如何合法合规地召开公司股东会

1、如何合法合规地召开公司股东会股东会是公司最高权力机关，公司最重要、最根本的事项都是由股东会决 定，例如，选举董事监事、修改公司章程、分配利润、增资减资、合并分 立、解散清算等。股东会会议的召开应当遵循公司法及公司章程的规定， 否则股东会的决议便存在法律瑕疵，有可能导致决议不成立或者决议无效 或者决议可撤销。本文旨在对召开公司股东会会议的法律规则（尤其是程序规则）进行梳理 和介绍，以供相关单位和个人参考；如果您在实务中遇到任何有关公司股 东会方面的法律问题，我们也乐于提供咨询服务（联系方式见文末）。为了行文的方便，本文将所讨论的公司限定为设立了董事会、监事会的有限 责任公司，其他公司（如股份有限

2、公司、未设董事会的有限责任公司等） 可照此类推，当然，细节上会有一些差别。一、何种情况下应当召开股东会股东会会议分为定期会议和临时会议。定期会议，是指按照公司法或公司章程的规定定期召开的股东会会议。就 有限责任公司而言，公司法并未规定何时召开定期会议，而是交由公司章 程来决定。在实务中，绝大多数的公司章程是规定“定期会议每年召开一 次”，也就是我们经常所说的年度股东会，也有的规定半年开一次（半年 度股东会），甚至每个季度开一次（季度股东会） 。临时会议，是指定期会议之外的股东会会议。公司法第39条规定：“代表十分之一以上表决权的股东，三分之一以上的董事，监事会或者不设监 事会的公司的监事提议召

3、开临时会议的，应当召开临时会议。”一方面， 只有这三种人提议，才可能召开临时股东会；另一方面，只要这三种人提 议，就必须召开临时股东会。二、谁是会议召集人 如果公司要股东会，必然面临的一个问题是，由谁来负责召集此次会议， 也即由谁来负责会议的通知、会议的安排等。根据公司法第 40 条的规定，股东会会议的召集人有三个顺位：首先 应当是董事会召集；董事会不能履行或者不履行召集股东会会议职责的， 由监事会召集；监事会不召集的，代表十分之一以上表决权的股东可以自 行召集。举例而言，甲是某公司股东，持股比例为30%，如果甲要提议召开临时股东会，应当这样操作：甲以股东身份向公司董事会发出关于提议召开 XX

4、 公司临时股东会的通知 ；如果董事会不同意召开临时股东会，或者在收 到甲的提议后未作出任何反馈的，则甲有权向公司监事会发出关于提请 召集XX公司临时股东会会议的通知；如果监事会接到通知后不召集股东 会会议的，甲可以自行召集此次临时股东会。三、如何发出会议通知关于股东会会议通知，应当注意以下问题：1 通知人。召开股东会会议，应由会议召集人发出会议通知。 2 通知的对象。股东会由全体股东组成， 因此召开股东会会议应通知公司全体股东，无论该股东持股比例多少、持 股时间长短、是否违反了出资义务。 3 通知的方式。公司法并未规定必须 采取书面方式发出会议通知，因此，即便是口头通知也未尝不可。不过， 为了

5、留存证据，避免就是否通知了某股东发生争议，最好还是采取书面方 式通知股东参会。为稳妥起见，我们建议，召集人除了将会议通知通过特 快专递寄送给全体股东，还应通过电子邮件、微信、短信等多种方式将会 议通知发送给各股东。 4 通知的时间。公司法第 41 条第 1款规定：“召 开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东；但是，公司章程 另有规定或者全体股东另有约定的除外。 ”6 通知的内容。 就有限责任公司 而言，公司法并未规定会议通知应包括哪些内容，但一般认为会议通知应 具备三要素，也即时间、地点、审议的事项。四、哪些人出席会议、列席会议1. 出席人员。任何股东均有权出席股东会会议。股东既可以

6、亲自出席，也 可以委托代理人出席会议并行使表决权。代理人出席股东会会议的，应当 持代理人本人身份证件以及股东出具的授权委托书。授权委托书一般应当 载明下列内容： （1）代理人的姓名； （2）是否具有表决权； （3）分别对列 入股东会议程的每一审议事项投赞成、反对或弃权票的指示；（ 4）委托书签发日期和有效期限； （5）委托人签名、盖章。2. 列席人员。公司法第 150条规定：股东会或者股东大会要求董事、 监事、高级管理人员列席会议的，董事、监事、高级管理人员应当列席并 接受股东的质询。五、谁是会议主持人 股东会会议的召集人和主持人有所不同，召集人的主要职责是发出会议通 知，面向的是全体股东；主

7、持人的主要职责是掌握会议进程、维持会议秩 序等，面向的是出席会议的股东。根据公司法第 40 条的规定，股东会会议的召集人不同，其主持人也 各有不同，具体而言：1. 董事会召集。若股东会会议是董事会召集，则董事长是主持人。董事长 不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长主持; 副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事主持。2. 监事会召集。若股东会会议是监事会召集，则监事会是主持人。3. 股东召集。若股东会会议是股东召集，则由该股东自行主持。六、如何对议案进行表决 对议案的表决是股东会会议最核心的一项内容，实务中需要注意以下几个 问题：1. 谁享有表决权？原则上，所有

8、出席会议的股东均享有表决权。2. 关联股东需要回避表决吗？对于上市公司，相关规则比较明确，也即股 东大会审议有关关联交易事项时，关联股东不应当参与投票表决，其所代 表的有表决权的股份数不计入有效表决总数。对于上市公司之外的其他公 司，法律并没有强制要求关联股东回避表决，唯一的例外是， 公司法 第16条规定：“公司为公司股东或者实际控制人提供担保的，必须经 股东会或者股东大会决议。前款规定的股东或者受前款规定的实际控制人 支配的股东，不得参加前款规定事项的表决。该项表决由出席会议的其他 股东所持表决权的过半数通过。 ”3. 如何确定股东所享有的表决权？公司法第 42 条规定：“股东会会议 由股东

9、按照出资比例行使表决权；但是，公司章程另有规定的除外。 ”至 于该条所规定的“出资比例”究竟是“认缴的出资比例”还是“实缴的出 资比例”，理论界和实务界存在不同的认识，通说认为应为“认缴的出资 比例”。4. 采取何种方式表决？出席会议的股东，应当对提交表决的议案发表以下 意见之一：同意、反对或弃权。至于以何种方式发表表决意见，公司法并 未明确规定，实践中有些公司采取记名方式投票表决，有些公司采取的是 举手表决。5. 如何通过决议？股东会的决议有普通决议和特别决议之分。一般而言， 股东会作出普通决议，应当经代表二分之一以上表决权的股东通过。股东 会作出特别决议，应当经代表三分之二以上表决权的股东通过。 公司法 第 43 条第 2 款对特别决议进行了规定： “股东会会议作出修改公司章程、 增加或者减少注册资本的决议，以及公司合并、分立、解散或者变更公司 形式的决议，必须经代表三分之二以上表决权的股东通过。 ”七、如何制作会议记录？公司法第 41 条第 2 款规定：“股东会应当对所议事项的决定作成会议 记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名。 ”会议记录一般