中小企业财务管理系统选型中数据共享问题一

1、中小企业财务管理系统选型中数据共享问题 （一）中小企业财务管理系统，其涉及的范围往往只有财务一个部门。可是王晓知道，财务部门是所有业务的终结点。财务软件需要用到其他部 门的数据，而企业财务管理系统中的有些数据也需要共享给其他部门 使用。因此如何提数据的共享程度，也是企业财务管理系统选型的考 察要点之一。不过王晓对这方面还比较陌生， 到底哪些数据需要共享， 该通过什么手段来共享，他没有直观的印象。为此，跟这方面的专家 倪建峰探讨之后，王晓得到下面四个建议。建议一：先确定共享的内容由于企业财务管理系统中的数据比较机密，所以不是所有数据都可以 共享的。因此需要首先确认哪些数据需要、允许共享，以及共享

2、的对 象是谁。如：在财务系统中有帐龄分析表、应收帐款余额表等等。这 些报表。可能销售经理或者销售人员也需要察看。有些企业是财务人 员每个星期或者每天把报表导出来，然后发给相关的人员。这无疑增 加了财务人员额外的工作量，而且及时性也会有问题。如果能够把这 些有用的信息共享出来供相关人员实时查询，就可以大大提高系统效 率。所以建峰提议 IT 主管首先要确认需要共享的内容。根据自己的工作经 验，建峰认为企业财务管理系统中往往有如下数据需要共享：一是前面谈到的应收帐款余额表，可能财务总监、销售经理或者销售 人员都需要访问。二是财务系统中的计件工资等信息， 生产部门、人事部门都需要查询三是应付帐款余额表

3、与到期应付帐款数目，供应商有时候会询问采购 员这方面的信息。如果不共享这个数据，那么采购员每次还要再去问财务人员，那就要多转几个弯了。另外，企业可能还有一个付款计划表，这也是采购人 员所需要的。四是部门费用统计表。有些企业采取了部门费用预算制度，来控制部门的开销、节省办公费用。此时系统中的部门费用统计表也要能够让各个部门及时查询到， 以利于他们安排开支，等等。所以要提高财务软件数据的共享， IT 主管首先要做的就是跟各个部门协商，确定需要共享的内容。在其他部门人员不知道哪些数据需要共 享的时候，可以根据前面的内容，给其他部门一些数据共享的建议。 若要进行企业财务管理系统的共享，在确定共享内容的

4、前提下，互相 监督，互相管理，到达共享的目的。建议二：确定数据访问的权限以上这些数据并不是每个部门都同时拥有共享的权限。出于数据安全 的考虑，有些数据共享只能够保留在某个部门的级别，甚至只有个别 用户才能够访问。如上面讲到的应收帐款余额，可能只有销售经理或 者销售人员才能够访问，而其他人，如采购人员等等，无法访问这个 应收帐款的信息。有些企业可能控制得更严格，每个销售人员只能查 询自己所负责的客户的应收帐款信息。当然，有些数据可能是全公司 都是公开的，如部门费用预算报表等等。所以虽然有很多数据需要共享，但是他们共享的程度不同。因此 IT 主 管确认了需要共享的内容之后，还需要同时确认这些共享数

5、据访问的 权限。通过权限访问的控制，可以保障这些共享数据的安全性。在确定共享数据访问权限的时候，建峰提出，要先定义访问的角色级 别。如公司全部人员共享、部门级别共享、部门经理独享、经理层共 享、高层管理者共享等等级别。然后根据这个级别再去对应特定的共 享文件。如果让用户一一去指定访问者， 后续的权限控制就太复杂了。 通过组或者角色的思路控制文件访问权限，无论是实现起来还是后续 维护都会非常方便。建议三：选择数据共享的实现方式以上两个工作，需要在软件选型之前先搞定。然后就需要考虑该采用 什么方式来实现这个数据的共享呢。通常情况下，有两种方式。一是通过企业财务管理系统客户端的方式。即在每个需要访问财务软件数据的员工那边，安装财务软件的客户端。让他们可以通过客户端 直接访问数据库中存储的数据。二是通过 Excel等辅助工具。Excel等办公软件可以直接连接到数据库中 读取数据。管理员可以根据需要设置一定的格式，让 Excel等办公软件 绕过财务软件客户端来查询相关的数据。无论采用那种方式，各有优缺点。有些企业财务管理系统可能有客户端使用量的限制，即按照用户来收费。此时如果只给一些查询的用户配置企业财务管理系统客户端的话，感觉上就有点浪费。当然，采用 软件客户端来进行数据共享，在数据访问控制上会更胜一筹。因此建峰指出，如果企业觉得有数据共享的必要，软件选型时