聘人员简历汇总工作每日需查看简历并汇总10%每日查看酒店协议维护工作及时有效维护酒店协议10%到期酒店协议及时续签其它交办工作临时工作10%及时行为指标（二）行政部被考核人姓名职 位培训专员所 属 部 门行政部评估时间段项目指 标指 标 说 明权重绩效标准评分标准关键绩效指标培训计划完成率考核期内培训计划完成率在95%以上30%完成率95%以上每降1%，减1分培训费用预算达成率100%15%达成率95%以上每降1%，减1分培训目标达成率100%25%达成率100%每降1%，减1分行

20、为指标培训资料归档率考核期内培训资料归档率100%15%归档率100%未按时完成1次，减1分培训效果评估表提交及时率考核期内培训效果评估报告提交及时率95%以上15%及时率100%未按时完成1次，减1分被考核人姓名职 位绩效考核专职所 属 部 门行政部评估时间段项目指 标指 标 说 明权重绩效标准评分标准关键绩效指标绩效考核计划按时完成率考核期内绩效考核计划按时完成率在95%以上20%完成率95%以上每降1%，减1分绩效考核数据统计准确性考核期内考核数据统计无差错10%准确性100%每错1次，扣1分绩效考核资料归档率考核期内考核资料完好归档10%归档率100%每降1%，减1分入职、离职等手续办

21、理准确率及时、准确为员工办理入职、离职手续10%准确率100%每错1次，减1分考勤数据统计准确率考核期内考勤数据统计无差错10%准确率100%每错1次减1分福利报表数据准确率福利报表制表及发放无差错10%准确率100%每错1次，减1分行为指标劳动合同签订、变更、续订、等办理及时率及时为员工签订劳动合同15%及时率100%未按时完成1次，减1分员工保险办理及时率每月25号之前为员工办理投保15%及时率100%未按时完成1次，减1分被考核人姓名职 位招聘专职所 属 部 门行政部评估时间段按月考核项目指 标指 标 说 明权重绩效标准评分标准关键绩效指标招聘成本控制实际招聘资金使用量占预算资金的比重（

22、招聘成本/预算招聘成本100%）10%应达 95 %高出预算1%，减 1分招聘计划完成率当月实际招聘到岗的人数占计划需求人数的比重（本月招聘人数占需求人数100%），了解任务完成情况15%应达 70%低于目标值1%，减1分工资、奖金计算差错次数对工资核算发放人出错次数为015%应达 100 %每有1次，减1分薪资发放准时率每月15日前工资发放（非工资核算人的原因延迟发放不扣分）15%应达 100 %每有1次，减 1分报表数据准确率准确无差错（每月招聘人员动态表）5%应达 100 %每有1处错误，减1分薪酬资料及时归档率资料齐全，有数据可查5%应达 100 %未在规定时间内完成，减1分/次行为指

23、标招聘简历信息收集招聘简历信息收集及时性，急需招聘岗位当日简历最晚不能超过3天没有查阅，储备岗位除外10%及时每晚一天，减1分招聘工作的有效控制执行招聘、筛选、面试、选择、安置工作并建立后备人才选拔力案和人力储备机制15%及时/薪酬异议处理及时及时回复员工的问题，解除疑虑10%及时未在规定时间内处理，减1分/次被考核人姓名职 位it专职所 属 部 门行政部评估时间段项目指 标指 标 说 明权重绩效标准评分标准关键绩效指标计算机硬件设备维护及时率15%维护及时率在 %以上硬件系统事故次数低于 次行为指标电脑相关设备故障处理及时率电脑、打印机、复印机、电话机等相关设备故障处理及时率50%及时、准确

24、系统和网络故障处理及时率20%其它部门维护满意度其它部门的电脑相关设备维护满意度20%信息档案完整率10%（三）总务部被考核人姓名职 位保安所 属 部 门总务部评估时间段项目指 标指 标 说 明权重绩效标准评分标准关键绩效指标安全事故发生次数尽量避免事故的发生做到无事故发生发生一次事故扣 分安全事故处理及时性处理的及时性判断准确，处理及时，汇报到位延误时间或未尽职者扣 分在岗值勤保证24小时在岗值勤不能出现脱岗现象脱岗或睡觉一次，扣 分消防检查每月底检查消防器械及做好登记记录工作保证消防器械的正常期限未检查发现一次，扣 分行为指标着装规范着装得体，统一服装，干净整洁，体现公司的良好形象着装统一

25、整洁着装不规范，扣 分工作服从性，配合度积极主动、服从、配合好服从性好，工作配合好不服从或未配合扣 分/次遵规守纪遵守公司各项规章制度做到无违纪现象出现违纪现象一次，扣 分被考核人姓名职 位保洁园林所 属 部 门总务部评估时间段项目指 标指 标 说 明权重绩效标准评分标准关键绩效指标树木完好率树木的保护和检查到位 未出现树木损坏或坏死现象完好率达99%以上绿化达标率花草树木的维护到位未出现大面积枯黄或虫蚀现象达标率在98%以上办公环境达标率各区域卫生的维持地面干净，垃圾及时清理达标率在95%以上行为指标工作服从性，配合度积极主动、服从、配合好服从性好，工作配合好不服从或未配合一次，可 分遵规守纪遵守公司各项规章制度无违纪现象出现违纪现象一次，扣 分被考核人姓名职 位司机所 属 部 门总务部评估时间段项目指 标指 标 说 明权重绩效标准评分标准关键绩效指标安全出行率车辆出行的安全性无