采购QAD操作流程

1、项次内容页次1目录12修定履历23目的34适用范围35权责36定义37内容3-48相关文件49使用表单410附件4批准审核拟制 修 订 履 历 、目的：为明确规范系统中采购维护作业流程版别修订日期变更页次更改内容A-1新版发行、适用范围：适用于采购 QAD操作流程。三、权责：3.1 采购负责编写规范。3.2 各相关部门必须按此办法执行。四、定义：4.1 功能键说明： F1-执行 F2-提示 F3-插入 F4- 结束 F5- 删除 F7-重重 F8- 清除 Shif+?- 数量修改 4.2 采购系统操作事务说明序号模块事务码说明功能权责参考依据1供应商维护供应商模块参数设置维护采购依编码原则2价

2、目表维护1.10.2.1采购价格金额维护维护采购价目表编码需 按下达的供应 商编码一致3物料计划维护1.4.7物料计划维护维护采购采购提前期及最小订量4物料成本维护1.4.9物料成本维护维护采购成本价格录入5采购控制文本5.24采购模块参数设置维护采购6供应商物料维护1.19供应商物料维护维护采购如有按供应商 的物料号需转 换7采购员维护5.2.1.20采购员维护维护采购采购订单对应的采购员8计量单位1.13计量单位维护维护采购单位的换算9采购请求维护5.2.3计划性生产物料 MRP 运行操作采购针对计划性生 产物料11从采购请求建立采购单申请建立采购单操作采购针对 5.2.3 完 成后建立成

3、采 购单12采购单维护5.7采购单维护操作采购制作采购订单13采购订单成本更新5.19采购单单位成本更新操作采购采购订单价格更新序号模块事务码说明功能权责参考依据14采购单打印5.10采购单打印操作采购15采购单收货5.13.1采购单及委外加工单收货入库操作仓库 / 采购特殊材料：芯 片/金丝有采 购开送货单到 仓库由仓库在 做送检；其它 材料则由仓库 做送检16采购单退货5.13.7采购单退货操作品管17采购单退货打印5.13.8采购单退货打印操作采购18至今为止为做凭证 的采购单收货采购单对帐操作采购采购月结对帐19供应商菜单2.3.2供应商查询查询采购20采购5.8采购订单查询查询采购2

4、1采购5.9采购订单报表菜单查询采购22采购5.13.3采购订单接收查询查询采购23采购2.3.2供应商查询查询采购23采购1.10.2.2价目表查询查询采购24采购1.20供应商物料查询查询采购25工程13.21物料替代报表查询工程/ 采购打包件替代料 查询五、内容5.1 供应商维护【系统事代码：2.3.1 】5.1.1 概述：.采购接到需求部门请购单或物资需求表寻找供应商,若有新增供应商,采购需对新的供货商 做调查、评估.；新增的供应商,采购必须将供应商基本资料及供应商调查表传真给厂商,厂商回复后,采购 根据厂商提供的相关数据在QAD系统中进行维护。5.1.2 主要字段说明：5.1.3 操

5、作图示：步骤：采购至系统 、依次进入各字段输入供应商编码、地址、家传真、电话执行完上述主下一个画面1关键字段后，2、输入采购帐户、应付款帐户及发货方式按F1执序号 字段名称 字段说明供货商 输入供货商代码 输入供货商名称 供货商之地址名称地址数据提供部门 备注依编码原则采购采购采购国家 供货商所在的国家 采购联络人供货商交易负责人采购电话供货商交易电话号码采购传真供货商交易传真采购2采购帐户供应商处购买项目的采购单所影响的总帐账户信息采购应付款帐户供应商的应付帐账户采购发货方式指该供应商使用的货运方式采购3银行该供应商付款对应的银行代码信息采购货币指该供应商的使用的货币代码采购4采购员该供应商

6、对应的采购员采购价格表指对应供应商的价目表采购需与供应商编码一 致固定价格此字段表明该供应商价格是否固定还是可通过价目表更改价格采购5支付方式指该供应商的支付方式代码采购6应纳税该供应商是否纳税采购纳税区域指供应商对应的纳税区域设置采购纳税类型供应商征收的税收类型采购税用途税收的用途采购含税指该项目地址价格是否含税采购供货商所在城市城市3详细操作步骤：采购至系统（2.3.1）（ 供应商数据维护）中,3 、选择银行及采购该供应商对应付款的货币 形式按 F1 执行下一个画面。4详细操作步骤：采购至系统（2.3.1）（ 供应商数据维护） 中,4 、选择该供应商对应的采购员、价格表（价 格表一律对应供

7、应商编码）；完成后按F1执行下一个画面。详细操作步骤：采购至系统（2.3.1）（ 供应商数据维护） 中,5、选择该供应商合同确认货款的支付方式； 完成后按 F1执行下一个画面。详细操作步骤：采购至系统（2.3.1）（6 供应商数据维护）中,6 、针对画面提示选择对应应纳税、纳税区域、 纳税类型、税用途、含税；完成后按F1执行下一个画面。详细操作步骤：采购至系统（2.3.1）（ 供应商数据维护）中, 完成每个画面后按F1执行，即完成后供应商 维护环节完成，最后按F4退出即可；查询数据：供应商数据查询是按照供应商代码查找厂商资料；供 应商地址报表是按照供应商代码、名称及邮政代码查找厂商资料；供应商

8、地址主文件报表是按照供应 商代码、厂商名称、类型、邮政代码及采购员代码查找厂商资料。5.2 供应商价目表维护【系统事务代码：1.10.2.1 价目表维护】5.2.1 概述：采购接到请购单时,寻找厂商,产品承认, 针对所需求产品询价、比价、议价、定价.5.2.2 关键字段说明：序号字段名称字段说明数据提供部门备注1价目表价格单编号采购员价目表编号对应供应 商编码需一致2货币交易币种（ RM、B USD）采购员RMB/USD3物料号物料编码采购员计量单位物料的单位采购员开始此价格生效日期采购员到期日期此价格单的有效截止期采购员金额类型选择 L 型列表采购员4价格表价格采购订单价格采购员最低价格该物

9、料的最低价格采购员最高价格该物料的最高价格采购员5.2.3 操作图示详细操作步骤：采购至系统画面1.10.2.1（ 价格表维护） 中,1 、输入新增物料的价目表（价目表需已采 购订单的供应商一致）；2、货币：选择该物料采购的付款货币方式（USD或 RM）B；3、针对要新增的物 料号录入、计量单位维护、价目表的要执行的开始日期、到期日期、金额类型（原则上选 L 列表形式）； 4、价格表价格选择确认后的采购定单价格、最低价格（指该物料的最低价格、）最高价格（指该物料 的最高价格）执行完上述主要关键字段后，按F1执行完毕，最后按F4退出即可；详细查询系统事务 代码：系统画面1.10.2.2 价格表查

10、询, 是按照价格表代码查的,方便采购查找所需物料的价格；系统画 面 1.10.2.3 价格表报表,是按照价格表代码、产品类 、物料别查找.便于采购作业. ；系统画面1.10.2.4 价格表报表是按物料排序,此报表是按物料别查找价格。5.3 物料主记录维护【系统事务代码1.4.7 】5.3.1 概述：物料主记录维护采购主要针对以下主要字段说明在QAD系统进行录入即可5.3.2 主要字段说明 ：序号字段名称字段说明数据提供单位备注1物料号选择要操作的物料号采购部2采购提前期采购正常或是平均需要的工作天数采购部3最小采购量该物料最小订购量 .采购部5.3.3 操作图示：采购至系统画面1.4.7（ 物

11、料计划维护） 中,1 、输入要执行的物料号；2、将要操作的物料采购提前期录 入 3、该物料采购最小订量录入；执行完上述主要关键字段后，按 F1, 光标回到原点即整个流程操作完 成。5.4 物料主记录维护【系统事务代码1.4.7 】5.4.1 概述：物料主记录维护采购主要针对以下主要字段说明在QAD系统进行录入即可。5.4.2 主要字段说明 ：序号字段名称字段说明数据提供单位备注1物料号选择要操作的物料号采购部2价格指该物料的价格采购部主要用于参考价 （对价目表为美元的需换算成人 民币价格）税指该物料价格是否纳税采购部主要用于参考价 （对价目表为美元的需换算成人 民币价格）纳税类型纳税类型采购部

12、17%、6%等3物料该物料的成本价采购部价目表为美元的需换算成人民币价格5.4.3 操作图示：（采购价格为人民币操作方式）一 详细操作步聚：1、输入要执行的物料号；2、执行要录入该物料的参考价格/税/ 纳税类型；3、录入物 料成本数据（指不包含税的价格）；执行完上述主要关键字段后，按F1,光标回到原点即整个流程操作 完成，最后按F4退出即可（此操作也可以1.4.15.4.3 操作图示：（采购价格为美元操作方式）二 详细操作步聚：1、输入要执行的物料号；2、执行要录入该物料的参考价格/税/ 纳税类型（如该物料维 护价目表为美元的，必须按税率换算成人民币的价格方可）；3、录入物料成本数据（指不包含

13、税的价格， 另该物料号维护价目表为美元的，须按税率换算成人民币的成本）；执行完上述主要关键字段后，按 F1, 光标回到原点即整个流程操作完成，最后按F4退出即可（此操作也可以1.4.15.5 采购员维护【系统事务代码5.2.1.20 】5.5.1 概述：采购员维护主要针对后续采购请求维护选择相对应的采购人员5.5.2 主要字段说明 ：序号字段名称字段说明数据提供单位备注1采购员维护在系统中选择可操作的采购员采购部5.5.3 操作图示采购至系统画面5.2.1.20（ 采购员维护） 中,针对采购员进行选择，执行完上述主要关键字段后，按F1 执行，后整个操作完成，最后按F4退出即可。5.6 计量单位

14、维护【系统事务代码1.13】5.6.1 概述：物料号如有要换算单位直接到计量单位维护单位换算5.6.2 主要字段说明 ：序号字段名称字段说明数据提供单位备注1计量单位换算的计量单位采购部注：计量单位如有换 算价目表的计单位 要同步操作方可在 定单上显示价格替代单位换算替代的计量单位采购部物料号需换算的物料号采购部单位换算因子换算物料号对应的因子采购部5.6.3 操作图示详细操作步聚：采购至系统画面1.13（计量单位维护）中, 对要换算的物料号进行单位换算，执行完上述 主要关键字段后，按F1,光标回到原处后整个操作完成，最后按F4退出即可；另相应的价目表维护 （1.10.2.1 ）也需同步进行计

15、量单位维护，制作采购订单才能显示物料价格。5.7 采购请求维护【系统事务代码5.2.3 】（不包含替代料流程）一：5.7.1 概述：需求部门确认请购需求来源: 生产性物料、非生产性物料，生产性物料: 需求来源 销售部门的销售订单, 即主生产计划需求. 非生产性物料: 即非生产用品及生产器具等用品请 购（eg: 模具,文具, 刀具）等；计划性生产物料: MR运P行之后, 系统会将所有计划性生产物料自动 产生计划采购单或由生控部提供物料采购需求单交付采购部门；采购部至系统（5.2.3 采购请求维护）进行操作（具体需求数量按生控提交的签核物资需求表为准）, 操作后，完成后（5.7） 生成采购订单（上

16、述操作不包含替代物料的操作流程，采购人员如购买其他物料替代标准的物 料需求操作流程另行写入）。5.7.2 主要字段说明 ：细操作步骤：采购至系统画面5.2.3（ 采购请求维护） 中,1 、跟据计划性生产物料生控MR行过有几个行要操作，采购人员要对相应行作选择操作）；3、针对物料号选择要下达的供应商；4、对所选物料号选择对应的价目表（号进行选择；2、选择要操作的行（注：一个申请注：价序号字段名称字段说明数据提供部门备注3供应商要包括在选择屏幕中的第一个供应商号码采购需求量MRP运行之后,系统会自动产生物料需求数采购UM采购计量单位采购单位成本价目表维护后单位成本会直接生成采购4价格表价格表应直接

17、已所择供应商号码一致采购5截止日期物料号可用于发货的日期采购需求日期物料号可用于制造的日期采购序号字段名称字段说明数据提供部门备注1申请号选择屏幕中所要包含的第一个申请的号码采购2行筛选要处理的行采购5.7.3 操作图示表需1 跟供应商代码一致）；235详细操作步骤：5、选择截止日期及需求日期（来料交期的回复）；全部完成后按F1执行；6、采购请求维护确认无误后按F4光标提示提交该项申请，直接选择YES；在按回车键显示一下个画面；详细操作步骤：7、按回车键后光标提示提交给购买选择YES；8、采购员选择要操作执行的采购员代码，全部完成后按回车键即执行完成；5.8 从采购请求建立采购单【系统事务代码

18、 5.2.18 】5.8.1 概述：采购审批完后, 直接进入从采购请求建立采购单订单5.8.2 主要字段说明 ：序号字段名称字段说明数据提供部门备注1申请号选择屏幕中所要包含的第一个申请的号码采购可选择单一项目操作供应商要包括在选择屏幕中的第一个供应商号码采购物料号选择屏幕中所要包含的第一个物料号采购需求日期按需求日期筛选采购采购员可选择要执行的采购员采购2复制选择要生成采购订单 YES即是要处理的采购3采购订单建立采购订单后自动生成采购订单号采购供应商建立采购订单后自动生成供应商采购4税用途该供应商是否纳税采购纳税环境指供应商对应的纳税区域设置采购纳税类型供应商征收的税收类型采购应纳税税收的

19、用途采购含税该供应商是否纳税采购5兑换率指外币转换为人民币的兑换采购7采购订单成本 更新针对建立请求的采购订单价目表为美元，生成5.7采购订单后需做更新方可生生美元价目表采购5.8.3 操作图示：（操作方式一）15.2.3细操作步骤详细操作步骤：2、对画面中不同供应商进行操作，同一供应商要建立成同一张采购订单，复制那一栏 则选择 YES其, 它暂不处理的暂实选择NO（注：如果未做选择的话执行将会把所有信息替换成同一供应 商）执行此画面要注意选择供应商；完成后按F1 会提示所有信息是否正确，确认无误后选择YES； 完成后按 F1跳转到下一画面;详细操作步骤：3、直接按回车键会自动生成采购订单及物

20、料所对应的供应商，在按F1执行提示所有信息是否正确选择YES，完成后按F1跳转到下一画面；详细操作步骤：4、对画面所提示的税用途、纳税环境、纳税类型、应纳税、含税做选择操作，在按 F1 执行完后即可生成采购订单。15.8.3 操作图示：（操作方式二）详细操作步骤：1、从 5.2.3 记录一下，在回到第一画面按供应商代码进行选择操作；23详细操作步骤：2-3、选择要建立订单的供应商代码，执行此画面要注意选择供应商；完成后按F1会提示所有信息是否正确，确认无误后选择YES；完成后按F1跳转到下一画面;详细操作步骤：4、对画面所提示的税用途、纳税环境、纳税类型、应纳税、含税做选择操作，在按F1 执行

21、完后即可生成采购订单。5.8.3 操作图示：（操作方式三美元） 详细操作步骤：1-4、从 5.2.3 详细操作步骤：5、完成1-4 步聚后按F1光标提示美元及人民币的兑换率直接F1执行，即可完成生成 采购订单 。6序号字段名称字段说明数据提供部门备注1申请号选择屏幕中所要包含的第一个申请的号码采购2行筛选要处理的行采购3物料号工程打包的打包件物料号工程/ 生控4-5物料号物料替代报表打包件所对应的替代物料号工程6物料号打包件要替换的真实物料采购7供应商要包括在选择屏幕中的第一个供应商号码采购8价格表直接已所择供应商一样供应商号码采购详细操作步骤：6、从采购请求建立生成5.7 采购订单后美元价目

22、表的，只引用成本价还需至5.19 采 购订单成本更新为价目表价格，即完成美元的采购订单价格。5.9 采购请求维护【系统事务代码 5.2.3 】主要针对芯片替代料流程二：5.9.1 概述：MR运P 行之后, 系统会将所有计划性生产物料自动产生计划采购单或由生控部提供 物料采购需求单交付采购部门；采购部至系统（5.2.3 采购请求维护）进行操作, 操作后产生采 购申请单，完成后（5.7）生成采购订单5.9.2 主要字段说明 ： 详细操作步聚：1、选择要执行操作的申请号；2、选择要操作的行；3、选择工程打包的物料号 直接更改成要购买下达采购订单的物料号； 详细操作步聚：可通过13.21查询打包件的对

23、应的替代物料；详细操作步聚： 6、把MR运P 行的打包件改为可替代购买的物料号；7-8、录入物料号对应的供应 商及价格表；全部完成后按F1执行完毕后直接到建立请求维护即可。5.10 采购订单维护【系统事务代码 5.7 】5.10.1 概述：采购部根据需求部门提交的已核准的请购单做采购订单。5.10.2 主要字段说明 ：【* 为可选项，可按默认或选择】序号字段名称字段说明数据提供部门备注1采购订单采购单号码（自动带出）采购供货商输入供货商代码采购2到期日期依订单计划表输入到期日期采购*订货日期依订单计划表输入当日日期采购采购员采购员自行输入自已的编号采购联系人供应商维护有录入则会自动带出采购价格

24、表产品价格无货币自动带出采购支付方式选择付款条件（自动带出）采购3说明选择 Yes则要对该订单进行说明采购4税用途该供应商是否纳税采购纳税环境指供应商对应的纳税区域设置采购纳税类型供应商征收的税收类型采购应纳税税收的用途采购含税该供应商是否纳税采购5事务说明对选择说明 Yes的字段做事务说明采购6行采购单行数采购7地点送货地点采购*申请号已批准的采购申请号采购8物料号需求的物料号采购9已订购量请购需求数量采购10UM计量单位采购11成本单价直接引用价目表采购12截止日期物料来料的时间采购13类型直接空白采购S（委外）M（非库存）针 对办公用品无物料号14说明对该物料做说明采购15税参考（序号3

25、）字段说明采购16事务说明对选择说明 Yes的字段做事务说明， 后选择 YES打印在采购单上采购5.10.3 操作图示125详细操作步骤：采购至系统画面采购维护5.7 中, 根据需求部门提交的已核准的请购单制作采购订单； 1、5.7采购订单维护采购订单号直接回车生成新订单号，选择该物料所对应的供应商代码；2、输入截 止日期及对应该订单的采购员；3、说明选 YES则对对于该张订单做事务说明，选 NO则不做事 务说明， Enter 键，进入下一页面；详细操作步骤：4、按 Ente4r 键，画面提示采购订单的税收信息按相关信息选择即可； 详细操作步骤：针对该定单说明选 YES做事务说明 ；6-789

26、-11121313详细操作步骤：6-7 、采购单的行录入及该物料交货的地点进行选择录入； 8、请购单物料号的 录入； 9-11 、请购单数量录入、单位录入、单位成本录入； 12、对物料截止日期的录入（交 期）；13、采购订单类型的选择： M（针对办公用品类选择）、 S（委外加工选择）、空白（非 S/M两项则选择空白）详细操作步骤：14、说明选 YES则对对于该项物料号信息做事务说明，选 NO则不做事务说明；15、按 Enter 键，画面提示采购订单的税收信息按相关信息选择即可；16详细操作步骤：16-17 、按 Enter 键，针对说明选 YES该项物料号做事务说明， Enter 键，进 入下

27、一页面；对所录入的事务说明事项看否要选择在相应的报表上体现；详细操作步骤： 17 、F1执行完所有事项后，按 F4画面提示是否继续保存， 选择 YES后则 PO1276 该张订单执行完成。5.11 采购订单维护【系统事务代码 5.7 】针对委外加工（类型为S）5.11.1 概述：采购至系统画面采购维护5.7中, 根据生控部提交的委外加工单进行采购作业。5.11.2 主要字段说明 ：【* 为可选项，可按默认或选择】序号字段名称字段说明数据提供部门备注1采购订单采购单号码（自动带出）采购供货商输入供货商代码采购发货-至自动带出2截止日期依订单计划表输入到期日期采购*订货日期依订单计划表输入当日日期

28、采购采购员采购员自行输入自已的编号采购联系人供应商维护有录入则会自动带出采购价格表产品价格无货币自动带出采购支付方式选择付款条件（自动带出）采购3说明选择 Yes则要对该订单进行说 明采购序号字段名称字段说明数据提供部门备注4税用途该供应商是否纳税采购税用途纳税环境指供应商对应的纳税区域设置采购纳税环境纳税类型供应商征收的税收类型采购纳税类型应纳税税收的用途采购应纳税含税该供应商是否纳税采购含税5事务说明对选择说明Yes的字段做事务说明采购6地点送货地点采购7物料号需求的物料号采购8已订购量请购需求数量采购9UM计量单位采购10成本单价直接引用价目表采购11类型委外加工类型选择S采购12税参考

29、（序号4）字段说明采购13ID生控委外加工单的ID号采购工序需求工序代码采购电镀、编带、套灯座5.11.3 操作图示详细操作步骤：采购至系统画面采购维护5.7 中, 根据生控部门提交的已核准的委外加工单制作采购订 单（采购订单完成后需制作委外通知单发给仓库以便后续出入库的管控）。1、采购至5.7采购订单维护采购订单号直接回车生成新订单号，选择该物料所对应的供应商代码；2、 输入截止日期及对应该订单对应的采购员；3、对该份定单选择做说明；详细操作步骤：4、按 Enter 键，画面提示采购订单的税收信息按相关信息选择即可； 详细操作步骤：5、针对该定单说明选 YES的做事务说明 ，按 F4 退出至

30、下一画面； 详细操作步骤：6、选择要交货的地点； 7、委外加工单物料号的录入； 8-10 、委外加工单数量 录入、单位录入、单位成本录入； 11、委外加工单类型选择（强调委外加工单一定需选择 S 型）方可；详细操作步骤：12、按 Enter 键，画面提示采购订单的税收信息按相关信息选择即可； 13、对于委外加申请单 ID 号及工序号（工序号有针对编带、套灯座、电镀）； 详细操作步骤：14、执行完所有事项后，画面提示是否继续保存，选择 YES后则 PO1296该张委 外订单执行完成（采购订单完成后需制作委外通知单发给仓库以便后续出入库的管控）。5.12 采购订单成本更新【系统事务代码 5.19】

31、5.12.1 概述：5.12.2 主要字段说明 ：序号字段名称字段说明数据提供部门备注1采购订单维护从建立订单价格未做更新的价格采购2采订订单成本更新对供应商及价目表为美元的做采购成本更新采购3采订订单成本更新采购成本更新为美元价格采购5.12.2 主要字段说明 ：操作步聚：针对 5.2.3 采购请求维护- 采购请求建立采购订单-5.7 采购订单维护供应商及价目表为 美元的做采购成本更新，直接至5.19 采购订单成本更新选择要操作的采购订单完成后按F1执行即可 更新价格。5.13 采购订单打印【系统事务代码 5.10】5.13.1 概述：完成系统5.7 采购单维护完后至画面（采购单打印5.10

32、）, 将采购单打印出来,给采购主 管签核.5.13.2 主要字段说明 ：序号字段名称字段说明数据提供部门备注1采购单采购单编号采购可单一选择供货商供货商代码采购采购员采购员代码采购订货日期下采购单日期采购5.13.3 操作图示详细操作步骤：采购部至系统画面（采购单打印5.10）中, 根据所下达的采购订单选择进行打印，在5.7 采单维护时有做事务说明的事项则在打印出的采购订单会把说明自动体现在采购订单上。5.14 采购订单接收成本【系统事务代码 5.13.1 】5.14.1 概述：供应商交货时, 仓库人员依供应商送货单核对采购订单进行入库，如有误须知会采购部. 如无误, 核对送货单内容: 供应商名称,代号,物料号 , 采购件-采购单号, 委外件- 采购单号及工单号码, 备注等. 对点无误, 签收送货单,仓库留二联,并登录收货处理.5.14.2 主要字段说明 ：序号字段名称字段说明数据提供部门备注1订单号选择要收货的订单号采购部2转入下道工序选择 YES/NO仓库3行输入物料号对应行号仓库可用向上或向下光标来选取与送货单4数量进货数量仓库以相实符的际物收取料号数量为准5地点选择交货的地点仓库6库位存放位置仓库预设待检仓（110）,可修正7批/序输入在该采购单项上所接物料的批/序号仓库5.14.3 操作图示12详细操作步骤：1、选择到货的采购订单号；2、转入下道工