办公楼管理制度

1、一、目的为保障办公楼的正常运行，规范办公楼接待服务管理，树立公司形象，体现工作 人员优秀的素质与精神风貌，维护办公的正常秩序，文明的工作环境，特制定本规定;二、范围:集团所有办公区域三、权责1、人事行政管理中心：负责办公楼的综合管理,并就公共设施/设备维护、安 保、消防、卫生等事项进行管理。2、相关部门：配合落实执行相关管理规定及制度四、内容1、物品出入及资产固定管理1.1公司固定资产包括办公区域所有资产，即办公家具/用品、电器、设备设 施及附属设施等。(1)办公大楼的物业权属管理山人事行政管理中心负责。(2)人事行政部对固定资产统一管理。1. 2公司以部门为单位进行固定资产登记造册，并粘贴公

2、司固定资产标签，各 部门负责其固定资产的保管，并每年与人事行政管理中心、财务中心进行固定资产核对。1. 3固定资产如果损坏，须及时向人事行政管理中心报修，宙后勤部统一安排 维修。办公楼装饰保修期内的维修山人事行政管理中心通知维保单位维修，超过保修期的 维修山人事行政管理中心选择维修单位后并监督维修。1.4凡携带物品离开时，当值保安员应礼貌履行检查放行手续：1.5每班保安员将出入办公楼登记薄交由当班队长集中保存，并按交接班 手续交接。2、办公家具/用品、设备使用2.1办公桌台面简洁、整齐，文件资料及办公用品等有序摆放，人员离开座位 时需将座椅归位.2.2办公室家具位置不随意移动，办公设备不随意调

3、换。2.3员工工作岗位变动时，配备的办公家具、设备及办公用品等按规定移交， 由调出部门、负责核对,并填写员工调动/离职移交单，交人事行政部接收管理。2.4新增员工时，山用人部门提出申请，经总经理室批准，山人事行政中心按标 准配备。3、办公秩序及信息化管理3. 1全体员工须佩戴胸牌（工作牌）进出办公大楼，不得将非本单位人员带进办 公楼内。3.2外来访客须到前台或（门卫保安处）登记，山前台与被访者联系确认后方可 进入办公区域。3. 3公告栏的信息发布山总裁办负责,根据需要及时更新。文件编号ZFKG01XZ15（05）0051/ 5实施日期2015年7月1日3.4办公室、公共区域、会议室内的标识、装

4、饰等，由后勤部统一安排。4、安全管理4. 1公司建立安全应急预案及安全监控网络,实行主管领导负责制，分工协作, 确保办公环境的安全。4. 2物业保安部对办公大楼的安全保卫及消防管理，保证办公秩序安全运转。4.3安保、消防监控人员要严格执行安保及消防各项安全制度，规范操作，遵守保密条款。4.4节假日实行员工值班制度，山各部门提报值班人员，人事行政管理中心统 一安排。5、消防管理5. 1消防管理山物业公司统一负责，办公区域消防管理实行区域专责制，公共 区域消防管理山安保部负责，食堂区域消防管理山食堂指定专人负责。各管理部门及人员 须按照消防要求定期进行检查,及时消除火灾隐患。5. 2物业公司定期组

5、织全体员工消防培训I,熟悉楼内安全通道，掌握消防器材 使用方法。员工自觉遵守办公楼安全防火规定，爱护消防设施,不随意挪动及挪作它 用。严禁随意拨动、打开消防报警器,不乱动灭火器，消防栓等设施。5. 3发现火惜，山发现人员或保安立即拨打119报警,并向主管部门领导报 告。同时安保部须启动应急预警系统，指挥人员有序疏散，并组织安保人员开展扑救 工作。6、防盗管理6. 1各部门须落实防盗措施，办公室内无人时须锁好门窗。6.2公司财物指定专人管理，贵重物品及现金须入柜、上锁（按照财务管理制 度放置6. 3妥善保管个人物品，办公室内不存放私人贵重物品及现金。6.4严禁无关人员进入档案室、监控室、配电室、

6、机房、设备机房等区域。6.5实行每日清楼制，清楼时间为21时。特殊情况需要加班的员工须山部门负责人签字报人事行政部备案，按公司安保部相关手续进出办公楼。6. 6办公楼工作人员进入办公楼时，如发现陌生人跟进，应指引陌生人到前台 办理访客登记手续.7、人员进出及员工管理7.1员工自觉保持良好仪表形象，着装整洁、得体。待人热情礼貌，诚恳谦 虚。接待客人及公司开展大型活动时着正装。7.2胸卡（工作牌）是员工身份的象征，是员工进出办公大楼、餐厅、休闲茶 座、车库等场所的凭证。胸卡仅限员工本人使用，不得转借他人,遗失后须及时到人事 行政部挂失，补办新卡。7.3员工应自觉遵守作息制度，不迟到、不早退，认真执

7、行公司管理制度和规 定。7. 4员工自觉维护办公秩序，保持工作场所安静，不得大声喧哗,办公楼为无烟 办公场所.7.5员工自觉遵守公共秩序，讲究公共卫生，爱护公共财物。严禁吸烟，小心 避免茶水、饮料、食物等污染地毯,垃圾、茶水等废弃物必须放置于规定的分类垃圾桶内, 不得任意乱倒堆积。7. 6进出大楼人员必须佩带有效工作证件,施工人员必须办理相关证件穿着工作服方可进入大楼,并遵守有关管理规定，禁止无证人员进入大楼。7. 7人员进出大楼必须将出入证佩戴胸前，不得擅自在出入证使用范围之外活 动，对于不遵守者，应劝其回到接待区域.7.8施工出入证限于在大楼内长期施工人员使用.7.9访客人员进入大楼需办理

8、访客登记手续，山访客人员填写人员进出登记 表经被访人确认后即可放行。7. 10严禁闲杂人员或行为异常者、小贩、推销、传教、募捐等人进入大楼， 并采取相应措施劝离，同时报告保安队长。7. 11所有进出人员将物品带离大楼时，必须遵守物品出门制度，不得私藏物品 带出大楼，一经发现将交给安保部门处理。7. 12非办公时间（平时晚21:00至次日7:00、公休日和法定节假日），所有进 入大楼人员一律办理登记手续。8、会议管理8. 1会议室山总裁办统一管理。8.2各部门如需使用会议室,须填写会议申请单，注明会议规格和服务要 求等，提前2小时（重大会议提前一天）报总经办，总裁办统筹安排。如会议要求配备水 果

9、、矿泉水等用品，会议牵头部门需报直接上级核准后，山后勤部门统一安排（紧急 会议山牵头部门负责准备）。8.3会议室内禁止吸烟，禁止乱扔杂物。8.4按预定时间使用会议室，原则上不超过预定时间半小时，以免因会议室使 用发生冲突。8.5会议室使用完后，及时通知总裁办。总裁办将安排保洁人员负责及时清扫, 关闭电源、空调、门窗等，使会议室恢复待用状态。8. 6参加会议应提前5分钟进入会场就座;会议期间，要保持会场肃静,关闭手 机等通讯工具;不随意走动,无特殊悄况不得提前退场。9、门岗及保安管理9.1公司委托物业公司负责安全保卫工作。配备专职保安人员，实行24小时 执勤巡查，并加强大楼内外、机房、财务部门等

10、重点区域的检查巡视。巡查保安与门 岗、监控保安协调配合，认真做好防火、防盗等工作。9.2安保人员严格遵守工作纪律。门岗保安应尽职尽责，坚守岗位，认真做好 来电接听与记录，并按程序及时通知到位;认真做好交接班工作，确保工作注意事项交至 接班保安手中，确保大楼安全运行无事故。保安人员当班时间不准睡觉或擅离工作 岗位，严禁工作时间看电视、打牌、赌博、玩游戏等。9. 3外来人员来访，实行门岗保安和前台采用询问制，按规定征得受访部门同 意后方可进入办公楼。外单位人员参加会议，凭会议通知进入。会议主办部门应事先通 知门岗。召开紧急会议或未发书面通知的会议，III主办部门人员在办公楼门口接待 确认。9.4公

11、司信件、报刊、邮件等由门岗保安或前台统一负责收发,外来邮件要妥 加保管并及时通知收件人领取;汇款、包裹单和挂号信须完善领取手续以便备查。因工 作散漫、粗心大意等人为因素，造成邮件等遗失或损坏的，照价赔偿。9.5办公楼内发生突发事件和意外事故，保安人员应及时到位处置。大件物品 带出楼外，按规定履行手续,经保安检查后放行。9. 6保安人员按时开关公司大门，夜间21点前关闭公共场地照明灯，并检查和 关闭空调、门窗等。9、7监控保安做好办公楼电子监控工作,24小时录像，并做好记录，发现隐患 要及时通知门岗及巡逻保安人员，共同采取有效措施，及时消除隐患。10、卫生管理10.1保洁人员负责卫生保洁工作。配

12、备专职保洁员，不间断开展保洁工作，营 造干净、整洁的办公环境。10.2保洁人员遵守工作纪律,按要求做好办公楼各区域的卫生、清洁、清扫 工作。10.3小餐厅卫生由保洁人员负责，保持小餐厅地面、卫生间卫生，小餐厅内 餐具/酒具/台布等山食堂人员负责管理.10.4拖布、扫把等保洁工具山楼层保洁人员统一管理，各部门使用后应及时 归还到位。11、水电、节能管理11.1公司用水用电山后勤部门负责管理与监督，定期开展用电、用水安全检 查，及时消除安全隐患。11.2员工如发现线路、插座、灯具等有问题，应及时报设备维修部门维修。 各部门在原有配电设施基础上，不得私接电线或更改电器线路，不擅自安装使用大功率 电器

13、，不在办公室和公共区域内堆放易燃、易爆、有毒等危险物品。11.3积极倡导节约用水、用电管理，不开无人电灯、无人空调等，使用空调时 须关闭门窗，努力创建节约型办公。11. 4以上如有违反者，一律按照公司管理制度予以处罚或绩效扣分处理。12、车辆和停车场管理12.1公司员工汽车、电动车、自行车一律整齐停放在规定区域。12.2办公楼停车场实行保安值班制度(8:00至17 : 30) o为保证车辆安全，员 工车辆不要过夜或无限期停放，车辆内不放贵重物品。如未按规定而导致意外，公 司不承担责任。12. 3办公楼门前除外单位办事车辆短暂停留外，其它车辆一律不得停留。12. 4公司重要接待活动如需安排外来车

14、辆停放，总裁办应预先通知门岗车牌 号及联系电话，山保安导引导进入园区临时停车。12. 5停车场内发生意外事故，应及时通知人事行政管理中心和物业公司保安 部处理。12.6所有在停车场进出或停放的机动车辆必须凭停车证，驾驶员服从停车场保安员的管理和指挥，限速行驶，自觉维护停车场内的停车秩序。12. 7访客车辆进入大楼时，保安员及时询问，确认为访客车辆后指引车辆停放 于临时停车位，并详细登记，发放临时停车证。12.8入场车辆应自觉保持停车场内清洁卫生，现场保安员有权禁止车容不整 的车辆入内停放。12. 9入场停放的机动车辆，应按指定区域停泊，不得干扰本停车场其他车辆正 常停泊，不得异位停放。驾驶员不

15、得将车辆停泊于他人之固定车位、预留车位或其他 非泊车位置阻碍通道。12. 10车辆驶离停车场时，停车场保安员有权进行检查,驾驶员不得以任何理 由拒绝,否则驾驶员需承担由此引致的一切责任。12.11驾驶员应谨慎驾驶、看清交通标识和现场悄况，如造成的本停车场内的 建筑格局、局部限高、设备设施的损坏或损失需承担全部责任;并及时赔偿被损坏、 损失物件的维修费、安装费及其他相关费用。12. 12驾驶员需遵守管理中心书面、口头告知及现场标识的要求和规定，如速 度限制、高度限制、严禁吸烟等。12. 13本停车场的停车位仅供符合准入的机动车辆停放使用，驾驶员不得在本 停车场范围内维修车辆。12. 14凡在本停

16、车场内发生的交通事故，则由肇事双方协调解决。13、展厅管理13. 1每周全面清洁两次，山前台协调公司清洁人员打扫。13. 2前台把展厅每天锁上，有需要参观展厅的需要经副总经理级以上领导审 批后到前台处登记取钥匙，用完后把钥匙归还前台。13.3爱护陈列道具，若出现人为损坏，照价赔偿。13.4前台每周对展厅物品进行清点一次，必须做到帐物相符13.5任何人员离开展厅必须及时关灯、关空调、及相关影像设备。13. 6禁止带任何饮料与食物进入展厅,未经允许不得在展厅拍照和摄影。14、员工食堂及VIP餐厅管理14. 1员工餐厅在规定时间内为员工提供工作早餐/午餐/晚餐,一律凭IC卡就 餐,不得随意带非本单位人员就餐。